Tedarik Optimizasyonu: RFQ'dan Satınalma Siparişi Otomasyonuna

Ortalama bir satın alma ekibi, zamanının %60'ını satın alma siparişleri oluşturmak, onayları takip etmek, faturaları eşleştirmek gibi işlemsel görevlere harcıyor; geriye yalnızca %40'ı daha iyi şartlar için pazarlık yapmak ve yeni tedarikçilerin niteliklerini belirlemek gibi stratejik faaliyetlere kalıyor. İşlemsel işlerin otomatikleştirilmesi bu oranı tersine çevirir. Tedarik otomasyonu uygulayan şirketler, daha iyi tedarikçi rekabeti ve sözleşme uyumu sayesinde %60 daha kısa döngü süreleri, %90 daha az veri girişi hatası ve malzeme maliyetlerinde %5-12 azalma bildiriyor.

Önemli Çıkarımlar

• Otomatik RFQ iş akışları, satın alma döngü süresini 15+ günden 5 günün altına düşürür
• PO'lar, makbuzlar ve faturalar arasındaki üç yönlü eşleştirme, mükerrer ödemeleri ve fazla ödemeleri ortadan kaldırır
• Önceden müzakere edilen fiyatlandırmaya sahip kapsamlı siparişler, maliyet tasarrufu sağlar ve işlem başına harcanan çabayı azaltır
• Onay iş akışları, darboğazlar yaratmadan harcama politikalarını zorunlu kılar

---

Manuel Tedarik Sorunu

Otomasyonu incelemeden önce, manuel tedarikin gerçekte ne kadara mal olduğunu anlamakta fayda var. Rakamlar sürekli olarak çoğu yöneticinin varsaydığından daha kötü.

Bu verimsizlikler daha da artıyor. %3 hata ve %30 başıboş harcama ile yıllık 10 milyon dolarlık satın alma harcaması, fazla ödemeler, kaçırılan indirimler ve sözleşmesiz satın almalar nedeniyle yılda 300 bin ila 600 bin dolar arasında sızıntı yapıyor. Otomasyon bu sızıntıları kapatır.

---

Odoo'da Tedarik Yaşam Döngüsü

Odoo, satın almayı tanımlanmış aşamalara sahip net bir iş akışı olarak yapılandırır. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak her aşama manuel veya otomatik olabilir.

Aşama 1: Tespit Gerekiyor

Tedarik, birisi bir ihtiyacı tanımladığında başlar; malzemeler azalan bir depo, ekipmana ihtiyaç duyan bir proje yöneticisi veya bir üretim çalışmasını planlayan bir üretim planlayıcısı.

Odoo'da ihtiyaçlar üç kanal aracılığıyla belirlenebilir. Otomatik yeniden sipariş kuralları, stok seviyelerini izler ve envanter minimum eşiklerin altına düştüğünde satın alma talepleri oluşturur. Manuel satın alma talepleri, departman yöneticilerinin Satın Alma modülü üzerinden talep oluşturmasına olanak tanır. Üretim talebi, onaylanmış üretim siparişlerinin stokta bulunmayan bileşenler için tedariki tetikleyen malzeme gereksinimleri oluşturması durumunda ortaya çıkar.

Önemli olan tüm talep sinyallerini tek bir satın alma hattında merkezileştirmek, böylece hiçbir şeyin gözden kaçmaması ve satın alma ekibinin tam görünürlüğe sahip olmasıdır.

Aşama 2: Teklif Talebi (RFQ)

İhtiyaç belirlendikten sonraki adım satıcılardan fiyat istemektir. Odoo'nun RFQ iş akışı çeşitli senaryoları destekler.

Tek kaynaklı RFQ. Tercih edilen satıcıya ve yerleşik fiyatlandırmaya sahip öğeler için sistem, satıcının bilinen son fiyatını kullanarak RFQ'ları otomatik olarak oluşturabilir. Bu, rekabetçi teklif vermenin hiçbir değer katmadığı emtia kalemlerinin tekrarlanan satın alımları için uygundur.

Çok satıcılı RFQ. Daha yüksek değerli satın almalar veya yeni ürünler için RFQ'ları aynı anda birden fazla satıcıya gönderin. Odoo tüm yanıtları tek bir görünümde izleyerek karşılaştırmayı basitleştirir. Karşılaştırma birim fiyatı, teslimat süresini, ödeme koşullarını, minimum sipariş miktarlarını ve toplam sahip olma maliyetini içerir.

Satın alma sözleşmeleri. Yinelenen ihtiyaçlar için, çerçeve siparişler önceden görüşülmüş şartları (fiyat, teslimat planı, miktar aralıkları) tanımlar, böylece bireysel siparişler, her seferinde yeniden müzakere edilmeden sözleşmeye göre verilir.

Aşama 3: Satıcı Seçimi ve Satın Alma Siparişi Oluşturma

Teklifleri aldıktan sonra satın alma ekibi bir satıcıyı değerlendirir ve seçer. Odoo, tek tıklamayla RFQ'nun doğrudan bir satın alma siparişinde onaylanmasına olanak tanır. Çoklu tedarikçi karşılaştırmalarında sistem en iyi fiyatı öne çıkarır ve yan yana değerlendirmeye olanak tanır.

Satıcı seçimini etkilemesi gereken birim fiyatın ötesindeki faktörler arasında teslimat güvenilirliği (Odoo'da izlenen tarihsel zamanında kalma oranı), kalite geçmişi (geçmiş siparişlerden reddedilme oranları), ödeme koşulları (Net-30 ve Net-60 nakit akışını farklı şekilde etkiler), coğrafi yakınlık (tedarik süresini ve nakliye maliyetini etkiler) ve finansal istikrar (tedarikçi başarısızlığı riski) yer alır. Tedarikçi değerlendirmesine yönelik yapılandırılmış bir yaklaşım için tedarikçi risk yönetimi ve tedarikçi puan kartları hakkındaki kılavuzumuza bakın.

4. Aşama: Sipariş Onayı ve Takibi

Satın alma siparişi onaylandıktan sonra Odoo, takvim entegrasyonu, satıcılar birden fazla parti halinde sevk ettiğinde kısmi makbuz işleme, mallar geldiğinde otomatik makbuz oluşturma, henüz teslim edilmemiş ürünler için ön sipariş yönetimi ve yerleşik mesajlaşma sistemi (sohbet) aracılığıyla satıcı iletişimi ile beklenen teslimat tarihleri ​​aracılığıyla ilerlemesini izler.

Aşama 5: Mal Girişi ve Üç Yollu Eşleştirme

Mallar depoya ulaştığında, Odoo'daki teslim alma süreci gerçek miktarları yakalar, yapılandırılmış kalite noktalarına göre kaliteyi denetler ve bir mal girişi kaydı oluşturur. Sistem daha sonra satın alma siparişini (sipariş edilen), mal girişini (alınan) ve satıcı faturasını (faturalanan) karşılaştırarak üç yönlü eşleştirme gerçekleştirir.

Tutarsızlıklar otomatik olarak işaretlenir. Yaygın sorunlar arasında miktar farklılıkları (sipariş edilenden daha az veya daha fazla alınan), fiyat farklılıkları (faturalanan tutar PO fiyatından farklı) ve kalite reddi (alınan ancak kabul edilmeyen ürünler) yer alır. Her tutarsızlık türünün yapılandırılabilir bir tolerans eşiği vardır. Tolerans dahilinde sistem otomatik olarak işlem yapar. Toleransın ötesinde, öğe çözüm için uygun kişiye iletilir.

Aşama 6: Fatura İşleme ve Ödeme

Odoo'daki satıcı faturaları manuel olarak oluşturulabilir, satın alma siparişlerinden oluşturulabilir veya taranan belgelerden OCR aracılığıyla yakalanabilir. Faturalar eşleştirilip onaylandıktan sonra ödeme kuyruğuna girer.

Ödeme planlaması, gecikme cezalarından önceki son günde ödeme yaparak, işlem maliyetlerini azaltmak için ödemeleri toplu hale getirerek ve getirisinin sermaye maliyetini aştığı durumlarda erken ödeme indirimlerini yakalayarak nakit akışını optimize edebilir.

---

Satın Alma Kurallarını Otomatikleştirme

Odoo'nun otomatik satın alma kuralları, satın alma otomasyonunun temelidir. Herhangi birinin stok seviyelerini manuel olarak izleme ve sipariş oluşturma ihtiyacını ortadan kaldırırlar.

Otomatik Kurallar Nasıl Çalışır?

Her ürün, bir kaynak depo veya konum, tercih edilen bir satıcı, siparişi tetikleyen bir minimum stok seviyesi, sipariş miktarı hedefini tanımlayan bir maksimum stok seviyesi ve satıcı için bir teslim süresi ile yapılandırılmış bir veya daha fazla stok yenileme kuralına sahip olabilir.

Stok yenileme planlayıcısı, yapılandırılabilir bir programa göre (genellikle günlük) çalışır. Her kural için mevcut eldeki miktar artı gelen miktarın (açık PO'lardan) minimumun altında olup olmadığını kontrol eder. Bu durumda maksimuma ulaşmak için gereken sipariş miktarını hesaplar ve bir RFQ oluşturur.

Etkili Kuralları Yapılandırma

Kötü yapılandırılmış kurallar iki soruna neden olur: çok sık sipariş vermek (yüksek işlem maliyetleri) veya çok fazla sipariş vermek (yüksek taşıma maliyetleri).

Minimum değerin ayarlanması. Minimum değer, teslim süresi boyunca beklenen talebin yanı sıra bir güvenlik tamponunu da karşılamalıdır. Formül: Minimum = (Average Daily Demand x Lead Time in Days) + Safety Stock. Güvenlik stoğu, talep değişkenliğine ve kabul edilebilir stok tükenmesi riskinize bağlıdır. A kalemleri için günlük talebin 1,5-2x standart sapmasını kullanın. C öğeleri için 0,5-1x genellikle yeterlidir.

Maksimum miktarın ayarlanması. Maksimum, sipariş miktarlarını belirler. Bunu Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ) hususlarına göre belirleyin; sipariş maliyetlerini taşıma maliyetleriyle dengeleyin. Pratik bir başlangıç ​​noktası Maximum = Minimum + (Average Monthly Demand)'dir.

Teslim süresi doğruluğu. Satıcının taahhüt ettiği teslim süresini değil, satıcının yüzde 90'lık teslim süresini kullanın. Satıcı 5 gün diyor ancak teslimatların %10'u 8 gün sürüyorsa hesaplamalarınızda 8 günü kullanın.

---

Kapsamlı Siparişler ve Satın Alma Sözleşmeleri

Yinelenen satın almalar için, çerçeve siparişler (çerçeve anlaşmalar veya satın alma anlaşmaları olarak da bilinir) işlem başına maliyetleri azaltır ve uygun fiyatları sabitler.

Tam Siparişler Ne Zaman Kullanılmalı

Açık siparişler, aynı ürünü düzenli olarak aynı satıcıdan satın aldığınızda, yıllık hacim toplu indirimlere hak kazandığında, fiyat istikrarı bütçeleme için önemli olduğunda ve rutin satın alımlar için RFQ sürecini azaltmak istediğinizde anlamlı olur.

Odoo'da Paket Siparişleri Ayarlama

Odoo'daki genel sipariş, satıcıyı, ürünleri ve mutabakata varılan birim fiyatları, geçerlilik süresini (genellikle 6-12 ay), mutabakata varılan toplam miktarı veya değeri ve teslimat programını (varsa) tanımlar.

Bireysel satın alma siparişleri daha sonra genel siparişe göre "iptal edilir". Sistem, sözleşmeye göre kümülatif miktarları ve değerleri takip ederek sözleşme tamamlanmaya veya sona ermeye yaklaştığında uyarı verir.

Müzakere Kaldıracı

Kapsamlı siparişler satıcılara talep görünürlüğü ve hacim taahhüdü sağlar; bu da birim başına daha düşük fiyatlandırmayı, öncelikli üretim tahsisini, satıcı tarafından özel envanter tutmayı ve gelişmiş teslimat güvenilirliğini destekler. Bunun karşılığında fiyat istikrarı, satın alma çabalarının azalması ve genellikle daha iyi ödeme koşulları elde edersiniz.

---

Onay İş Akışları

Kontrolsüz satın alma, bütçe aşımlarına ve başıboş harcamalara yol açar. Odoo'daki onay iş akışları, darboğazlar yaratmadan ilkeleri uygular.

Onay Kurallarını Yapılandırma

Yaygın onay yapıları, 500 ABD dolarının altındaki satın alma işlemlerinin onay gerektirmediği, 500-5.000 ABD doları arasındaki satın almaların yönetici onayı gerektirdiği, 5.000-25.000 ABD doları arasındaki satın almaların yönetici onayı gerektirdiği ve 25.000 ABD dolarının üzerindeki satın alma işlemlerinin yönetici onayı gerektirdiği eşiğe dayalı onayları içerir. Bütçe bazlı onaylar, onaylanmadan önce kalan departman bütçesini kontrol eder. Kategori bazlı onaylar, sermaye harcamaları ve işletme harcamaları için farklı kurallar uygular.

Odoo, satın alma siparişlerindeki yapılandırılabilir onay kuralları aracılığıyla tüm bunları destekler. Birden çok onay düzeyi zincirlenebilir ve onaylayanlar, tek tıklamayla onaylama veya reddetme eylemleriyle e-posta bildirimleri alırlar.

Darboğazları Önlemek

Onay iş akışları yalnızca onaylayanların hemen yanıt vermesi durumunda çalışır. Yanıt verilmeyen 24 saat sonrasında hatırlatıcılar gönderecek, 48 saat sonra bir sonraki düzeye iletecek ve birincil onaylayan kullanılamadığında yetki devrine izin verecek şekilde yükseltme kurallarını yapılandırın. Kronik darboğazları belirlemek için raporlamada onay döngüsü sürelerini izleyin.

---

Tedarik Performansının Ölçülmesi

Tedarik otomasyonunuzun sonuç vermesini sağlamak için bu ölçümleri izleyin:

Tedarik döngüsü süresi, ihtiyacın belirlenmesinden PO onayına kadar geçen günleri ölçer. Standart satın almalar için 5 günün altını, otomatik yeniden sipariş satın almalar için ise 1 günün altını hedefleyin.

Maliyet tasarrufları gerçek satın alma fiyatlarını piyasa karşılaştırmalı değerleri veya geçmiş fiyatlarla karşılaştırır. Değerin nerede yaratıldığını anlamak için rekabetçi tekliflerden, sözleşme uyumluluğundan ve toplu indirimlerden elde edilen tasarrufları ayrı ayrı izleyin.

Tedarikçinin zamanında teslimat oranı, vaat edilen tarihte veya öncesinde teslim edilen siparişlerin yüzdesini ölçer. Bu, satıcı puan kartınıza beslenir ve gelecekteki satıcı seçimini etkiler.

Sipariş Siparişi doğruluğu, oluşturulduktan sonra herhangi bir düzeltme gerektirmeyen satın alma siparişlerinin yüzdesini ölçer. Düşük doğruluk, ürün verileri, satıcı fiyatlandırma kayıtları veya yeniden sipariş kuralı yapılandırmasıyla ilgili sorunları gösterir.

Maverick harcaması yerleşik sözleşmeler ve süreçler dışında gerçekleşen satın almaları izler. Hedef toplam harcamanın %5'inin altında.

---

Sıkça Sorulan Sorular

Normal RFQ sürecini bekleyemeyen acil satın alımları nasıl halledebilirim?

Odoo, RFQ adımı olmadan doğrudan satın alma siparişleri oluşturmaya olanak tanır. Acil satın almalar için tek bir kıdemli onaylayıcıyla basitleştirilmiş bir onay iş akışı yapılandırın. Acil durum satın alımlarını ayrı bir kategori olarak takip edin ve aylık olarak inceleyin; sık görülen acil durumlar genellikle yeniden sipariş kurallarının ayarlanması gerektiğini gösterir.

Odoo birden fazla para biriminde satın alma işlemlerini gerçekleştirebilir mi?

Evet. Satın alma siparişleri, yapılandırılabilir döviz kurları kullanılarak temel para biriminize otomatik olarak dönüştürülerek herhangi bir para biriminde oluşturulabilir. Sistem, orijinal para birimi tutarını ve dönüştürülen tutarı takip ederek ödeme sırasındaki döviz kuru farklarını ele alır.

Satın alma sözleşmesi ile genel sipariş arasındaki fark nedir?

Odoo terminolojisinde genel kavram bir satın alma sözleşmesidir ve genel siparişler bir türdür. Odoo iki türü destekler: genel siparişler (belirli bir süre için sabit fiyatlandırma, ihtiyaç halinde sipariş edilen miktarlar) ve satın alma ihaleleri (birden fazla satıcının aynı gereksinimler için teklif sunduğu rekabetçi teklif).

Otomatik yeniden sıralama kuralları sezonluk talep değişikliklerini nasıl ele alıyor?

Standart yeniden sıralama kuralları, mevsimselliğe göre otomatik olarak ayarlanmayan sabit minimum ve maksimum değerleri kullanır. Mevsimsel değişiklikleri ele almak için, tahmin edilen talebe göre yeniden sıralama kuralı parametrelerini üç ayda bir güncelleyin, en yüksek değişkenliği hesaba katan güvenlik stoku tamponlarını kullanın veya zaman aşamalı satın alma planları oluşturmak için talep tahminini uygulayın. Ayrıntılı yaklaşımlar için talep tahmin stratejileri hakkındaki kılavuzumuza bakın.

---

Sırada Ne Var

Tedarik otomasyonu sadece evrak işlerini azaltmakla ilgili değildir; tedariki bir maliyet merkezinden doğrudan marjları, nakit akışını ve tedarik güvenilirliğini artıran stratejik bir işleve dönüştürmekle ilgilidir.

En yüksek etkili otomasyonla başlayın: en yüksek hacimli ürünleriniz için yeniden sipariş kuralları ve harcama kontrolü için onay iş akışları. Ardından ekibiniz sisteme güven kazandıkça kapsamlı siparişleri, çok sağlayıcılı RFQ'ları ve üç yönlü eşleştirmeyi genişletin.

Bu yazı, tedarikten teslimata kadar uçtan uca tedarik zincirinin tamamını kapsayan Odoo 19 ile tedarik zinciri yönetimine ilişkin eksiksiz kılavuzumuzun bir parçasıdır.

ECOSIRE, satın alma ve tedarik zinciri optimizasyonuna odaklanan Odoo uygulaması ve entegrasyon hizmetleri sunar. Otomasyonun satın alma operasyonlarınızı nasıl dönüştürebileceğini tartışmak için Bize ulaşın.

---

ECOSIRE tarafından yayınlandı — işletmelerin Odoo ERP, Shopify eCommerce ve OpenClaw AI genelinde yapay zeka destekli çözümlerle ölçeklenmesine yardımcı oluyor.