Etkinlik Yönetimi ve Planlama
Unutulmaz organizasyonlarla unutulmaz etkinlikler planlayın.
Etkinlik yönetimi şirketleri, birden fazla eş zamanlı etkinlikte mekanları, satıcıları, programları, bütçeleri ve müşteri beklentilerini eş zamanlı olarak koordine eder. Proje planlamayı, satıcı tedarikini, katılımcı kaydını ve finansal takibi merkezileştiren Odoo tabanlı etkinlik yönetimi sistemlerini uyguluyoruz; böylece her etkinlik konseptten uygulamaya kadar sorunsuz bir şekilde ilerliyor.
Etkinlik Yönetimi ve Planlama'deki zorluklar
Bunlar, etkinlik yönetimi ve planlama işletmelerinin her gün aşmasına yardımcı olduğumuz operasyonel engellerdir.
Çok Etkinlikli Hokkabazlık
Biri planlama, biri uygulama, biri sonuçlandırma olmak üzere farklı aşamalarda birden fazla eş zamanlı olayı yönetmek ekipleri zayıflatır.
Satıcı Koordinasyonu
Yemek şirketleri, dekoratörler, AV sağlayıcıları, fotoğrafçılar; her birinin kendi sözleşmeleri, zaman çizelgeleri ve yönetilmesi gereken ödeme koşulları vardır.
Bütçe Kontrolü
Etkinliklerin onlarca maliyet kategorisi vardır. Gerçek zamanlı bütçe takibi olmadığında aşımlar yalnızca son faturalar geldiğinde ortaya çıkar.
Katılımcı Yönetimi
Kayıtlar, beslenme tercihleri, oturma düzenlemeleri ve tesiste check-in işlemleri kusursuz bir koordinasyon gerektirir.
Etkinlik Yönetimi ve Planlama İşletmelerine Nasıl Yardım Ediyoruz?
Amaca yönelik oluşturulmuş ERP modülleri ve sektöre özel ihtiyaçlarınızı karşılayan özel çözümler.
Etkinlik Proje Merkezi
Her etkinlik, aşamaları (kavram, planlama, yürütme, sonuçlandırma), kontrol listeleri, zaman çizelgeleri ve atanmış ekip üyeleri olan bir projedir.
Satıcı Yönetimi
Hizmet kategorileri, fiyatlandırma ve geçmiş performansı içeren satıcı veritabanı. Etkinlik başına RFQ oluşturma ve sözleşme yönetimi.
Bütçe Takibi
Gerçek zamanlı bütçe ile maliyet kategorisi başına fiili karşılaştırma. Bütçe sınırlarına göre satın alma onayları. Herhangi bir aşamada nihai etkinlik maliyetini tahmin edin.
Katılımcı Kaydı
Bilet türleri, diyet tercihleri ve seans seçimi ile çevrimiçi kayıt. Etkinlikte QR kodla giriş.
Görev Otomasyonu
Etkinlik şablonlarından otomatik görev oluşturma. Son tarih hatırlatıcıları, dönüm noktası takibi ve ekip bildirimleri herkesin uyum içinde olmasını sağlar.
Etkinlik Sonrası Analizler
Katılımcı geri bildirimi, bütçe performansı, satıcı derecelendirmeleri ve yatırım getirisi analizi. Bir sonrakini geliştirmek için her olaydan ders alın.
Anahtar Modüller ve Araçlar
Uygulama Sürecimiz
İş Akışı Haritalaması
Müşteri sorgulamasından konsept, planlama, yürütme ve etkinlik sonrası raporlamaya kadar etkinlik planlama sürecinizi belgeleyin.
Şablon Tasarımı
Standart görevler, zaman çizelgeleri, satıcı gereksinimleri ve bütçelerle türe (kurumsal, düğün, konferans) göre etkinlik şablonları oluşturun.
Sistem Kurulumu
Etkinlik operasyonlarınıza göre proje şablonlarını, satıcı veritabanını, kayıt formlarını ve bütçe takibini yapılandırın.
Takım Lansmanı
Etkinlik koordinatörlerini, satın alma personelini ve müşteri yöneticilerini eğitin. Yaklaşan etkinliklerle başlayın ve şablonları gerçek kullanıma göre hassaslaştırın.
Sıkça Sorulan Sorular
Müşteriler etkinlik planlama ilerlemelerini takip edebilir mi?
Evet. Bir müşteri portalı, etkinlik aşamalarını, onaylanmış bütçeleri, tedarikçi seçimlerini ve olağanüstü kararları gösterir. Müşteriler teklifleri onaylayabilir ve zaman çizelgelerini çevrimiçi olarak görüntüleyebilir.
Çok günlü konferansları nasıl hallediyorsunuz?
Çok günlü etkinliklerde günlük planlama, oturum yönetimi, konuşmacı koordinasyonu ve katılımcı takibi bulunur. Her günün kendi gündemi, mekanları ve lojistiği olabilir.
Sistem yinelenen olayları yönetebilir mi?
Evet. Verimli planlama için yıllık etkinlikler, aylık toplantılar veya periyodik konferanslar, önceden doldurulmuş görevler, satıcı listeleri ve bütçeler içeren şablonlardan kopyalanabilir.
İlgili Sektörler
Daha İyi Etkinlikler Planlayın
Bize etkinlik yönetimi ve planlama işletmenizden bahsedin, biz de 24 saat içinde size özel bir ERP çözümü tasarlayalım.