Checkliste zur Vorbereitung der Gewerbesteuer: Dokumente, Fristen und Abzüge, die Sie nicht verpassen dürfen

Die Steuersaison muss kein Durcheinander sein. Die Unternehmen, die ihre Unterlagen reibungslos einreichen, Abzüge maximieren und Strafen vermeiden, haben eines gemeinsam: Sie bereiten sich das ganze Jahr über systematisch vor, nicht in den letzten Wochen vor Ablauf einer Frist.

Diese Checkliste deckt die Dokumente ab, die Sie zusammenstellen müssen, die Fristen, die Sie einhalten müssen, die Abzüge, die Ihnen möglicherweise entgehen, und die Prozesse, die Ihre Steuervorbereitung organisieren, unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen tätig ist.

Wichtige Steuerdokumente nach Kategorie

Sammeln Sie diese Dokumente, bevor Sie mit Ihrer Steuererklärung beginnen oder Materialien an Ihren Buchhalter senden.

Einkommensdokumentation

• Jährliche Gewinn- und Verlustrechnung
• Verkaufsberichte nach Produkt oder Servicelinie
• Kontoauszüge für alle Geschäftskonten (12 Monate)
• 1099-NEC- oder 1099-MISC-Formulare von Kunden (USA)
• Zusammenfassungen der Zahlungsabwickler (Jahresabrechnungen von Stripe, PayPal, Square)
• Zins- und Dividendenertragsrechnungen
• ggf. Aufzeichnungen über Mieteinnahmen
• Dokumentation des Auslandseinkommens und Aufzeichnungen zur Währungsumrechnung

Spesendokumentation

• Quittungen für alle Geschäftskäufe, die über Ihrer Wesentlichkeitsschwelle liegen
• Kreditkartenabrechnungen für alle Visitenkarten (12 Monate)
• Miet- oder Leasingverträge und Zahlungsaufzeichnungen
• Stromrechnungen (Strom, Internet, Telefon)
• Versicherungsprämienabrechnungen (Betriebshaftpflicht, Krankenversicherung, Arbeitsunfallversicherung)
• Fahrtenbuch und Tankbelege für Geschäftsreisen
• Reise- und Bewirtungsbelege mit Angabe des Geschäftszwecks
• Rechnungen für professionelle Dienstleistungen (Recht, Buchhaltung, Beratung)
• Aufzeichnungen über Software-Abonnements und jährliche Zusammenfassungen der SaaS-Ausgaben

Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Auftragnehmerunterlagen

• W-2-Formulare für alle Mitarbeiter (USA)
• 1099-NEC-Formulare für Auftragnehmer (USA)
• Aufzeichnungen zur Lohnsteuereinzahlung (Formulare 941, 940)
• P11D-Datensätze für Leistungen an Arbeitnehmer (UK)
• Lohnsteuererklärungen auf staatlicher und lokaler Ebene
• Arbeitsunfallversicherungsbescheinigungen
• Beitragsaufzeichnungen zum Arbeitnehmervorsorgeplan (401k, Krankenversicherung)

Anlagen- und Abschreibungsaufzeichnungen

• Anlageverzeichnis mit Kaufdaten, Kosten und Abschreibungsplänen
• Fahrzeugkauf- oder Leasingunterlagen
• Kaufbelege für Ausrüstung
• Aufzeichnungen über Immobilienkäufe und -verbesserungen
• Veräußerungsunterlagen für alle verkauften oder verschrotteten Vermögenswerte

Referenz zum Vorjahr

• Steuererklärung des Vorjahres (Bundes-, Landes- und Kommunalsteuererklärung)
• Vortragspläne (Nettobetriebsverluste, ungenutzte Gutschriften)
• Geschätzte Steuerzahlungsaufzeichnungen für das laufende Jahr
• Jegliche Korrespondenz von Steuerbehörden

Wichtige Steuerfristen

Vereinigte Staaten

| Ablageart | Frist | Erweiterung verfügbar | |---|---|---| | Partnerschaften (Formular 1065) | 15. März | Verlängerung um 6 Monate (15. September) | | S Corporations (Formular 1120-S) | 15. März | Verlängerung um 6 Monate (15. September) | | C Corporations (Formular 1120) | 15. April | Verlängerung um 6 Monate (15. Oktober) | | Einzelunternehmer (Anhang C) | 15. April | Verlängerung um 6 Monate (15. Oktober) | | Geschätzte Steuerzahlungen | 15. April, 15. Juni, 15. September, 15. Januar | Keine | | 1099 Formulare für Auftragnehmer | 31. Januar | Keine | | W-2-Formulare für Mitarbeiter | 31. Januar | Keine |

Vereinigtes Königreich

| Ablageart | Frist | |---|---| | Körperschaftsteuererklärung (CT600) | 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums | | Zahlung der Körperschaftssteuer | 9 Monate und 1 Tag nach Ende des Abrechnungszeitraums | | Selbsteinschätzung (online) | 31. Januar nach dem Ende des Steuerjahres | | Mehrwertsteuererklärungen | 1 Monat und 7 Tage nach Ende des Mehrwertsteuerzeitraums | | P11D-Formulare | 6. Juli nach dem Steuerjahr |

Pakistan

| Ablageart | Frist | |---|---| | Einkommensteuererklärung (Unternehmen) | 31. Dezember nach dem Steuerjahr (Juli-Juni) | | Einkommensteuererklärung (Einzelpersonen/AOPs) | 30. September nach dem Steuerjahr | | Umsatzsteuererklärung | 15. des Folgemonats | | Quellensteuererklärungen | Vierteljährlich (Januar, April, Juli, Oktober) |

Das Versäumen dieser Fristen zieht Strafen und Zinsen nach sich. Legen Sie Kalendererinnerungen mindestens 30 Tage vor jeder Frist fest.

Häufig übersehene Abzüge

Unternehmen lassen viel Geld auf dem Tisch, wenn sie diese Abzüge außer Acht lassen:

1. Home-Office-Abzug – Wenn Sie einen bestimmten Raum in Ihrem Zuhause ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzen, können Sie einen entsprechenden Anteil an Miete, Hypothekenzinsen, Nebenkosten und Versicherungen abziehen. Die vereinfachte Methode erlaubt 5 US-Dollar pro Quadratfuß bis zu 300 Quadratfuß (maximal 1.500 US-Dollar in den USA).

2. Startkosten – Unternehmen können im ersten Jahr (USA) bis zu 5.000 US-Dollar an Startkosten abziehen, der Rest wird über 15 Jahre abgeschrieben.

3. Fahrzeugkosten – Verfolgen Sie die tatsächlichen Ausgaben oder verwenden Sie den Standard-Kilometersatz (0,70 USD pro Meile für 2026 in den USA). Führen Sie ein detailliertes Kilometerprotokoll.

4. Berufliche Weiterentwicklung – Kurse, Zertifizierungen, Konferenzen und Branchenpublikationen, die geschäftliche Fähigkeiten erhalten oder verbessern, sind abzugsfähig.

5. Software und Technologie – SaaS-Abonnements, Cloud-Hosting, Domain-Registrierungen und Kosten für Buchhaltungssoftware sind vollständig abzugsfähige Betriebsausgaben.

6. Abschreibung uneinbringlicher Forderungen – Unbezahlte Kundenrechnungen, für deren Beitreibung Sie angemessene Anstrengungen unternommen haben, können als Aufwendungen für uneinbringliche Forderungen abgeschrieben werden.

7. Geschäftsversicherungsprämien – Allgemeine Haftpflichtversicherungsprämien, Berufshaftpflichtversicherungsprämien (E&O), Cyberversicherungsversicherungen und Schlüsselpersonenversicherungsprämien sind abzugsfähig.

8. Altersvorsorgebeiträge – SEP IRA-, SIMPLE IRA- und Solo 401(k)-Beiträge reduzieren das steuerpflichtige Einkommen für Geschäftsinhaber und Mitarbeiter gleichermaßen.

9. Abschreibung und Abschnitt 179 – Ausrüstung, Mobiliar und Fahrzeuge können gemäß Abschnitt 179 sofort als Aufwand erfasst werden (bis zu 1.250.000 US-Dollar im Jahr 2026), anstatt über mehrere Jahre abgeschrieben zu werden.

10. Bank- und Händlergebühren – Kreditkartenbearbeitungsgebühren, Bankgebühren, Überweisungsgebühren und Kosten für das Zahlungsgateway sind abzugsfähige Geschäftsausgaben.

Vierteljährliche vs. jährliche Einreichung

Vierteljährlich geschätzte Steuerzahlungen sind in den USA erforderlich, wenn Sie voraussichtlich 1.000 USD oder mehr an Steuern für das Jahr schulden und Ihre Quellensteuer nicht mindestens 90 % der Steuerschuld des laufenden Jahres oder 100 % der Steuerschuld des Vorjahres abdeckt.

Wenn Sie die vierteljährlichen Schätzungen verpassen oder zu wenig bezahlen, fallen Strafen für zu geringe Zahlungen an. Berechnen Sie die geschätzten Zahlungen basierend auf dem geringeren Betrag von:

• 90 % der erwarteten Steuerschuld des laufenden Jahres (geteilt durch 4)
• 100 % der tatsächlichen Steuerschuld des Vorjahres (geteilt durch 4) oder 110 %, wenn das bereinigte Bruttoeinkommen 150.000 US-Dollar übersteigt

Die meisten Buchhaltungsplattformen können geschätzte Steuerverbindlichkeiten verfolgen und Sie vor Ablauf der vierteljährlichen Fristen daran erinnern.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie lange sollte ich Steuerunterlagen aufbewahren? A: In den USA empfiehlt der IRS, Aufzeichnungen mindestens drei Jahre lang ab dem Einreichungsdatum aufzubewahren. Bewahren Sie die Aufzeichnungen jedoch sechs Jahre lang auf, wenn Ihr Einkommen um mehr als 25 % zu niedrig angegeben wurde, und bewahren Sie die Aufzeichnungen für nicht eingereichte Steuererklärungen auf unbestimmte Zeit auf. Im Vereinigten Königreich verlangt die HMRC, dass Aufzeichnungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

F: Soll ich die Unterlagen vierteljährlich oder jährlich einreichen? A: Wenn Sie Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder S-Corp-Eigentümer in den USA sind und eine erwartete jährliche Steuerschuld von über 1.000 US-Dollar haben, müssen Sie vierteljährlich geschätzte Zahlungen leisten. Die jährliche Steuererklärung wird weiterhin einmal im Jahr eingereicht, die Zahlungen erfolgen jedoch vierteljährlich, um Strafen zu vermeiden.

F: Was passiert, wenn ich eine Steuerfrist verpasse? A: Die Strafen variieren je nach Gerichtsbarkeit. In den USA beträgt die Strafe für die Nichtzahlung 5 % der nicht gezahlten Steuern pro Monat (bis zu 25 %) und die Strafe für die Nichtzahlung beträgt 0,5 % pro Monat. Durch die Einreichung einer Fristverlängerung wird die Strafe für die Nichteinreichung vermieden, die Zahlungsfrist wird jedoch nicht verlängert.

F: Kann ich eine zuvor eingereichte Steuererklärung ändern, wenn ich fehlende Abzüge entdecke? A: Ja. In den USA können Sie innerhalb von drei Jahren nach dem ursprünglichen Einreichungsdatum oder zwei Jahren nach Zahlung der Steuer, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt, eine geänderte Steuererklärung (Formular 1040-X oder 1120-X) einreichen.

Zusammenarbeit mit einem Steuerberater

Auch wenn Sie die tägliche Buchhaltung intern erledigen, bietet die Beauftragung eines Steuerberaters einen erheblichen Mehrwert:

• Steuerplanung – Proaktive Strategien zur Minimierung der Haftung vor Jahresende, nicht nur zum Zeitpunkt der Einreichung
• Compliance-Sicherung – Fachleute bleiben über jährliche Codeänderungen auf dem Laufenden, die sich auf Ihre Abzüge und Gutschriften auswirken
• Audit-Unterstützung – Vertretung und Dokumentation, wenn Sie eine Mitteilung oder eine Audit-Anfrage erhalten
• Anmeldung in mehreren Gerichtsbarkeiten – Koordinierung bundesstaatlicher, bundesstaatlicher, lokaler und internationaler Steuerpflichten

Wie ECOSIRE helfen kann

ECOSIRE bietet professionelle Buchhaltungsdienstleistungen, einschließlich ganzjähriger Unterstützung bei der Steuervorbereitung. Unser Team führt das ganze Jahr über organisierte Aufzeichnungen, sodass die Steuersaison eine einfache Überprüfung und kein panisches Durcheinander ist. Wir arbeiten mit Odoo, QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics und Sage zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre Finanzdaten korrekt, richtig kategorisiert und zur Archivierung bereit sind.

Benötigen Sie Hilfe beim Nachholen früherer Jahre, beim Organisieren Ihrer aktuellen Unterlagen oder bei der Implementierung eines Systems, das Sie prüfungsbereit hält? Kontaktieren Sie unser Team für eine kostenlose Steuerbereitschaftsbewertung.