ओडू स्वीकृतियां: व्यावसायिक अनुरोध वर्कफ़्लो को स्वचालित करें

प्रत्येक संगठन के पास ऐसे अनुरोध होते हैं जिन पर आगे बढ़ने से पहले प्राधिकरण की आवश्यकता होती है - खरीद अनुरोध, व्यय अनुमोदन, पहुंच अनुरोध, नीति अपवाद, बजट आवंटन। जब ये ईमेल या चैट के माध्यम से प्रवाहित होते हैं, तो वे खो जाते हैं, विलंबित हो जाते हैं और जवाबदेही की कमी हो जाती है। ओडू अप्रूवल्स मॉड्यूल परिभाषित अनुमोदन श्रृंखलाओं, स्वचालित रूटिंग और पूर्ण ऑडिट ट्रेल्स के साथ संरचित अनुरोध वर्कफ़्लो बनाता है।

अनुमोदन प्रकार सेट करना

सामान्य अनुमोदन श्रेणियाँ

अपने संगठन में प्रत्येक अनुरोध श्रेणी के लिए अनुमोदन प्रकार बनाएं:

• खरीदारी अनुरोध - कर्मचारी बजट औचित्य के साथ वस्तुओं या सेवाओं का अनुरोध करते हैं
• व्यय स्वीकृतियां - प्रबंधक और वित्त साइन-ऑफ की आवश्यकता वाली व्यय रिपोर्ट
• यात्रा अनुरोध - व्यावसायिक यात्रा के लिए यात्रा कार्यक्रम और बजट के साथ पूर्व-अनुमोदन की आवश्यकता होती है
• बजट अनुरोध — अतिरिक्त बजट आवंटन के लिए अनुरोध
• एक्सेस अनुरोध - सिस्टम एक्सेस, बिल्डिंग एक्सेस, या उपकरण चेकआउट
• नीति अपवाद - औचित्य के साथ मानक नीतियों से विचलन का अनुरोध
• दस्तावेज़ अनुमोदन - अनुबंध, प्रस्ताव, या प्रकाशन जिनके लिए साइन-ऑफ की आवश्यकता होती है

प्रत्येक प्रकार को कॉन्फ़िगर करना

प्रत्येक अनुमोदन प्रकार के लिए, परिभाषित करें: एक विवरण टेम्पलेट (अनुरोधकर्ता को कौन सी जानकारी प्रदान करनी चाहिए), आवश्यक फ़ील्ड बनाम वैकल्पिक फ़ील्ड, अनुमोदनकर्ताओं की न्यूनतम संख्या, विशिष्ट अनुमोदनकर्ता या भूमिका द्वारा अनुमोदन (प्रबंधक, विभाग प्रमुख, वित्त), प्रत्येक चरण पर स्वचालित सूचनाएं, और प्रतिक्रिया के लिए समय सीमा/एसएलए।

अनुमोदन जंजीरें

एकल-स्तरीय अनुमोदन

सबसे सरल सेटअप: अनुरोधकर्ता सबमिट करता है, एक अनुमोदक समीक्षा करता है। कार्यालय आपूर्ति आदेश या मामूली व्यय रिपोर्ट जैसे कम जोखिम वाले अनुरोधों के लिए उपयुक्त।

बहु-स्तरीय अनुमोदन

जटिल अनुरोध अनुक्रम में एकाधिक अनुमोदनकर्ताओं के माध्यम से रूट होते हैं:

1. प्रत्यक्ष प्रबंधक समीक्षा करता है और अनुमोदन करता है
2. विभाग प्रमुख बजट प्रभाव की पुष्टि करता है
3. वित्त धन उपलब्धता की पुष्टि करता है
4. वीपी या निदेशक से अंतिम हस्ताक्षर

प्रत्येक स्तर को पिछले स्तर के अनुमोदन के बाद ही अनुरोध प्राप्त होता है। यदि कोई भी स्तर अस्वीकार करता है, तो अनुरोधकर्ता को कारण सहित सूचित किया जाता है।

सशर्त रूटिंग

मानदंड के आधार पर अलग-अलग अनुमोदनकर्ताओं के पास रूट अनुरोध: $500 से कम के खरीद अनुरोध केवल प्रबंधक के पास जाते हैं, $500-$5,000 वित्त अनुमोदन जोड़ते हैं, $5,000 से अधिक वीपी अनुमोदन जोड़ते हैं। यह बड़े अनुरोधों पर निगरानी बनाए रखते हुए छोटे अनुरोधों के लिए बाधाओं को रोकता है।

अनुरोध जीवनचक्र

प्रस्तुतीकरण

कर्मचारी एक सरल फॉर्म के माध्यम से अनुरोध बनाते हैं: अनुमोदन प्रकार का चयन करें, आवश्यक जानकारी (विवरण, राशि, औचित्य, संलग्नक) भरें और सबमिट करें। सिस्टम स्वचालित रूप से पहले अनुमोदक को रूट कर देता है।

समीक्षा

अनुमोदनकर्ताओं को ईमेल और इन-ऐप सूचनाएं प्राप्त होती हैं। समीक्षा इंटरफ़ेस दिखाता है: संपूर्ण अनुरोध विवरण, कोई भी सहायक दस्तावेज़, अनुरोधकर्ता इतिहास (पिछले अनुरोध, अनुमोदन दरें), और स्वीकृत/अस्वीकार/अनुरोध-परिवर्तन बटन।

ट्रैकिंग

अनुरोधकर्ता और अनुमोदनकर्ता दोनों वास्तविक समय में स्थिति देखते हैं: लंबित, 3 में से 1 स्तर पर स्वीकृत, कारण सहित अस्वीकृत, या पूर्ण। एक पूर्ण टाइमलाइन अनुरोध पर की गई प्रत्येक कार्रवाई को दिखाती है।

अन्य मॉड्यूल के साथ एकीकरण

खरीदारी: स्वीकृत खरीद अनुरोध स्वचालित रूप से खरीद मॉड्यूल में आरएफक्यू या खरीद आदेश बनाते हैं, जिससे पुन: प्रवेश समाप्त हो जाता है।

व्यय: प्रतिपूर्ति प्रसंस्करण और लेखांकन प्रविष्टियों के लिए व्यय अनुमोदन व्यय मॉड्यूल में फ़ीड होते हैं।

एचआर: टाइम-ऑफ अनुरोध और अन्य एचआर-संबंधित अनुमोदन टाइम ऑफ और एचआर मॉड्यूल के साथ एकीकृत होते हैं।

अकाउंटिंग: बजट-प्रभावकारी अनुमोदन उपलब्ध बजट के विरुद्ध जांच करते हैं और ओवर-बजट अनुरोधों को फ़्लैग करते हैं।

रिपोर्टिंग और विश्लेषण

• अनुमोदन चक्र समय - प्रस्तुत करने से लेकर अंतिम निर्णय तक का औसत समय, प्रकार के अनुसार
• अड़चन पहचान - किन अनुमोदनकर्ताओं को प्रतिक्रिया देने में सबसे अधिक समय लगता है
• अनुमोदन दरें - प्रकार और विभाग के अनुसार स्वीकृत बनाम अस्वीकृत अनुरोधों का प्रतिशत
• मात्रा रुझान - समय के साथ अनुरोध मात्रा, क्षमता नियोजन के लिए उपयोगी

सर्वोत्तम प्रथाएँ

1. अनुमोदन श्रृंखला को छोटा रखें - प्रत्येक अतिरिक्त स्तर आनुपातिक जोखिम में कमी के बिना विलंब जोड़ता है
2. प्रतिक्रिया एसएलए सेट करें और समय सीमा बीत जाने पर स्वचालित रूप से आगे बढ़ें
3. सरल अनुरोधों को तेज़ रखने के लिए सशर्त रूटिंग का उपयोग करें
4. जवाबदेही बनाने के लिए अस्वीकृतियों के लिए औचित्य की आवश्यकता
5. **अनुमोदन शृंखलाओं की त्रैमासिक समीक्षा करें और उन्हें सरल बनाएं--अनावश्यक स्तरों को हटाएँ
6. मोबाइल एक्सेस प्रदान करें ताकि अनुमोदनकर्ता अपने डेस्क पर बैठे बिना जवाब दे सकें

हमारी Odoo कार्यान्वयन सेवा आपके संगठनात्मक ढांचे से मेल खाते अनुमोदन वर्कफ़्लो डिज़ाइन करती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या अनुमोदक अपना अधिकार सौंप सकते हैं?

हाँ। अनुमोदक उन अवधियों के लिए प्रत्यायोजन नियम स्थापित कर सकते हैं जब वे अनुपलब्ध हों, एक स्थानापन्न अनुमोदक को अनुरोध निर्देशित कर सकते हैं। यह छुट्टियों या व्यावसायिक यात्रा के दौरान देरी को रोकता है।

क्या यह समानांतर अनुमोदनों का समर्थन करता है?

हाँ। अनुमोदन प्रकारों को कॉन्फ़िगर करें जहां एकाधिक अनुमोदनकर्ताओं को सभी को अनुमोदित करना होगा (और तर्क) या जहां कोई भी एक अनुमोदनकर्ता पर्याप्त है (या तर्क)। समानांतर अनुमोदन से बहु-हितधारक निर्णयों के लिए चक्र समय कम हो जाता है।

क्या हम कस्टम अनुमोदन फॉर्म बना सकते हैं?

बिल्कुल। प्रत्येक अनुमोदन प्रकार में उस अनुरोध प्रकार के लिए विशिष्ट फ़ील्ड के साथ एक अनुकूलन योग्य फॉर्म होता है - टेक्स्ट फ़ील्ड, ड्रॉपडाउन, संख्या फ़ील्ड, दिनांक फ़ील्ड और फ़ाइल अनुलग्नक।

अस्वीकृत अनुरोधों को कैसे संभाला जाता है?

अस्वीकृत अनुरोध अस्वीकृति कारण के साथ अनुरोधकर्ता के पास वापस आ जाते हैं। अनुरोधकर्ता अनुरोध को संशोधित और पुनः सबमिट कर सकता है, या छोड़ सकता है। पूरा इतिहास सुरक्षित है.