Power BI + SharePoint: Einbetten von Berichten in Ihr Intranet

SharePoint ist die am weitesten verbreitete Intranet-Plattform der Welt – und wenn Power BI-Berichte in Ihren SharePoint-Seiten integriert sind, werden Analysen zu einem Teil der Arbeitsweise der Mitarbeiter und nicht zu etwas, zu dem sie separat navigieren müssen. Microsoft hat diese Integration bemerkenswert nahtlos gestaltet: keine Iframe-URLs, keine Authentifizierungsaufforderungen, keine Entwicklereinrichtung für die grundlegende Einbettung erforderlich.

Doch die tieferen Integrationsmöglichkeiten – SharePoint-Listen als Live-Datenquellen, automatische Berechtigungsvererbung, für Mobilgeräte optimierte Layouts und Teams-Kanäle, die mit SharePoint-Seiten mit eingebetteten Berichten verbunden sind – werden weithin nicht ausreichend genutzt. Dieser Leitfaden behandelt die vollständige Integration von der grundlegenden Einbettung bis hin zu SharePoint-Analyseportalen auf Unternehmensebene.

Wichtige Erkenntnisse

– Das Power BI-Webpart bettet Berichte mit einem Klick in SharePoint-Seiten ein, ohne dass eine Entwicklereinrichtung erforderlich ist – SharePoint-Benutzer mit Power BI Pro (oder Premium-Zugriff) sehen den eingebetteten Bericht automatisch mit ihrer eigenen RLS-gefilterten Ansicht – SharePoint-Listen stellen eine Verbindung zu Power BI als Live-Datenquellen her – verfolgen Sie Projektdaten, KPIs und Problemprotokolle – Berechtigungssynchronisierung: SharePoint-Seitenberechtigungen steuern NICHT automatisch den Power BI-Zugriff – Sie müssen beide konfigurieren

• Mobil: Das Telefonlayout von Power BI optimiert eingebettete Berichte für Benutzer der SharePoint Mobile-App – Teams-Kanäle mit SharePoint-Registerkarten erben das gleiche Einbettungsverhalten – SharePoint Online fungiert als URL-basierte Freigabeebene – verwenden Sie „Im Web veröffentlichen“ nur für öffentliche Daten – Power Automate kann SharePoint-Listenänderungen an Power BI-Streaming-Datensätze für Echtzeit-Dashboards übertragen

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Übersicht über Einbettungsmethoden

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Methode 1: Power BI-Webpart (empfohlen)

Das Power BI-Webpart ist in den modernen Seiteneditor von SharePoint Online integriert. Kein Entwickler-Setup, kein Code, keine externen URLs erforderlich.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung

Schritt 1: Bereiten Sie Ihren Power BI-Bericht vor

Stellen Sie vor dem Einbetten sicher: – Der Bericht wird im Power BI-Dienst veröffentlicht (nicht nur auf dem Desktop). – Der Bericht befindet sich in einem Arbeitsbereich, auf den Benutzer zugreifen können (mit Power BI Pro oder Premium). – Sicherheitsrollen auf Zeilenebene werden konfiguriert, wenn Datenisolierung erforderlich ist

Schritt 2: Bearbeiten einer SharePoint-Seite

1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Seite, auf der Sie den Bericht einbetten möchten
2. Klicken Sie auf Bearbeiten (oben rechts).
3. Klicken Sie auf ***, um einen neuen Webpart-Abschnitt hinzuzufügen
4. Suchen Sie in der Webpart-Auswahl nach „Power BI“
5. Wählen Sie das Power BI-Webpart aus

Schritt 3: Webpart konfigurieren

1. Klicken Sie im Webpart-Konfigurationsfenster auf „Bericht auswählen“.
2. Durchsuchen Sie Ihre Power BI-Arbeitsbereiche und wählen Sie den Zielbericht aus
3. Wählen Sie aus, welche Seite des Berichts angezeigt werden soll (für mehrseitige Berichte).
4. Konfigurieren Sie das Webpart-Verhalten:

• Navigation: Seitennavigationsleiste ein-/ausblenden
• Filterbereich: Filterbereich ein-/ausblenden
• Lesezeichen: Welche Lesezeichen angezeigt werden sollen
• Berichtshöhe: Fest (px) oder dynamisch

Schritt 4: Webpart-Sichtbarkeit festlegen

Verwenden Sie das Abschnitts-Targeting (Zielgruppen-Targeting) von SharePoint, um das Webpart nur bestimmten Gruppen anzuzeigen:

• Aktivieren Sie Zielgruppen-Targeting in den Bibliothekseinstellungen – Konfigurieren Sie, welche AD-Gruppen das Webpart sehen – Hinweis: Dies steuert die Sichtbarkeit, nicht den Datenzugriff – RLS in Power BI steuert Daten

Schritt 5: Seite veröffentlichen

Speichern und veröffentlichen. Benutzer, die die SharePoint-Seite besuchen, sehen jetzt den eingebetteten Power BI-Bericht – gerendert innerhalb der Seite, unter Berücksichtigung ihres eigenen RLS-Datenfilters, ohne zusätzliche Anmeldeaufforderung (Single Sign-On über Azure AD).

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Methode 2: URL einbetten (sichere Einbettung)

Für mehr Kontrolle über das Einbettungserlebnis – benutzerdefinierte Größenanpassung, spezifische visuelle Einbettung, von SharePoint übergebener Filterkontext – verwenden Sie die sichere Einbettungs-URL:

1. Im Power BI-Dienst: Bericht öffnen → Datei → Bericht einbetten → SharePoint Online
2. Kopieren Sie den Einbettungslink (Format: https://app.powerbi.com/reportEmbed?reportId=...&autoAuth=true)
3. In SharePoint: Fügen Sie ein „Page Viewer“- oder „Embed“-Webpart hinzu
4. Fügen Sie die Einbettungs-URL ein

Diese Methode unterstützt die Übergabe des SharePoint-Seitenkontexts (aktueller Benutzer, aktuelles Listenelement) an Power BI-Filter über URL-Parameter.

Eingebettete Berichte über URL filtern

Hängen Sie Filterparameter an die Einbettungs-URL an, um den Bericht basierend auf dem SharePoint-Seitenkontext vorzufiltern:

https://app.powerbi.com/reportEmbed?reportId={id}&filter=Table/Field eq 'Value'

Für SharePoint-Projektwebsites, die ein projektspezifisches Dashboard anzeigen, verwenden Sie JavaScript in einem Skript-Editor-Webpart, um die Filter-URL basierend auf der Projekt-ID der aktuellen SharePoint-Website dynamisch zu erstellen.

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SharePoint-Listen als Power BI-Datenquellen

SharePoint-Listen werden als Power BI-Datenquelle zu wenig genutzt. Sie sind ideal für:

• Projektverfolgung: Status, Meilensteine, Eigentümer – aktualisiert von PMs in SharePoint, visualisiert in Power BI
• KPI-Verfolgung: Geschäftseinheiten geben monatliche KPIs in eine SharePoint-Liste ein; Power BI zeigt Trends
• Problem- und Risikoprotokolle: Teams protokollieren Risiken in SharePoint-Listen; Power BI aggregiert über alle Projekte hinweg
• Budgetverfolgung: Die Finanzabteilung gibt Ist-Werte in SharePoint ein; Power BI im Vergleich zum Budget

Power BI mit SharePoint-Listen verbinden

Option A: SharePoint Online-Listen-Connector

1. Daten abrufen → SharePoint Online-Liste
2. URL: https://yourcompany.sharepoint.com/sites/ProjectHub
3. Wählen Sie die zu importierenden Listen aus
4. Power Query transformiert unformatierte SharePoint-Spalten (einschließlich Personen-, Auswahl- und Suchfelder).

Umgang mit SharePoint-Spaltentypen in Power Query:

// Expand a Person/Group column from SharePoint
Source = SharePoint.Tables("https://company.sharepoint.com/sites/ProjHub"),
GetList = Source{[Title="Project Tracker"]}[Items],
ExpandPerson = Table.ExpandRecordColumn(GetList, "Owner",
    {"Title", "EMail"},
    {"Owner.Name", "Owner.Email"}),
ExpandChoice = Table.AddColumn(ExpandPerson, "Status Label",
    each [Status.Value], type text)

Option B: SharePoint-Ordner-Connector (für Dateien)

Für SharePoint-Dokumentbibliotheken mit Excel-Dateien (z. B. Monatsbudgetdateien):

// Read all Excel files from a SharePoint folder
Source = SharePoint.Files("https://company.sharepoint.com/sites/Finance"),
FilterExcel = Table.SelectRows(Source, each Text.EndsWith([Name], ".xlsx")),
AddContent = Table.AddColumn(FilterExcel, "Data",
    each Excel.Workbook([Content], true, true)),
Expand = Table.ExpandTableColumn(AddContent, "Data", {"Name", "Data"})

Dadurch wird ein sich selbst aktualisierender Datensatz aus einem SharePoint-Ordner erstellt. Neue Excel-Dateien, die dem Ordner hinzugefügt werden, werden nach der nächsten Aktualisierung automatisch in Power BI angezeigt.

SharePoint-Daten in Echtzeit mit Streaming

Für Echtzeit-KPI-Updates aus SharePoint-Listen (z. B. Anzahl der Helpdesk-Tickets, aktive Projekte):

1. Erstellen Sie ein Power BI-Streaming-Dataset (API-basiert)
2. In Power Automate: Auslöser → SharePoint-Element erstellt/geändert → Aktion → Daten an Power BI-Streaming-Datensatz senden
3. Das Power BI-Streaming-Dashboard zeigt Aktualisierungen innerhalb von Sekunden nach Änderungen in der SharePoint-Liste an

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Berechtigungsarchitektur: SharePoint + Power BI

Dies ist die häufigste Ursache für Verwirrung bei SharePoint + Power BI-Integrationen.

Grundprinzip: SharePoint-Berechtigungen und Power BI-Berechtigungen sind unabhängige Systeme. Beide müssen korrekt konfiguriert sein.

Checkliste für die Berechtigungskonfiguration

1. SharePoint-Seite: Fügen Sie der SharePoint-Site Benutzer/Gruppen mit mindestens Lesezugriff hinzu
2. Power BI-Arbeitsbereich: Fügen Sie Benutzer/Gruppen mit der Rolle „Betrachter“ hinzu (mindestens) oder geben Sie den Bericht einzeln frei
3. Power BI RLS: Rollen in Power BI Desktop definieren, Benutzer/Gruppen Rollen im Power BI-Dienst zuweisen
4. Keine doppelten Berechtigungen erforderlich: Wenn der Benutzer über Power BI Pro + SharePoint-Lesezugriff + Power BI Viewer-Zugriff verfügt, wird ihm der eingebettete Bericht korrekt angezeigt

Häufige Berechtigungsfehler

„Sie haben keinen Zugriff auf diesen Inhalt“ – Der Benutzer hat SharePoint-Zugriff, aber keinen Zugriff auf den Power BI-Arbeitsbereich. Lösung: Fügen Sie den Benutzer als Betrachter zum Power BI-Arbeitsbereich hinzu oder veröffentlichen Sie den Bericht in einem Premium-Arbeitsbereich und gewähren Sie kostenlosen Benutzerzugriff.

„Dieser Inhalt ist nur für Power BI-Benutzer verfügbar“ – Dem Benutzer fehlt die Power BI Pro-Lizenz und der Arbeitsbereich verfügt nicht über die Premium-Kapazität. Lösung: Pro-Lizenz zuweisen oder Arbeitsbereich auf Premium verschieben.

Benutzer sieht mehr Daten als erwartet – RLS ist nicht konfiguriert. Lösung: Definieren Sie RLS-Rollen im Power BI-Datensatz und weisen Sie Benutzern die entsprechenden Rollen zu.

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Mobile Experience: SharePoint + Power BI auf Mobilgeräten

Power BI-Telefonlayout

Entwerfen Sie ein für Mobiltelefone optimiertes Layout für in SharePoint Mobile eingebettete Berichte:

1. In Power BI Desktop: Ansicht → Mobiles Layout
2. Ziehen Sie die Grafiken für die Telefonleinwand und ordnen Sie sie neu an (Hochformat, Schmalformat).
3. Priorisieren Sie die 3–4 wichtigsten KPIs oberhalb der Falte
4. Mit dem mobilen Layout veröffentlichen – SharePoint Mobile erkennt und verwendet es automatisch

SharePoint Mobile App mit eingebetteten Berichten

Die SharePoint Mobile-App (iOS und Android) rendert Power BI-Webparts nativ. Benutzer, die über die mobile App auf eine SharePoint-Seite zugreifen, sehen den eingebetteten Power BI-Bericht mit voller Interaktivität – Filterauswahl, Drillthrough und Kreuzfilterung funktionieren auf Mobilgeräten.

Optimierungstipps für mobile eingebettete Berichte:

• Beschränken Sie die Anzahl der Bilder pro Seite auf maximal 4–6
• Verwenden Sie große Schriftgrößen (mindestens 14pt für Datenbeschriftungen).
• Vermeiden Sie komplexe Tabellen – verwenden Sie KPI-Karten und einfache Diagramme
• Konfigurieren Sie Standard-Slicer-Werte, um die erforderlichen mobilen Interaktionen zu reduzieren

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SharePoint Analytics-Portal: Architektur

Für Organisationen, die ein SharePoint-basiertes Analyseportal wünschen (das ein separates BI-Portal ersetzt):

Hub-Site-Architektur

SharePoint Hub Site (Analytics Portal)
├── Home Page — Executive Summary (embedded Power BI)
├── Finance Section — P&L, Balance Sheet, Cash Flow dashboards
├── Sales Section — Pipeline, performance, regional dashboards
├── Operations Section — Inventory, production, logistics dashboards
└── HR Section — Headcount, turnover, absence dashboards

Jeder Abschnitt ist eine SharePoint-Website, die mit dem Hub verknüpft ist und die Hub-Navigation übernimmt. Power BI-Berichte werden mithilfe des Power BI-Webparts mit entsprechendem RLS in die Seiten jedes Abschnitts eingebettet, um nur relevante Daten für jede Abteilung anzuzeigen.

Teams + SharePoint + Power BI-Integration

Microsoft Teams-Kanäle mit SharePoint-Site-Verbindungen bieten das umfassende moderne Analyseerlebnis am Arbeitsplatz:

1. Erstellen Sie für jede Abteilung einen Teams-Kanal
2. Fügen Sie im Kanal eine SharePoint-Registerkarte hinzu, die auf die Analyseseite der Abteilung verweist
3. Richten Sie Teams-Benachrichtigungen über Power Automate ein, wenn wichtige KPIs Schwellenwerte überschreiten (z. B. Umsatz unter Ziel, Lagerbestand unter Nachbestellpunkt).

Benutzer sehen Analysen im Kontext – direkt in ihrem Teams-Kanal neben Konversationen, Dateien und Aufgaben.

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Häufig gestellte Fragen

Benötigen SharePoint-Benutzer eine Power BI Pro-Lizenz, um eingebettete Berichte anzuzeigen?

Ja, in den meisten Fällen. Benutzer benötigen eine Power BI Pro-Lizenz (10 USD/Benutzer/Monat), um in Standard-Power BI-Arbeitsbereichen eingebettete Berichte anzuzeigen. Die Ausnahme: Wenn Ihre Organisation über Power BI Premium-Kapazität (P1+) oder Microsoft Fabric-Kapazität verfügt, können kostenlose Benutzer Berichte aus in SharePoint eingebetteten Premium-Arbeitsbereichen ohne Pro-Lizenz anzeigen. Dies macht Premium kosteneffektiv, wenn viele SharePoint-Benutzer Lesezugriff auf Dashboards benötigen.

Kann ich einen Power BI-Bericht in SharePoint On-Premises (nicht online) einbetten?

Die direkte Einbettung von Power BI-Webparts ist nur in SharePoint Online verfügbar. Für SharePoint On-Premises (2016, 2019) können Sie das Page Viewer-Webpart mit der sicheren Einbettungs-URL verwenden, aber Sie verlieren automatisches SSO – Benutzer müssen sich separat bei Power BI anmelden. Der in SharePoint On-Premises integrierte Power BI Report Server (on-premises) bietet eine bessere Erfahrung für Organisationen, die nicht auf SharePoint Online sind.

Kann der Power BI-Bericht basierend darauf filtern, auf welcher SharePoint-Seite sich der Benutzer befindet?

Ja – mithilfe der URL-Parameterfilterung. Konfigurieren Sie die Einbettungs-URL so, dass sie Filterparameter enthält, die dem SharePoint-Seitenkontext entsprechen (z. B. eine Projektwebsite, die einen nach den Daten dieses Projekts gefilterten Bericht anzeigt). Dies erfordert ein kleines JavaScript-Webpart oder eine SharePoint-Framework-Lösung (SPFx), um die Filter-URL dynamisch aus SharePoint-Seitenmetadaten zu erstellen.

Wie werden SharePoint-Listenänderungen in Power BI aktualisiert?

SharePoint-Listendaten in Power BI werden im standardmäßigen geplanten Aktualisierungszyklus aktualisiert (bis zu 8 Mal pro Tag bei Pro, 48 Mal pro Tag bei Premium). Für Aktualisierungen in Echtzeit verwenden Sie Power Automate: Wenn ein SharePoint-Listenelement hinzugefügt oder geändert wird, lösen Sie einen Power Automate-Flow aus, der die Daten an einen Power BI-Streaming-Datensatz überträgt. Der Streaming-Datensatz aktualisiert das Dashboard innerhalb von Sekunden.

Kann ich Power BI in SharePoint verwenden, um die integrierten Listenansichten von SharePoint zu ersetzen?

Power BI kann SharePoint-Listenansichten durch aggregierte Analysen und Trendvisualisierungen ergänzen – es ersetzt jedoch nicht Listenansichten zum Anzeigen einzelner Datensätze. Das typische Muster: SharePoint-Listenansicht für die betriebliche Datensatzverwaltung (Bearbeiten, Filtern, Sortieren einzelner Elemente), auf derselben Seite eingebettetes Power BI-Dashboard für aggregierte Analysen (Summen, Trends, Vergleiche). Beide dienen unterschiedlichen Zwecken und arbeiten gut zusammen.

Was passiert mit dem eingebetteten Bericht, wenn der Power BI-Dienst ausfällt?

Wenn der Power BI-Dienst ausfällt, wird in eingebetteten Berichten in SharePoint eine Fehlermeldung anstelle des Berichts angezeigt. Die SharePoint-Seite selbst bleibt zugänglich – nur das Power BI-Webpart ist betroffen. Das SLA von Power BI für den kommerziellen Dienst sieht eine Betriebszeit von 99,9 % vor, sodass kurze Unterbrechungen selten sind. Erwägen Sie bei kritischen Betriebs-Dashboards die Zwischenspeicherung eines statischen Screenshots als Ausweichlösung.

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Nächste Schritte

Durch die Einbettung von Power BI in SharePoint verwandelt sich Ihr Intranet von einem Dokumenten-Repository in eine aktive Analyseplattform. Mitarbeiter finden Einblicke dort, wo sie bereits arbeiten – und nicht in einem separaten BI-Portal, das sie unbedingt besuchen müssen.

Die Power BI-Praxis von ECOSIRE umfasst die SharePoint-Integration als Teil eingebetteter Analyseimplementierungen. Wir entwerfen die Berechtigungsarchitektur, erstellen für SharePoint optimierte Berichtslayouts und verbinden SharePoint-Listen mit Power BI-Dashboards für eine Echtzeit-Betriebsverfolgung.

Entdecken Sie unsere in Power BI eingebetteten Analysedienste für Details zur SharePoint-Integration oder kontaktieren Sie unser Team, um Ihre Anforderungen an das SharePoint-Analyseportal zu besprechen.