Odoo दस्तावेज़ और ज्ञान प्रबंधन: व्यवस्थित करें, साझा करें और सहयोग करें

आईडीसी अनुसंधान के अनुसार कागज-आधारित प्रक्रियाएं और बिखरी हुई फ़ाइल भंडारण लागत संगठनों की उत्पादकता का औसतन 19.8% है। ओडू के दस्तावेज़ और ज्ञान मॉड्यूल ईआरपी के भीतर फ़ाइल प्रबंधन और संस्थागत ज्ञान को केंद्रीकृत करते हैं, दस्तावेज़ों को सीधे व्यावसायिक रिकॉर्ड से जोड़ते हैं और जानकारी को हर किसी के लिए ढूंढने योग्य बनाते हैं जिन्हें इसकी आवश्यकता होती है। यह मार्गदर्शिका दोनों मॉड्यूलों को विस्तार से कवर करती है ---कार्यस्थान कॉन्फ़िगरेशन से लेकर उन्नत स्वचालन और सहयोग वर्कफ़्लो तक।

मुख्य बातें

• ओडू दस्तावेज़ टैगिंग, कार्यक्षेत्र संगठन और स्वचालित प्रसंस्करण नियमों के साथ केंद्रीकृत फ़ाइल भंडारण प्रदान करता है
• प्रासंगिक पहुंच के लिए दस्तावेज़ सीधे व्यावसायिक रिकॉर्ड (चालान, अनुबंध, कर्मचारी फ़ाइलें) से लिंक होते हैं
• ज्ञान मॉड्यूल प्रक्रियाओं, नीतियों और संस्थागत ज्ञान के लिए एक सहयोगी विकी बनाता है
• स्वचालित वर्कफ़्लो आने वाले दस्तावेज़ों को संसाधित करता है (चालान स्कैन करें, डेटा निकालें, अनुमोदन के लिए मार्ग)
• प्रवेश नियंत्रण यह सुनिश्चित करते हैं कि संवेदनशील दस्तावेज़ केवल अधिकृत उपयोगकर्ताओं को ही दिखाई दें

ओडू दस्तावेज़ मॉड्यूल

कार्यक्षेत्र विन्यास

दस्तावेज़ पदानुक्रम बनाने के लिए दस्तावेज़ > कॉन्फ़िगरेशन > कार्यस्थान पर नेविगेट करें:

प्रत्येक कार्यक्षेत्र आगे के संगठन के लिए उप-कार्यस्थानों का समर्थन करता है। वर्कस्पेस ट्री दस्तावेज़ इंटरफ़ेस के बाएँ साइडबार में दिखाई देता है।

फ़ाइल प्रबंधन

अनेक तरीकों से फ़ाइलें अपलोड करें:

• खींचें और छोड़ें: फ़ाइलों को सीधे कार्यस्थान पर छोड़ें
• अपलोड बटन: अपने कंप्यूटर से फ़ाइलें चुनने के लिए क्लिक करें
• ईमेल गेटवे: ईमेल को कार्यस्थल-विशिष्ट ईमेल पते पर अग्रेषित करें
• स्कैनर एकीकरण: भौतिक दस्तावेज़ों को सीधे ओडू में स्कैन करें (IoT बॉक्स की आवश्यकता है)
• एपीआई अपलोड: एकीकरण के लिए प्रोग्रामेटिक फ़ाइल अपलोड

टैगिंग प्रणाली

टैग क्रॉस-वर्कस्पेस वर्गीकरण प्रदान करते हैं:

1. दस्तावेज़ > कॉन्फ़िगरेशन > टैग पर टैग श्रेणियां परिभाषित करें (उदाहरण के लिए, "दस्तावेज़ प्रकार," "स्थिति," "वर्ष")
2. श्रेणियों के भीतर टैग बनाएं (जैसे, "चालान," "अनुबंध," "दस्तावेज़ प्रकार" के अंतर्गत "प्रस्ताव")
3. फ़िल्टरिंग और खोज के लिए दस्तावेज़ों पर टैग लागू करें

टैग कार्यस्थानों के साथ-साथ काम करते हैं---एक दस्तावेज़ एक कार्यक्षेत्र में रहता है लेकिन बहु-आयामी संगठन के लिए कई टैग हो सकते हैं।

दस्तावेज़ क्रियाएँ

कार्रवाइयों तक पहुंचने के लिए किसी दस्तावेज़ पर राइट-क्लिक करें (या एकाधिक दस्तावेज़ चुनें):

• साझा करें: वैकल्पिक पासवर्ड और समाप्ति के साथ एक साझा करने योग्य लिंक उत्पन्न करें
• हस्ताक्षर का अनुरोध करें: इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ भेजें (ओडू साइन के साथ एकीकृत)
• टेम्पलेट से बनाएं: नए दस्तावेज़ बनाने के लिए दस्तावेज़ को टेम्पलेट के रूप में उपयोग करें
• विभाजित: बहु-पृष्ठ पीडीएफ़ को अलग-अलग दस्तावेज़ों में विभाजित करें
• लॉक: पढ़ने की पहुंच को सुरक्षित रखते हुए संशोधनों को रोकें
• संग्रह: हटाए बिना संग्रह में जाएं

दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड्स से जोड़ना

Documents gain context when linked to business records:

• विक्रेता बिल: मूल चालान पीडीएफ को लेखांकन रिकॉर्ड में संलग्न करें
• कर्मचारी अनुबंध: अनुबंधों को मानव संसाधन कर्मचारी रिकॉर्ड से लिंक करें
• प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स: प्रोजेक्ट कार्यों में विनिर्देश और रिपोर्ट संलग्न करें
• बिक्री प्रस्ताव: उद्धरण पीडीएफ को बिक्री आदेश से लिंक करें

किसी भी व्यावसायिक रिकॉर्ड पर जाएँ और लिंक की गई फ़ाइलों को देखने और जोड़ने के लिए दस्तावेज़ स्मार्ट बटन पर क्लिक करें।

दस्तावेज़ स्वचालन

प्रसंस्करण नियम

दस्तावेज़ > कॉन्फ़िगरेशन > वर्कफ़्लो नियम पर नियमों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करें:

एआई-संचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण

Odoo 19 में स्वचालित डेटा निष्कर्षण के लिए OCR (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) शामिल है:

1. चालान प्रसंस्करण: विक्रेता चालान पीडीएफ अपलोड करें; Odoo विक्रेता बिल को पहले से भरने के लिए विक्रेता का नाम, राशि, दिनांक और लाइन आइटम निकालता है
2. व्यय रसीदें: रसीद का फोटोग्राफ लें; ओडू व्यय रिपोर्ट के लिए राशि, विक्रेता और तारीख निकालता है
3. बैंक विवरण: पीडीएफ बैंक विवरण आयात करें; Odoo सुलह के लिए लेनदेन निकालता है

समय के साथ सटीकता में सुधार होता है क्योंकि सिस्टम उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए सुधारों से सीखता है।

अनुमोदन कार्यप्रवाह

दस्तावेज़ अनुमोदन श्रृंखलाएँ बनाएँ:

1. अनुमोदन चरणों को परिभाषित करें (उदाहरण के लिए, "ड्राफ्ट," "समीक्षा अधीन," "स्वीकृत," "प्रकाशित")
2. प्रत्येक चरण और कार्यक्षेत्र के अनुसार अनुमोदकों को नियुक्त करें
3. लंबित अनुमोदनों के लिए ईमेल सूचनाएं कॉन्फ़िगर करें
4. अतिदेय अनुमोदनों के लिए समय सीमा और वृद्धि नियम निर्धारित करें

जब कोई दस्तावेज़ "समीक्षा के अधीन" में चला जाता है, तो निर्दिष्ट अनुमोदनकर्ता को अधिसूचना से सीधे समीक्षा और अनुमोदन/अस्वीकार करने के लिए एक लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होता है।

ओडू नॉलेज मॉड्यूल

ज्ञान आधार संरचना

नॉलेज > आर्टिकल्स पर नॉलेज मॉड्यूल जानकारी को विकी के रूप में व्यवस्थित करता है:

लेख: समृद्ध पाठ, छवियों, तालिकाओं और एम्बेडेड सामग्री के साथ सामग्री के अलग-अलग पृष्ठ। लेख जटिल विषयों को व्यवस्थित करने के लिए नेस्टेड पदानुक्रम (माता-पिता-बच्चे के रिश्ते) का समर्थन करते हैं।

अनुभाग: संबंधित लेखों को एक सामान्य शीर्षलेख के अंतर्गत समूहित करें। प्रत्येक अनुभाग के अपने स्वयं के पहुंच नियम हो सकते हैं।

पसंदीदा: उपयोगकर्ता त्वरित पहुंच के लिए बार-बार एक्सेस किए गए लेखों को बुकमार्क करते हैं।

लेख संपादक

ज्ञान आलेख संपादक प्रदान करता है:

• रिच टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग: शीर्षक, बोल्ड, इटैलिक, सूचियाँ, तालिकाएँ, कोड ब्लॉक
• एम्बेडेड सामग्री: यूट्यूब वीडियो, गूगल मैप्स, और अन्य एंबेडेबल विजेट
• फ़ाइल अनुलग्नक: संदर्भ फ़ाइलें सीधे लेखों में संलग्न करें
• आंतरिक लिंक: क्रॉस-रेफरेंसिंग के लिए लेखों के बीच लिंक
• संस्करण इतिहास: पूर्ण पुनरीक्षण इतिहास के साथ परिवर्तनों को ट्रैक करें
• टिप्पणियाँ: सहयोगात्मक संपादन के लिए इनलाइन टिप्पणियाँ

टेम्पलेट्स

मानकीकृत सामग्री के लिए लेख टेम्पलेट बनाएं:

सहयोग सुविधाएँ

• वास्तविक समय संपादन: एकाधिक उपयोगकर्ता एक ही लेख को एक साथ संपादित कर सकते हैं
• उल्लेख: सूचित करने और इनपुट का अनुरोध करने के लिए सहकर्मियों को @ उल्लेख के साथ टैग करें
• गतिविधि ट्रैकिंग: देखें कि प्रत्येक लेख को किसने देखा, संपादित किया या टिप्पणी की
• साझा करना: विशिष्ट उपयोगकर्ताओं, समूहों या सार्वजनिक रूप से लेख साझा करें

अभिगम नियंत्रण

दस्तावेज़ पहुंच स्तर

कार्यस्थल अनुमतियाँ

प्रति कार्यस्थल तक पहुंच नियम निर्धारित करें:

1. कार्यस्थान सेटिंग्स पर जाएँ
2. उपयोगकर्ता समूहों को उनके पहुंच स्तर के साथ जोड़ें
3. इनहेरिटेंस को सक्षम या अक्षम करें (उप-कार्यस्थानों को मूल अनुमतियाँ प्राप्त होती हैं)
4. बाहरी साझाकरण नियम कॉन्फ़िगर करें (पोर्टल उपयोगकर्ता, सार्वजनिक लिंक)

संवेदनशील दस्तावेज़ प्रबंधन

अत्यधिक संवेदनशील दस्तावेज़ों (अनुबंध, कार्मिक फ़ाइलें, वित्तीय रिकॉर्ड) के लिए:

• स्पष्ट उपयोगकर्ता पहुंच के साथ प्रतिबंधित कार्यस्थान बनाएं (कोई समूह विरासत नहीं)
• आराम से दस्तावेज़ एन्क्रिप्शन सक्षम करें
• सभी एक्सेस इवेंट के लिए ऑडिट लॉगिंग कॉन्फ़िगर करें
• साझा लिंक पर स्वचालित समाप्ति सेट करें
• डाउनलोड की गई प्रतियों के लिए वॉटरमार्किंग का उपयोग करें

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ एकीकरण

लेखांकन एकीकरण

• विक्रेता बिल: स्कैन किए गए चालान ओसीआर निष्कर्षण के साथ स्वत: बिल ड्राफ्ट बनाते हैं
• व्यय रिपोर्ट: रसीद तस्वीरें व्यय रिकॉर्ड के साथ संलग्न होती हैं
• ऑडिट की तैयारी: वित्तीय वर्ष के अनुसार सहायक दस्तावेजों को टैग और व्यवस्थित करें

एचआर एकीकरण

• कर्मचारी फ़ाइलें: कर्मचारी रिकॉर्ड से जुड़े अनुबंध, प्रमाणपत्र और समीक्षाएं
• ऑनबोर्डिंग: हस्ताक्षर अनुरोधों के साथ नए किराये के दस्तावेज़ पैकेज
• अनुपालन: प्रमाणन समाप्ति को ट्रैक करें और नवीनीकरण वर्कफ़्लो को ट्रिगर करें

परियोजना एकीकरण

• डिलिवरेबल्स: प्रोजेक्ट कार्यों के लिए विशिष्टताओं, डिज़ाइनों और रिपोर्टों को लिंक करें
• टेम्प्लेट: मानकीकृत टेम्प्लेट से प्रोजेक्ट दस्तावेज़ बनाएं
• समीक्षा चक्र: अनुमोदन वर्कफ़्लो के माध्यम से डिलिवरेबल्स को रूट करें

खोज और खोज

पूर्ण-पाठ खोज

Odoo पूर्ण-पाठ खोज के लिए दस्तावेज़ सामग्री (स्कैन किए गए दस्तावेज़ों से OCR-निकाले गए पाठ सहित) को अनुक्रमित करता है। दस्तावेज़ इंटरफ़ेस के शीर्ष पर स्थित खोज बार निम्न में खोज करता है:

• फ़ाइल नाम
• टैग
• दस्तावेज़ सामग्री (पाठ, निकाला गया ओसीआर पाठ)
• मेटाडेटा (दिनांक, लेखक, लिंक किए गए रिकॉर्ड)

उन्नत फ़िल्टर

सटीक दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति के लिए फ़िल्टर संयोजित करें:

• कार्यस्थान + टैग + तिथि सीमा
• दस्तावेज़ प्रकार + स्वामी + स्थिति
• लिंक किया गया रिकॉर्ड प्रकार + निर्माण तिथि

ECOSIRE दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएँ

दस्तावेज़ प्रबंधन को लागू करने के लिए आपके संगठन के दस्तावेज़ जीवनचक्र को समझने की आवश्यकता है। ECOSIRE की Odoo कार्यान्वयन टीम आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुरूप कार्यक्षेत्र संरचनाओं, स्वचालन नियमों और अनुमोदन वर्कफ़्लो को कॉन्फ़िगर करती है। हमारी अनुकूलन सेवाएँ अनुपालन ट्रैकिंग, संस्करण नियंत्रण नीतियों और स्वचालित अवधारण शेड्यूल जैसी उद्योग-विशिष्ट सुविधाओं के साथ दस्तावेज़ मॉड्यूल का विस्तार करती हैं।

संबंधित पढ़ना

• ओडू नॉलेज बेस सेटअप
• ओडू दस्तावेज़ प्रबंधन
• ओडू अनुमोदन वर्कफ़्लो
• ओडू सुरक्षा और पहुंच नियंत्रण
• ओडू रिपोर्ट और डैशबोर्ड गाइड

क्या Odoo दस्तावेज़ SharePoint जैसे समर्पित दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम की जगह ले सकते हैं?

अधिकांश छोटे और मध्यम आकार के संगठनों के लिए, हाँ। Odoo दस्तावेज़ फ़ाइल भंडारण, संस्करण, टैगिंग, साझाकरण और बुनियादी वर्कफ़्लो स्वचालन को संभालता है। इसका लाभ देशी ईआरपी एकीकरण है। व्यापक मेटाडेटा स्कीमा, उन्नत संस्करण ब्रांचिंग, या नियामक अनुपालन सुविधाओं जैसी जटिल आवश्यकताओं वाले संगठनों को ओडू के साथ एक समर्पित डीएमएस की आवश्यकता हो सकती है।

Odoo दस्तावेज़ किस फ़ाइल प्रकार का समर्थन करता है?

Odoo दस्तावेज़ सभी फ़ाइल प्रकारों का समर्थन करता है। पीडीएफ, ऑफिस दस्तावेज़ (वर्ड, एक्सेल, पॉवरपॉइंट), चित्र और वीडियो इनलाइन पूर्वावलोकन के साथ प्रस्तुत किए जाते हैं। अन्य फ़ाइल प्रकार संग्रहीत और डाउनलोड करने योग्य हैं लेकिन इनलाइन पूर्वावलोकन नहीं हो सकता है। OCR प्रोसेसिंग पीडीएफ और छवि फ़ाइलों के लिए उपलब्ध है।

क्या Odoo दस्तावेज़ों के लिए कोई भंडारण सीमा है?

Odoo.sh योजनाओं में खरीद के लिए उपलब्ध अतिरिक्त स्टोरेज के साथ बेस स्टोरेज आवंटन (आमतौर पर 1-5 जीबी) शामिल है। स्व-होस्टेड इंस्टेंसेस केवल आपके सर्वर के डिस्क स्थान तक सीमित हैं। बड़ी फ़ाइल वॉल्यूम के लिए, क्लाउड ऑब्जेक्ट स्टोरेज में फ़ाइलों को ऑफलोड करने के लिए Odoo के S3 स्टोरेज कनेक्टर का उपयोग करने पर विचार करें।