Gestión y planificación de eventos
Planifica eventos inolvidables con una organización inolvidable.
Las empresas de gestión de eventos coordinan lugares, proveedores, horarios, presupuestos y expectativas de los clientes simultáneamente en múltiples eventos simultáneos. Implementamos sistemas de gestión de eventos basados en Odoo que centralizan la planificación de proyectos, la adquisición de proveedores, el registro de asistentes y el seguimiento financiero, para que cada evento se desarrolle sin problemas desde el concepto hasta la ejecución.
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Estos son los obstáculos operativos que ayudamos a las empresas de gestión y planificación de eventos a superar todos los días.
Malabarismo en múltiples eventos
La gestión de múltiples eventos simultáneos en diferentes etapas (una de planificación, otra de ejecución y otra de conclusión) exige mucho a los equipos.
Coordinación de proveedores
Empresas de catering, decoradores, proveedores audiovisuales y fotógrafos, cada uno con sus propios contratos, plazos y condiciones de pago que gestionar.
Control presupuestario
Los eventos tienen docenas de categorías de costos. Sin seguimiento del presupuesto en tiempo real, los excedentes solo aparecen cuando llegan las facturas finales.
Gestión de asistentes
Las inscripciones, las preferencias dietéticas, la disposición de los asientos y el check-in en el lugar necesitan una coordinación perfecta.
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Módulos ERP diseñados específicamente y soluciones personalizadas que abordan las necesidades específicas de su industria.
Centro de proyectos de eventos
Cada evento es un proyecto con fases (concepto, planificación, ejecución, conclusión), listas de verificación, cronogramas y miembros del equipo asignados.
Gestión de proveedores
Base de datos de proveedores con categorías de servicios, precios y desempeño pasado. Generación de RFQ y gestión de contratos por evento.
Seguimiento del presupuesto
Presupuesto en tiempo real versus real por categoría de costo. Aprobaciones de compras contra límites presupuestarios. Pronosticar el costo final del evento en cualquier etapa.
Registro de asistentes
Registro en línea con tipos de boletos, preferencias dietéticas y selección de sesiones. Check-in con código QR en el evento.
Automatización de tareas
Creación automatizada de tareas a partir de plantillas de eventos. Los recordatorios de fechas límite, el seguimiento de hitos y las notificaciones del equipo mantienen a todos alineados.
Análisis posterior al evento
Comentarios de los asistentes, desempeño del presupuesto, calificaciones de proveedores y análisis del ROI. Aprende de cada evento para mejorar el siguiente.
Módulos y herramientas clave
Nuestro proceso de implementación
Mapeo de flujo de trabajo
Documente su proceso de planificación de eventos, desde la consulta del cliente hasta el concepto, la planificación, la ejecución y los informes posteriores al evento.
Diseño de plantilla
Cree plantillas de eventos por tipo (corporativo, boda, conferencia) con tareas estándar, cronogramas, requisitos de proveedores y presupuestos.
Configuración del sistema
Configure plantillas de proyectos, bases de datos de proveedores, formularios de registro y seguimiento de presupuestos según las operaciones de su evento.
Lanzamiento del equipo
Capacite a los coordinadores de eventos, al personal de adquisiciones y a los gerentes de clientes. Comience con los próximos eventos y perfeccione las plantillas a partir del uso real.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los clientes realizar un seguimiento del progreso de la planificación de su evento?
Sí. Un portal de clientes muestra los hitos de los eventos, los presupuestos aprobados, las selecciones de proveedores y las decisiones pendientes. Los clientes pueden aprobar propuestas y ver cronogramas en línea.
¿Cómo maneja las conferencias de varios días?
Los eventos de varios días tienen programación por día, gestión de sesiones, coordinación de oradores y seguimiento de asistentes. Cada día puede tener su propia agenda, sedes y logística.
¿Puede el sistema gestionar eventos recurrentes?
Sí. Se pueden clonar eventos anuales, reuniones mensuales o conferencias periódicas a partir de plantillas con tareas, listas de proveedores y presupuestos previamente completados para una planificación eficiente.