Odoo Planlama: Çalışan Planlaması ve Kaynak Tahsisi

İşgücü planlaması, operasyon yönetiminde en çok zaman alan ve hataya açık idari görevlerden biridir. Birden fazla konum ve rolde 50'den fazla çalışan için manuel olarak vardiya programları oluşturmak (uygunluk durumunu, becerileri, sözleşme saatlerini ve fazla mesai kurallarını takip ederken) her hafta saatler tüketir ve yine de çalışanları sinirlendiren ve rolleri açıkta bırakan programlar üretir. Odoo 19 Kurumsal Planlama modülü, vardiya planlama mekanizmalarını otomatik hale getirirken yöneticilere daha iyi kaynak tahsisi kararları verme konusunda görünürlük sağlar.

Bu kılavuz Odoo Planlama modülünün tamamını kapsar: kaynak yapılandırması, vardiya şablonları, iş akışlarının planlanması, çalışanların kullanılabilirlik yönetimi, yayınlama ve iletişim, zaman çizelgeleri ve bordro ile entegrasyon ve planlama analitiği. İster bir perakende operasyonunda saatlik işçileri planlayın, ister profesyonel hizmetler için kaynak projelendirin, ister ekipmanı üretim hatlarına dağıtın, bu kılavuz uygulama planını sağlar.

Önemli Çıkarımlar

Kaynakları (çalışanlar ve materyaller) roller, beceriler ve çalışma saati kısıtlamalarıyla yapılandırın

Haftalık planlama çabasını azaltmak amacıyla yinelenen program kalıpları için vardiya şablonları oluşturun

Çakışan programlar için çakışma tespiti ile kaynakları vardiyalara atayın

Otomatik bildirimler ve mobil erişim ile programları çalışanlara yayınlayın

Self servis portalı aracılığıyla çalışanların vardiya değiştirmesine veya müsaitlik durumunu belirtmesine olanak tanıyın

Programları sıfırdan yeniden oluşturmaya gerek kalmadan verimli bir şekilde kopyalayın, tekrarlayın ve ayarlayın

Kusursuz işgücü maliyeti yakalama için planlı vardiyaları katılım takibi ve bordro ile entegre edin

Ekipler arasında planlanan ve gerçekleşen saatleri ve kaynak kullanımını analiz edin

Planlama Modülüne Genel Bakış ve Kurulum

Programları oluşturmadan önce, Planning'in iş gücünüzü ve çalışma düzenlerinizi anlamak için kullandığı temel öğeleri yapılandırın.

Planlama modülünü etkinleştirme: Ayarlar > Uygulamalar'a gidin ve "Planning"i yükleyin. Kurulduktan sonra ana navigasyonda Planlama menüsü görünür. Modül çapındaki seçenekleri yapılandırmak için Planlama > Yapılandırma > Ayarlar'a gidin: planlama vardiyalarında kalan saatlerin gösterilip gösterilmeyeceği, varsayılan vardiya süresi ve çalışan vardiya değişiminin etkinleştirilip etkinleştirilmeyeceği.

Kaynak türleri: Planlamada iki kaynak türü kullanılır. Çalışan kaynakları İK çalışan kayıtlarıyla bağlantılıdır; çalışma programları, sözleşmeleri ve maliyet oranları İK modülünden gelir. Maddi kaynaklar, programlanması gereken insan dışı varlıklardır (araçlar, ekipman, toplantı odaları). Her iki tür de planlama tablosunda görünür ve vardiyalara atanabilir.

Roller: Planlama > Yapılandırma > Roller altında roller oluşturun. Roller, bir vardiya için gereken işlevsel yeteneği temsil eder: Kasiyer, Depo Toplayıcı, Teslimat Şoförü, Müşteri Hizmetleri Temsilcisi, Vardiya Amiri. Vardiyalara ve çalışanlara rol atamak, rol bazlı planlamayı mümkün kılar; yalnızca söz konusu vardiya türü için nitelikli çalışanları görmek üzere programlar oluştururken kaynak listesini role göre filtreleyin.

Planlama şablonları: Planlama > Yapılandırma > Vardiya Şablonları altında planlama şablonları (vardiya türleri) oluşturun. Ortak şablonlar: Sabah Vardiyası (8:00-16:00), Akşam Vardiyası (14:00-22:00), Gece Vardiyası (22:00-06:00), Yarım Gün AM, Yarım Gün PM. Her şablon başlangıç zamanını, bitiş zamanını ve ilgili rolü saklar. Şablonlar program oluşturmayı önemli ölçüde hızlandırır; her vardiya için süreleri manuel olarak ayarlamak yerine bir şablonu planlama kılavuzuna sürükleyin.

Planlama Izgarasını Oluşturmak

Planlama kılavuzu merkezi planlama arayüzüdür. Kaynakları (çalışanlar ve malzemeler) satırlar halinde ve zamanı sütunlar halinde görüntüler; vardiyalar renkli bloklarla temsil edilir.

Tablo görünümleri: Planlama kılavuzu birden fazla zaman görünümünü destekler:

Gün görünümü: Tek bir günün saatlik görünümü — yoğun operasyonlarda ayrıntılı vardiya yönetimi için idealdir
Hafta görünümü: Haftalık program oluşturmak için en sık kullanılan görünüm
Ay görünümü: Ay boyunca kaynak tahsisinin planlanması için üst düzey görünüm
Yıl görünümü: Kapasite planlaması ve izinlerin yıl boyunca örtüşen görünürlüğü

Kaynakların ızgaraya eklenmesi: Kaynaklar (çalışanlar) planlama kılavuzunda satırlar halinde görünür. Yalnızca ilgili kaynakları göstermek için ekibe, departmana veya role göre filtreleyin. Izgara ayrıca her çalışanın hafta için planlanan toplam saatlerini ve bu saatlerin sözleşmeye bağlı çalışma programlarını aşıp aşmadığını da gösterir.

Vardiya oluşturma: Bir vardiya eklemek için, istediğiniz zaman aralığında ızgaradaki boş bir hücreyi tıklayın ve süreyi ayarlamak için sürükleyin veya vardiya oluşturma formunu açmak için tıklayın. Form şunları içerir: çalışan, rol, başlangıç/bitiş zamanı (veya vardiya şablonu seçimi) ve tüm notlar. Vardiyayı kaydetmeyi onaylayın; ızgarada renkli bir blok olarak görünür.

Renk kodlaması: Görsel netlik sağlamak için vardiyalar role göre renk kodludur. Denetçiler tabloyu tarayabilir ve her zaman aralığındaki rol kapsamını anında görebilir; bireysel görevleri saymadan boşlukları belirleyebilir (Salı akşamı süpervizör kapsamı yoktur).

Çakışma tespiti: Bir çalışanı, önceden planlanmış olan başka bir vardiyayla çakışan bir vardiyaya atadığınızda, Odoo çatışmayı anında işaretler. Benzer şekilde çalışanın vardiya dönemi için onaylı izin talebi varsa sistem sizi vardiya sonuçlanmadan önce uyarır. Bu gerçek zamanlı çakışma tespiti, normalde yalnızca çalışan aradığında ortaya çıkacak planlama hatalarını önler.

Program Şablonları ve Yinelenen Programlar

Çoğu işletmenin haftalık olarak veya dönüşümlü olarak tekrarlanan yinelenen program düzenleri vardır. Odoo Planning'in kopyalama ve tekrarlama özellikleri, aynı programın sıfırdan yeniden oluşturulmasını ortadan kaldırır.

Programları kopyalama: Bir haftalık program oluşturduktan sonra, bunu tek bir işlemle bir sonraki haftaya (veya gelecek birden fazla haftaya) kopyalayın. Odoo tüm vardiyaları yeni zaman dilimine kopyalar. Temel programı yeniden oluşturmadan istisnaları (tatil kapsamı, özel etkinlikler, planlı izinler) ayarlayın. Bu, tutarlı personel ihtiyacı olan operasyonlar için temel zaman kazandıran özelliktir.

Rotasyon planlama: Dönüşümlü vardiya modellerini kullanan işletmeler için (ör. çalışanların 3 haftalık bir döngüde sabah, öğleden sonra ve gece vardiyaları dönüşümlü olarak çalıştığı), her rotasyon haftası için ayrı bir program şablonu oluşturun. Rotasyon döngüsünde her hafta için uygun şablonu uygulayın. Rotasyon programı, tercih edilen ve sevilmeyen vardiyaları eşit bir şekilde dağıtırken her zaman kapsam sağlar.

Kaynak tahsis yüzdeleri: Profesyonel hizmet proje planlaması için, çalışanları belirli vardiya blokları yerine zamanlarının bir yüzdesi olarak projelere ayırın. Belirli bir hafta için bir çalışanı %50 oranında Proje A'ya ve %50 oranında Proje B'ye atayın. Planlama kılavuzu, tahsislerini görsel olarak gösterir ve fazla tahsisi önlemek için toplam tahsis, mevcut saatlere göre kontrol edilir.

Çalışan Ulaşılabilirliği Yönetimi

Etkili planlama, programları oluşturmadan önce çalışanların uygunluğunu bilmeyi gerektirir. Odoo, çalışanların uygunluk durumunu bildirebilmesi ve yöneticilerin bunu takip edebilmesi için araçlar sağlar.

Müsaitlik talepleri: Çalışanlar, Planning self-servis portalı aracılığıyla belirli vardiyalar veya zaman aralıkları için müsaitlik veya müsaitlik durumunu belirtebilir. Müsait olmadıkları tarihleri/saatleri seçerler (kişisel taahhütler, ikinci işler veya diğer kısıtlamalar nedeniyle) ve uygunluk güncellemesini gönderirler. Yöneticiler, planlama kılavuzunda yer alan kullanılabilirlik kısıtlamalarını görür; kullanılamayan dönemler, engellenmiş hücreler olarak görünür.

Entegrasyondan ayrılın: Planlama modülü Odoo Time-Off ile entegre olur. Onaylanan izin talepleri, çalışanın izin süresine ilişkin planlama hücrelerini otomatik olarak bloke eder. Yöneticiler bir program oluştururken, hangi çalışanların izinli olduğunu bir bakışta görebilir ve izin modülünü ayrıca kontrol etmeden bunları planlamaktan kaçınabilir.

Çalışma saati kısıtlamaları: Her çalışanın sözleşmesi, çalışma programını tanımlar (günlük, haftalık maksimum saat ve varsa fazla mesai kuralları). Planlama, önerilen bir programın bir çalışanı fazla mesai alanına sokacağı durumlarda yöneticileri uyararak bu kısıtlamalara saygı gösterir. Bu, hem çalışan memnuniyetsizliğine hem de maaş bordrosu maliyet aşımlarına neden olan kazara fazla mesaiyi önler.

Programları ve Çalışan Bildirimlerini Yayınlama

Bir program yalnızca çalışanların bunu bilmesi durumunda faydalıdır. Odoo Planning'in yayınlama ve bildirim sistemi, programların çalışanlara kullandıkları kanallar aracılığıyla ulaşmasını sağlar.

Taslak ve yayınlanmış programların karşılaştırılması: Programlar iki durumda mevcuttur: taslak (yalnızca yöneticiler görebilir, devam eden işlerin planlanması için faydalıdır) ve yayınlanmış (çalışanlar tarafından görülebilir). Programı yayınlamaya hazır olduğunuzda, onu ızgaradaki tüm çalışanlara görünür kılmak için "Yayınla"ya tıklayın. Yayınlandıktan sonra yapılan değişiklikler yeni bildirimleri tetikler.

Çalışan bildirimleri: Bir program yayınlandığında, planlanan tüm çalışanlar o döneme ait vardiyalarını içeren bir e-posta bildirimi alır. E-posta, kişisel programlarını temiz, okunabilir bir biçimde gösterir. Bir program yayınlandıktan sonra güncellenirse (vardiya süresi değiştirilirse, ek vardiya eklenirse), çalışanlara otomatik olarak bir değişiklik bildirimi gönderilir.

Mobil program erişimi: Çalışanlar, programlarına Odoo mobil uygulaması veya çalışan self-servis portalı aracılığıyla istedikleri zaman erişebilirler. Kişisel program görünümü yaklaşan vardiyaları, vardiya rolünü, konumu ve tüm notları gösterir. Çalışanların kendi programlarını görüntülemek için tam Planlama yöneticisi arayüzüne erişmeleri gerekmez.

Vardiya değiştirme: Planlama ayarlarında vardiya değiştirmeyi etkinleştirin. Bir çalışan planlanmış bir vardiyada çalışamadığında, self servis portalından bir değişim talep edebilir; vermek istediği vardiyayı seçebilir ve isteğe bağlı olarak uygun iş arkadaşlarından belirli bir değişim önerebilir. Yönetici takas talebini onaylar veya reddeder. Onaylanan takaslar planlama tablosunu otomatik olarak günceller ve ilgili tüm tarafları bilgilendirir.

Zaman Çizelgeleri ve Bordro Entegrasyonu

Planlama beklenen programı oluşturur; Zaman çizelgeleri gerçekte ne olduğunu kaydeder. Planlama ve Zaman Çizelgeleri arasındaki entegrasyon, işgücü yönetimi için planlı ve fiili görünürlük sağlar.

Planlanandan fiili karşılaştırmaya: Zaman Çizelgeleri > Raporlama > Zaman Çizelgesi ve Planlama'ya gidin. Bu rapor, her çalışanın planlanan saatlerini (onaylanan Planlama vardiyalarından) aynı dönem için kaydedilen gerçek saatlerle (Zaman Çizelgesi girişlerinden) karşılaştırır. Önemli farklılıklar (çalışanların planlanandan çok daha fazla veya daha az çalışması) program yanlışlığını veya zaman çizelgesi giriş sorunlarını gösterir.

Planlamadan zaman çizelgesi oluşturma: Zaman çizelgesi girişlerinin planlama vardiyalarıyla tam olarak eşleşmesi gereken çalışanlar için (planlanmış üretim çalışanları, perakende personeli), tamamlanan planlama vardiyalarından otomatik zaman çizelgesi oluşturmayı yapılandırın. Bir vardiya tamamlandı olarak işaretlendiğinde, planlama vardiyasındaki çalışan, tarih, saatler ve proje/analitik kodla önceden doldurulmuş bir zaman çizelgesi girişi otomatik olarak oluşturulur. Çalışanlar veya yöneticiler zaman çizelgesi girişleri oluşturmak yerine doğrulama yapar.

Bordro entegrasyonu: Bordro süreçleri vardiya farklarını içerdiğinde (akşam veya hafta sonu vardiyaları için daha yüksek oranlar), vardiya planlama şablonlarını uygun maaş kurallarına bağlayın. Bordro, vardiya türüne göre her çalışanın çalışma saatleri için doğru oranı uygulamak için Planlama'dan vardiya bilgilerini alabilir ve manuel hesaplamaya gerek kalmadan doğru diferansiyel ödeme sağlar.

İşgücü maliyeti tahmini: Planlama modülü, planlanan vardiyalara dayalı olarak bir işgücü maliyeti tahmini sağlar. Çalışan maliyetleri yapılandırılmışsa (İK modülünden alınan saatlik ücret), döneme ilişkin tahmini işçilik maliyetini hesaplamak için planlanan saatleri çalışan saatlik maliyetiyle çarpın. Dönem başlamadan önce bütçe riskini belirlemek için departman bütçesiyle karşılaştırın.

Proje Planlama için Kaynak Tahsisi

Profesyonel hizmet işletmeleri için Planlama, vardiya planlaması yerine proje kaynak tahsisi için kullanılır. Aynı Planlama arayüzü her iki kullanım durumunu da yönetir.

Proje bazlı tahsis: Bir çalışanı belirli bir süre ve zaman yüzdesi için bir projeye tahsis eden planlama kayıtları oluşturun. Bir geliştirici, önümüzdeki çeyrekte Proje A'ya %60 ve Proje B'ye %40 oranında tahsis edilebilir. Planlama tablosu bunu görsel olarak gösterir ve toplam tahsisler mevcut saatlere göre kontrol edilir.

Kaynak kapasitesi planlaması: Planlama Analizi raporu, gelecek dönemlerde her çalışan için planlanan toplam saat ile kapasiteyi gösterir. Aşırı tahsis edilen (mevcut saatlerden daha fazla planlanmış) kaynaklar vurgulanır. Bu ileriye dönük görünürlük, proje yöneticilerinin kaynak kısıtlamaları nedeniyle son teslim tarihleri kaymadan önce işi yeniden tahsis etmelerine veya kapsamı müzakere etmelerine olanak tanır.

Beceriye dayalı kaynak sağlama: Bir planlama tahsisi oluştururken, kaynak listesini gerekli becerilere göre filtreleyin (İK becerileri modülünden). Yalnızca gerekli yeteneklere sahip çalışanların seçenek olarak görünmesi, niteliksiz kaynakların yanlışlıkla özel proje rollerine tahsis edilmesini önler.

Planlama Analizi ve Optimizasyon

Zamanlama verimliliği raporu: Planlama > Raporlama > Planlama Analizi'ne gidin. Özet şunları gösterir: ekibe ve döneme göre toplam planlanan saatler, kullanım oranı (planlanan saatler ve mevcut saatler), planlanan fazla mesai saatleri ve planlanmamış (kullanılabilir ancak tahsis edilmemiş) saatler.

Rol kapsamı analizi: Vardiya bazlı operasyonlar için rol kapsamını zaman aralığına göre analiz edin. Belirli rollerde yeterli sayıda personelin bulunmadığı (iki kişilik bir rol için yalnızca bir kişinin planlandığı) veya fazla sayıda personelin (yalnızca bir tane gerektiren bir rol için üç kişinin planlandığı) dönemleri belirleyin. Kapsamı talep modellerine uyacak şekilde optimize edin.

Çalışan kullanımı: Çalışan bazında kullanımı takip edin: Her kişinin mevcut çalışma süresinin yüzde kaçı planlanan vardiyalara veya projelere ayrılıyor? Yüksek kullanım (%90+) anlık işler için ara bellek bırakmaz. Düşük kullanım (%60'ın altında), yetersiz istihdamın veya ek iş tahsisi ihtiyacının işareti olabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Odoo Planning aynı anda birden fazla konumdaki planlamayı yönetebilir mi?

Evet. Her saha için programları oluşturmak ve görüntülemek için planlama ızgarasını konuma göre filtreleyin. Çalışanlar birincil konuma atanır ve filtre yalnızca o konumdaki çalışanları gösterir. Birden fazla lokasyonda çalışan çalışanlar, farklı günlerde farklı lokasyonlarda programlanabilir; planlama tablosu onların tüm lokasyonlardaki tam programını gösterir.

Odoo Planning, bir çalışanın bir günde iki ayrı blokta çalıştığı bölünmüş vardiyaları nasıl ele alıyor?

Aynı gün içinde aynı çalışan için iki ayrı planlama vardiyası oluşturun; biri sabah bloğu için, diğeri öğleden sonra bloğu için. Her iki vardiya da planlama tablosunda görünür. Günün toplam saati her iki vardiyanın birleşiminden hesaplanır. Yemek servisi, perakende ve sağlık hizmetleri ortamlarında bölünmüş vardiyalar yaygındır ve Odoo bunları herhangi bir özel konfigürasyona gerek duymadan yönetir.

Planlanan programlar belirli bir son tarihe kadar yayınlanmadığında yöneticiler bildirim alabilir mi?

Odoo'da, gelecek hafta için programların belirli bir son tarihe kadar (örneğin her perşembe saat 17:00'de) yayınlanıp yayınlanmadığını kontrol eden otomatik bir eylem yapılandırın. Program hâlâ taslak halindeyse ilgili yöneticiye bir hatırlatma e-postası gönderin. Bu, çalışanların programlarını birçok yargı bölgesinde yasal bir gereklilik olan yeterli bildirimle almasını sağlar.

Odoo yarı zamanlı ve sıfır saat sözleşmeli çalışanların planlamasını nasıl yapıyor?

Yarı zamanlı çalışanların İK sözleşmelerinde azaltılmış çalışma saatlerini yansıtan bir çalışma programı bulunur. Planlama, fazla tahsisi hesaplarken bu programa uyar. Sıfır saat çalışan çalışanların sabit bir çalışma programı yoktur; Planlama uygunlukları, gönderdikleri uygunluk taleplerine bağlıdır. Yöneticiler onların müsaitlik durumunu görür ve buna göre planlama yapar. Sıfır saat çalışanlar için planlanan toplam çalışma saatleri, sözleşmeye konu olan minimum tutar yerine iş talebine dayalı olmalıdır.

Odoo Planning'i ekipman veya toplantı odası planlaması için kullanabilir miyiz?

Evet. Ekipman (forkliftler, üretim makineleri, konferans salonları, araçlar) için malzeme kaynakları oluşturun. Bunlar planlama tablosunda çalışanların yanında görünür. Ekipmanı tıpkı çalışanlar gibi projelere veya operasyonlara göre planlayın. Çatışmalar (aynı ekipmanın aynı anda iki farklı operasyon için planlanması) tespit edilir ve işaretlenir. Ekipman planlama, Bakım modülüyle bütünleşir; planlı bakım, ekipmanı planlama kılavuzunda otomatik olarak bloke eder.

Odoo Planning, iş gücü planlaması için İşe Alma modülüyle nasıl entegre olur?

Planning'in kaynak kapasitesi görünümü mevcut ve öngörülen kapsamı gösterir. Planlanan talep sürekli olarak mevcut kaynak kapasitesini aştığında, yeni işe alım talepleri için niceliksel gerekçe sağlar. Kalıcı bir boşluk tespit edildiğinde doğrudan Planlama'dan açılan bir İşe Alma işi oluşturun. Yeni işe alınan kişi, işe alındıktan sonra Planlama kaynak havuzuna eklenir ve kullanılabilirliği gelecek programlarda görünür.

Program oluştururken belirli bir vardiya için kimin müsait olduğunu görmenin bir yolu var mı?

Evet. Bir zamanlama oluştururken kaynak filtresi yalnızca belirli bir zaman dilimi için uygun olan çalışanları (çakışan vardiyalar, onaylanmış izinler yok) gösterebilir. Bu "önce uygunluk" görünümü, vardiya atamasını önemli ölçüde hızlandırır; her çalışanı ayrı ayrı kontrol etmek yerine yalnızca vardiyada çalışabilenleri görürsünüz. Belirli vardiya türü için nitelikli mevcut çalışanları görmek için role göre daha fazla filtreleyin.

Sonraki Adımlar

Odoo Planning, iş gücü planlamasını haftalık idari yükten yönetilen, veri odaklı bir sürece dönüştürür. Programlar şablonlardan oluşturulduğunda, mobil uygulamalar aracılığıyla yayınlandığında ve zaman çizelgeleri ve maaş bordrosu ile entegre edildiğinde, yöneticiler program oluşturmaya daha az, gerçek operasyonları yönetmeye daha fazla zaman harcarlar.

ECOSIRE, perakende zincirleri, konaklama işletmeleri, üretim operasyonları ve profesyonel hizmet firmaları için Odoo Planning'i uygular. Uygulamamız kaynak yapılandırmasını, vardiya şablonu tasarımını, İK ve Bordro ile entegrasyonu ve planlama arayüzünde yönetici eğitimini içermektedir.

İşgücü planlaması uygulama seçeneklerini keşfetmek için Odoo hizmetleri sayfamızı ziyaret edin veya Odoo 19 Enterprise için yapay zeka destekli program optimizasyonu, talebe dayalı personel algoritmaları ve çalışan planlama tercih sistemleri dahil planlama uzantıları için pazaryeri modüllerimize göz atın.

Odoo Planning: Employee Scheduling and Resource Allocation