Contabilidad del comercio electrónico: cómo manejar los impuestos sobre las ventas, los COGS, los reembolsos y los ingresos multicanal

La contabilidad del comercio electrónico es fundamentalmente más compleja que la contabilidad minorista tradicional. Vende a través de múltiples canales (su sitio web, Amazon, Shopify, eBay), procesa pagos a través de varias pasarelas, realiza envíos a docenas de jurisdicciones con diferentes normas fiscales y maneja devoluciones a escala. Según la Oficina del Censo de Estados Unidos, el comercio electrónico representa ahora más del 16% del total de las ventas minoristas en Estados Unidos, y la infraestructura contable de muchos vendedores en línea no ha seguido el ritmo.

La contabilidad del comercio electrónico abarca el registro, la clasificación y la presentación de informes de transacciones financieras específicas del comercio minorista en línea, incluido el reconocimiento de ingresos en todos los canales, el seguimiento del costo de los bienes vendidos (COGS), el cumplimiento del impuesto sobre las ventas, el procesamiento de reembolsos y la conciliación de la pasarela de pago.

Esta guía aborda los desafíos contables únicos que enfrentan las empresas de comercio electrónico y las prácticas que mantienen los registros financieros precisos y listos para auditorías.

Reconocimiento de ingresos para vendedores multicanal

Cuando vendes a través de múltiples plataformas, los ingresos llegan de diferentes fuentes con diferentes estructuras de tarifas y plazos:

| Canal | Calendario de ingresos | Tarifas típicas | Calendario de pagos | |---|---|---|---| | Sitio web propio (Shopify, WooCommerce) | Al finalizar la compra | 2,4-2,9 % + 0,30 $ por transacción | 1-3 días hábiles | | Logística de Amazon | En el envío | 8-15 % de tarifa de referencia + tarifas de Logística de Amazon | Quincenal | | Ebay | Al finalizar la compra | 13,25% comisión valor final (promedio) | Diario o semanal | | Mercado Walmart | En el envío | Tarifa de referencia del 6 al 15 % | Quincenal | | Etsy | Al finalizar la compra | 6,5% tarifa de transacción + procesamiento de pagos | Semanal o diario |

Mejores prácticas de reconocimiento de ingresos:

1. Registre los ingresos en el punto de venta (base de acumulación), no cuando el pago llegue a su cuenta bancaria. Amazon puede retener fondos durante 14 días, pero los ingresos se obtuvieron cuando se envió el producto.

2. Registra los ingresos brutos y las tarifas por separado. Si vendes un producto por $100 en Amazon y recibes $85 después de las tarifas, registra $100 en ingresos y $15 en gastos de tarifas del mercado. Nunca registre sólo los $85 netos como ingresos; esto subestima tanto sus ingresos como su estructura de costos.

3. Conciliar pagos del mercado con pedidos individuales. Cada pago de Amazon o Shopify incluye ingresos de múltiples pedidos, tarifas, reembolsos y ajustes. Asigne cada pago a las transacciones que lo componen.

4. Utilice un plan de cuentas consistente con cuentas de ingresos separadas por canal (por ejemplo, Ingresos - Sitio web directo, Ingresos - Amazon, Ingresos - eBay). Esto permite el análisis de la rentabilidad del canal.

Seguimiento del costo de bienes vendidos (COGS)

COGS precisos es fundamental para comprender la verdadera rentabilidad. Para el comercio electrónico, COGS incluye más que solo el costo del producto:

Componentes de COGS de comercio electrónico:

• Costo de compra del producto o costo de fabricación.
• Envíos entrantes y flete a su almacén.
• Derechos de aduana y tasas de importación.
• Materiales de embalaje (cajas, plástico de burbujas, etiquetas, cinta adhesiva)
• Mano de obra directa para recolección, embalaje y envío.
• Tarifas de almacenamiento y cumplimiento de Logística de Amazon (si utiliza Amazon Logística de Amazon)

COGS NO incluye:

• Gasto en marketing y publicidad.
• Gastos generales (alquiler de oficina, sueldos administrativos)
• Suscripciones de software
• Alojamiento y desarrollo de sitios web.

Métodos de valoración de inventario

Elija un método y aplíquelo consistentemente:

| Método | Cómo funciona | Lo mejor para | |---|---|---| | FIFO (primero en entrar, primero en salir) | El costo de inventario más antiguo se asigna primero a los COGS | La mayoría de las empresas de comercio electrónico; requerido según las NIIF | | LIFO (Último en entrar, primero en salir) | El costo de inventario más reciente se asigna primero a los COGS | Permitido según los PCGA de EE. UU.; raro en el comercio electrónico | | Promedio ponderado | El costo promedio de todas las unidades se utiliza para COGS | Empresas con productos homogéneos | | Identificación específica | Coste real de cada unidad específica vendida | Artículos únicos y de gran valor (joyas, arte) |

FIFO es el método más común y generalmente recomendado para las empresas de comercio electrónico porque coincide con el flujo físico de bienes (primero se envía el inventario más antiguo) y proporciona una valoración del balance más precisa.

Realice un seguimiento de los costos de inventario en su plataforma de contabilidad. El módulo de inventario de Odoo se integra directamente con la contabilidad para calcular COGS automáticamente utilizando el método de valoración elegido. QuickBooks y Xero admiten el seguimiento de inventario, pero pueden requerir una configuración adicional para cálculos de costos complejos.

Cumplimiento del impuesto sobre las ventas y nexo

El impuesto sobre las ventas es el área de cumplimiento más compleja para las empresas de comercio electrónico. Después de la decisión de la Corte Suprema de Dakota del Sur contra Wayfair de 2018, los estados pueden exigir la recaudación del impuesto sobre las ventas a empresas que no tienen presencia física en el estado.

¿Qué crea el nexo (obligación de recaudación de impuestos)?

• Nexo físico: tener un almacén, oficina, empleado o inventario en un estado
• Nexo económico: exceder el umbral de ventas de un estado (normalmente $100 000 en ingresos o 200 transacciones por año)
• Nexo con el mercado: vender a través de mercados que recaudan impuestos en su nombre (Amazon, Walmart y eBay recaudan y remiten en la mayoría de los estados).
• Nexo de clic: uso de afiliados en el estado para generar ventas

Pasos para la gestión del impuesto sobre las ventas

1. Determine dónde tiene nexo revisando su presencia física, volumen de ventas por estado y actividad en el mercado.
2. Regístrese para permisos de impuestos sobre las ventas en cada estado donde tenga nexo
3. Configura la recaudación de impuestos en tu plataforma de comercio electrónico y software de contabilidad
4. Presentar y remitir impuestos según lo programado (mensual, trimestral o anual según el volumen)
5. Utilice la automatización: herramientas como Avalara, TaxJar o motores de impuestos nativos en Odoo y QuickBooks automatizan la búsqueda, recaudación y presentación de tasas en todas las jurisdicciones.

Leyes de facilitadores del mercado

En la mayoría de los estados de EE. UU., los facilitadores del mercado (Amazon, Shopify, eBay, Walmart, Etsy) deben recaudar y remitir los impuestos sobre las ventas en nombre de los vendedores. Esto significa:

• Las ventas a través de estos mercados normalmente no requieren que usted cobre impuestos por separado.
• Las ventas a través de su propio sitio web SÍ requieren que usted recaude y remita impuestos en los estados nexos
• Aún debe realizar un seguimiento de los impuestos recaudados en el mercado para sus registros e informarlos en sus declaraciones (generalmente como exentos o recaudados en el mercado)

Contabilidad de reembolsos y devoluciones

Las tasas de devolución del comercio electrónico promedian entre el 20% y el 30% (en comparación con el 8% al 10% para el comercio minorista tradicional), lo que hace que la contabilidad de reembolsos sea un desafío operativo y financiero importante.

Cómo registrar reembolsos:

1. Emitir una nota de crédito que revierte la venta original (reduce los ingresos)
2. Revertir COGS si el producto devuelto se repone en el inventario
3. Anule el COGS si el producto devuelto está dañado y no se puede revender
4. Reembolso de tarifas del mercado: algunos mercados reembolsan una parte de sus tarifas en las devoluciones; Registre esto como una reducción en el gasto de la tarifa del mercado.
5. Seguimiento de los costos de envío de devolución como una partida de gastos separada

Mejores prácticas:

• Procese los reembolsos en su sistema de contabilidad en la fecha en que se emite el reembolso, no en la fecha en que se recibe la devolución.
• Mantener una reserva de retorno (responsabilidad de retorno estimada) basada en tasas de retorno históricas
• Categorizar los motivos de devolución para identificar la calidad del producto, la precisión del listado o los problemas de envío.
• Concilie los totales de reembolso por canal con los informes de su mercado y de la pasarela de pago mensualmente

Conciliación de pasarela de pago

Las pasarelas de pago (Stripe, PayPal, Square, Shopify Payments) agrupan múltiples transacciones en depósitos bancarios únicos. Conciliar estos depósitos con pedidos individuales es esencial para tener libros precisos.

Proceso de reconciliación:

1. Descargar informes de liquidación de cada pasarela de pago del periodo
2. Haga coincidir los montos brutos de las transacciones con los pedidos individuales en su sistema de contabilidad
3. Verifique las deducciones de tarifas: las tarifas de procesamiento, las tarifas de devolución de cargo y las tarifas de conversión de moneda deben coincidir con los informes de la puerta de enlace.
4. Cuenta para retenciones y reservas: algunas puertas de enlace retienen un porcentaje de los fondos para nuevos comerciantes; registrarlos como cuentas por cobrar, no como ingresos perdidos
5. Concilie el depósito neto con su extracto bancario

Odoo puede automatizar gran parte de este proceso a través de la integración de su proveedor de pagos, haciendo coincidir automáticamente los pagos en línea con las facturas y registrando las tarifas. QuickBooks y Xero ofrecen conexiones de alimentación bancaria que importan depósitos, pero hacer coincidir pedidos individuales puede requerir herramientas adicionales.

Preguntas frecuentes

P: ¿Las empresas de comercio electrónico deberían utilizar contabilidad de efectivo o de acumulación? R: Se recomienda encarecidamente la contabilidad de valores devengados para las empresas de comercio electrónico. La base de efectivo no contabiliza adecuadamente el inventario (que es un activo hasta que se vende), no reconoce los ingresos hasta que llegan los pagos del mercado (que pueden ser semanas después de la venta) y no relaciona los COGS con el período en el que se venden los productos. La base de acumulación proporciona una imagen precisa de la rentabilidad.

P: ¿Cómo contabilizo las tarifas de Logística de Amazon? R: Separe las tarifas de Amazon en categorías: tarifas de referencia (gastos de venta), tarifas de cumplimiento de Logística de Amazon (COGS o gastos de envío), tarifas de almacenamiento (gastos de almacén) y tarifas de publicidad (gastos de marketing). Amazon proporciona desgloses detallados de las tarifas en los informes de liquidación. No agrupe todas las tarifas en una sola categoría de gastos.

P: ¿Cuál es el mejor software de contabilidad para comercio electrónico? R: Para pequeñas empresas de comercio electrónico (con ingresos inferiores a 1 millón de dólares), QuickBooks Online o Xero con integraciones de comercio electrónico funcionan bien. Para empresas en crecimiento con complejidad de inventario y operaciones multicanal, Odoo proporciona la solución más completa porque la contabilidad, el inventario, las ventas y el comercio electrónico están integrados de forma nativa. Vea nuestra [comparación de software] detallada(/blog/quickbooks-vs-xero-vs-odoo-comparison).

P: ¿Cómo manejo las ventas internacionales y el IVA? R: Las ventas internacionales pueden generar obligaciones de IVA en el país del cliente. La UE exige la recaudación del IVA sobre los bienes digitales y físicos enviados a los consumidores de la UE. Utilice las funciones de IVA de su plataforma de contabilidad o una herramienta como Avalara para determinar tasas, recaudar impuestos y presentar declaraciones. Realice un seguimiento de las transacciones en moneda extranjera utilizando prácticas adecuadas de contabilidad multidivisa.

P: ¿Con qué frecuencia debo conciliar mis cuentas de comercio electrónico? R: Concilie los depósitos de la pasarela de pago semanalmente y realice una conciliación bancaria completa mensualmente. Para vendedores de gran volumen (más de 1000 pedidos por mes), se recomienda una conciliación completa semanal para detectar las discrepancias con antelación.

Soporte profesional de contabilidad de comercio electrónico

La contabilidad del comercio electrónico requiere conocimientos especializados que van más allá de la contabilidad general. Entre la conciliación de ingresos multicanal, la gestión del nexo de impuestos sobre las ventas, la valoración del inventario y el procesamiento de reembolsos, la complejidad aumenta rápidamente.

ECOSIRE proporciona servicios de contabilidad adaptados a empresas de comercio electrónico. Manejamos la conciliación de ingresos multicanal, el seguimiento de COGS, el cumplimiento de impuestos sobre las ventas y la conciliación de pasarelas de pago en Odoo, QuickBooks, Xero y otras plataformas.

Para las empresas que utilizan Odoo como plataforma de comercio electrónico y ERP, nuestros servicios de implementación y personalización garantizan que sus módulos de contabilidad, inventario y ventas funcionen juntos a la perfección.

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