Optimieren Sie Ihre Vertriebspipeline mit Odoo CRM: Vom Lead bis zum Abschluss

Eine gut strukturierte Vertriebspipeline macht chaotisches Lead-Management zu einem vorhersehbaren Umsatzmotor. Odoo CRM bietet ein vollständiges Pipeline-Management-System mit Lead-Scoring, automatisierten Follow-ups, E-Mail-Integration und Echtzeit-Reporting. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Odoo CRM konfigurieren und optimieren, um die Konversionsraten zu erhöhen und Ihren Verkaufszyklus zu verkürzen.

Was ist Odoo CRM?

Odoo CRM ist ein Modul für das Kundenbeziehungsmanagement, das Leads und Chancen über anpassbare Pipeline-Phasen verfolgt. Es lässt sich nativ in Odoo Sales, E-Mail-Marketing, Website und Buchhaltung integrieren und sorgt so für einen nahtlosen Ablauf vom ersten Kontakt über den unterzeichneten Deal bis zur Rechnung. Odoo CRM ist sowohl in der Community- als auch in der Enterprise-Edition verfügbar, wobei Enterprise Funktionen wie Lead-Scoring, prädiktive Analysen und VoIP-Integration hinzufügt.

Einrichten Ihrer Pipeline-Stufen

Die standardmäßige Odoo CRM-Pipeline umfasst grundlegende Phasen. Passen Sie diese an Ihren tatsächlichen Verkaufsprozess an:

Empfohlene B2B-Pipeline-Stufen:

| Bühne | Zweck | Erwartete Dauer | Ausstiegskriterien | |---|---|---|---| | Neu | Lead erfasst, noch nicht kontaktiert | 0-2 Tage | Erster Kontakt hergestellt | | Qualifiziert | Bedarf und Budget bestätigt | 3-7 Tage | Discovery-Aufruf abgeschlossen | | Vorschlag | Lösung mit Preisvorstellung | 5-14 Tage | Vorschlag geliefert | | Verhandlung | Besprochene Begriffe | 7-21 Tage | Vereinbarung über Umfang und Preis | | Gewonnen | Deal abgeschlossen | - | Vertrag unterzeichnet |

Konfigurationsschritte:

1. Gehen Sie zu CRM > Konfiguration > Phasen
2. Bearbeiten Sie vorhandene Phasen oder erstellen Sie neue
3. Legen Sie die Sequenz fest, um die Reihenfolge in der Kanban-Ansicht zu steuern
4. Weisen Sie Team zu, wenn verschiedene Vertriebsteams unterschiedliche Pipeline-Stufen verwenden
5. Konfigurieren Sie E-Mail-Vorlagen so, dass sie automatisch gesendet werden, wenn eine Opportunity in eine Phase eintritt

Hauptprinzip: Weniger Stufen mit klaren Ausstiegskriterien übertreffen komplexe Pipelines mit mehrdeutigen Grenzen. Streben Sie maximal 4–7 Stufen an. Wenn sich Ihr Team nicht darauf einigen kann, wann eine Chance von einer Phase zur nächsten übergeht, muss die Phasendefinition überarbeitet werden.

Lead-Erfassung und Quellenverfolgung

Odoo erfasst Leads aus mehreren Kanälen:

• Website-Formulare: Die Odoo-Website und die Landingpages generieren automatisch Leads, wenn Besucher Kontaktformulare übermitteln
• E-Mail-Alias: Konfigurieren Sie eine Catch-All-E-Mail (z. B. [email protected]), die Leads aus eingehenden E-Mails erstellt
• Live-Chat: Live-Chat-Gespräche auf der Website werden mit einem Klick in Leads umgewandelt
• Telefonanrufe: VoIP-Integration (Enterprise) protokolliert Anrufe und erstellt Leads aus eingehenden Anrufen
• Manuelle Eingabe: Vertriebsmitarbeiter erstellen Leads bei Networking-Events, Messen oder Kaltakquise
• API/Import: Massenimport aus externen Quellen über CSV- oder API-Integration

UTM-Tracking: Odoo verfolgt die Quelle, das Medium und die Kampagne für jeden Lead mithilfe von UTM-Parametern. Dadurch erfahren Sie genau, welcher Marketingkanal die einzelnen Leads generiert hat, und ermöglichen so genaue ROI-Berechnungen.

Konfigurieren Sie Lead-Quellen unter CRM > Konfiguration > UTM, um die Nachverfolgung in Ihrem Team zu standardisieren.

Lead-Bewertung und Priorisierung

Nicht alle Leads verdienen die gleiche Aufmerksamkeit. Das Lead-Scoring hilft Ihrem Team, sich auf die Chancen mit dem größten Potenzial zu konzentrieren.

Odoos Lead-Bewertungssystem (Enterprise):

Odoo berechnet für jede Chance einen Wahrscheinlichkeitswert auf der Grundlage historischer Gewinn-/Verlustdaten. Das System analysiert:

• Lead-Quelle: Welche Kanäle erzielen in der Vergangenheit die höchsten Conversion-Raten?
• Tags und Kategorien: Branche, Unternehmensgröße und andere Klassifizierungsdaten
• Phasendauer: Gibt an, wie lange Opportunities normalerweise in jeder Phase verbringen, bevor sie konvertiert werden
• Teamleistung: Welche Vertriebsmitarbeiter schließen ähnliche Geschäfte am effektivsten ab?

Manuelle Bewertungskriterien, die Sie konfigurieren sollten:

| Kriterium | Punktegewicht | Beispiel | |---|---|---| | Budget bestätigt | +30 Punkte | Budget > 10.000 $ | | Entscheidungsträger identifiziert | +25 Punkte | C-Level- oder VP-Kontakt | | Zeitleiste definiert | +20 Punkte | Kauf innerhalb von 90 Tagen | | Aktueller Schmerzpunkt | +15 Punkte | Mitbewerber, unzufrieden | | Unternehmensgröße passt | +10 Punkte | 50-500 Mitarbeiter (Ihr ICP) |

Nutzen Sie Odoos Sternpriorität-System (0-3 Sterne) für eine schnelle visuelle Priorisierung in der Pipeline-Ansicht. Ordnen Sie Ihr Punktesystem den Sternebewertungen zu: 0–25 Punkte = keine Sterne, 26–50 = 1 Stern, 51–75 = 2 Sterne, 76–100 = 3 Sterne.

Automatisierungsregeln, die Stunden sparen

Die automatisierten Aktionen von Odoo eliminieren sich wiederholende Aufgaben und sorgen für eine konsistente Nachverfolgung:

Wichtige Automatisierungen zum Konfigurieren:

1. Leadzuordnung:

• Auslöser: Neuer Lead erstellt
• Aktion: Dem Vertriebsmitarbeiter basierend auf Round-Robin, Gebiet oder Lead-Quelle zuweisen
• Konfiguration: CRM > Konfiguration > Zuweisungsregeln

2. Folgeerinnerungen:

• Auslöser: Für die Opportunity ist keine Aktivität geplant und sie wurde zuletzt vor mehr als 3 Tagen aktualisiert
• Aktion: Erstellen Sie eine Folgeaktivität, die dem Opportunity-Inhaber zugewiesen ist
• Vorteil: Verhindert, dass die Leitungen kalt werden

3. Phasenbasierte E-Mails:

• Auslöser: Die Opportunity wechselt in die Phase „Angebot“.
• Aktion: Senden Sie eine E-Mail mit einer Angebotsbegleitung mithilfe einer vorgefertigten Vorlage
• Vorteil: Konsistente Kommunikation ohne manuellen Aufwand

4. Bleianreicherung:

• Auslöser: Neuer Lead mit E-Mail-Adresse erstellt
• Aktion: Automatische Anreicherung mit Unternehmensdaten (Enterprise-Funktion mit IAP-Credits)
• Vorteil: Vollständige Lead-Profile ohne manuelle Recherche

5. Benachrichtigungen über veraltete Deals:

• Auslöser: Gelegenheit in der Phase „Verhandlung“ für mehr als 21 Tage
• Maßnahme: Vertriebsleiter benachrichtigen und Priorität eskalieren
• Vorteil: Feststeckende Geschäfte aufdecken, bevor sie verloren gehen

Konfigurieren Sie automatisierte Aktionen unter Einstellungen > Technik > Automatisierung > Automatisierte Aktionen. Jede Regel kombiniert eine Auslösebedingung mit einer oder mehreren Aktionen.

E-Mail-Integration

Eine nahtlose E-Mail-Integration ist für die CRM-Einführung von entscheidender Bedeutung. Odoo bietet zwei Ansätze:

Option 1: Odoo-Mail-Gateway

• Konfigurieren Sie die Server für eingehende/ausgehende E-Mails unter Einstellungen > Technik > E-Mail
• Alle CRM-E-Mails fließen über Odoo und erstellen einen vollständigen Kommunikationsverlauf für jeden Lead
• Teammitglieder sehen jede Interaktion im Opportunity-Chatter

Option 2: Outlook/Gmail-Plugin

• Installieren Sie das Odoo-Plugin für Outlook oder Gmail
• Protokollieren Sie E-Mails an Odoo-Leads/Opportunities direkt von Ihrem E-Mail-Client aus
• Erstellen Sie mit einem Klick neue Leads aus eingehenden E-Mails

E-Mail-Vorlagen für die Pipeline:

Erstellen Sie Vorlagen für gängige Touchpoints:

• Erste Kontaktaufnahme/Follow-up nach dem Absenden des Formulars
• Besprechungsbestätigung und Tagesordnung
• Angebotsabgabe mit den nächsten Schritten
• Zusammenfassung nach der Sitzung
• Gewinn-/Verlustverfolgung

Navigieren Sie zu CRM > Konfiguration > E-Mail-Vorlagen, um Vorlagen zu erstellen und zu verwalten. Verwenden Sie zur Personalisierung Platzhaltervariablen wie {{object.partner_id.name}}.

Funktionen für die Teamzusammenarbeit

Der Verkauf ist selten eine Soloaktivität. Odoo CRM unterstützt den teambasierten Verkauf durch:

• Vertriebsteams: Gruppieren Sie die Vertreter nach Gebiet, Produktlinie oder Kundensegment. Jedes Team erhält seine eigene Pipeline-Ansicht und Ziele.
• Gemeinsame Pipeline: Mehrere Teammitglieder können dieselbe Opportunity anzeigen und dazu beitragen. Nutzen Sie Follower, um Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.
• Aktivitätsplanung: Weisen Sie Aufgaben bestimmten Teammitgliedern mit Fälligkeitsterminen zu. Aktivitäten erscheinen im Tagesplaner jeder Person.
• Interne Notizen: Nutzen Sie die interne Notizfunktion des Chatters (für Kunden nicht sichtbar) für die Teamkommunikation über Strategie und nächste Schritte.
• @mentions: Markieren Sie Kollegen in Opportunity-Notizen, um sie in ein Gespräch einzubeziehen.

Für Unternehmen mit komplexen Verkaufsprozessen helfen die [Odoo-Beratungsdienste] (/services/odoo/consultancy) dabei, Teamstrukturen, Genehmigungsworkflows und Eskalationspfade zu entwerfen, die zu Ihrer Organisationshierarchie passen.

Reporting und Dashboards

Datengesteuertes Vertriebsmanagement erfordert die richtigen Kennzahlen. Odoo CRM bietet:

Integrierte Berichte:

• Pipeline-Analyse: Umsatz nach Phase, erwartetem Abschlussdatum und Wahrscheinlichkeit
• Lead-Analyse: Lead-Volumen nach Quelle, Kanal und Zeitraum
• Aktivitätsanalyse: Geplante vs. abgeschlossene Aktivitäten nach Mitarbeiter
• Gewinn-/Verlustanalyse: Conversion-Raten nach Phase, Team und Quelle

Wichtige Kennzahlen zum Verfolgen:

| Metrisch | Was es Ihnen sagt | Gesundes Sortiment | |---|---|---| | Lead-to-Opportunity-Konvertierung | Marketingqualität | 15-30 % | | Opportunity-Gewinnrate | Verkaufswirksamkeit | 20-40 % | | Durchschnittliche Dealgröße | Umsatz pro abgeschlossenem Geschäft | Branchenabhängig | | Länge des Verkaufszyklus | Zeit vom Lead bis zum Abschluss | 30-90 Tage (B2B) | | Pipeline-Abdeckung | Pipeline-Wert/Kontingent | 3x - 5x | | Aktivitäts-zu-Abschluss-Verhältnis | Aufwand pro gewonnenem Deal | Mit der Zeit abnehmend |

Benutzerdefinierte Dashboards: Verwenden Sie die Berichts-Engine von Odoo, um personalisierte Dashboards für Vertriebsmitarbeiter (ihre Pipeline und Aktivitäten), Manager (Teamleistung und Prognosen) und Führungskräfte (Umsatztrends und Pipeline-Zustand) zu erstellen.

CRM mit Vertrieb und Rechnungsstellung verbinden

Wenn Sie eine Chance gewonnen haben, wandeln Sie sie mit einem Klick in ein Angebot um:

1. Klicken Sie bei der gewonnenen Gelegenheit auf „Neues Angebot“.
2. Odoo füllt Kundeninformationen, besprochene Produkte und erwartete Einnahmen vorab aus
3. Schließen Sie das Angebot mit genauen Einzelposten und Preisen ab
4. Zur elektronischen Signatur (Enterprise) oder manuellen Bestätigung senden
5. Das bestätigte Angebot wird in einen Kundenauftrag umgewandelt, der die Lieferung und Rechnungsstellung auslöst

Diese nahtlose Übergabe eliminiert doppelte Dateneingaben und stellt sicher, dass zwischen Vertrieb und Betrieb keine Geschäftsabschlüsse durchgehen.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann Odoo CRM mehrere Vertriebspipelines verwalten? Ja. Erstellen Sie separate Pipelines für verschiedene Vertriebsteams, Produktlinien oder Vertriebsprozesse. Jede Pipeline hat ihre eigenen Phasen und Berichte. Vertriebsmitarbeiter können ihre eigene Pipeline oder die gesamte Unternehmenspipeline anzeigen.

F: Lässt sich Odoo CRM mit LinkedIn oder anderen Lead-Quellen integrieren? Odoo Enterprise beinhaltet die LinkedIn-Lead-Anreicherung über IAP-Credits. Für eine tiefere LinkedIn Sales Navigator-Integration stehen Konnektoren von Drittanbietern zur Verfügung. Leads aus beliebigen Quellen können über CSV, API oder Webhook importiert werden. Unser Odoo-Integrationsteam erstellt benutzerdefinierte Konnektoren für spezielle Lead-Quellen.

F: Wie migriere ich von Salesforce oder HubSpot zu Odoo CRM? Exportieren Sie Ihre Kontakte, Angebote und Aktivitäten aus Ihrem aktuellen CRM im CSV-Format. Ordnen Sie Felder dem Datenmodell von Odoo zu und importieren Sie sie mit dem integrierten Importassistenten von Odoo. Bei komplexen Migrationen mit benutzerdefinierten Feldern und historischen Daten stellen professionelle Migrationsdienste sicher, dass bei der Umstellung nichts verloren geht.

Nächste Schritte

Eine optimierte Odoo CRM-Pipeline verschafft Ihrem Vertriebsteam klare Einblicke in jedes Geschäft, automatisiert Routineaufgaben und stellt dem Management genaue Prognosedaten zur Verfügung. Beginnen Sie mit der Definition sauberer Pipeline-Stufen und schichten Sie dann die Automatisierung, E-Mail-Integration und Berichterstellung ein.

Sind Sie bereit, Ihren Verkaufsprozess zu transformieren? Kontaktieren Sie ECOSIRE für eine CRM-Optimierungsbewertung oder erkunden Sie unsere Odoo-Schulungsprogramme, damit Ihr Vertriebsteam innerhalb von Tagen, nicht Wochen, produktiv mit Odoo CRM arbeitet.