Odoo Belgeleri: Kurumsal Belge Yönetim Sistemi Kılavuzu

Bu kılavuz, Odoo 19'daki kurumsal belge yönetiminin tüm kurulumunu, çalışma alanı mimarisinden OCR otomasyonuna, elektronik tablo entegrasyonuna ve uyumluluğa hazır saklama politikalarına kadar kapsar.

Önemli Çıkarımlar

• Organizasyon yapınızı ve erişim gereksinimlerinizi yansıtan çalışma alanı hiyerarşileri tasarlayın
• Hızlı, çok boyutlu belge keşfi için etiketleme sınıflandırmalarını uygulayın
• Son kullanma tarihleri, parolalar ve indirme/salt görüntüleme izinleriyle paylaşım bağlantılarını yapılandırın
• Tam geçmiş, karşılaştırma ve geri alma özellikleriyle belge sürümlerini izleyin
• Taranan belgelerden ve makbuzlardan verileri otomatik olarak çıkarmak için OCR'yi dağıtın
• Odoo veritabanlarından canlı veri çeken elektronik tablo belgeleri oluşturun
• Gelen belgeleri manuel müdahaleye gerek kalmadan sıralayan otomatik dosyalama kuralları oluşturun
• Mevzuat gerekliliklerine uyumu zorunlu kılan saklama politikaları uygulayın

---

Çalışma Alanı Mimarisi

Çalışma Alanı Hiyerarşinizi Tasarlama

Çalışma alanları Odoo Documents'ın organizasyonel omurgasıdır. Bunları erişim kontrollerine, iş akışı kurallarına ve varsayılan etiketlere sahip akıllı klasörler olarak düşünün.

Belgeler > Yapılandırma > Çalışma Alanları'na gidin ve kuruluşunuzu yansıtan bir hiyerarşi oluşturun:

Erişim Kontrolü Yapılandırması

Her çalışma alanının bağımsız erişim kontrolü vardır:

Çalışma alanı başına varsayılan erişimi ayarlayın ve gerektiğinde alt çalışma alanında veya bireysel belge düzeyinde geçersiz kılın. Güvenlik modeli eklemelidir; belirli bir alt çalışma alanında "Düzenleyici" erişimine sahip olan ve çalışma alanı düzeyinde "Görüntüleyici" erişimine sahip bir kullanıcı, yalnızca o alt çalışma alanında "Düzenleyici" yeteneklerine sahip olur.

Varsayılan Özellikler

Belge işlemeyi standartlaştırmak için çalışma alanı başına varsayılanları yapılandırın:

• Varsayılan etiketler: Etiketleri bu çalışma alanına yüklenen belgelere otomatik olarak uygula
• Varsayılan sahip: Çalışma alanı yöneticisini varsayılan belge sahibi olarak ayarlayın
• Kilitleme: Bir belge düzenlenirken otomatik kilitlemeyi etkinleştirin
• Favori olanlar: İlgili ekip üyeleri için çalışma alanını otomatik olarak favorilere ekleyin
• Bağlantılı model: Bir Odoo modeline bağlanın (ör. fatura belgeleri için account.move'a bağlı Finans çalışma alanı)

---

Etiket Sınıflandırması Tasarımı

Etiket Yapısı Oluşturma

Etiketler, düz klasör yapılarının başaramadığı çok boyutlu sınıflandırmayı mümkün kılar. Tek bir belge bir çalışma alanına ait olabilir ancak birden fazla etiketi olabilir.

Belgeler > Yapılandırma > Etiketler'e gidin ve yapılandırılmış bir sınıflandırma oluşturun:

Etiket Tabanlı Arama

İyi tasarlanmış bir sınıflandırmayla kullanıcılar, klasör ağaçlarında gezinmek yerine, etiketleri birleştirerek belgeleri bulur. Örnekler:

• "Sözleşme" + "Satıcı" + "2026" → 2026 satıcı sözleşmelerinin tümü
• "Fatura" + "Vadesi geçmiş" + "Finans" → Finans incelemesi için vadesi geçmiş faturalar
• "SOP" + "Üretim" + "Onaylandı" → Aktif üretim prosedürleri
• "Gizli" + "İK" → Tüm gizli İK belgeleri

Etiket tabanlı arama, işlevler arası sorgular için klasör gezinmesinden önemli ölçüde daha hızlıdır; bu nedenle olgun DMS uygulamalarına sahip kuruluşlar, tutarlı etiketlemeye büyük ölçüde güvenir.

Zorunlu Etiketler

Çalışma alanı başına zorunlu etiket kategorilerini yapılandırın. Finans çalışma alanına bir belge yüklerken kullanıcının "Belge Türü" ve "Yıl" kategorilerinden en az bir etiket seçmesi gerekir. Bu, etiketlenmemiş belgelerin birikmesini ve zaman içinde arama verimliliğinin düşmesini önler.

---

Bağlantıları Paylaşın ve İşbirliği

Belge Paylaşımı

Bireysel belgeleri veya çalışma alanlarının tamamını dahili ve harici kullanıcılarla paylaşın:

Paylaşım Bağlantıları Oluşturma

Herhangi bir belgeye gidin ve "Paylaş"ı tıklayın. Yapılandır:

1. Alıcı türü: Dahili, portal veya genel
2. İzin: Yalnızca görüntülemeye veya indirmeye izin verilir
3. Son kullanma tarihi: Süre sonu yok veya belirli bir tarih belirleyin
4. Şifre: İsteğe bağlı şifre koruması
5. Etkinlik takibi: Belgeye kimin, ne zaman eriştiğini görmeyi etkinleştirin

Çalışma Alanı Paylaşımı

Devam eden işbirliği için çalışma alanı klasörlerinin tamamını paylaşın. Bir çalışma alanını paylaştığınızda alıcı, içindeki tüm belgeleri görür (erişim kontrollerine uygun olarak). Çalışma alanına eklenen yeni belgeler, paylaşım alıcısı tarafından otomatik olarak görünür hale gelir; her belgenin ayrı ayrı paylaşılmasına gerek yoktur.

İşbirliği Özellikleri

Gerçek zamanlı düzenleme: Odoo'nun yerleşik düzenleyicilerinde (metin, e-tablo) oluşturulan belgeler için, birden fazla kullanıcı, imleç konumları görünür olacak şekilde aynı anda düzenleme yapabilir. Değişiklikler otomatik olarak kaydedilir.

Yorumlar ve tartışmalar: Sohbet yoluyla herhangi bir belgeye yorum ekleyin. Dikkatlerini çekmek için meslektaşlarınızı @bahsetmelerle etiketleyin. Yorumlar biçimlendirmeyi, ekleri ve mesaj dizili yanıtları destekler.

Etkinlik atamaları: İnceleme, onay veya güncelleme etkinliklerini doğrudan belgeden iş arkadaşlarınıza atayın. Etkinlikler, etkinlik kontrol panelinde görünür ve e-posta bildirimlerini tetikler.

---

Sürüm Kontrolü

Otomatik Sürüm Oluşturma

Odoo, bir belgede yapılan her değişikliği yeni bir sürüm olarak izler. Sürüm geçmişi şunu gösterir:

Sürüm İşlemleri

• Görüntüle: Önceki herhangi bir sürümü salt okunur modda açın
• Karşılaştır: Herhangi iki sürüm arasında yan yana karşılaştırma (metin tabanlı belgeler için)
• Geri Yükle: Yeni bir sürüm girişi oluşturan (tüm geçmişi koruyarak) önceki bir sürüme geri dönün.
• İndir: Belirli herhangi bir sürümü indirin
• Sil: Artık gerekmeyen ara sürümleri kaldırın (yönetici izniyle)

Sürüm Adlandırma

Varsayılan olarak sürümler sırayla numaralandırılır. Dönüm noktası sürümleri için bir sürüm etiketi ekleyin: "Nihai Taslak", "Kurul Onaylandı", "Yayınlandı." Bu, artımlı değişiklikler arasında gezinmeden önemli sürümleri bulmayı kolaylaştırır.

Çıkış / Giriş

Eşzamanlı düzenlemenin istenmediği ortamlar için belge kilitlemeyi etkinleştirin:

1. Teslim alma: Kullanıcı, özel düzenleme için belgeyi kilitler. Diğerleri "[ad] tarafından kilitlendi" göstergesini görüyor.
2. Düzenle: Belgeyi yalnızca kilit sahibi değiştirebilir
3. Giriş yapın: Kullanıcı değişiklikleri kaydeder ve kilidi açarak yeni bir sürüm oluşturur
4. Kilidi açmaya zorla: Çalışma alanı yöneticileri, giriş yapmayı unutan kullanıcılar tarafından bırakılan belgelerin kilidini zorla açabilir

---

OCR ve Akıllı Belge İşleme

OCR Yapılandırması

Odoo Enterprise, makine öğrenimi ile desteklenen yerleşik OCR'yi (Optik Karakter Tanıma) içerir. Ayarlar > Genel > Dijitalleştirme altında OCR'yi etkinleştirin.

Desteklenen Belge Türleri

OCR İş Akışı

1. Yükle: Belgeyi tarayın veya fotoğrafını çekin ve belirlenen çalışma alanına yükleyin
2. İşleniyor: Odoo'nun OCR motoru belgeyi analiz eder (genellikle 5-15 saniye)
3. Çıkartma: Tanımlanan veri alanları vurgulanır ve yapılandırılmış bir forma doldurulur
4. İnceleme: Kullanıcı, çıkarılan verileri inceler ve hataları düzeltir
5. Eylem: İlgili Odoo kaydını (satıcı faturası, gider, iletişim kişisi) tek tıklamayla oluşturun

OCR Modelini Eğitmek

Odoo'nun OCR'si kullanıldıkça gelişir. Yaptığınız her düzeltme, modeli gelecekte daha iyi tanınacak şekilde eğitir. Aynı satıcıdan 50-100 belge işlendikten sonra o satıcının faturalarının doğruluğu %98'e yaklaşıyor. Bu, ilk kurulum döneminin daha fazla inceleme gerektirdiği, ancak uzun vadeli deneyimin neredeyse eller serbest olduğu anlamına gelir.

---

Elektronik Tablo Entegrasyonu

Odoo Elektronik Tabloları

Odoo Documents, doğrudan iş verilerinize bağlanan yerleşik bir elektronik tablo uygulaması içerir.

E-tablo oluşturma: Herhangi bir çalışma alanına gidin ve "Oluştur > E-tablo"yu tıklayın. Elektronik tablo düzenleyicisi standart işlevler sağlar: formüller, biçimlendirme, grafikler, pivot tablolar ve koşullu biçimlendirme.

Canlı veri bağlantısı: En önemli fark, canlı Odoo verilerini e-tablolara çekebilme yeteneğidir. Kişileri, faturaları, satış siparişlerini, envanteri veya herhangi bir Odoo modelini sorgulayan bir veri kaynağı ekleyin. Temel veriler değiştikçe e-tablo gerçek zamanlı olarak güncellenir.

Örnek kullanım durumları:

Elektronik Tablo Şablonları

Yinelenen analizler için şablon elektronik tablolar oluşturun. Her ay şablonu kopyaladığınızda canlı veri bağlantıları mevcut verileri otomatik olarak çeker. Şablonlar departmanlar arasındaki raporlamayı standart hale getirir ve tutarlı metodoloji sağlar.

E-Tablo Analizlerini Paylaşma

E-tablolar diğer belgeler gibi dahili bağlantılar, portal erişimi veya genel bağlantılar aracılığıyla paylaşılabilir. Yönetici raporlaması için, e-tabloyu PDF'ye aktaran ve tanımlanmış bir programa göre paydaşlara e-postayla gönderen otomatik anlık görüntüleri planlayın.

---

Otomatik Dosyalama Kuralları

Kural Yapılandırması

Otomatik dosyalama kuralları, gelen belgeleri manuel müdahaleye gerek kalmadan sıralar. Belgeler > Yapılandırma > İş Akışı Eylemleri'ne gidin ve kurallar oluşturun:

E-posta Takma Ad Dosyalama

Otomatik olarak belge oluşturan e-posta takma adlarını yapılandırın. Örneğin:

• [email protected] → Finans'ta dosyalanan ekler > OCR işlemeli faturalar
• [email protected] → Yasal bölümünde dosyalanan ekler > İnceleme etkinliği oluşturulan sözleşmeler
• [email protected] → Finans'ta dosyalanan ekler > Gider oluşturmalı makbuzlar

Çalışanların belgeleri uygun takma ada e-postayla göndermesi veya iletmesi yeterlidir; dosyalama otomatik olarak gerçekleşir.

İş Akışı Eylemleri

Basit dosyalamanın ötesinde, belge olayları tarafından tetiklenen çok adımlı iş akışlarını yapılandırın:

1. Yükleme sırasında: Çalışma alanına göre varsayılan etiketleri uygulayın
2. OCR'den sonra: Çıkarılan tutara göre onaylayana yönlendirin
3. Onaylandıktan sonra: Kalıcı çalışma alanına geçin, "Taslak" etiketini kaldırın, "Onaylandı" etiketini ekleyin
4. Süre dolduğunda: Belge sahibine haber verin, "Yenileme Gerekli" etiketini ekleyin
5. İnceleme tarihinde: Belgeyi inceleyen için etkinlik oluşturun

---

Saklama Politikaları

İlke Yapılandırması

Uyumluluk, farklı belge türleri için belgelenmiş saklama sürelerini gerektirir. Belgeler > Yapılandırma > Saklama altında saklama politikalarını yapılandırın:

Otomatik Saklama Uygulaması

Saklama politikalarını uygulayan otomatik eylemleri yapılandırın:

1. Saklama tarihinde - 30 gün: Belge sahibine saklama süresinin sona erdiğini bildirin
2. Saklama tarihinde: Belgeyi "Silinmeyi Bekleyen" çalışma alanına taşıyın
3. Saklama tarihi + 30 gün sonra: Bekletme talebi yoksa belgeyi kalıcı olarak silin
4. Yasal muhafazayı geçersiz kılma: Yasal muhafaza altındaki belgeler, saklama süresine bakılmaksızın silinmekten muaftır

Uyumluluk Denetim Raporları

Aşağıdakileri gösteren uyumluluk raporları oluşturun:

• Saklama süresi yaklaşan belgeler (sonraki 90 gün)
• Hiçbir işlem yapılmadan saklanan belgeler
• Yasal stok envanteri
• Saklama politikası kapsamındaki boşluklar (tanımlanmış politikalara sahip olmayan belge türleri)
• Hassas belge kategorileri için denetim takibine erişin

---

Odoo Uygulamaları ile Entegrasyon

Belgeler + Muhasebe

Muhasebe'de oluşturulan satıcı faturaları, Finans çalışma alanında otomatik olarak ilgili belgeleri oluşturur. Belge, muhasebe girişine çift yönlü olarak bağlanır; belgeden faturaya veya faturadan belgeye tıklayın. Bu, e-postada bulunan ancak DMS'de bulunmayan veya DMS'de bulunan ancak muhasebe kaydına bağlı olmayan faturalar gibi yaygın sorunları ortadan kaldırır.

Belgeler + İK

Çalışan belgeleri (sözleşmeler, değerlendirmeler, sertifikalar, kimlik kopyaları) İK çalışma alanında saklanır. Her çalışanın İK kayıtlarından erişilebilen özel bir belge klasörü vardır. Bir çalışan işe alındığında, otomatik bir iş akışı onun belge klasörünü oluşturur ve gerekli belgeler için istekler gönderir.

Belgeler + Projeler

Proje belgeleri projeye özel alt çalışma alanları içerisinde yönetilir. Yeni bir proje oluşturulduğunda, otomatik bir eylem, varsayılan alt klasörlerle ilgili belge çalışma alanını oluşturur: Teslim Edilecekler, Toplantı Notları, Özellikler ve Müşteri İletişimleri.

Belgeler + İmza

Dijital imza iş akışları için Belgeleri Odoo Sign ile birleştirin. Belgeler çalışma alanına bir sözleşme yükleyin, Odoo Sign aracılığıyla imza için gönderin; imzalı sürüm, imzasız sürümün yerini otomatik olarak tam denetim kaydıyla alır.

---

Sıkça Sorulan Sorular

Odoo Belgeleri hangi dosya türlerini destekliyor?

Odoo Belgeleri tüm yaygın dosya türlerini destekler: PDF, Word (.doc/.docx), Excel (.xls/.xlsx), PowerPoint (.ppt/.pptx), resimler (JPG, PNG, GIF, SVG), metin dosyaları, CSV, ZIP arşivleri ve video/ses dosyaları. Dosyalar orijinal formatlarında saklanır ve en yaygın türler için indirmeye gerek kalmadan tarayıcıda önizlenebilir.

Belge yüklemelerinde dosya boyutu sınırı var mı?

Varsayılan maksimum yükleme boyutu dosya başına 128 MB'tır ve sistem yöneticisi tarafından yapılandırılabilir. Çok büyük dosyalar için (CAD çizimleri, video dosyaları), Odoo'nun 5 GB'a kadar dosyaları işleyen S3 depolama arka ucunu kullanmayı düşünün. Depolama arka uç yapılandırması, dosyaların fiziksel olarak nerede depolanacağını belirler (yerel dosya sistemi, S3 veya diğer bulut depolama alanı).

Belge içeriğinde arama yapabilir miyim (tam metin araması)?

Evet. Odoo, tam metin araması için yüklenen belgelerin (PDF, Word, metin dosyaları) metin içeriğini indeksler. Etiket tabanlı filtreleme ve çalışma alanı gezinmesiyle birleştiğinde bu, belgelerin herhangi bir içerik, meta veri ve sınıflandırma kombinasyonuna göre bulunmasını sağlar. OCR ile işlenmiş belgeler aynı zamanda tam metin olarak da aranabilir.

Odoo Belgeleri, SharePoint veya Google Drive ile karşılaştırıldığında nasıldır?

Odoo Documents, iş süreçlerinizle yerel entegrasyonun kritik avantajıyla birlikte karşılaştırılabilir dosya yönetimi yetenekleri (sürüm oluşturma, paylaşım, arama, erişim kontrolü) sunar. Odoo Belgelerindeki satıcı faturası yalnızca bir dosya değildir; satıcı kaydına, satın alma siparişine, muhasebe girişine ve ödemeye bağlıdır. SharePoint ve Google Drive, bu düzeyde bir iş bağlamına ulaşmak için özel entegrasyonlar veya manuel süreçler gerektirir.

Mevcut belgeleri başka bir DMS'den Odoo'ya taşıyabilir miyim?

Evet. Odoo, dosya yüklemeyle birlikte CSV eşleme (meta veriler için) yoluyla toplu belge içe aktarmayı destekler. Büyük geçişler için (onbinlerce belge), etiketler, çalışma alanları ve meta veriler içeren belge kayıtlarını programlı bir şekilde oluşturmak için Odoo API'yi kullanın. ECOSIRE, SharePoint, Google Drive, Dropbox ve eski şirket içi DMS sistemlerinden belge kitaplıklarını taşımıştır.

Odoo'da belge depolama alanı nasıl faturalandırılır?

Odoo Online, abonelik başına bir temel depolama tahsisi içerir (genellikle 50 GB). Ek depolama alanı GB başına aylık ücret karşılığında mevcuttur. Odoo.sh ve şirket içi dağıtımlar için depolama yalnızca altyapınızla sınırlıdır. Çoğu kuruluş, uygun maliyetli sınırsız belge depolama için S3 uyumlu nesne depolamayı kullanır.

Kritik belgeler için otomatik yedeklemeler ayarlayabilir miyim?

Odoo'nun belge depolama alanı, yedekleme stratejinize dahil edilmesi gereken genel veritabanı ve dosya deposunun bir parçasıdır. Şirket içi dağıtımlar için hem PostgreSQL veritabanının hem de dosya deposu dizininin otomatik günlük yedeklemelerini yapılandırın. Odoo Online ve Odoo.sh için yedeklemeler, günlük anlık görüntüler ve coğrafi yedeklilik ile Odoo SA tarafından yönetilir.

---

ECOSIRE ile Belge Yönetiminizi Modernleştirin

Doküman yönetimi temel bir altyapıdır; kuruluşunuzdaki her departmana, her sürece ve her uyumluluk gereksinimine dokunur. Belgeleri düzgün şekilde yönetmemenin maliyeti, boşa harcanan zaman, uyumluluk riski ve kurumsal bilgi kaybıyla ölçülür.

ECOSIRE'ın Odoo uygulama ekibi binlerce SOP'ye sahip üretim şirketleri, karmaşık müşteri belge yapılarına sahip profesyonel hizmet firmaları, sıkı uyumluluk gereklilikleri olan sağlık kuruluşları ve ortak sürücülerden yapılandırılmış DMS'ye geçiş yapan büyüyen işletmeler için belge yönetim sistemleri kurdu. Uygulamamız, çalışma alanı mimarisi tasarımı, etiket sınıflandırması geliştirme, OCR yapılandırması, otomatik dosyalama kuralları, saklama politikası kurulumu, mevcut sistemlerden geçiş ve kullanıcı eğitimini içerir.

Belge yönetimi değerlendirmesi için ECOSIRE ile iletişime geçin veya sektöre özel belge iş akışları için Odoo özelleştirme hizmetlerimizi inceleyin.

İlgili okumalar:

• Odoo Belgeleri Bilgi Yönetimi
• Odoo Bilgi Bankası Wiki Kılavuzu
• Odoo İş Akışı Otomasyonunu Onaylıyor
• Odoo Uygulama Hizmetleri