Odoo İK ve Bordro: Çalışan Yaşam Döngüsü Yönetimi

Hatalar kaçınılmazdır, uyum zordur ve çalışanların deneyimi olumsuz etkilenir. Odoo 19 Enterprise HR, adayın başvuru yaptığı andan şirketten ayrıldığı güne kadar çalışan yaşam döngüsünün her aşamasını tek bir platformda entegre ediyor.

Bu kılavuz Odoo İK paketinin tamamını kapsar: çalışan ana verileri, işe alım, sözleşmeler, katılım, izin yönetimi, performans değerlendirmeleri, giderler ve bordro. Her modül diğerleriyle sorunsuz bir şekilde bağlantı kuracak şekilde tasarlanmıştır ve günümüzde çok fazla İK bant genişliği tüketen mutabakat işini ortadan kaldırır.

Önemli Çıkarımlar

• İşe alımdan işten ayrılmaya kadar tüm çalışan yaşam döngüsünü tek bir sistem üzerinden yönetin
• Otomatik maaş bordrosu kuralı hesaplamasıyla iş sözleşmelerini yapılandırın
• Biyometrik cihazlar, mobil uygulama veya otomatik fazla mesai hesaplaması ile manuel giriş yoluyla katılımı takip edin
• İzin tahakkuğunu, onay iş akışlarını ve izin bakiyesi takibini otomatikleştirin
• Yapılandırılabilir maaş kuralları, kesintiler ve yasal katkılarla bordroyu çalıştırın
• Hedef takibi ve 360 derece geri bildirim ile yapılandırılmış performans değerlendirmeleri gerçekleştirin
• Çalışan harcamalarını makbuz yakalama, onay iş akışları ve doğrudan bordro entegrasyonu ile işleyin
• Çalışan sayısı, ciro, bordro maliyeti ve devamsızlık raporlaması için İK analizleri oluşturun

---

Çalışan Ana Verileri ve Organizasyon Yapısı

Her İK süreci doğru çalışan verileriyle başlar. Odoo'nun çalışan kayıtları, bir kişinin istihdamına ilişkin tüm bilgiler için tek gerçek kaynaktır.

Çalışan formuna genel bakış: Çalışan kaydı oluşturmak için Çalışanlar > Çalışanlar > Yeni'ye gidin. Form şunları içerir: kişisel bilgiler (isim, adres, doğum tarihi, kimlik numaraları), iş bilgileri (iş pozisyonu, departman, yönetici, iş yeri, iş e-postası), İK ayarları (İK yöneticisi, saat dilimi, çalışma programı) ve özel bilgiler (acil durumda iletişime geçilecek kişiler, maaş bordrosu için banka hesabı, sertifika düzeyi). Alanlar, İK personelinin ilgili bölüme kolayca gidebilmesi için sekmeler halinde düzenlenmiştir.

Organizasyon yapısı: Odoo, organizasyon şemanızı her çalışan kaydındaki Yönetici alanından oluşturur. Raporlama ilişkileri değiştikçe otomatik olarak güncellenen etkileşimli kuruluş şemasını görüntülemek için Çalışanlar > Raporlama > Organizasyon Şeması'na gidin. Grafik departmana, iş pozisyonuna veya başka herhangi bir alana göre filtrelenebilir.

Departmanlar ve iş pozisyonları: Çalışanlar > Yapılandırma > Departmanlar altında departmanlar oluşturun. Her departman, muhasebe analitik hesaplarına bağlı bir maliyet merkezine sahip olabilir ve bu, departman maliyetlerinin mali raporlarınızda doğru maliyet merkezine akışını sağlar. İş pozisyonları, bireysel çalışanlardan farklı olarak kuruluşunuzdaki rolleri tanımlar. Bir iş pozisyonunda birden fazla mevcut çalışan, bir hedef personel sayısı ve işe alım için açık bir personel sayısı hesaplaması bulunabilir.

Çalışma programları: Çalışanlar > Yapılandırma > Çalışma Programları altında çalışma saati şablonlarını tanımlayın. Bu programlar haftanın her günü için günlük beklenen saatleri tanımlar. Her çalışana uygun programı atayın; bu, devam hesaplamalarını, fazla mesai kurallarını ve izin tahakkuğunu yönlendirir.

---

İşe Alım Boru Hattı

Odoo Recruitment, adaylar işe alındığında doğrudan İK modülünü besleyen eksiksiz bir başvuru takip sistemi (ATS) sağlar.

İş ilanı: İşe Alım > İş Pozisyonları altında iş fırsatları oluşturun. Her pozisyonun bir departmanı, beklenen yeni çalışan sayısı, sorumlu işe alım sorumlusu ve yayınlama ayarları vardır. Yayınlanan pozisyonlar, web sitenizin Odoo destekli kariyer sayfasında otomatik olarak görünür. Her pozisyonun, gelen başvuruları aday kayıtlarına dönüştüren özel bir e-posta takma adı vardır.

İşe alım süreci: Başvurular, yapılandırılabilir aşamalara sahip bir Kanban kanalı üzerinden ilerler: İlk Yeterlilik, Telefon Mülakatı, Mülakat, Gönderilen Sözleşme ve İmzalanan Sözleşme. Her aşamada, bir başvuru geldiğinde otomatik olarak bir onay e-postası göndermek veya bir başvuru ilerlediğinde işe alım görevlisinden bir görüşme planlamasını istemek gibi yapılandırılabilir eylemler bulunur.

Aday değerlendirmesi: Adayları beş yıldızlı bir ölçekte derecelendirin ve her etkileşimden sonra not ekleyin. Tüm iletişimler (e-postalar, planlanmış görüşmeler ve dahili notlar) uygulama sohbetine kaydedilir. Birden fazla ekip üyesi, bağlamı kaybetmeden bir adayın değerlendirmesi üzerinde işbirliği yapabilir.

Mülakat planlama: Mülakatları doğrudan aday kaydından planlayın. Odoo, görüşmecinin uygunluğunu göstermek için Google Takvim ve Microsoft Outlook ile entegre olur. Aday, otomatik olarak takvim davetini içeren bir onay e-postası alır. Mülakat aralığının değişmesi gerekiyorsa, Odoo yeniden planlamayı üstlenir ve tüm tarafları bilgilendirir.

İşe alma: Bir aday seçildiğinde başvuru kaydından "Çalışan Oluştur"a tıklayın. Adayın kişisel bilgileri yeni çalışan formunu otomatik olarak doldurarak verilerin yeniden girilmesini ortadan kaldırır. İşe alım hattı kapanır ve işe alım süreci başlar.

---

İş Sözleşmeleri

Sözleşmeler, Odoo'da istihdam koşullarını resmileştirir ve maaş bordrosu hesaplamalarını yönlendirir. Maaş bordrosunun oluşturulabilmesi için her çalışanın aktif bir sözleşmesinin olması gerekir.

Sözleşme bileşenleri: Odoo'daki bir sözleşme şunları içerir: başlangıç ​​tarihi ve isteğe bağlı bitiş tarihi, iş pozisyonu, departman, ücret türü (aylık, saatlik, haftalık), brüt ücret ve her türlü ek ödenek veya sosyal haklar. İK Sorumlusu ve çalışanın çalışma programı otomatik olarak çalışan kaydından çıkarılır.

Maaş yapısı: Maaş yapısı (sözleşmeyle bağlantılı), brüt ücretten net ücreti belirleyen hesaplama kurallarını tanımlar. Tipik bir maaş yapısı; temel maaş, ulaşım yardımı, konut yardımı, gelir vergisi kesintisi, sosyal güvenlik katkı payları ve diğer yasal kesintileri içerir.

Maaş kuralları: Maaş yapısındaki her satır, hesaplama formüllü bir maaş kuralıdır. Kurallar sabit tutarlar, brüt yüzde, başka bir kuralın yüzdesi veya çalışan özelliklerine dayalı karmaşık koşullu formüller olabilir. Örneğin, fazla mesai ücreti, saatlik ücretin 1,5 katının günde 8'i aşan saatlerle çarpımı olarak hesaplanabilir ve veriler Seyirci modülünden otomatik olarak alınır.

Sözleşme yönetimi: İK yöneticileri, Çalışanlar > Sözleşmeler bölümünden tüm aktif, süresi dolmuş ve yaklaşan sözleşmeleri görüntüleyebilir. Yakında sona erecek sözleşmeleri belirlemek ve yenileme görüşmelerini proaktif bir şekilde başlatmak için departmana veya sözleşme türüne göre filtreleyin. Sözleşme belgeleri şablonlardan oluşturulabilir ve Odoo Sign aracılığıyla elektronik olarak imzalanabilir.

---

Katılım Takibi

Doğru devam verileri bordro doğruluğunun temelidir. Odoo Attendance, farklı çalışma ortamlarına uyacak şekilde birden fazla giriş yöntemini destekler.

Giriş/çıkış yöntemleri: Çalışanlar, Odoo web uygulaması, mobil uygulama, Odoo IoT Box aracılığıyla bağlanan biyometrik zaman saati veya kimlik kartı/RFID kart okuyucu aracılığıyla katılımı kaydedebilir. Tüm yöntemler aynı katılım veri tabanına beslenir, böylece hibrit ekipler (bazıları uzaktan, bazıları yerinde) tutarlı bir şekilde yönetilir.

Fazla mesai hesaplaması: Fazla mesai kurallarını Katılım > Yapılandırma > Fazla Mesai altında yapılandırın. Eşiği (örneğin, günde 8 saat veya haftada 40 saat) ve fazla mesai çarpanını tanımlayın. Devam kayıtları eşiği aştığında, fazla mesai saatleri otomatik olarak işaretlenir ve maaş bordrosu hesaplaması için kullanılabilir. Yöneticiler fazla mesaiyi bordroya dahil edilmeden önce inceleyebilir ve onaylayabilir.

Devamlılık analizi: Çalışana, departmana veya zaman dilimine göre katılım modellerini görüntülemek için Devam > Raporlama > Devam Analizi'ne gidin. Aşırı devamsızlık, kronik geç kalma veya olağandışı davranışlar sergileyen çalışanları belirleyin. Rapor, izin verileriyle bütünleşerek onaylanmış devamsızlıkların açıklanamayan devamsızlıklardan ayırt edilmesini sağlar.

Kiosk modu: Fiziksel işyerleri için Odoo, çalışanların paylaşılan bir tablete giriş ve çıkış yaptığı bir kiosk modu sağlar. Kiosk, görsel doğrulama için kimlik kartı taramasının ardından çalışanın fotoğrafını görüntüler. PIN kodu girişi, gerekirse ek bir kimlik doğrulama katmanı sağlar.

---

Zaman Aşımı Yönetimi

İzin yönetimi, idari açıdan en yoğun İK süreçlerinden biridir. Odoo tahakkuk, onay ve bakiye takibini otomatik hale getirerek İK ekiplerinin izin yönetimine daha az zaman ayırmasını sağlar.

İzin türleri: İzin türleri > Kapalı Süreler > Yapılandırma > İzin Türleri altında oluşturun. Her tür, iznin onay gerektirip gerektirmediğini, nasıl tahakkuk edeceğini (yıllık, aylık, işe alındığında), yılda izin verilen maksimum gün sayısını, devretme kurallarını ve ücretli mi yoksa ücretsiz mi olduğunu tanımlar. Yaygın türler arasında Yıllık İzin, Hastalık İzni, Annelik/Babalık İzni, Resmi Tatiller ve Telafi İzni yer alır.

Tahakkuk planları: Zaman içinde biriken izin türleri için otomatik izin tahakkuklarını yapılandırın. Yıllık izin tahakkuk planı, her ayın ilkinde aylık kayıt olmak üzere ayda 1,67 gün (yılda 20 gün) verebilir. Tahakkuk, makul olmayan birikimleri önleyecek şekilde maksimum bakiyeye ulaşacak şekilde yapılandırılabilir.

İzin talepleri: Çalışanlar izin taleplerini İzin Modülü veya çalışan self-servis portalı aracılığıyla gönderir. Talep, mevcut bakiyeyi, talep edilen tarihleri ​​gösterir ve çalışma günü sayısını otomatik olarak hesaplar. Talepler onay için çalışanın yöneticisine (veya atanmış bir İK onaylayıcısına) yönlendirilir. Onaylanan izinler çalışanın takvimini engeller ve ekibi tarafından görülebilir.

Resmi tatiller: Faaliyet gösterdiğiniz her ülke veya bölge için resmi tatil takvimlerini içe aktarın. Resmi tatiller otomatik olarak izin hesaplamalarının dışında bırakılır; çalışanların resmi tatillerde yıllık izinleri "kullanmasına" gerek yoktur ve sistem, izin bakiyelerini hesaplarken bunları çalışma günü olarak saymaz.

Bakiye raporlamasından ayrılma: İzin Verme > Raporlama > İzin Analizi'ne gidin. İzin bakiyelerini, taleplerini ve kullanımını çalışana, departmana veya izin türüne göre görüntüleyin. Dönem sonu İK raporlaması için Excel'e aktarın. Tahsis raporu, ne kadar izin verildiğine karşılık ne kadar izin kullanıldığını gösterir; bu, mali tahakkuk hesaplamaları için gereklidir.

---

Bordro İşlemleri

Odoo Bordro, modül boyunca tutulan çalışan ana verilerinden, sözleşmelerden, devam kayıtlarından ve izin bakiyelerinden doğru maaş bordroları oluşturur.

Maaş bordrosu hesaplaması: Her maaş bordrosu hesaplama dökümünü gösterir: brüt maaş, her ödenek, her kesinti ve net ücret. Herhangi bir hesaplama yanlış görünüyorsa, her rakamı tam olarak hangi kuralın ürettiğini görmek için ayrıntılı görünüme tıklayın. Odoo her sayıyı maaş kuralı formülüne kadar takip ederek hata araştırmasını kolaylaştırıyor.

---

Performans Değerlendirmeleri

Yapılandırılmış performans yönetimi çalışanların gelişimini teşvik eder ve ücret kararlarını bildirir. Odoo'nun değerlendirme modülü, düzenli performans incelemeleri için yapılandırılabilir bir çerçeve sağlar.

Değerlendirme planları: Değerleme planlarını Değerlemeler > Yapılandırma > Değerleme Planları altında yapılandırın. İncelemeyi kimin tamamladığını (yıllık, altı aylık, üç aylık), (kendisi, yönetici, meslektaşlar, astlar) ve tamamlama son tarihini tanımlayın. Odoo, değerlendirme kayıtlarını otomatik olarak programa göre oluşturur ve tüm katılımcılara hatırlatıcılar gönderir.

Değerlendirme formları: Kategorilere (performans hedefleri, yetkinlikler, gelişim alanları) göre düzenlenmiş özel sorularla değerlendirme şablonları oluşturun. Sorular sayısal ölçeklere, derecelendirme ölçeklerine veya serbest metin yanıtlarına göre puanlanabilir. Farklı iş pozisyonlarına veya seviyelerine farklı şablonlar uygulanabilir.

Hedef izleme: Performans hedeflerini değerlendirmelere bağlayın. Çalışanlar ve yöneticiler değerlendirme döneminin başında SMART hedefleri belirler ve ilerleme yıl boyunca takip edilir. Hedefler Odoo proje görevlerine bağlanabilir ve tamamen öznel öz değerlendirme yerine nesnel, sistem tarafından oluşturulan ilerleme verileri sağlayabilir.

Değerlendirmenin tamamlanması: Sistem, ortak inceleme toplantısı öncesinde yanıtları bağımsız olarak toplayarak hem yöneticiye hem de çalışana değerlendirme formu aracılığıyla rehberlik eder. Toplantı sonrasında yönetici genel bir derecelendirme ve gelişim notları ile değerlendirmeyi sonlandırır. Tamamlanan değerlendirmeler, boylamsal performans takibi için çalışan kaydında saklanır.

---

Gider Yönetimi

Çalışan harcamaları, mali sızıntının ve idari sürtüşmenin yaygın bir kaynağıdır. Odoo Giderleri yakalama, onay ve geri ödemeyi kolaylaştırır.

Gider gönderimi: Çalışanlar harcamalarını mobil uygulama üzerinden makbuzların fotoğrafını çekerek iletirler. OCR otomatik olarak tutarı, tarihi ve satıcıyı çıkarır. Giderler kategorilere ayrılır (seyahat, yemek, ekipman vb.) ve maliyet merkezi takibi için bir analitik hesaba atanır. Destekleyici belgeler dijital olarak eklenmiştir; kağıt makbuz gerekmez.

Onay iş akışı: Gönderilen gider raporları, onay için çalışanın yöneticisine, ardından geri ödeme öncesinde bir muhasebe incelemecisine gönderilir. Yöneticiler bireysel harcamaları veya tüm gider raporlarını onaylayabilir. Reddedilen harcamalar, reddedilmeyi açıklayan bir açıklamayı içerir ve çalışana otomatik olarak bilgi verilir.

Bordro entegrasyonu: Onaylanan gider geri ödemeleri, bir sonraki bordro çalıştırması yoluyla (çalışanın maaş bordrosuna eklenir) veya doğrudan borç hesaplarından ayrı bir ödeme olarak ödenebilir. Muhasebe girişleri, uygun gider hesabı ve geçerli KDV iadesi de dahil olmak üzere otomatik olarak gönderilir.

---

Sıkça Sorulan Sorular

Odoo, birden fazla ülkedeki çalışanların maaş bordrosunu farklı bordro kurallarıyla yönetebilir mi?

Evet. Odoo'nun çok şirketli mimarisi, farklı ülkelerdeki çalışanlar için her birinin ülkeye özel maaş yapısı, vergi kuralları ve yasal katkıları olan ayrı bordro işlemlerine olanak tanır. Çalışanlar farklı şirketlerde olabilir ancak merkezi olarak bir ana kuruluşun Odoo örneğinden yönetilebilirler.