Odoo Satın Alma ve Tedarik: Tam Otomasyon Kılavuzu 2026

Bu kılavuz, çoğu uygulamanın gözden kaçırdığı gelişmiş yapılandırmalar da dahil olmak üzere Odoo 19 Satın Alma ve Tedarik otomasyonunun her yönünü kapsar. İster ilk kez tedarik kuruyor olun ister mevcut bir dağıtımı optimize ediyor olun, her bölüm hemen uygulayabileceğiniz eyleme dönüştürülebilir adımlar içerir.

Önemli Çıkarımlar

• Yeniden sipariş kurallarından, satış siparişlerinden ve üretim ihtiyaçlarından otomatik RFQ oluşturmayı yapılandırın
• Kalite, teslimat ve fiyatlandırma ölçümleriyle satıcı puan kartları oluşturun
• Toplu fiyatlandırma için satın alma anlaşmalarının (açık siparişler ve çerçeve sözleşmeler) uygulanması
• Fazla ödemeyi önlemek için 3 yönlü eşleştirme (PO, makbuz, fatura) ayarlayın
• Navlun, sigorta, gümrük ve taşıma dahil olmak üzere nakliye maliyetlerini doğru bir şekilde hesaplayın
• Müşteri siparişinden satıcı teslimatına kadar stoksuz satış iş akışlarını otomatikleştirin
• Çok düzeyli hiyerarşiler ve yetkilendirmeyle onay iş akışlarını tasarlayın
• Satın almaları otomatik olarak optimum satıcıya yönlendirmek için tedarik kurallarını kullanın

---

Satınalma Siparişi İş Akışı Mimarisi

Odoo Purchase modülü, en iyi uygulama satın alma süreçlerini yansıtan yapılandırılmış bir iş akışını takip eder. Otomasyonu yapılandırmadan önce bu mimariyi anlamak kritik öneme sahiptir.

Standart Satın Alma Akışı

Procurement Need → RFQ Created → RFQ Sent to Vendor → Vendor Responds →
Purchase Order Confirmed → Goods Received → Vendor Invoice Matched → Payment

Bu akıştaki her geçiş otomatikleştirilebilir. Amaç, yüksek değerli veya standart dışı satın almalar üzerinde kontrolü korurken, rutin satın alımlarda insan müdahalesini en aza indirmektir.

Yapılandırma Esasları

Satın Alma > Yapılandırma > Ayarlar'a gidin ve şu özellikleri etkinleştirin:

Satın Alma Siparişi Onayı eşiğini kuruluşunuzun harcama yetkisine göre ayarlayın. Yaygın bir yapılandırma şu şekildedir: 5.000 ABD Dolarının altındaki satın almalar onay gerektirmez, 5.000-25.000 ABD Doları arasındaki satın almalar departman yöneticisinin onayını gerektirir ve 25.000 ABD Dolarının üzerindeki satın almalar VP veya CFO onayı gerektirir. Bu katmanları Satın Alma > Yapılandırma > Onay Kuralları altında yapılandırın.

---

RFQ Yönetimi ve Satıcı İletişimi

Teklif Talebi (RFQ'lar) tedarikin başladığı yerdir. Odoo, RFQ oluşturmayı, dağıtımını ve karşılaştırmayı otomatikleştirir.

Otomatik RFQ Oluşturma

Odoo'daki RFQ'lar birden fazla kaynaktan otomatik olarak oluşturulur:

Yeniden sipariş kuralları: Envanter > Yapılandırma > Yeniden Sipariş Kuralları altında ürünlerdeki minimum ve maksimum stok seviyelerini yapılandırın. Stok minimum seviyenin altına düştüğünde Odoo, ürünün tercih ettiği satıcıya maksimum seviyeye ulaşmak için gereken miktarı içeren bir RFQ'yu otomatik olarak oluşturur. Zamanlayıcı varsayılan olarak günlük olarak çalışır; hızlı hareket eden envanter için bunu saatlik olarak değiştirin.

Satış siparişi talebi: Bir satış görevlisi "Satın Al" (rota: Satın Al) olarak yapılandırılmış bir ürün için siparişi onayladığında, Odoo otomatik olarak bir RFQ oluşturur. Bu siparişe göre üretim (MTO) akışı, spekülatif talep nedeniyle hiçbir zaman aşırı satın alma yapmamanızı sağlar.

Üretim talebi: MİP planlayıcı, Malzeme Listelerini analiz eder ve üretim siparişlerini karşılamak için gereken hammaddeler için RFQ'lar oluşturur. Satıcı kayıtlarındaki teslim süreleri, malzemelerin üretim başlamadan önce ulaşmasını sağlamak için RFQ'ların ne zaman oluşturulacağını belirler.

Manuel oluşturma: Standart dışı satın almalar (hizmetler, tek seferlik öğeler, sermaye harcamaları) için, Satın Alma > Siparişler > Teklif Talepleri altında RFQ'ları manuel olarak oluşturun.

Birden Fazla Satıcıya RFQ Gönderme

Rekabetçi teklifler için aynı ürünler için birden fazla satıcıya yönelik bir RFQ oluşturun. Satın Alma > Siparişler > Teklif Talepleri'ne gidin ve aynı ürün gruplarına sahip her satıcı için ayrı RFQ'lar oluşturun. Yanıtlar geldiğinde, fiyat, teslim süresi, minimum sipariş miktarı ve ödeme koşullarını yan yana değerlendirmek için Satın Alma > Raporlama > Teklif Teklifi Karşılaştırması'nı kullanın.

Satıcı portalı: Satın Alma > Yapılandırma > Ayarlar altında satıcı portalını etkinleştirin. Satıcılar, RFQ ayrıntılarını görüntüleyebilecekleri, tekliflerini gönderebilecekleri, belgeleri yükleyebilecekleri ve teslimat tarihlerini onaylayabilecekleri bir portal bağlantısı içeren e-posta bildirimleri alırlar; üstelik bunların tümünü Odoo'da oturum açmaya gerek kalmadan yapar. Bu, ileri geri e-posta zincirlerini ortadan kaldırır ve her satıcı etkileşiminin denetlenebilir bir kaydını oluşturur.

Alternatif Satıcılar ve Geri Dönüş Mantığı

Ürünün Satın Alma sekmesi altında ürün başına birden fazla satıcıyı yapılandırın. Öncelik sırası ve fiyatlandırma katmanları belirleyin:

Yeniden sipariş kuralları bir RFQ'yu tetiklediğinde Odoo, ihtiyaç duyulan miktara ve önceliğe göre en uygun satıcıyı seçer. A Satıcısı gereken zaman dilimi içinde teslimat yapamazsa, satın alma personeli tüm fiyatlandırmanın önceden yapılandırıldığı Satıcı B'ye geçebilir.

---

Satıcı Yönetimi ve Puan Kartları

Etkili satın alma, sürekli satıcı değerlendirmesini gerektirir. Odoo 19, tedarikçi performansını önemli olan her boyutta takip etmek için araçlar sağlar.

Satıcı Değerlendirmesi Yapılandırması

Satın Alma > Yapılandırma > Ayarlar altında satıcı derecelendirmelerini etkinleştirin. Odoo, derecelendirmeleri üç kritere göre hesaplar:

• Teslimat performansı: Zamanında teslim edilen siparişlerin yüzdesi (söz verilen tarih ile teslim alma tarihi karşılaştırıldığında)
• Kalite performansı: Alınan malların kalite kontrollerini geçen yüzdesi (Kalite modülünü gerektirir)
• Fiyat istikrarı: Kote edilen fiyatlar ile faturalanan fiyatlar arasında zaman içinde ortaya çıkan sapma

Her kriter ağırlıklandırılır ve satıcının ilgili kişi kaydında görüntülenen genel satıcı puanıyla birleştirilir. Uyarı eşiklerini yapılandırın; örneğin, 90 günlük bir süre içinde zamanında teslimatı %85'in altına düşen satıcıları işaretleyin.

Satıcı Değerlendirme İş Akışı

Otomatik ölçümlerin ötesinde, üç ayda bir tedarikçi inceleme sürecini uygulayın:

1. **Satın Alma > Raporlama > Satıcı Performansı'ndan satıcı puan kartı raporu oluşturun
2. **Harcama hacmine ve performans puanına göre en iyi ve en kötü 10 tedarikçiyi inceleyin
3. Satıcı kayıtlarında Odoo Faaliyetlerini kullanarak eylem öğeleri oluşturun (şartları iyileştirin, alternatifler bulun, yeniden pazarlık yapın)
4. Tercih edilen tedarikçi atamalarını değerlendirme sonuçlarına göre güncelleyin
5. Belgelenen iyileştirme girişimlerinden sonra düşük performans gösteren satıcıları arşivleyin

Tedarikçi Katılım Otomasyonu

Otomatik kontrol listeleriyle satıcı katılımını standartlaştırın. "Satıcı" etiketiyle yeni bir satıcı iletişim kişisi oluşturulduğunda, şu amaçlarla etkinlikler oluşturan otomatik bir eylemi tetikleyin: W-9/vergi belgelerinin toplanması, sigorta sertifikalarının doğrulanması, ödeme koşullarının ayarlanması, ürün kataloğu girişlerinin yapılandırılması ve tanıtım aramasının planlanması. Bu, herhangi bir satın alma siparişi verilmeden önce uyumluluk belgelerinin tamamlanmasını sağlar.

---

Satın Alma Anlaşmaları: Kapsamlı Siparişler ve Sözleşmeler

Satın alma anlaşmaları fiyatlandırmayı, miktarları ve yinelenen satın alma koşullarını belirler. Stratejik satıcılarla yapılan harcamaları yönetmek için gereklidirler.

Tam Siparişler

Çerçeve sipariş, belirli teslimat tarihlerine bağlı kalmaksızın, belirli bir süre boyunca bir ürün için mutabakata varılan fiyatlandırmayı belirler. Satın Alma > Siparişler > Satın Alma Sözleşmeleri'ne gidin ve "Genel Sipariş" türünde yeni bir sözleşme oluşturun.

Sözleşmeyi şunlarla yapılandırın: satıcı, pazarlık yapılan birim fiyatlara sahip ürün grupları, geçerlilik süresi (genellikle 6-12 ay) ve minimum/maksimum taahhüt miktarları. Tedarik, genel sipariş kapsamındaki bir ürün için bir RFQ oluşturduğunda, Odoo otomatik olarak kararlaştırılan fiyatlandırmayı uygular.

Çerçeve Sözleşmeleri

Çerçeve sözleşmeler, teslimat programlarını, kalite spesifikasyonlarını ve cezai hükümleri içerecek şekilde fiyatlandırmanın ötesine geçer. "Satın Alma Sözleşmesi" türünü kullanın ve sözleşme belgesinin tamamını ekleyin. Belirli ürün kategorilerini, bu kategorileri içeren herhangi bir RFQ'nun sözleşme şartlarına atıfta bulunacağı şekilde bağlayın.

Sözleşme İzleme

Satın Alma > Raporlama > Satın Alma Sözleşmeleri altında sözleşme kullanımını izleyin. Minimum satın alma taahhütlerini yerine getirdiğinizden (cezai maddelerden kaçınarak) ve maksimum miktarları aşmadığınızdan emin olmak için tüketimi taahhüt edilen miktarlara göre izleyin. Otomatik uyarıları taahhüt edilen hacim eşiklerinin %80'i ve %95'ine ayarlayın.

---

3 Yönlü Eşleştirme ve Fatura Kontrolü

Fazla ödeme, satın almadaki en büyük gizli maliyetlerden biridir. Odoo'nun 3 yönlü eşleştirmesi, ödeme onaylanmadan önce üç belgenin hizalanmasını gerektirerek bunu önler.

3 Yönlü Eşleştirme Nasıl Çalışır?

Üç belgenin tümü mevcut olduğunda ve yapılandırılmış toleranslar dahilinde eşleştiğinde fatura "Ödemeye Hazır" olarak işaretlenir. Tutarsızlıklar faturayı incelenmek üzere işaretler.

Tolerans Yapılandırması

Satın Alma > Yapılandırma > Ayarlar'a gidin ve eşleşen toleransları yapılandırın:

• Miktar toleransı: İşaretleme olmadan %5'e kadar fazla teslimata izin verin (ürün kategorisine göre yapılandırılabilir)
• Fiyat toleransı: PO ile fatura arasında %2'ye kadar fiyat farkına izin verir (yuvarlama, para birimi dönüştürme hesapları)
• Otomatik eşleştirme: Miktar ve fiyatın tolerans dahilinde olduğu faturalar için otomatik eşleştirmeyi etkinleştirin

Tutarsızlıkları Ele Alma

Bir uyumsuzluk meydana geldiğinde Odoo, satıcı faturasında bir "İstisna" durumu oluşturur. Borç hesapları ekibi, farkların vurgulandığı, PO miktarını, alınan miktarı ve faturalanan miktarı gösteren net bir karşılaştırma tablosu görüyor. Yaygın çözümleme iş akışları şunları içerir:

• Fazla faturalı: Satıcıdan kredi notu isteyin, orijinal faturaya bağlantı
• Eksik teslim edildi: Kısmi girişi kabul edin, kalan miktar için ön sipariş oluşturun
• Fiyat tutarsızlığı: Satın alma sözleşmesine veya genel siparişe göre doğrulayın, düzeltme için satıcıyla iletişime geçin

---

İthalat Maliyeti Hesaplaması

Faturadaki satın alma fiyatı nadiren malların gerçek maliyetini temsil eder. İthalat masraflarına navlun, sigorta, gümrük vergileri, taşıma ücretleri ve ürünleri satıcının iskelesinden deponuza taşımak için yapılan diğer masraflar dahildir.

İthalat Maliyetlerini Yapılandırma

Envanter > Yapılandırma > Ayarlar altında İthalat Maliyetlerini etkinleştirin. Her gider kategorisi için ithalat maliyet türleri oluşturun:

İthalat Maliyetlerini Makbuzlara Uygulamak

Malları aldıktan sonra Envanter > Operasyonlar > İthalat Maliyetleri'ne gidin ve yeni bir ithalat maliyet kaydı oluşturun. Bunu makbuzla (stok toplama) bağlayın ve her ek maliyet satırını girin. Odoo, tahsis yöntemine göre maliyetleri alınan ürünlere dağıtır ve ürünün envanter değerlemesini buna göre günceller.

Yinelenen maliyet kalıpları için ithalat maliyet şablonları oluşturun. Belirli bir satıcıdan gelen her gönderi aynı navlun ve komisyonculuk ücretlerini içeriyorsa şablon bu satırları önceden doldurur; depo ekibinin yalnızca tutarları onaylaması veya ayarlaması gerekir.

Finansal Raporlamaya Etkisi

İthalat maliyetleri envanter değerlemesine, satılan malların maliyetine (COGS) ve marj analizine aktarılır. Bu, kârlılık raporlarınızın yalnızca satıcı fatura fiyatını değil, her bir ürünün gerçek maliyetini yansıttığı anlamına gelir. Mal ithal eden şirketler için, ithalat maliyetinin doğru takibi, ürün düzeyindeki karlılık analizini önemli ölçüde değiştirebilir; fatura fiyatına göre karlı görünen ürünler, navlun ve gümrük vergileri dahil edildiğinde aslında düşük marjlarla çalışabilir.

---

Kuralları Yeniden Sıralama ve Otomatik Yenileme

Otomatik yenileme, en yüksek etkiye sahip satın alma otomasyonudur çünkü insan gözetimi gerektirmeden hem stok tükenmesini hem de fazla stoklamayı önler.

Yeniden Sıralama Kurallarını Yapılandırma

Envanter > Operasyonlar > Stok Yenileme'ye gidin ve her ürün-depo kombinasyonu için kurallar oluşturun:

Gelişmiş Stok Yenileme Stratejileri

ABC analizine dayalı kurallar: Ürünleri A (yüksek değer, sıkı kontrol), B (orta) ve C (düşük değer, toplu sipariş) kategorilerine göre sınıflandırın. A öğeleri için daha sıkı yeniden sipariş noktaları ve daha küçük partiler belirleyin. Tedarik işlemlerini azaltmak amacıyla C öğeleri için daha yüksek maksimum değerler ve daha az sıklıkta siparişler belirleyin.

Mevsimsel ayarlama: Sezonluk talep kalıplarına sahip ürünler için farklı tarih aralıklarına sahip birden fazla yeniden sipariş kuralı oluşturun. Yaz aylarında minimum 500 birim olabilirken kış aylarında 100'e düşebilir. Tarihe göre uygun kuralı etkinleştirmek için zamanlayıcıyı kullanın.

Çoklu depo ikmali: Uydu depolarının doğrudan satıcılardan sipariş vermek yerine merkezi bir dağıtım merkezinden ikmal yapmasını sağlayacak şekilde depolar arası aktarım kurallarını yapılandırın. Bu, satıcı siparişlerini birleştirir, toplu fiyatlandırmayı iyileştirir ve satıcı yönetimini basitleştirir.

---

Dropship İş Akışı Otomasyonu

Dropshipping, satıcıların doğrudan müşterilerinize gönderim yapmasını sağlayarak envanter tutma ihtiyacını ortadan kaldırır. Odoo bunu rota yapılandırması aracılığıyla sorunsuz bir şekilde gerçekleştirir.

Dropship'i Ayarlama

1. Envanter > Yapılandırma > Ayarlar > Rotalar altında dropship'i etkinleştirin
2. Dropship'i destekleyen ürünlerde Envanter sekmesi altına "Dropship" rotasını ekleyin
3. Ürünün Satın Alma sekmesinde satıcıyı stoksuz satış teslim süreleriyle yapılandırın
4. Bir stoksuz satış ürünü için satış siparişi onaylandığında, Odoo otomatik olarak satıcıya, teslimat hedefi olarak müşterinin teslimat adresini içeren bir RFQ oluşturur.

Dropship Sipariş Takibi

Müşteri, sipariş durumunun şu şekilde güncellendiğini görür: Onaylandı → Sevk edildi (satıcı sevkıyatı onayladığında) → Teslim edildi. Odoo bunu satın alma siparişinin makbuz onayı yoluyla takip eder. Tedarikçi portalı erişimini, stoksuz satış satıcılarınızın müşterinin portalına otomatik olarak aktarılan takip numaralarını doğrudan güncelleyebilmesi için yapılandırın.

Hibrit Gerçekleştirme

Birçok işletme, depodan sipariş karşılama ve dropship'in bir karışımını kullanır. Ürünleri birden çok rotayla yapılandırın — Odoo'nun satın alma motoru, envanter kullanılabilirliğine göre en uygun rotayı seçer. Depo stoğu mevcutsa stoktan karşılayın. Stok sıfırsa stoksuz satış siparişini tetikleyin. Bu hibrit yaklaşım, envanter yatırımını en aza indirirken hizmet seviyelerini en üst düzeye çıkarır.

---

Tedarik Analitiği ve Raporlaması

Harcama Analizi Kontrol Paneli

Satın Alma > Raporlama altında şu temel metrikleri kullanarak bir satın alma kontrol paneli oluşturun:

Satıcı Konsolidasyon Analizi

Satıcı konsolidasyonu fırsatlarını belirlemek için harcama analizi raporunu kullanın. 15 farklı satıcıdan benzer ürünler satın alıyorsanız, 3-5 stratejik satıcıyla birleşmek pazarlık pozisyonunuzu iyileştirir, idari yükü azaltır ve kalite yönetimini basitleştirir.

---

Sıkça Sorulan Sorular

Odoo çoklu para birimi satın alımını nasıl ele alıyor?

Odoo yerel olarak çoklu para birimi satın alımını destekler. Her satıcının varsayılan bir para birimi olabilir ve satınalma siparişleri satıcının para biriminde oluşturulur. Döviz kurları Avrupa Merkez Bankası'ndan otomatik olarak güncellenir (diğer kaynaklara göre yapılandırılabilir). Kur kazançları/kayıpları, satıcı faturaları ödendiğinde otomatik olarak hesaplanır ve deftere nakledilir.

Farklı satın alma kategorileri için farklı onay iş akışları ayarlayabilir miyim?

Evet. Odoo 19, kategori bazlı onay yönlendirmeyi destekler. Satın Alma > Yapılandırma > Onay Kuralları altında, satın alma tutarına, ürün kategorisine, satıcıya veya talep eden departmana dayalı koşullarla onay kuralları oluşturun. Her kural, çok düzeyli hiyerarşilerle farklı onaylayanlara yönlendirebilir.

Yeniden sıralama kuralları sezonluk talep dalgalanmalarını nasıl ele alıyor?

Farklı dönemler için farklı minimum ve maksimum miktarlarla tarih bazlı yeniden sıralama kuralları oluşturabilirsiniz. Alternatif olarak, geçmiş satış modellerini analiz eden ve tahmin edilen talebe göre yeniden sipariş noktalarını otomatik olarak ayarlayan Odoo Talep Tahmini modülünü (Kurumsal) kullanın.

Kapsamlı sipariş ile satın alma sözleşmesi arasındaki fark nedir?

Kapsamlı sipariş, belirli ürünler için belirli bir süre boyunca fiyatlandırmayı kilitler; gerektiğinde kararlaştırılan fiyattan sipariş verirsiniz. Bir satın alma sözleşmesi daha geniştir ve teslimat programlarını, kalite spesifikasyonlarını, cezai hükümleri ve hacim taahhütlerini içerebilir. Odoo'da her ikisi de farklı türdeki Satın Alma Sözleşmeleri kapsamında yönetilir.

Odoo, satıcıların konsinye envanterini yönetebilir mi?

Evet. Envanter ayarlarında sahip takibini kullanarak konsinyeyi yapılandırın. Konsinye olarak alınan ürünler, satıcının sahibi olarak takip edilir. Yalnızca konsinye stok tükendiğinde veya satıldığında bir satınalma siparişi (ve ödeme borcu) oluşturursunuz. Envanter değerlemesi, konsinye stokunu varlık değerinizden doğru bir şekilde hariç tutar.

Kısmi teslimatlarda 3 yollu eşleştirme nasıl çalışır?

Odoo belge düzeyinde değil satır düzeyinde eşleşir. Bir PO'da 100 birim varsa, siz 60 birim alırsınız ve satıcı 60 birim faturalandırır; eşleştirme bu 60 birim için geçer. Geriye kalan 40 ünite ise teslimatı bekleyen açık PO hattı olarak kalıyor. Kısmi teslimatlar geldiğinde tek bir PO karşılığında birden fazla fatura oluşturabilirsiniz.

Odoo Purchase'i otomatik satıcı iletişimi için EDI ile entegre edebilir miyim?

Odoo, API ve topluluk modülleri aracılığıyla EDI entegrasyonunu destekler. Ortak EDI işlemleri (850 Satınalma Siparişi, 855 PO Bildirimi, 856 ASN, 810 Fatura) Odoo belgelerine eşlenebilir. ECOSIRE, büyük perakendeciler veya elektronik belge alışverişine ihtiyaç duyan üreticilerle ticaret yapan müşteriler için EDI entegrasyonları uygular.

---

ECOSIRE ile Tedarikinizi Dönüştürün

Manuel satın alma rekabet açısından bir dezavantajdır. Ekibinizin rutin RFQ'lar, onay takibi ve fatura eşleştirme için harcadığı her saat, stratejik satıcı görüşmelerine ve maliyet düşürmeye harcanmayan bir saattir.

ECOSIRE'ın Odoo uygulama ekibi, üç kıtadaki üreticiler, distribütörler, perakendeciler ve hizmet şirketleri için otomatik satın alma işlemine sahiptir. Uygulamamız, satın alma iş akışı tasarımını, satıcı portalı yapılandırmasını, onay hiyerarşisi kurulumunu, ithalat maliyet şablonlarını, yeniden sipariş kuralı optimizasyonunu ve 3 yollu eşleştirme yapılandırmasını içerir.

Bir tedarik otomasyonu değerlendirmesi planlamak için ECOSIRE ile iletişime geçin veya satın alma iş akışlarınızı mevcut tedarikçi sistemlerine bağlamak için Odoo entegrasyon hizmetlerimizi keşfedin.

İlgili okumalar:

• Odoo Satın Alma ve Satıcı Yönetimi
• Odoo Envanter Yönetimi Kılavuzu
• Odoo Tam Üretim Kılavuzu
• Odoo Destek ve Bakım Hizmetleri