Odoo Planlama: Kaynak Planlama ve Vardiya Yönetimi Kılavuzu

Bu kılavuz, ilk vardiya şablonunuzu yapılandırmaktan otomatik uyumluluk kontrolleriyle gelişmiş çok departmanlı planlamaya kadar Odoo 19'daki kaynak planlamasının tüm kurulumunu ve optimizasyonunu kapsar.

Önemli Çıkarımlar

• Departmanlar ve roller arasında planlamayı standartlaştıran vardiya şablonları oluşturun
• Çalışanların self servis portalı veya mobil uygulama aracılığıyla talep edebilecekleri açık vardiyaları yayınlayın
• Planlama çakışmalarını önlemek için çalışanların kullanılabilirliğini ve izin entegrasyonunu yapılandırın
• Çatışmaları otomatik olarak tespit edin ve çözün (çift rezervasyon, fazla mesai ihlalleri, dinlenme süresi ihlalleri)
• Tek tıklamayla tekrarlama işleviyle haftalık programları kopyalayıp yapıştırın
• Yöneticilerin ve çalışanların vardiyaları herhangi bir cihazdan yönetebilmeleri için mobil planlamayı etkinleştirin
• Tam iş gücü görünürlüğü için Planlamayı Projeler, Zaman Çizelgeleri ve İK ile entegre edin
• Personel seviyelerini optimize eden ve iş gücü israfını azaltan kullanım gösterge tabloları oluşturun

---

Planlama Modülü Mimarisi

Temel Kavramlar

Odoo Planning basit bir model üzerinde çalışır:

İlk Yapılandırma

Planlama > Yapılandırma > Ayarlar'a gidin ve temel özellikleri etkinleştirin:

Rol Yapılandırması

Planlama > Yapılandırma > Roller altında kuruluş yapınızla eşleşen rolleri tanımlayın:

İK kayıtları altındaki çalışanlara roller atayın. Çalışanların birden fazla rolü olabilir, bu da esnek planlamaya olanak tanır; eğitimli bir çalışan, gerektiğinde hem "Kasiyer" hem de "Müşteri Hizmetleri" rollerini üstlenebilir.

---

Shift Şablon Tasarımı

Şablon Oluşturma

Planlama > Yapılandırma > Vardiya Şablonları'na gidin ve yinelenen vardiya modelleri için şablonlar oluşturun:

Şablon Nitelikleri

Her şablon şunları içerebilir:

• Renk kodlaması: Planlama panosunda görsel tanımlama için renkler atayın
• Konum: İşletmeniz birden fazla konumda faaliyet gösteriyorsa şablonları belirli sitelere bağlayın
• Notlar: Vardiya için standart talimatlar (açılış prosedürleri, kapanış kontrol listesi, özel görevler)
• Gerekli beceriler: Temel rolün ötesinde ihtiyaç duyulan beceriler (ör. belirli depo vardiyaları için forklift sertifikası)
• Minimum/maksimum çalışan sayısı: Karşılanmadığı takdirde uyarıları tetikleyen personel gereksinimleri

Yinelenen Şablonlar

Sabit haftalık kalıplara sahip işletmeler için şablonları kullanarak bir "ana hafta" oluşturun. Ardından programı süresiz olarak kopyalamak için "Önceki Haftayı Kopyala" işlevini kullanın. Bu yaklaşım şu durumlarda işe yarar: sabit çalışma saatleri olan perakende mağazalar, istikrarlı üretim programlarına sahip üretim tesisleri, öngörülebilir servis personeli bulunan sağlık tesisleri ve mevsimsel kalıplara sahip konaklama işletmeleri.

---

Haftalık Programı Oluşturma

Gantt Görünümü Planlama

Birincil planlama arayüzü, Planlama > Zamanlama altındaki Gantt şeması görünümüdür. Bu görünüm şunları gösterir:

• Dikey olarak listelenen çalışanlar
• Yatay eksen boyunca günler/saatler
• Atanan vardiyaları temsil eden renkli bloklar
• Planlanmamış zamanı gösteren boşluklar

Vardiya oluşturma: Yeni bir vardiya oluşturmak için Gantt grafiğini tıklayıp sürükleyin. Vardiya şablonunu seçin, bir çalışanı atayın ve onaylayın. Vardiya, çalışanın adını, rolünü ve saatini içeren renkli bir blok olarak görünür.

Vardiyaları ayarlama: Zamanlarını değiştirmek için vardiyaları sürükleyin, süreyi ayarlamak için yeniden boyutlandırın veya yeniden atamak için çalışanlar arasında sürükleyin. Tüm değişiklikler gerçek zamanlı olarak çakışmaları kontrol eder.

Toplu planlama: Birden fazla zaman aralığı seçin ve hepsine aynı anda bir şablon uygulayın. Bu, bir departmanın tamamını hafta için planlamanın en hızlı yoludur; "Sabah Vardiyası" şablonu için hafta içi 5 aralığın tümünü seçin ve çalışanları tek bir işlemle atayın.

Takvim Görünümü

Geleneksel takvim perspektifi için Takvim görünümüne geçin. Her vardiya, çalışanın adını, rolünü ve saatini içeren bir takvim etkinliği olarak görünür. Bu görünüm, kişisel takvim etkinliklerinin yanında kişisel programlarını da görmek isteyen çalışanlar tarafından tercih edilir.

Toplu İşlemler için Liste Görünümü

Liste görünümü tüm vardiyaları sıralanabilir, filtrelenebilir bir tabloda gösterir. Toplu işlemler için bu görünümü kullanın: departmana göre filtreleyin, tüm vardiyaları seçin ve seçimin tamamına aynı anda bir değişiklik (zaman ayarlaması, konum değişikliği, not ekleme) uygulayın.

---

Açık Vardiyalar ve Çalışan Self Servis

Açık Vardiyaları Yayınlama

Açık vardiyalar, çalışanların gönüllü olarak talep edebileceği, atanmamış vardiyalardır. Bu aşağıdakiler için gereklidir:

• Çağrıların ele alınması: Birisi hasta olduğunu bildirdiğinde, o kişinin zaman aralığı için açık bir vardiya yayınlayın
• Talepte ani artışlar: Yoğun bir dönemde ekstra personele ihtiyaç duyduğunuzda
• Adil dağıtım: Çalışanların zorunlu fazla mesai vermek yerine ekstra vardiyaları seçmesine izin verin
• Yarı zamanlı esneklik: Yarı zamanlı çalışanlar, programlarının izin verdiği ölçüde ek çalışma saatleri alırlar

Planlanan vardiyada çalışan alanını boş bırakarak açık vardiya oluşturun. Uygun çalışanlara görünür hale getirmek için "Yayınla"yı tıklayın. Uygunluk, rol ataması, kullanılabilirlik ve fazla mesai sınırlarına göre belirlenir.

Çalışan Talep Süreci

Çalışanlar üç yerde açık vardiya görüyor:

1. Planlama portalı: Hesabım > Programım > Açık Vardiyalar altında web tabanlı self servis
2. Mobil uygulama: Odoo mobil uygulaması, yeni ilanlar için anlık bildirim ile açık vardiyaları gösterir
3. E-posta bildirimi: Rolleri için yeni bir açık vardiya yayınlandığında otomatik e-posta gönderilir

Bir vardiya talebinde bulunmak için çalışan "İlgileniyorum"u tıklar. Yönetici onay talebini alır (veya otomatik onay yapılandırılabilir). Birden fazla çalışanın aynı vardiyayı talep etmesi durumunda yönetici, tercih edilen kişiyi becerilere, fazla mesai dengesine veya kıdeme göre seçer.

Vardiya Ticareti

Çalışanların meslektaşlarıyla vardiya değişimi yapabilmesi için vardiya ticaretini etkinleştirin:

1. Çalışan A, Salı Sabahı vardiyasını takas için teklif ediyor
2. Çalışan B takas teklifini görüyor ve Çarşamba Öğleden Sonra vardiyasını teklif ediyor
3. Her iki çalışan da takası onaylıyor
4. Yönetici bildirim alır ve onaylar (veya politika dahilindeyse otomatik olarak onaylar)
5. Güncellemeleri otomatik olarak planlayın

Vardiya ticareti, yöneticilerin program ayarlamaları için iş yükünü önemli ölçüde azaltırken çalışanlara iş-yaşam dengeleri üzerinde daha fazla kontrol sağlar.

---

Kullanılabilirlik ve Çatışma Yönetimi

Çalışan Kullanılabilirliği Yapılandırması

Çalışanlar müsaitlik durumlarını Hesabım > Uygunluğum altında ayarlar:

Zaman Aşımı Entegrasyonu

Odoo Planning, Time Off modülüyle doğrudan entegre olur. Çalışanın izin talebi onaylandığında:

• Onaylanan periyottaki mevcut vardiyaları uyarı ile işaretlenir
• Yönetici, yeniden atama yapması veya açık vardiya olarak yayınlaması için bir bildirim alır
• İzin süresi boyunca çalışanın müsaitliği engellenir
• İzin süresi boyunca gelecekteki planlama girişimleri bir çakışma uyarısı gösteriyor

Çatışma Tespiti

Odoo çeşitli çakışma türlerini algılar ve uyarır:

Çakışma ciddiyet düzeylerini yapılandırın: "Engelle" çakışan vardiyanın kaydedilmesini önler, "Uyarı" bir uyarıyla kaydetmeye izin verir ve "Bilgi" çakışmayı kesintiye uğratmadan günlüğe kaydeder.

Uyumluluk Kuralları

İşgücü düzenlemelerinin sıkı olduğu sektörler için uyumluluk kurallarını yapılandırın:

• Ardışık maksimum gün sayısı: Art arda 6 iş gününden fazla planlamayı önleyin
• Minimum dinlenme süresi: Vardiyalar arasında minimum 11 saat zorunlu kılın (AB Çalışma Süresi Direktifi)
• Maksimum vardiya uzunluğu: 12 saatten uzun vardiyaları önleyin
• Mola gereklilikleri: 6 saati aşan vardiyalar için minimum mola süresini zorunlu kılın
• Küçük çalışma kısıtlamaları: 18 yaşın altındaki çalışanların gece vardiyası veya fazla mesai için programlanmasını engelleyin

---

Tekrarlamayı Kopyala, Yapıştır ve Planla

Önceki Haftayı Kopyala

Kararlı operasyonlar için en yaygın planlama iş akışı:

1. Tüm vardiyaları, rolleri ve çalışan atamalarını içeren mükemmel bir haftalık program oluşturun
2. Sonraki haftaya gidin
3. Programın tamamını kopyalamak için "Öncekiyi Kopyala"ya tıklayın
4. Bilinen değişikliklere (zaman aşımı, özel olaylar, talep değişiklikleri) göre ayarlama yapın
5. Çalışanları bilgilendirmek için yayınlayın

Bu yaklaşım, haftalık ayarlamalara izin verirken planlama tutarlılığını korur. Çoğu yönetici, sıfırdan planlama yapmak yerine planlama ayarlamalarına haftada 15-20 dakika harcıyor.

Program Şablonları

Dönüşümlü modellere (ör. üretim için 2 haftalık rotasyon) sahip işletmeler için, çok haftalık modelin tamamını yeniden kullanılabilir bir şablon olarak kaydedin. Aylar öncesinden program oluşturmak için şablonu uygulayın ve ardından gerektiği gibi ince ayar yapın.

Otomatik Programlama

Odoo 19 Enterprise, aşağıdakilere dayalı olarak programlar oluşturan bir otomatik planlama özelliği içerir:

• Zaman aralığı ve rol başına gerekli personel seviyeleri
• Çalışan uygunluğu ve tercihleri
• Fazla mesai dengesi ve adil dağıtım
• Beceri gereksinimleri ve sertifikalar
• Kıdem ve öncelik kuralları

Otomatik zamanlayıcı, yöneticinin yayınlamadan önce inceleyip ayarlayacağı bir taslak zamanlama oluşturur. Bu, özellikle manuel planlamanın saatler alacağı büyük ekipler için kullanışlıdır.

---

Planlama için Mobil Uygulama

Yönetici Mobil Özellikleri

• Programı görüntüle: Gantt veya Liste görünümünde tüm ekip programını görün
• Vardiya oluştur: Yeni vardiyalar oluşturmak veya vardiyaları açmak için dokunun
• Talepleri onaylayın: Açık vardiya taleplerini tek dokunuşla inceleyin ve onaylayın
• Çakışmaları yönetin: Çakışmalar için anında bildirimler alın ve hareket halindeyken çözümleyin
• İletişim kurun: Vardiya ekiplerine veya bireysel çalışanlara mesaj gönderin

Çalışan Mobil Özellikleri

• Programı görüntüle: Vardiya ayrıntılarını, konumu ve notları içeren kişisel programı görün
• Açık vardiyaları talep edin: Mevcut vardiyalara göz atın ve bu vardiyaları talep edin
• Zaman aşımı isteği: Zaman çizelgesinin etkisini otomatik olarak kontrol eden izin istekleri gönderin
• Kullanılabilirliği ayarlayın: Kullanılabilirlik tercihlerini güncelleyin
• Ticaret vardiyaları: Takas için vardiyalar teklif edin ve takas tekliflerini kabul edin
• Giriş/çıkış saati: Katılım takibi etkinse, doğrudan planlama vardiyasından giriş yapın

Anında Bildirimler

Aşağıdakiler için anında bildirimleri yapılandırın:

• Yeni program yayınlandı (etkilenen tüm çalışanlar için)
• Açık vardiya ilan edildi (uygun çalışanlara)
• Vardiya değişikliği (etkilenen çalışana)
• Yaklaşan vardiya hatırlatıcısı (yapılandırılabilir: 1 saat, 4 saat, 1 gün önce)
• Vardiya talebi onayı/reddi (talep eden çalışana)

---

Diğer Odoo Modülleriyle Entegrasyon

Planlama + Projeler

Bağlantı planlaması proje görevlerine kayıyor. Bir proje görevi belirli bir süre boyunca belirli bir kaynağa ihtiyaç duyduğunda göreve bağlı bir planlama vardiyası oluşturun. Bu ikili görünürlük, proje yöneticilerinin ve operasyon yöneticilerinin kaynak tahsisi konusunda uyumlu olmasını sağlar.

Planlama + Zaman Çizelgeleri

Çalışanlar zaman çizelgelerini doğrudan planlama vardiyalarından kaydedebilirler. Planlanan saatler bir temel görevi görür ve gerçek zaman çizelgesi girişleri gerçeği yansıtır. Planlama doğruluğunu belirlemek ve gelecekteki tahminleri iyileştirmek için planlanan ile gerçekleşeni karşılaştırın.

Planlama + İK

• Çalışan kayıtları: Çalışan ayrıntılarını, becerilerini ve sertifikalarını planlamaya aktarın
• Kapalı süre: Otomatik entegrasyon, onaylanmış izin sırasında planlamayı önler
• Devam: Planlanan vardiyaları gerçek giriş/çıkış süreleriyle karşılaştırın
• Bordro: Planlanan ve fiili saatler, vardiya farklarıyla bordro hesaplamalarına beslenir

Planlama + Üretim

Planlama modülünü kullanarak üretim kaynaklarını (makineler, iş istasyonları, operatörler) planlayın. Her üretim siparişi, planlama panosunda görünen kaynak gereksinimlerini oluşturur. Bu, operatörlerin, makinelerin ve malzemelerin üretim için çatışma olmadan uyum sağlamasını sağlar.

---

Kullanım Kontrol Panelleri

Temel Metrikler

Bu ölçümlerle planlama analitiği kontrol panelleri oluşturun:

Tahmin

Gelecekteki personel ihtiyaçlarını tahmin etmek için geçmiş planlama verilerini kullanın:

• Talep kalıpları: Haftalık, aylık ve sezonluk personel kalıplarını belirleyin
• Büyüme tahminleri: İşletme büyüdükçe personel ihtiyaçlarını modelleyin
• Zarar planlaması: Beklenen ciroyu önceden hesaba katın
• Eğitim programları: Operasyonları etkilemeden yeni işe alınan eğitim aralıklarını planlayın

---

Sıkça Sorulan Sorular

Odoo Planning birden fazla konum için planlamayı yönetebilir mi?

Evet. Konum/departmana göre filtrelenmiş ayrı planlama görünümleri oluşturun. Çalışanlar, kalifiye oldukları herhangi bir yerde vardiyalara atanabilirler. Müsaitlik takvimi konumlar arasında çifte rezervasyonu önler; A Konumunda programlanan bir çalışanın aynı zamanda çakışan zamanlar için B Konumunda da programlanması mümkün değildir.

Ne kadar önceden program oluşturabilirim?

Teknik bir sınır yoktur. Aylar, hatta bir yıl önceden program oluşturabilirsiniz. Pratik olarak çoğu kuruluş, operasyonel personel için 2-4 hafta önceden planlama yapar ve proje bazlı kaynaklar için daha uzun ufuklar kullanır. Otomatik planlama, uzun süreler için taslak programlar oluşturabilir.

Çalışanlar sistem üzerinden belirli vardiyalar veya izin günleri talep edebilir mi?

Evet. Çalışanlar profillerinde müsaitlik tercihlerini (tercih edilen günler, tercih edilen vardiya türleri) belirler. Ayrıca Time Off modülü aracılığıyla mola taleplerini de iletebilirler. Planlama sistemi, programları oluştururken veya otomatik atamalar önerirken hem kullanılabilirlik tercihlerini hem de onaylanmış molaları dikkate alır.

Odoo bölünmüş vardiyaları veya bitişik olmayan çalışma dönemlerini nasıl ele alıyor?

Aynı gün içinde aynı çalışan için iki vardiya girişi oluşturun. Örneğin, 7:00-11:00 ve 16:00-20:00. Her iki vardiya da Gantt şemasında ve takviminde görünür. Bordro ve fazla mesai hesaplamalarında toplam saatler doğru şekilde toplanır. Yinelenen bölünmüş desenler için bir "Bölünmüş Kaydırma" şablonu oluşturun.

Yöneticiler çalışanların yanı sıra ekipman ve odaları da planlayabilir mi?

Evet. Odoo Planning her türlü kaynağı planlayabilir. Çalışan kaynaklarının yanı sıra "ekipman" veya "oda" kaynakları da oluşturun. Uyum sağlamak için bunları aynı planlama panosunda planlayın; örneğin, bir eğitim odası ve bir eğitmenin her ikisi de aynı dönem için planlanmıştır.

Planlama modülü sendika kurallarını ve iş sözleşmelerini nasıl ele alıyor?

Sendika veya iş sözleşmesi gereksinimlerinize uygun uyumluluk kuralları yapılandırın: minimum dinlenme süreleri, maksimum ardışık günler, fazla mesai eşikleri, kıdeme dayalı planlama önceliği ve vardiya tercihi hakları. Odoo, planlama sırasında bu kuralları "Engelleme" veya "Uyarı" kısıtlamaları olarak uygular.

Çalışanlar arasında adaletin planlanması konusunda raporlar oluşturabilir miyim?

Evet. Planlama raporları, herhangi bir zaman diliminde çalışan başına saat dağılımını gösterir. İstenilen vardiyaların (gündüz vardiyaları, hafta sonu izinleri) ve istenmeyen vardiyaların (gece vardiyaları, tatiller) adil dağılımını sağlamak için bunu kullanın. Otomatik zamanlayıcı, çalışanlar arasındaki vardiya türlerini zaman içinde dengeleyen bir adalet algoritması içerir.

---

ECOSIRE ile İş Gücü Planlamanızı Optimize Edin

Etkin planlama, çalışan memnuniyeti ile operasyonel verimliliğin kesişimidir. Yetersiz planlama, gelirin kaçırılmasına ve müşteri hizmetleri başarısızlıklarına yol açar. Aşırı planlama iş gücü israfına ve bütçe aşımlarına yol açar. Doğru program, hem çalışanların iş-yaşam dengesine hem de iş performansı hedeflerine ulaşır.

ECOSIRE'ın Odoo uygulama ekibi perakende zincirleri, üretim tesisleri, sağlık tesisleri, konaklama grupları ve hizmet kuruluşları için Planlama'yı uygulamaya koydu. Uygulamamız rol ve vardiya tasarımını, uyumluluk kuralı yapılandırmasını, kullanılabilirlik iş akışı kurulumunu, mobil dağıtımı ve yönetici eğitimini içerir.

İşgücü planlama değerlendirmesi için ECOSIRE ile iletişime geçin veya devam eden planlama optimizasyonu için Odoo destek ve bakım hizmetlerimizi inceleyin.

İlgili okumalar:

• Odoo Planlama Modülü Kılavuzu
• Odoo İK Çalışan Yönetimi
• Odoo İzin Süresi Yönetimi
• Odoo Uygulama Hizmetleri