Gestion et planification d'événements
Planifiez des événements inoubliables avec une organisation inoubliable.
Les sociétés de gestion d'événements coordonnent simultanément les lieux, les fournisseurs, les calendriers, les budgets et les attentes des clients pour plusieurs événements simultanés. Nous mettons en œuvre des systèmes de gestion d'événements basés sur Odoo qui centralisent la planification de projet, l'approvisionnement des fournisseurs, l'inscription des participants et le suivi financier — afin que chaque événement se déroule sans problème, de la conception à l'exécution.
Défis dans Gestion et planification d'événements
Ce sont les obstacles opérationnels que nous aidons les entreprises gestion et planification d'événements à surmonter chaque jour.
Jonglerie multi-événements
La gestion de plusieurs événements simultanés à différentes étapes (un en planification, un en exécution, un en conclusion) met les équipes à rude épreuve.
Coordination des fournisseurs
Traiteurs, décorateurs, prestataires audiovisuels, photographes, chacun avec ses propres contrats, délais et conditions de paiement à gérer.
Contrôle budgétaire
Les événements comportent des dizaines de catégories de coûts. Sans suivi budgétaire en temps réel, les dépassements n’apparaissent qu’à l’arrivée des factures finales.
Gestion des participants
Les inscriptions, les préférences alimentaires, la disposition des sièges et l'enregistrement sur place nécessitent une coordination transparente.
Comment nous aidons les entreprises Gestion et planification d'événements
Des modules ERP spécialement conçus et des solutions personnalisées qui répondent aux besoins spécifiques de votre secteur.
Centre de projets événementiels
Chaque événement est un projet avec des phases (concept, planification, exécution, conclusion), des listes de contrôle, des délais et des membres de l'équipe désignés.
Gestion des fournisseurs
Base de données des fournisseurs avec catégories de services, prix et performances passées. Génération de RFQ et gestion des contrats par événement.
Suivi budgétaire
Budget en temps réel par rapport au budget réel par catégorie de coûts. Approbations d’achat par rapport aux limites budgétaires. Prévoyez le coût final de l’événement à tout moment.
Inscription des participants
Inscription en ligne avec types de billets, préférences alimentaires et sélection de sessions. Enregistrement par code QR lors de l'événement.
Automatisation des tâches
Création automatisée de tâches à partir de modèles d'événements. Les rappels d'échéances, le suivi des jalons et les notifications d'équipe permettent à tout le monde de rester aligné.
Analyses post-événement
Commentaires des participants, performances budgétaires, évaluations des fournisseurs et analyse du retour sur investissement. Apprenez de chaque événement pour améliorer le suivant.
Modules et outils clés
Notre processus de mise en œuvre
Cartographie du flux de travail
Documentez votre processus de planification d'événements, de la demande du client à la conception, en passant par la planification, l'exécution et les rapports post-événement.
Conception de modèle
Créez des modèles d'événements par type (entreprise, mariage, conférence) avec des tâches, des délais, des exigences des fournisseurs et des budgets standard.
Configuration du système
Configurez les modèles de projet, la base de données des fournisseurs, les formulaires d'inscription et le suivi du budget en fonction de vos opérations événementielles.
Lancement de l'équipe
Former les coordinateurs d’événements, le personnel des achats et les gestionnaires de clients. Commencez par les événements à venir et affinez les modèles à partir d’une utilisation réelle.
Questions fréquentes
Les clients peuvent-ils suivre la progression de la planification de leur événement ?
Oui. Un portail client affiche les jalons des événements, les budgets approuvés, les sélections de fournisseurs et les décisions en suspens. Les clients peuvent approuver les propositions et consulter les délais en ligne.
Comment gérez-vous les conférences de plusieurs jours ?
Les événements sur plusieurs jours comportent une planification quotidienne, une gestion des sessions, une coordination des intervenants et un suivi des participants. Chaque journée peut avoir son propre agenda, ses lieux et sa logistique.
Le système peut-il gérer les événements récurrents ?
Oui. Les événements annuels, les rencontres mensuelles ou les conférences périodiques peuvent être clonés à partir de modèles avec des tâches, des listes de fournisseurs et des budgets pré-remplis pour une planification efficace.
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