Odoo Multi-Company-Setup: Verwaltung mehrerer Entitäten in einer einzigen Datenbank

Unternehmen, die mehrere juristische Personen, Tochtergesellschaften oder Marken betreiben, stehen vor der Wahl: Sie müssen für jedes Unternehmen separate ERP-Instanzen betreiben oder alles in einer einzigen Datenbank konsolidieren. Mit der Multi-Company-Funktion von Odoo können Sie mehrere Unternehmen in einer Datenbank verwalten und gleichzeitig eine strikte Datentrennung, unternehmensübergreifende Transaktionsautomatisierung und konsolidierte Finanzberichterstattung beibehalten.

Was ist Odoo Multi-Company?

Odoo Multi-Company ist eine integrierte Funktion, die die Koexistenz mehrerer Unternehmen (juristischer Personen) in einer einzigen Odoo-Datenbank ermöglicht. Jedes Unternehmen verfügt über einen eigenen Kontenplan, eine eigene Steuerkonfiguration, Bankkonten, Lager und Geschäftsregeln. Benutzer können einem oder mehreren Unternehmen angehören und über die obere Navigationsleiste zwischen ihnen wechseln.

Dieser Ansatz unterscheidet sich grundlegend vom Betrieb separater Odoo-Instanzen. Eine einzige Datenbank bedeutet gemeinsame Stammdaten (Produkte, Kontakte), einheitliches Reporting und keine Duplizierung der Infrastruktur.

Wann man Multi-Company nutzen sollte

Die Einrichtung mehrerer Unternehmen ist geeignet, wenn:

• Sie betreiben mehrere juristische Personen, die Kunden, Produkte oder Lieferanten gemeinsam nutzen
• Eine Muttergesellschaft hat Tochtergesellschaften, die eine konsolidierte Finanzberichterstattung benötigen
• Sie betreiben mehrere Marken unter einem einzigen Unternehmensdach
• Ihr Unternehmen ist in mehreren Ländern mit unterschiedlichen steuerlichen Anforderungen tätig
• Eine Holdinggesellschaft benötigt Transparenz über alle Portfoliounternehmen

Eine Multi-Firmen-Firma ist nicht notwendig, wenn Sie einfach mehrere Büros oder Abteilungen haben. Die analytischen Buchhaltungs- und Abteilungsfunktionen von Odoo verwalten interne organisatorische Abteilungen, ohne separate Unternehmen zu gründen.

Einrichten mehrerer Unternehmen in Odoo

Schritt 1: Multi-Company aktivieren

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Unternehmen
2. Klicken Sie auf „Unternehmen verwalten“, um die Unternehmensliste anzuzeigen
3. Ihr Hauptunternehmen existiert bereits; Klicken Sie auf „Neu“, um weitere Unternehmen hinzuzufügen

Schritt 2: Konfigurieren Sie jedes Unternehmen

Konfigurieren Sie für jedes Unternehmen Folgendes:

| Einstellung | Standort | Notizen | |---|---|---| | Firmenname und Anschrift | Einstellungen > Unternehmen | Muss mit der gesetzlichen Registrierung | übereinstimmen | Logo | Firmeneinstellungen | Erscheint auf gedruckten Dokumenten | | Währung | Firmeneinstellungen | Kann je nach Unternehmen unterschiedlich sein | | Geschäftsjahr | Buchhaltung > Einstellungen | Kann je nach Gerichtsbarkeit variieren | | Kontenplan | Buchhaltung > Konfiguration | Gemeinsame Vorlage oder eindeutig pro Unternehmen | | Steuerkonfiguration | Buchhaltung > Steuern | Länderspezifische Steuerregeln | | Bankkonten | Buchhaltung > Bankkonten | Separate Bankjournale pro Unternehmen | | Lager | Inventar > Konfiguration | Jedes Unternehmen erhält ein/e eigene(n) Lager | | Sequenzen | Einstellungen > Technik | Separate Nummerierung für Rechnungen, Bestellungen etc. |

Schritt 3: Benutzerzugriff konfigurieren

Jeder Odoo-Benutzer kann einem oder mehreren Unternehmen zugeordnet werden:

• Einzelunternehmensbenutzer: Können nur Daten für das ihnen zugewiesene Unternehmen anzeigen und erstellen. Am besten für operatives Personal geeignet, das ausschließlich innerhalb einer Einheit arbeitet.
• Benutzer mehrerer Unternehmen: Können mithilfe des Unternehmensumschalters in der oberen Menüleiste zwischen Unternehmen wechseln. Am besten geeignet für Manager, Buchhalter und Führungskräfte, die mehrere Unternehmen beaufsichtigen.
• Standardunternehmen: Jeder Benutzer verfügt über ein Standardunternehmen, das beim Erstellen neuer Datensätze angewendet wird.

Verhalten der Zugriffsregeln: Wenn ein Benutzer Zugriff auf mehrere Unternehmen hat, sieht er gleichzeitig Daten von allen ihm zugewiesenen Unternehmen (es sei denn, er filtert nach einem bestimmten Unternehmen). Dies ermöglicht eine unternehmensübergreifende Berichterstattung und Überwachung.

Konfigurieren Sie Benutzerfirmenzuweisungen unter Einstellungen > Benutzer > [Benutzer] > Registerkarte „Mehrere Unternehmen“.

Gemeinsame vs. separate Daten

Für den ordnungsgemäßen unternehmensübergreifenden Betrieb ist es von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, welche Daten gemeinsam genutzt werden und welche unternehmensspezifisch sind.

In allen Unternehmen geteilt

• Kontakte (res.Partner): Kunden, Lieferanten und Partner sind standardmäßig global. Ein von Unternehmen A erstellter Kunde ist für Unternehmen B sichtbar.
• Produkte (product.template): Produktdefinitionen werden geteilt. Allerdings können pro Unternehmen produktspezifische Eigenschaften wie Kosten-, Lieferanten- und Buchhaltungskonten festgelegt werden.
• Benutzer: Benutzerkonten sind global. Der Unternehmenszugriff wird durch Zuweisungen gesteuert.
• Systemeinstellungen: Technische Konfigurationen, E-Mail-Server und Automatisierungsregeln sind normalerweise global.

Unternehmensspezifisch (isoliert)

• Buchhaltungseinträge: Journaleinträge, Rechnungen und Abrechnungen gehören zu genau einem Unternehmen
• Bankkonten und Journale: Jedes Unternehmen verfügt über seine eigene Finanzinfrastruktur
• Verkäufe und Bestellungen: Transaktionen sind unternehmensspezifisch
• Bestandsvorgänge: Lagerbewegungen gehören zu unternehmensspezifischen Lagern
• Steuerkonfigurationen: Jedes Unternehmen kann unterschiedliche Steuerstrukturen haben
• Kontenplan: Kann gemeinsam genutzt (gleiche Vorlage) oder getrennt (unterschiedliche COAs pro Unternehmen) werden.

Konfigurierbar pro Unternehmen

• Produkteigenschaften: Kreditoren-, Kosten-, Einnahmen-/Ausgabenkonten können pro Unternehmen mithilfe der Funktion „Unternehmen wechseln“ in Produktformularen eingerichtet werden
• Preislistenregeln: Unterschiedliche Preisstrategien pro Unternehmen
• Lagerbetrieb: Separate oder gemeinsame Lagerstandorte

Interunternehmenstransaktionen

Eine der leistungsstärksten Funktionen für mehrere Unternehmen sind automatisierte Transaktionen zwischen Unternehmen. Wenn Unternehmen A an Unternehmen B verkauft, kann Odoo automatisch die entsprechende Bestellung in Unternehmen B erstellen.

Ermöglichung unternehmensübergreifender Regeln

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Mehrere Unternehmen
2. Aktivieren Sie „Inter-Company-Transaktionen“
3. Konfigurieren Sie für jedes Unternehmen die unternehmensübergreifende Regel:

Verfügbare Regeln:

• Synchronisierte Rechnung/Rechnung: Wenn Unternehmen A eine Kundenrechnung für Unternehmen B erstellt, erstellt Odoo automatisch eine Lieferantenrechnung für Unternehmen B.
• Synchronisierter Kundenauftrag/Bestellung: Wenn Unternehmen A einen Kundenauftrag an Unternehmen B bestätigt, wird in Unternehmen B automatisch eine Bestellung erstellt.
• Nicht synchronisieren: Manuelle Abwicklung unternehmensübergreifender Transaktionen.

Beispiel für einen unternehmensübergreifenden Transaktionsablauf

Company A (Manufacturer) sells components to Company B (Retailer):

1. Company A creates Sales Order → Company B (auto-created Purchase Order)
2. Company A delivers goods → Company B receives goods
3. Company A creates Invoice → Company B (auto-created Vendor Bill)
4. Company B pays → Company A receives payment

Alle übereinstimmenden Journaleinträge werden automatisch erstellt, sodass die Bücher beider Einheiten ausgeglichen bleiben.

Verrechnungspreise

Richten Sie für konzerninterne Verkäufe die Verrechnungspreise ein, indem Sie Folgendes tun:

• Preislisten: Erstellen Sie unternehmensübergreifende Preislisten mit spezifischen Aufschlags-/Rabattregeln
• Steuerpositionen: Wenden Sie bei konzerninternen Transaktionen keine Mehrwertsteuer oder spezielle Steuerbehandlungen an
• Spezifische Zahlungsbedingungen: Legen Sie unternehmensübergreifende Zahlungsbedingungen fest (z. B. 30 Tage netto)

Die Verrechnungspreise müssen den örtlichen Steuervorschriften entsprechen. In vielen Rechtsordnungen sind für Transaktionen zwischen Unternehmen marktübliche Preise erforderlich. Wenden Sie sich an einen Odoo-Beratungspartner, der mit Ihren Gerichtsbarkeiten vertraut ist, um konforme unternehmensübergreifende Preise zu konfigurieren.

Kontenplanstrategie

Sie haben zwei Möglichkeiten, Kontenpläne unternehmensübergreifend zu verwalten:

Option 1: Gemeinsamer Kontenplan

Alle Unternehmen verwenden die gleiche COA-Struktur. Dies vereinfacht die Konsolidierungsberichterstattung, erfordert jedoch, dass das COA den Anforderungen aller Unternehmen gerecht wird.

Am besten geeignet für: Unternehmen im selben Land mit ähnlichen Geschäftsmodellen.

Option 2: Separate Kontenpläne

Jedes Unternehmen hat sein eigenes COA, möglicherweise mit unterschiedlichen Kontocodes und Strukturen.

Am besten geeignet für: Unternehmen in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen regulatorischen Anforderungen oder grundlegend unterschiedlichen Geschäftstypen (z. B. ein Produktionsunternehmen und ein Softwareunternehmen unter derselben Holding).

Erstellen Sie für Konsolidierungsberichte mit separaten COAs eine Zuordnung zwischen unternehmensspezifischen Konten und konsolidierten Berichtskategorien. Die analytischen Buchhaltungs- und benutzerdefinierten Berichtstools von Odoo übernehmen diese Zuordnung.

Konsolidierte Finanzberichterstattung

Die Finanzkonsolidierung mehrerer Unternehmen ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen eine einzelne Datenbank für mehrere Unternehmen gegenüber separaten Instanzen bevorzugen.

Integrierte Konsolidierung

Odoo Enterprise bietet unternehmensübergreifende Filterung für Standardfinanzberichte:

• Gewinn und Verlust: Sehen Sie sich die Ergebnisse einzelner Unternehmen oder kombinierte Gesamtergebnisse an
• Bilanz: Positionen pro Unternehmen oder konsolidiert
• Hauptbuch: Nach Unternehmen filtern oder alle Einträge anzeigen
• Testbilanz: Vergleich pro Unternehmen

Eliminierung zwischenbetrieblicher Salden

Für eine echte konsolidierte Berichterstattung müssen konzerninterne Forderungen und Verbindlichkeiten eliminiert werden. Odoo erledigt dies durch:

1. Markieren von unternehmensübergreifenden Partnern mit einem bestimmten Tag oder einer bestimmten Kategorie
2. Verwendung gefilterter Berichtsansichten, die unternehmensübergreifende Transaktionen ausschließen
3. Erstellen von Konsolidierungsjournalbuchungen, die konzerninterne Salden auf Null setzen

Für komplexe Konsolidierungsanforderungen (Minderheitsanteile, Währungsumrechnung, Equity-Methode-Investitionen) kann Odoo-Anpassung automatisierte Konsolidierungsworkflows erstellen, die auf Ihre Unternehmensstruktur zugeschnitten sind.

Sicherheits- und Aufzeichnungsregeln

Die unternehmensübergreifende Datenisolierung basiert auf dem Aufzeichnungsregelsystem von Odoo:

Standard-Datensatzregeln erzwingen:

• Benutzer können nur Buchhaltungsdaten (Rechnungen, Journaleinträge, Zahlungen) für die ihnen zugewiesenen Unternehmen sehen
• Inventurvorgänge werden nach unternehmensspezifischen Lagerzuordnungen gefiltert
• Verkäufe und Bestellungen sind nur innerhalb des Unternehmensbereichs des Benutzers sichtbar

Benutzerdefinierte Datensatzregeln, die Sie möglicherweise benötigen:

• Unternehmensübergreifende Produktsichtbarkeit: Ermöglichen Sie Produktmanagern, Produkte mit ihren unternehmensspezifischen Eigenschaften in allen Einheiten anzuzeigen
• Executive Override: Geben Sie C-Suite-Benutzern uneingeschränkten unternehmensübergreifenden Zugriff zur Überwachung und Berichterstattung
• Eingeschränkte unternehmensübergreifende Daten: Beschränken Sie, welche Unternehmen die Betriebsdaten der anderen sehen können

Konfigurieren Sie Aufnahmeregeln unter Einstellungen > Technik > Sicherheit > Aufnahmeregeln. Testen Sie alle Regeln vor der Produktionsbereitstellung gründlich mit Beispielbenutzern.

Gemeinsame unternehmensübergreifende Herausforderungen

Herausforderung 1: Gemeinsame Kontakte mit unterschiedlichen Begriffen

Ein Lieferant kann an mehrere Unternehmen liefern, jedoch mit unterschiedlichen Zahlungsbedingungen, Preislisten oder Kreditlimits pro Unternehmen. Verwenden Sie die unternehmensabhängigen Eigenschaften von Odoo, um unternehmensspezifische Werte für freigegebene Kontaktdatensätze festzulegen.

Herausforderung 2: Produktkosten im gesamten Unternehmen

Das gleiche Produkt kann in verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Kosten verursachen (z. B. konzerninterner Aufschlag). Konfigurieren Sie unternehmensspezifische Standardkosten und Buchhaltungskonten im Produktformular, indem Sie den aktiven Unternehmenskontext wechseln.

Herausforderung 3: Verwirrung der Benutzer über das aktive Unternehmen

Benutzer, die auf mehrere Unternehmen zugreifen, erstellen manchmal Datensätze im falschen Unternehmen. Mildern Sie dies mit:

• Klare Firmenbezeichnung im Switcher (Standort oder Abkürzung angeben)
• Standardmäßige Unternehmenszuweisung, die der primären Rolle jedes Benutzers entspricht
• Schulung zur Überprüfung des aktiven Unternehmens vor der Erstellung von Transaktionen
• Farbcodierte Unternehmensthemen (verfügbar über benutzerdefiniertes CSS oder Odoo Studio)

Herausforderung 4: Komplexität melden

Finanzberichte, die sich über mehrere Unternehmen und Währungen erstrecken, erfordern einen sorgfältigen Umgang mit Wechselkursen und Eliminierungsbuchungen. Planen Sie Ihre Berichtsanforderungen während der ersten Odoo-Implementierung, um eine spätere Nachrüstung zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie viele Unternehmen kann ich in einer Odoo-Datenbank haben? Es gibt keine feste Grenze. Unternehmen führen erfolgreich über 20–50 Unternehmen in einer einzigen Datenbank. Die Leistung hängt vom gesamten Transaktionsvolumen und den Serverressourcen ab und nicht von der Anzahl der Unternehmen.

F: Können verschiedene Unternehmen unterschiedliche Odoo-Module verwenden? Ja. Die Modulinstallation erfolgt datenbankweit, Sie können Module jedoch so konfigurieren, dass sie nur für bestimmte Unternehmen aktiv sind. Beispielsweise ist die Fertigung möglicherweise nur für Ihre Produktionseinheit aktiviert, während alle Unternehmen die Buchhaltung verwenden.

F: Ist Multi-Company in der Odoo Community Edition verfügbar? Grundlegende Unterstützung für mehrere Unternehmen (separate Unternehmen, Daten pro Unternehmen) ist in der Community verfügbar. Für unternehmensübergreifende Transaktionsautomatisierung, konsolidiertes Reporting und Odoo Studio-Anpassungen ist jedoch die Enterprise Edition erforderlich.

F: Kann ich zwei separate Odoo-Datenbanken zu einer unternehmensübergreifenden Datenbank zusammenführen? Ja, aber es erfordert eine sorgfältige Datenmigration, um ID-Konflikte zu vermeiden und die Datenintegrität aufrechtzuerhalten. Dies ist ein häufiges Szenario, wenn eine Muttergesellschaft eine neue Tochtergesellschaft erwirbt. Professionelle Odoo-Migrationsdienste kümmern sich um Datenbankzusammenführungen mit vollständiger Datenüberprüfung.

Erste Schritte mit Multi-Company

Ein gut konfiguriertes, unternehmensübergreifendes Setup eliminiert den Aufwand für die Verwaltung separater ERP-Instanzen und sorgt gleichzeitig für vollständige Datenisolierung und konsolidierte Sichtbarkeit. Der Schlüssel liegt in der richtigen Planung Ihrer Unternehmensstruktur, unternehmensübergreifenden Regeln und Zugriffskontrollen vor der Inbetriebnahme.

Kontaktieren Sie ECOSIRE für eine unternehmensübergreifende Architekturberatung. Unser Team entwirft und implementiert unternehmensübergreifende Odoo-Umgebungen für Holdinggesellschaften, Franchise-Unternehmen und Mehrmarkenorganisationen. Wir bieten auch fortlaufenden Support und Wartung, damit Ihr Multi-Firmen-Setup reibungslos läuft, während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.