Aprobaciones de Odoo: automatice los flujos de trabajo comerciales y las cadenas de aprobación

Esta guía cubre todo, desde la configuración de flujos de trabajo de aprobación básicos hasta la creación de jerarquías sofisticadas de varios niveles con enrutamiento condicional, cadenas de delegación y experiencias de aprobación basadas en dispositivos móviles.

Conclusiones clave

• Diseñe categorías de aprobación que coincidan con sus procesos comerciales (compra, gastos, tiempo libre, capital, etc.)
• Cree jerarquías de aprobación de varios niveles con requisitos mínimos de aprobación y enrutamiento secuencial/paralelo
• Configurar reglas de delegación para que las aprobaciones nunca se detengan cuando los aprobadores no estén disponibles
• Establezca el cumplimiento de los plazos con escalamiento automatizado cuando las aprobaciones estén vencidas
• Habilite aprobaciones móviles para gerentes que aprueban sobre la marcha
• Cree categorías de aprobación personalizadas para cualquier proceso comercial exclusivo de su organización
• Cree paneles de análisis de aprobación para el tiempo del ciclo, la identificación de cuellos de botella y el cumplimiento.
• Integre aprobaciones con compras, gastos, tiempo libre y módulos personalizados

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Diseño de categoría de aprobación

Categorías integradas

Odoo 19 incluye varias categorías de aprobación preconfiguradas:

Creando categorías personalizadas

Navegue a Aprobaciones > Configuración > Tipos de aprobación para crear categorías para cualquier proceso comercial:

Configuración de categoría

Cada tipo de aprobación tiene opciones de configuración detalladas:

Campos del formulario de solicitud: Defina qué campos aparecen en el formulario de solicitud. Los campos estándar incluyen: descripción, monto, fecha necesaria, urgencia y archivos adjuntos. Agregue campos personalizados para datos específicos de la categoría: una solicitud de gasto de capital puede necesitar "ROI esperado", "Período de recuperación" y "Línea de presupuesto".

Reglas de aprobación: Establece el número mínimo de aprobaciones requeridas y quién puede aprobar. Las opciones incluyen: usuarios específicos, todos los administradores de un departamento, usuarios con una función específica o el administrador directo del solicitante (enrutamiento dinámico).

Requisitos de documentos: Especifique qué documentos deben adjuntarse antes del envío. Una solicitud de compra puede requerir una cotización del proveedor. Un informe de gastos requiere recibos. Una solicitud de contratación requiere una descripción del trabajo. Los documentos faltantes impiden el envío, lo que garantiza que las solicitudes completas lleguen para su revisión.

Secuencia: Establezca el orden de visualización de los tipos de aprobación en el menú de creación de solicitudes. Coloque primero las categorías más utilizadas.

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Jerarquías de aprobación de varios niveles

Cadenas de aprobación secuenciales

Configure aprobaciones que se dirigen a través de varios niveles en secuencia:

Employee Submits → Direct Manager (Level 1) → Department Head (Level 2) → CFO (Level 3)

En cada nivel, el aprobador puede: Aprobar (direcciones al siguiente nivel), Rechazar (devoluciones al solicitante con un motivo) o Solicitar cambios (devoluciones para modificación sin rechazar).

Aprobaciones paralelas

Para solicitudes que requieren la aprobación de varias partes independientes:

Employee Submits →
  ├── Legal Review (parallel)
  ├── Finance Review (parallel)
  └── Department Approval (parallel)
All three approved → Request Approved

Configure aprobaciones paralelas agregando múltiples reglas de aprobador en el mismo nivel con lógica "Y": todas deben aprobar para que la solicitud continúe. Como alternativa, utilice la lógica "O" donde cualquiera de los aprobadores designados puede aprobar.

Enrutamiento condicional

Aprobaciones de ruta basadas en atributos de solicitud:

Implemente enrutamiento condicional utilizando las acciones automatizadas de Odoo vinculadas a los campos de la solicitud de aprobación. Cuando el monto supere un umbral, agregue aprobadores adicionales a la cadena de aprobación automáticamente.

Matriz de aprobación

Para organizaciones con una gobernanza compleja, cree una matriz de aprobación:

Configure esta matriz utilizando múltiples tipos de aprobación con reglas basadas en montos. Cada celda representa un flujo de trabajo de aprobación único con su propia cadena de aprobador.

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Delegación y Aprobadores Suplentes

Delegación fuera de la oficina

Cuando un aprobador está de vacaciones o no está disponible, la delegación garantiza que las aprobaciones sigan avanzando:

Delegación automática: Configure aprobadores sustitutos en la configuración de cada usuario. Cuando el aprobador principal tiene un tiempo libre aprobado, las aprobaciones pendientes se dirigen automáticamente al sustituto designado. No se necesita intervención manual.

Delegación manual: Los aprobadores pueden delegar aprobaciones pendientes específicas a un colega. En Mis aprobaciones > Pendientes, seleccione las solicitudes y haga clic en "Delegar a...". Esto crea una actividad para el delegado y registra la delegación en el registro de auditoría de aprobación.

Reglas de escalada

Cuando no se configura ninguna delegación y el aprobador no responde:

Configure estos plazos en la configuración del tipo de aprobación. Las categorías críticas (seguridad, legal, atención al cliente) deben tener períodos de escalamiento más cortos que las aprobaciones de rutina.

Configuración del aprobador de respaldo

Para cadenas de aprobación críticas donde la delegación no es suficiente, configure aprobadores de respaldo en cada nivel. Si el aprobador principal no actúa dentro del plazo, el de respaldo recibe la solicitud simultáneamente. Cualquiera de las personas puede aprobar, lo que evita cuellos de botella por parte de una sola persona.

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Cumplimiento de la fecha límite

Establecer plazos

Cada tipo de aprobación puede tener una fecha límite predeterminada:

Notificaciones de fecha límite

Configure notificaciones crecientes a medida que se acercan las fechas límite:

1. En el momento de la presentación: el aprobador recibe la solicitud con la fecha límite claramente indicada.
2. 50% de la fecha límite vencida: recordatorio amable si aún no se ha revisado
3. 24 horas antes de la fecha límite: recordatorio urgente con advertencia de escalada
4. En la fecha límite: marcar como vencido, notificar al solicitante y pasar al siguiente nivel.
5. Después de la fecha límite: resumen diario de vencimientos para el gerente del aprobador

Seguimiento de SLA

Realice un seguimiento del cumplimiento de los SLA de aprobación en toda la organización:

• Tasa de puntualidad: porcentaje de aprobaciones completadas dentro del plazo
• Tiempo promedio del ciclo: tiempo medio desde el envío hasta la aprobación final
• Identificación de cuellos de botella: qué aprobadores retrasan constantemente el proceso
• Rendimiento de categoría: qué tipos de aprobación tienen el mejor/peor resultado

Cree un informe de SLA de aprobación mensual y compártalo con los jefes de departamento para impulsar la responsabilidad.

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Experiencia de aprobación móvil

Funciones de la aplicación móvil

La aplicación móvil de Odoo proporciona una experiencia de aprobación optimizada para gerentes que rara vez se sientan en sus escritorios:

Flujo de trabajo basado en notificaciones: Las notificaciones automáticas alertan a los administradores sobre aprobaciones pendientes. Al tocar la notificación, se abre la solicitud de aprobación con todos los detalles, archivos adjuntos y comentarios de aprobadores anteriores visibles.

Acciones de deslizar: En dispositivos móviles, apruebe o rechace con un gesto de deslizar. Al deslizar hacia la derecha se aprueba, al deslizar hacia la izquierda se abre el cuadro de diálogo de rechazo/comentario. Esto hace que la revisión de una cola de aprobaciones de rutina sea rápida e intuitiva.

Visualización de archivos adjuntos: Abra y revise documentos adjuntos (PDF, imágenes, hojas de cálculo) directamente en la aplicación móvil. Pellizca para ampliar los recibos de gastos o las cotizaciones de proveedores. No es necesario descargar archivos ni cambiar a otra aplicación.

Comentarios de voz: Agregue notas de voz como comentarios de aprobación en lugar de escribir en una pantalla pequeña. Las notas de voz se adjuntan al registro de aprobación y son accesibles para todas las partes.

Soporte sin conexión: Las aprobaciones realizadas sin conexión se ponen en cola localmente y se sincronizan cuando vuelve la conectividad. Esto es esencial para los gerentes que viajan o trabajan en áreas con mala conectividad.

Panel de administrador (móvil)

El panel móvil muestra:

• Recuento de aprobaciones pendientes: indicador de insignia en el ícono de la aplicación
• Aprobaciones vencidas: resaltado en rojo para atención inmediata
• Actividad reciente: Aprobaciones completadas en los últimos 7 días
• Solicitudes de equipo: solicitudes pendientes de sus subordinados directos

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Flujos de trabajo de aprobación personalizados

Más allá de las categorías estándar

El módulo de Aprobaciones de Odoo es extensible para cualquier proceso de negocio. Ejemplos de flujos de trabajo personalizados creados por clientes de ECOSIRE:

Aprobación de desviación de calidad: Cuando un lote de fabricación no pasa la inspección de calidad, un informe de desviación requiere la aprobación del Gerente de Calidad, el Gerente de Producción y (si la desviación afecta las entregas a los clientes) el Gerente de Ventas antes de que el lote pueda reclasificarse, reelaborarse o desecharse.

Aprobación de incorporación de proveedores: El registro de un nuevo proveedor requiere la aprobación de Adquisiciones (calificación del proveedor), Finanzas (términos de crédito) y Legal (revisión del contrato). Cada departamento completa su sección de la evaluación antes de que el proveedor sea activado en el sistema.

Gestión de cambios de TI: Los cambios en el sistema (actualizaciones de software, cambios de configuración, modificaciones de acceso) requieren la aprobación de Seguridad de TI, el propietario del sistema y el Director de TI. Los cambios de emergencia siguen un camino acelerado con revisión posterior a la implementación.

Aprobación de activos de marketing: Los activos creativos (anuncios, folletos, contenido del sitio web) requieren una revisión del gerente de marca para verificar el cumplimiento de la marca, una revisión legal para el cumplimiento normativo y la aprobación del jefe de departamento antes de su publicación.

Creación de flujos de trabajo personalizados

Para crear un flujo de trabajo de aprobación personalizado:

1. Defina la categoría: Nombre, descripción y campos de formulario específicos del proceso.
2. Diseñar la cadena de aprobación: Quién aprueba, en qué orden, con qué condiciones
3. Establecer reglas: plazos, requisitos de documentos, ruta condicional
4. Configurar notificaciones: quién recibe notificaciones en cada etapa, a través de qué canal
5. Crear el panel: seguimiento de vistas para solicitantes, aprobadores y administradores
6. Prueba el flujo de trabajo: recorre todas las rutas (aprobar, rechazar, delegar, escalar, tiempo de espera)
7. Capacitar a los usuarios: breve capacitación tanto para solicitantes como para aprobadores

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Integración con otros módulos de Odoo

Aprobaciones + Compra

Cuando se aprueba una solicitud de compra, genera automáticamente una Solicitud de Cotización en el módulo de Compras. Los detalles de la solicitud aprobada (productos, cantidades, proveedor preferido, presupuesto) completan la RFQ. Esto elimina el paso manual de transferir solicitudes aprobadas al equipo de adquisiciones.

Aprobaciones + Gasto

El módulo Odoo Expense tiene flujos de trabajo de aprobación integrados. Para las organizaciones que desean capas de aprobación adicionales (por ejemplo, aprobación del gerente de proyecto antes de la aprobación del gerente), el módulo Aprobaciones amplía el flujo de trabajo de gastos con cadenas personalizadas.

Aprobaciones + Tiempo libre

Las solicitudes de tiempo libre se dirigen a través del módulo de Planificación para verificar el impacto en la programación antes de llegar al gerente para su aprobación. Si aprobar el tiempo libre crearía una situación de falta de personal, el gerente ve una advertencia con los turnos afectados.

Aprobaciones + Reclutamiento de RR.HH.

Las solicitudes de contratación comienzan como solicitudes de aprobación. Una vez aprobados, crean automáticamente un puesto de trabajo en el módulo de Reclutamiento, previamente completado con la descripción del trabajo, el departamento y el presupuesto aprobados. Esto garantiza que no se inicie ninguna contratación sin la autorización adecuada.

Aprobaciones + Contabilidad

Las aprobaciones que dependen del presupuesto pueden verificar la disponibilidad del presupuesto en tiempo real antes de realizar la ruta. Si el monto solicitado excede el presupuesto departamental restante, la aprobación se bloquea con una advertencia o se dirige a una autoridad superior para la aprobación de la excepción presupuestaria.

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Análisis de aprobación y cumplimiento

Panel de informes

Cree análisis de aprobación en Aprobaciones > Informes:

Pista de auditoría

Cada solicitud de aprobación mantiene un registro de auditoría completo y a prueba de manipulaciones:

• Creación de solicitud: quién, cuándo, qué se solicitó
• Cada aprobación/rechazo: quién, cuándo, comentarios
• Delegaciones: desde, hasta, motivo, marca de tiempo
• Modificaciones: cualquier cambio en la solicitud después del envío.
• Escalaciones: eventos de escalada automática con disparadores
• Resultado final: aprobado/rechazado con toda la documentación de respaldo

Esta pista de auditoría es esencial para el cumplimiento normativo (SOX, ISO, regulaciones industriales) y las revisiones de gobernanza interna.

Mejora de procesos

Utilice análisis de aprobación para mejorar continuamente sus flujos de trabajo:

• Identificar cuellos de botella: si un aprobador retrasa constantemente la cadena, investigue si su carga de trabajo necesita redistribución o si las reglas de delegación necesitan ajuste
• Simplificar cadenas: si se aprueba el 98 % de las solicitudes de menos de $1000, considere aumentar el umbral de aprobación automática
• Reducir la redundancia: si dos aprobadores en una cadena siempre aprueban simultáneamente, considere hacer que uno sea opcional
• Agregar automatización: si ciertas categorías de aprobación tienen tasas de aprobación del 100 %, considere convertirlas en flujos de trabajo de solo notificación

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Preguntas frecuentes

¿Se pueden configurar las aprobaciones para que se aprueben automáticamente según determinadas condiciones?

Sí. Cree acciones automatizadas que aprueben automáticamente solicitudes que cumplan criterios específicos. Por ejemplo, los informes de gastos de menos de $50 con recibo adjunto se pueden aprobar automáticamente, omitiendo el paso de revisión manual. Las solicitudes aprobadas automáticamente aún mantienen un registro de auditoría que muestra la aprobación automática y la regla que la activó.

¿Cómo manejo las aprobaciones que requieren firmas en lugar de solo clics?

Integre el módulo de Aprobaciones con firma electrónica. Para las categorías que requieren firmas legales (contratos, reconocimientos de pólizas, compras de alto valor), configure el paso de aprobación para requerir una firma electrónica en lugar de un simple botón de aprobación. El documento firmado se adjunta al acta de aprobación.

¿Pueden partes externas (proveedores, clientes) participar en los flujos de trabajo de aprobación?

Sí, a través del portal Odoo. Los usuarios externos pueden enviar solicitudes (por ejemplo, el proveedor envía una orden de cambio) y ver el estado de sus envíos. Los pasos de aprobación externa son menos comunes, pero se pueden configurar; por ejemplo, un cliente aprueba un hito del proyecto antes de que continúe la aprobación de la facturación interna.

¿Cómo migro los procesos de aprobación existentes desde papel o correo electrónico a Odoo?

Comience por documentar sus flujos de aprobación actuales: quién solicita qué, quién aprueba, qué condiciones desencadenan la escalada y cuál es el cronograma típico. Asigne cada flujo a un tipo de aprobación de Odoo. Ejecute el proceso en papel/correo electrónico y el proceso de Odoo en paralelo durante 2 a 4 semanas para validarlo. Una vez validado, retire el proceso manual y capacite a todos los usuarios sobre el flujo de trabajo digital.

¿Puedo establecer límites de gasto por empleado que apliquen automáticamente los requisitos de aprobación?

Sí. Configure niveles de autoridad de gasto en registros de empleados o configuraciones de departamento. Cuando una solicitud de compra o gasto excede la autoridad del empleado, el sistema automáticamente pasa al siguiente nivel de aprobación. Las solicitudes dentro de la autoridad pueden aprobarse automáticamente o requerir solo una confirmación.

¿Cómo maneja Odoo las solicitudes de aprobación enviadas fuera del horario comercial?

Las solicitudes enviadas fuera del horario comercial hacen cola normalmente. Los temporizadores de fecha límite se pueden configurar para que cuenten solo las horas hábiles (excluyendo fines de semana y días festivos), de modo que un envío del viernes por la noche con una fecha límite de 24 horas venza el lunes por la noche, no el sábado por la noche. Configure el calendario de horario comercial de su empresa en Configuración > General > Empresa.

¿Puedo crear flujos de trabajo de aprobación que abarquen múltiples módulos de Odoo?

Sí. Utilice acciones automatizadas y acciones del servidor para activar flujos de trabajo entre módulos. Una solicitud de compra aprobada puede crear una orden de compra en Compras, una solicitud de contratación aprobada puede crear una publicación de trabajo en Reclutamiento y una excepción de presupuesto aprobada puede actualizar el presupuesto en Contabilidad. Cada punto de integración se configura de forma independiente para lograr la máxima flexibilidad.

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Agilice sus aprobaciones con ECOSIRE

Cada aprobación manual es un posible cuello de botella, una posible pérdida de solicitud y un posible hallazgo de auditoría. Las organizaciones que digitalizan sus flujos de trabajo de aprobación obtienen retornos inmediatos en velocidad, cumplimiento y satisfacción de los empleados; a nadie le gusta perseguir firmas de los gerentes.

El [equipo de implementación de Odoo] de ECOSIRE (/services/odoo/implementation) ha configurado flujos de trabajo de aprobación para empresas que van desde nuevas empresas de 20 personas (cadenas simples de 2 niveles) hasta empresas de 5000 personas (matrices complejas con enrutamiento condicional, delegación e integración entre módulos). Nuestra implementación incluye análisis de procesos, diseño de flujo de trabajo, configuración del sistema, capacitación de usuarios y optimización de 90 días.

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Lectura relacionada:

• Guía de flujo de trabajo de aprobaciones de Odoo
• Guía de compras y adquisiciones de Odoo
• Gestión de empleados de RRHH de Odoo
• Servicios de personalización de Odoo