Odoo Filo Yönetimi: Araç Takip, Maliyetler ve Bakım Kılavuzu

Bu kılavuz, ilk aracınızı kaydettirmekten filo bütçenizin tam olarak nereye gittiğini gösteren yönetici kontrol panelleri oluşturmaya kadar Odoo 19'daki filo yönetiminin tüm kurulumunu ve optimizasyonunu kapsar.

Önemli Çıkarımlar

• Her aracı marka, model, VIN, kayıt ve atama geçmişiyle kaydedin ve takip edin
• Yenileme uyarılarıyla araç sözleşmelerini (kiralamalar, krediler, hizmet sözleşmeleri) yönetin
• Otomatik kilometre/mil hesaplaması ile yakıt tüketimini kaydedin
• Bakım planlaması ve amortisman için kilometre sayacı okumalarını takip edin
• Sona erme uyarıları ve teminat ayrıntılarıyla sigorta poliçelerini yönetin
• Sürücüleri lisans takibi ve ihlal geçmişiyle atayın
• Araç başına toplam sahip olma maliyetini ortaya çıkaran maliyet analizi gösterge tabloları oluşturun
• Fonksiyonlar arası görünürlük için Filoyu İK, Muhasebe ve Bakım ile entegre edin

---

Araç Tescili ve Kayıtları

Araç Kayıtları Oluşturma

Filo > Araçlar > Araçlar'a gidin ve filonuzdaki her araç için bir kayıt oluşturun:

Araç Modeli Yapılandırması

Bireysel araçlar oluşturmadan önce araç modellerinizi Filo > Yapılandırma > Araç Modelleri altında ayarlayın. Her model aşağıdakiler için varsayılan değerleri içerir: beygir gücü, koltuklar, kapılar, yakıt türü (dizel, benzinli, elektrikli, hibrit, hidrojen), şanzıman türü ve CO2 emisyonları. Bu varsayılanlar, yeni bir araç kaydında modeli seçtiğinizde otomatik olarak doldurulur ve veri giriş süresinden tasarruf edilir.

Filo > Yapılandırma > Üreticiler altında araç üreticilerini yapılandırın. Odoo, büyük üreticilerin önceden oluşturulmuş bir listesini içerir. Filonuzla ilgili özel veya bölgesel üreticileri ekleyin.

Araç Durum Takibi

Araç yaşam döngüsü durumunu etiketler ve aşamalarla takip edin:

Filo durumunu bir bakışta görselleştirmek için Odoo'nun Kanban görünümünü kullanın. Her araç kartında sürücünün fotoğrafı, plaka, bir sonraki servis tarihi ve yakıt verimliliği derecesi gösterilir.

---

Sözleşme Yönetimi

Araç sözleşmeleri filo yönetiminin en karmaşık yönlerinden biridir. Odoo, kiralamaları, kredileri, hizmet sözleşmelerini ve sigortayı otomatik takip ve yenileme uyarılarıyla yönetir.

Sözleşme Türleri

Filo > Araçlar > Sözleşmeler'e gidin ve sözleşme türlerini yapılandırın:

Sözleşme Kaydı Detayları

Her sözleşme kaydı şunları izler:

• Finansal koşullar: Aylık maliyet, sözleşme süresi boyunca toplam maliyet, depozito tutarı, kalıntı değer
• Süre: Başlangıç tarihi, bitiş tarihi, kalan günler, yenileme tarihi
• Koşullar: Kilometre sınırları, bakım kapsamları, erken fesih cezaları
• Belgeler: İmzalanan sözleşmeyi, değişiklik bildirimlerini ve yazışmaları ekleyin
• Uyarılar: Sözleşmenin sona ermesinden 90, 60 ve 30 gün önce otomatik hatırlatmalar

Yenileme İş Akışı

Sözleşme yenilemeleri için otomatik eylemleri yapılandırın:

1. Sona ermeden 90 gün önce: Filo yöneticisine sözleşme özetini ve güncel piyasa fiyatlarını içeren bildirim gönderin
2. Son kullanma tarihinden 60 gün önce: Filo yöneticisinin yenileme pazarlığını veya yedek aramayı başlatması için etkinlik oluşturun
3. Son kullanma tarihinden 30 gün önce: Yenileme onaylanmazsa operasyon müdürüne iletin
4. Son kullanma tarihinden 14 gün önce: Atanan sürücüyü yaklaşan araç değişikliği konusunda uyarın
5. Süre dolduğunda: Sözleşmeyi arşivleyin, araç durumunu güncelleyin, yenilenirse yeni sözleşme oluşturulmasını tetikleyin

---

Yakıt Kayıt Yönetimi

Yakıt genellikle filo operasyonlarındaki en büyük değişken maliyettir. Doğru yakıt takibi, tüketim analizine ve anormallik tespitine olanak sağlar.

Yakıt Girişlerinin Günlüğe Kaydedilmesi

Filo > Araçlar > Yakıt Günlükleri'ne gidin veya doğrudan araç kaydından oturum açın. Her giriş şunları yakalar:

Yakıt Verimliliği Analizi

Odoo, kilometre sayacı okumalarından ve yakıt miktarlarından yakıt verimliliğini otomatik olarak hesaplar:

Araç başına verimlilik: Ardışık yakıt girişlerinden hesaplanan 100 km başına litre (veya MPG). Zaman içindeki trendleri takip edin — azalan verimlilik genellikle pahalı onarımlara dönüşmeden önce bakım ihtiyaçlarının (lastik basıncı, hava filtresi, yakıt enjeksiyon sorunları) göstergesidir.

Filo çapında karşılaştırmalar: Araç modelleri ve sürücüler arasındaki verimliliği karşılaştırın. İki özdeş araç %20 farklı yakıt tüketimi gösteriyorsa bunun nedeni genellikle sürücü davranışıdır; bu da bir eğitim ve maliyet azaltma fırsatıdır.

Anormallik tespiti: Aracın ortalamasından önemli ölçüde sapan yakıt girişleri için otomatik uyarılar oluşturun. Aracın normal tüketiminin %50 üzerinde tek bir dolum, yakıt hırsızlığına, izinsiz kişisel kullanıma veya veri giriş hatasına işaret edebilir. Her işaret, filo yöneticisine atanan bir inceleme faaliyetini tetiklemelidir.

Yakıt Kartı Entegrasyonu

Filonuz Shell, BP gibi sağlayıcıların veya filo kartı şirketlerinin yakıt kartlarını kullanıyorsa işlem verilerinin periyodik olarak içe aktarılmasını yapılandırın. İşlemleri kart sağlayıcınızın portalından CSV olarak dışarı aktarın ve Odoo'nun yakıt kaydına aktarın. Bu, manuel veri girişini ortadan kaldırır ve sürücüler makbuz göndermeyi unutsa bile her işlemin kaydedilmesini sağlar.

---

Kilometre Sayacı Takibi ve Bakım Planlaması

Kilometre Sayacı Kayıt Yönetimi

Kilometre sayacı okumaları bakım planlamasının, kira kilometre uyumluluğunun ve amortisman hesaplamasının temelini oluşturur. Okumaları Filo > Araçlar > Kilometre Sayacı altında veya doğrudan araç kaydına kaydedin.

Birden fazla kilometre sayacı kaynağını yapılandırın:

• Yakıt girişleri: Her yakıt kaydında bir kilometre sayacı okuması bulunur (en sık kaynak)
• Servis ziyaretleri: Teknisyenler her servis ziyaretinde kilometre sayacını kaydeder
• Aylık raporlama: Sürücüler aylık okumaları basit bir form aracılığıyla gönderir
• GPS entegrasyonu: Telematik cihazlardan otomatik günlük okumalar (entegrasyon gerektirir)

Bakım Planlaması

Kilometre sayacı ve zaman aralıklarına göre bakım programları oluşturun:

Bu programları Filo > Yapılandırma > Hizmet Türleri altında yapılandırın. Odoo, her aracın kilometre sayacını ve son servis tarihini takip ederek her iki eşiğe ulaşıldığında otomatik olarak servis talepleri oluşturur. Filo yöneticisi yaklaşan hizmetlerin haftalık özetini alır.

Odoo Bakım Modülü ile Entegrasyon

Şirket içi atölyeleri olan kuruluşlar için Filoyu Bakım modülüyle entegre edin. Araçlara bağlı bakım ekipmanı kayıtları oluşturun. Bir filo servisinin zamanı geldiğinde Odoo, uygun teknisyene veya harici satıcıya atanmış bir bakım talebi oluşturur. Her bakım talebinde onarım süresini, kullanılan parçaları ve işçilik maliyetini takip edin.

---

Sigorta Yönetimi

Politika Takibi

Her aracın Odoo'da takip edilen birden fazla sigorta poliçesi olabilir:

Son Kullanma Uyarıları ve Yenileme

Sigorta yenilemeleri için otomatik uyarıları sona ermeden 60, 30 ve 14 gün önce yapılandırın. Uyarı, söz konusu araca ilişkin poliçe ayrıntılarını, mevcut primi ve hasar geçmişini içerir. Bu, filo yöneticisine, otomatik yenileme devreye girmeden önce rekabetçi fiyat teklifleri almak için zaman tanır.

Her araç kaydındaki talep geçmişini takip edin. Sık sık talep gören araçlar, daha yüksek indirimler, sürücünün yeniden atanması veya elden çıkarma bedellerini garanti edebilir. Sigortacınızla daha iyi koşullar üzerinde anlaşmak için filo genelinde hasar verilerini toplayın.

Uyumluluk Takibi

Düzenlemeye tabi endüstriler (ulaşım, tehlikeli maddeler, yolcu hizmetleri) için araç başına uygunluk belgelerini takip edin: yola elverişlilik sertifikaları, emisyon testi sonuçları, işletme lisansları ve güvenlik ekipmanı inceleme tarihleri. Yaklaşan uyumluluk son tarihleri ​​için otomatik uyarılar oluşturun.

---

Sürücü Yönetimi

Sürücü Ataması ve Geçmişi

Sürücüleri araç kaydı altındaki araçlara atayın veya Filo > Araçlar > Sürücüler aracılığıyla. Ödev geçmişinin tamamını takip edin:

• Mevcut sürücü: Araçtan şu anda sorumlu olan kişi
• Geleceğin sürücüsü: Yaklaşan rotasyon için veya mevcut sürücünün sözleşmesi sona erdiğinde ön atama yapın
• Ödeme geçmişi: Aracı kimin ve ne zaman sürdüğüne ilişkin tam kayıt; maliyet tahsisi ve olay incelemesi için faydalıdır

Ehliyet Takibi

Sürücü belgesi ayrıntılarını her çalışanın İK kaydına kaydedin:

Lisansın sona ermesinden 90 gün önce otomatik uyarıları yapılandırın. Süresi dolmuş bir ehliyete sahip bir sürücü ciddi bir sorumluluktur; uyarı, yenilemenin sona ermeden çok önce gerçekleşmesini sağlar.

Sürücü Davranışı ve Maliyet Tahsisi

Yakıt, bakım, cezalar ve sigorta taleplerini toplayarak sürücü başına maliyetleri takip edin:

Bu ölçümleri tek bir performans derecelendirmesinde birleştiren sürücü puan kartları oluşturun. Yüksek performanslı sürücüler teşvik alabilirken, sürekli olarak düşük performans gösteren sürücüler eğitim alabilir veya daha az zorlu rotalara yeniden atanabilirler.

---

Maliyet Analizi Kontrol Panelleri

Araç Başına Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO)

TCO kontrol paneli, her bir araçla ilişkili tüm maliyetleri bir araya getirir:

TCO'yu araca, sürücüye, departmana veya etikete göre görüntülemek için Filo > Raporlama > Maliyet Analizi'ne gidin. Pivot tablo herhangi bir boyutu ayrıntılı olarak incelemenize olanak tanır; örneğin, hangisinin değiştirilmesi gerektiğini belirlemek için tüm teslimat araçlarının kilometre başına TCO'sunu karşılaştırabilirsiniz.

Filo Kullanım Analizi

Yeterince kullanılmayan araçlar pahalı, atıl varlıklardır. Kullanım metriklerini izleyin:

• Hizmette geçirilen gün sayısı ile boşta kalan gün sayısı: Hedef >%85 kullanım
• Ortalama günlük kilometre: Araç rolüne ilişkin karşılaştırmayla karşılaştırın
• Araç başına gelir (gelir yaratan filolar için): Araç kullanımını satış veya teslimat gelirine bağlayın

Sürekli olarak kullanım eşiklerinin altında kalan araçlar imha edilmeye, ortak havuza tahsis edilmeye veya daha yoğun rotalara yeniden tahsis edilmeye adaydır.

Değiştirme Planlaması

Değiştirme zamanlamasını optimize etmek için TCO eğilim analizini kullanın. Araçlar yaşlandıkça bakım maliyetleri artarken, kalıntı değer azalıyor. Optimal değiştirme noktası, artan bakım maliyeti eğrisinin, değiştirilen aracın sabit (veya azalan) maliyetiyle kesiştiği noktadır. Odoo'nun geçmiş maliyet verileri bu analizi basit hale getiriyor.

---

Sıkça Sorulan Sorular

Odoo Filosu elektrikli araçları ve şarj maliyetlerini takip edebilir mi?

Evet. Araç modelinde yakıt tipini "Elektrikli" olarak yapılandırın. Yakıt günlüğündeki şarj oturumlarını litre ve kWh başına maliyet yerine kWh cinsinden kaydedin. Odoo verimliliği 100 km başına kWh cinsinden hesaplar. İstasyon/konum alanını kullanarak evde şarj, işyeri şarjı ve halka açık şarj istasyonu maliyetlerini ayrı ayrı takip edin.

Odoo, birden fazla şirketteki filo araçlarını nasıl yönetiyor?

Odoo çok şirketli filo yönetimini destekler. Her araç bir şirkete atanır ve kullanıcılar yalnızca kendi şirketlerine (veya erişim sahibi oldukları şirketlere) ait araçları görür. Konsolide filo analitiğine ihtiyaç duyan holding şirketleri için şirketler arası raporlama mevcuttur.

GPS izlemeyi Odoo Fleet'e entegre edebilir miyim?

Odoo, yerel GPS takibini içermez ancak API aracılığıyla üçüncü taraf telematik sağlayıcılarıyla bütünleşir. GPS verileri (konum, hız, kilometre sayacı, motor saatleri) otomatik olarak Odoo'ya aktarılabilir, böylece manuel kilometre sayacı girişi ortadan kaldırılır ve filo kontrol panelinde gerçek zamanlı araç konumu takibi sağlanır.

Araçla ilgili giderleri muhasebede nasıl takip ederim?

Filo maliyetleri muhasebeye iki yoldan akar: sözleşmeler (kira/kredi ödemeleri yinelenen yevmiye kayıtları oluşturur) ve gider raporları (sürücüler yakıt ve bakım makbuzlarını Gider modülü aracılığıyla gönderir). Genel muhasebedeki maliyetleri izlemek ve araç başına P&L raporları oluşturmak için araç başına analitik hesapları yapılandırın.

Odoo Fleet ile kiralık bir filoyu yönetebilir miyim?

Kiralık işletmeler için Filoyu Kiralama modülüyle birleştirin. Filo araçları takip eder (bakım, sigorta, maliyetler), Kiralama ise müşteri rezervasyonlarını, müsaitlik durumunu, fiyatlandırmayı ve teslim alma/iade iş akışlarını yönetir. Bu kombinasyon özellikle araç kiralama, ekipman kiralama ve araç paylaşımı işleri için güçlüdür.

Birden fazla sürücü arasında paylaşılan araçları nasıl yönetirim?

Bir "Havuz Aracı" etiketi oluşturun ve bu araçları bir kişiye değil, bir departmana atayın. Sürücüler havuz araçlarını paylaşılan bir takvim veya talep sistemi aracılığıyla rezerve ediyor. Atama geçmişini kullanarak herhangi bir zamanda araca hangi sürücünün sahip olduğunu takip edin. Yakıt ve gider kaydı, maliyet tahsisi için hâlâ mevcut sürücünün seçilmesini gerektirir.

Filo yönetimi için hangi raporları oluşturabilirim?

Odoo Filosu aşağıdakiler için yerleşik raporlar içerir: zaman içinde araç başına maliyet, yakıt tüketimi eğilimleri, sözleşme durumu ve yenileme programı, araca göre servis geçmişi, sürücü maliyet karşılaştırması, TCO analizi ve filo kullanım oranları. Tüm raporlar Excel'e aktarılabilir, tarih aralığına göre filtrelenebilir ve planlanmış e-posta yoluyla paylaşılabilir.

---

ECOSIRE ile Filo Operasyonlarınızı Optimize Edin

Filo yönetimi, küçük iyileştirmelerin önemli maliyet tasarruflarına dönüştüğü bir disiplindir. 50 araçlık bir filoda yakıt verimliliğinde %5'lik bir iyileşme yılda binlerce tasarruf sağlıyor. Tek bir motor arızasını önleyen proaktif bakım planlaması, maliyetini defalarca amorti eder.

ECOSIRE'ın Odoo uygulama ekibi lojistik şirketleri, inşaat firmaları, satış organizasyonları ve belediye filoları için filo yönetim sistemlerini yapılandırdı. Uygulamamız, araç verilerinin taşınmasını, sözleşme kurulumunu, bakım planlamasını, sürücü yönetimini, maliyet analizi gösterge tablolarını ve gerektiğinde GPS entegrasyonunu içerir.

Filo yönetimi değerlendirmesi için ECOSIRE ile iletişime geçin veya rota optimizasyonu veya sürücü güvenliği puanlaması gibi özel filo gereksinimleri için Odoo özelleştirme hizmetlerimizi inceleyin.

İlgili okumalar:

• Odoo Filo Yönetim Kılavuzu
• Odoo Envanter Depo Yönetimi
• Odoo Tam Üretim Kılavuzu
• Odoo Uygulama Hizmetleri