Odoo Çok Şirketli Kurulum: Tek Bir Veritabanında Birden Fazla Varlığın Yönetilmesi

Birden fazla tüzel kişiliği, yan kuruluşu veya markayı işleten işletmeler bir seçimle karşı karşıyadır: her şirket için ayrı ERP örnekleri çalıştırın veya her şeyi tek bir veritabanında birleştirin. Odoo'nun çok şirketli özelliği, katı veri ayırmayı, şirketler arası işlem otomasyonunu ve konsolide finansal raporlamayı korurken, tek bir veritabanında birden fazla varlığı yönetmenize olanak tanır.

Odoo Çoklu Şirket Nedir?

Odoo çoklu şirket, birden fazla şirketin (tüzel kişiliklerin) tek bir Odoo veritabanında bir arada bulunmasına olanak tanıyan yerleşik bir özelliktir. Her şirketin kendi hesap planı, vergi yapılandırması, banka hesapları, depoları ve iş kuralları vardır. Kullanıcılar bir veya daha fazla şirkete ait olabilir ve üstteki gezinme çubuğundan bunlar arasında geçiş yapabilir.

Bu yaklaşım, ayrı Odoo örneklerini çalıştırmaktan temel olarak farklıdır. Tek bir veritabanı, paylaşılan ana veriler (ürünler, kişiler), birleşik raporlama ve altyapının sıfır kopyası anlamına gelir.

Çoklu Şirket Ne Zaman Kullanılmalı

Çok şirketli kurulum şu durumlarda uygundur:

• Müşterileri, ürünleri veya satıcıları paylaşan birden fazla tüzel kişiliği işletiyorsunuz
• Ana şirketin konsolide finansal raporlamaya ihtiyaç duyan bağlı ortaklıkları var
• Tek bir kurumsal şemsiye altında birden fazla markayı yönetiyorsunuz
• İşletmeniz farklı mali gereksinimlere sahip birden fazla ülkede faaliyet gösteriyor
• Bir holding şirketinin tüm portföy şirketlerinde görünürlüğe ihtiyacı vardır

Birden fazla ofisiniz veya departmanınız varsa, çoklu şirket gereksizdir. Odoo'nun analitik muhasebe ve departman özellikleri, ayrı şirketler oluşturmadan dahili organizasyonel bölümleri yönetir.

Odoo'da Çoklu Şirket Kurulumu

1. Adım: Çoklu Şirket'i Etkinleştirin

1. Ayarlar > Genel Ayarlar > Şirketler'e gidin
2. Şirket listesini görüntülemek için "Şirketleri Yönet"e tıklayın
3. Ana şirketiniz zaten mevcut; Başka şirketler eklemek için "Yeni"yi tıklayın

Adım 2: Her Şirketi Yapılandırın

Her şirket için şunları yapılandırın:

| Ayar | Konum | Notlar | |---|---|---| | Yasal ad ve adres | Ayarlar > Şirketler | Yasal kayıtla eşleşmelidir | | logosu | Şirket ayarları | Basılı belgelerde görünür | | Para Birimi | Şirket ayarları | Şirkete göre farklılık gösterebilir | | Mali yıl | Muhasebe > Ayarlar | Yargı yetkisine göre değişebilir | | Hesap planı | Muhasebe > Yapılandırma | Paylaşılan şablon veya şirkete göre benzersiz | | Vergi yapılandırması | Muhasebe > Vergiler | Ülkeye özgü vergi kuralları | | Banka hesapları | Muhasebe > Banka Hesapları | Şirket başına ayrı banka yevmiyeleri | | Depolar | Envanter > Yapılandırma | Her şirketin kendi deposu/depoları vardır | | Diziler | Ayarlar > Teknik | Faturalar, siparişler vb. için ayrı numaralandırma |

3. Adım: Kullanıcı Erişimini Yapılandırın

Her Odoo kullanıcısı bir veya daha fazla şirkete atanabilir:

• Tek şirket kullanıcıları: Yalnızca kendilerine atanan şirkete ait verileri görebilir ve oluşturabilirler. Yalnızca tek bir kuruluş bünyesinde çalışan operasyonel personel için en iyisi.
• Çok şirketli kullanıcılar: Üst menü çubuğundaki şirket değiştiriciyi kullanarak şirketler arasında geçiş yapılabilir. Birden fazla kuruluşu denetleyen yöneticiler, muhasebeciler ve idareciler için en iyisi.
• Varsayılan şirket: Her kullanıcının, yeni kayıtlar oluşturulurken geçerli olan bir varsayılan şirketi vardır.

Erişim kuralı davranışı: Bir kullanıcının birden fazla şirkete erişimi olduğunda, kendisine atanan tüm şirketlerin verilerini aynı anda görür (belirli bir şirkete göre filtreleme yapmadığı sürece). Bu, şirketler arası raporlama ve gözetim sağlar.

Ayarlar > Kullanıcılar > [Kullanıcı] > Çoklu Şirketler sekmesi altında kullanıcı şirketi atamalarını yapılandırın.

Paylaşılan ve Ayrı Veriler

Hangi verilerin paylaşıldığını ve hangisinin şirkete özel olduğunu anlamak, çoklu şirket operasyonlarının doğru şekilde yürütülmesi açısından kritik öneme sahiptir.

Tüm Şirketlerde Paylaşılıyor

• Kişiler (res.ortak): Müşteriler, satıcılar ve iş ortakları varsayılan olarak globaldir. A Şirketi tarafından oluşturulan bir müşteri B Şirketi tarafından görülebilir.
• Ürünler (product.template): Ürün tanımları paylaşılmaktadır. Ancak maliyet, satıcı ve muhasebe hesapları gibi ürüne özel özellikler şirket bazında ayarlanabilir.
• Kullanıcılar: Kullanıcı hesapları geneldir. Şirket erişimi atamalar yoluyla kontrol edilir.
• Sistem ayarları: Teknik yapılandırmalar, e-posta sunucuları ve otomasyon kuralları genellikle geneldir.

Şirkete Özel (İzole)

• Muhasebe girişleri: Yevmiye girişleri, faturalar ve senetler tam olarak tek bir şirkete aittir
• Banka hesapları ve yevmiyeler: Her şirketin kendine ait finansal altyapısı vardır
• Satış ve satın alma siparişleri: İşlemler şirkete özeldir
• Envanter işlemleri: Stok hareketleri şirkete özel depolara aittir
• Vergi yapılandırmaları: Her şirketin farklı vergi yapıları olabilir
• Hesap planı: Paylaşılabilir (aynı şablon) veya ayrı olabilir (şirket başına farklı COA'lar)

Şirket Başına Yapılandırılabilir

• Ürün özellikleri: Ürün formlarındaki "Firma Değiştir" özelliği kullanılarak firma bazında satıcı, maliyet, gelir/gider hesapları ayarlanabilir.
• Fiyat listesi kuralları: Şirket başına farklı fiyatlandırma stratejileri
• Depo operasyonları: Ayrı veya paylaşılan depo konumları

Şirketler Arası İşlemler

Çok şirketli en güçlü özelliklerden biri, şirketler arası otomatik işlemlerdir. A Şirketi B Şirketine satış yaptığında Odoo otomatik olarak B Şirketinde ilgili satın alma siparişini oluşturabilir.

Şirketler Arası Kuralları Etkinleştirme

1. Ayarlar > Genel Ayarlar > Çoklu Şirketler'e gidin
2. "Şirketlerarası İşlemler"i etkinleştirin
3. Her şirket için şirketler arası kuralı yapılandırın:

Mevcut kurallar:

• Senkronize fatura/fatura: A Şirketi, B Şirketine bir müşteri faturası oluşturduğunda, Odoo, B Şirketinde otomatik olarak bir satıcı faturası oluşturur.
• Senkronize satış siparişi/satın alma siparişi: A Şirketi, B Şirketine bir satış siparişini onayladığında, B Şirketinde otomatik olarak bir satınalma siparişi oluşturulur.
• Senkronize etme: Şirketler arası işlemlerin manuel olarak işlenmesi.

Şirketler Arası İşlem Akışı Örneği

Company A (Manufacturer) sells components to Company B (Retailer):

1. Company A creates Sales Order → Company B (auto-created Purchase Order)
2. Company A delivers goods → Company B receives goods
3. Company A creates Invoice → Company B (auto-created Vendor Bill)
4. Company B pays → Company A receives payment

Eşleşen tüm günlük girişleri otomatik olarak oluşturulur ve her iki varlıkta da defterler dengeli tutulur.

Transfer Fiyatlandırması

Şirketler arası satışlar için transfer fiyatlandırmasını aşağıdakileri kullanarak ayarlayın:

• Fiyat listeleri: Belirli fiyat/indirim kurallarına sahip şirketler arası fiyat listeleri oluşturun
• Mali pozisyonlar: Şirketler arası işlemler için sıfır KDV veya belirli vergi uygulamaları uygulayın
• Özel ödeme koşulları: Şirketler arası ödeme koşullarını belirleyin (ör. net 30 gün)

Transfer fiyatlandırması yerel vergi düzenlemelerine uygun olmalıdır. Pek çok yargı bölgesi, şirketler arası işlemler için emsallere uygun fiyatlandırma gerektirir. Şirketler arası uyumlu fiyatlandırmayı yapılandırmak için yargı bölgelerinizi bilen bir Odoo danışmanlık ortağına danışın.

Hesap Planı Stratejisi

Şirketler arası hesap planlarını yönetmek için iki seçeneğiniz vardır:

Seçenek 1: Paylaşılan Hesap Planı

Tüm şirketler aynı COA yapısını kullanır. Bu, konsolidasyon raporlamasını basitleştirir ancak COA'nın tüm şirketlerin ihtiyaçlarını karşılamasını gerektirir.

En iyisi: Aynı ülkede benzer iş modellerine sahip şirketler.

Seçenek 2: Ayrı Hesap Planları

Her şirketin, potansiyel olarak farklı hesap kodları ve yapılarıyla kendi COA'sı vardır.

En iyisi: Farklı ülkelerdeki, farklı düzenleme gerekliliklerine veya temel olarak farklı iş türlerine sahip şirketler (ör. aynı holding altındaki bir üretim şirketi ve bir yazılım şirketi).

Ayrı COA'larla konsolidasyon raporlaması için şirkete özel hesaplar ve birleştirilmiş raporlama kategorileri arasında bir eşleme oluşturun. Odoo'nun analitik muhasebe ve özel raporlama araçları bu haritalamayı yönetir.

Konsolide Finansal Raporlama

Çok şirketli finansal konsolidasyon, işletmelerin ayrı örnekler yerine tek veritabanına sahip çok şirketli sistemi seçmesinin temel nedenlerinden biridir.

Yerleşik Konsolidasyon

Odoo Enterprise, standart mali raporlarda çok şirketli filtreleme sağlar:

• Kar ve Zarar: Bireysel şirket sonuçlarını veya birleşik toplamları görüntüleyin
• Bilanço: Şirket başına veya konsolide pozisyonlar
• Genel Muhasebe: Şirkete göre filtreleyin veya tüm girişleri görüntüleyin
• Deneme Bakiyesi: Şirket bazında karşılaştırma

Şirketler Arası Dengelerin Ortadan Kaldırılması

Doğru konsolide raporlama için şirketler arası alacak ve borçların elimine edilmesi gerekir. Odoo bunu şu şekilde ele alır:

1. Şirketler arası ortakları belirli bir etiket veya kategoriyle işaretlemek
2. Şirketler arası işlemleri hariç tutan filtrelenmiş rapor görünümlerinin kullanılması
3. Şirketler arası bakiyeleri sıfırlayan konsolidasyon yevmiye kayıtları oluşturmak

Karmaşık konsolidasyon gereksinimleri için (azınlık hisseleri, para birimi dönüşümü, öz sermaye yöntemi yatırımları), Odoo özelleştirmesi kurumsal yapınıza göre uyarlanmış otomatik konsolidasyon iş akışları oluşturabilir.

Güvenlik ve Kayıt Kuralları

Çok şirketli veri izolasyonu Odoo'nun kayıt kuralları sistemine dayanır:

Varsayılan kayıt kuralları şu şekilde uygulanır:

• Kullanıcılar yalnızca kendilerine atanan şirketlerin muhasebe verilerini (faturalar, yevmiye kayıtları, ödemeler) görebilir
• Envanter işlemleri şirkete özel depo atamalarına göre filtrelenir
• Satış ve satın alma siparişleri yalnızca kullanıcının şirket kapsamında görülebilir

İhtiyacınız olabilecek özel kayıt kuralları:

• Şirketler arası ürün görünürlüğü: Ürün yöneticilerinin, tüm varlıklardaki ürünleri şirkete özgü özellikleriyle görmesine olanak tanır
• Yönetici yetkisi: Üst düzey kullanıcılara gözetim ve raporlama için şirketler arası sınırsız erişim sağlayın
• Şirketler arası veriler kısıtlandı: Hangi şirketlerin birbirinin operasyonel verilerini görebileceğini sınırlayın

Ayarlar > Teknik > Güvenlik > Kayıt Kuralları altında kayıt kurallarını yapılandırın. Üretim dağıtımından önce tüm kuralları örnek kullanıcılarla kapsamlı bir şekilde test edin.

Çok Şirketli Ortak Zorluklar

1. Zorluk: Farklı Koşullara Sahip Paylaşılan Kişiler

Bir satıcı birden fazla şirkete ürün tedarik edebilir ancak şirket başına farklı ödeme koşulları, fiyat listeleri veya kredi limitleri kullanabilir. Paylaşılan kişi kayıtlarında şirket başına değerleri ayarlamak için Odoo'nun şirkete bağlı özelliklerini kullanın.

2. Zorluk: Şirketler Arasında Ürün Maliyetlendirmesi

Aynı ürünün farklı şirketlerde farklı maliyetleri olabilir (örneğin, şirketler arası kâr marjı). Etkin şirket bağlamını değiştirerek şirkete özel standart maliyetleri ve muhasebe hesaplarını ürün formunda yapılandırın.

3. Zorluk: Aktif Şirket Hakkında Kullanıcı Kafası Karışıklığı

Birden fazla şirkete erişen kullanıcılar bazen yanlış şirkette kayıt oluşturabilirler. Bunu aşağıdakilerle azaltın:

• Anahtarlayıcıdaki şirket adını net bir şekilde belirtin (konumu veya kısaltmayı ekleyin)
• Her kullanıcının birincil rolüyle eşleşen varsayılan şirket ataması
• İşlem oluşturmadan önce aktif şirketin kontrol edilmesi eğitimi
• Renk kodlu şirket temaları (özel CSS veya Odoo Studio aracılığıyla edinilebilir)

4. Zorluk: Rapor Karmaşıklığı

Birden fazla şirketi ve para birimini kapsayan mali raporlar, döviz kurlarının ve eliminasyon girişlerinin dikkatli bir şekilde ele alınmasını gerektirir. Daha sonra uyarlamayı önlemek için raporlama gereksinimlerinizi ilk Odoo uygulaması sırasında planlayın.

Sıkça Sorulan Sorular

S: Bir Odoo veritabanında kaç şirkete sahip olabilirim? Kesin bir sınır yoktur. İşletmeler tek bir veritabanında 20-50'den fazla şirketi başarıyla yönetiyor. Performans, şirket sayısından ziyade toplam işlem hacmine ve sunucu kaynaklarına bağlıdır.

S: Farklı şirketler farklı Odoo modüllerini kullanabilir mi? Evet. Modül kurulumu veritabanı genelinde yapılır ancak modülleri yalnızca belirli şirketler için etkin olacak şekilde yapılandırabilirsiniz. Örneğin, tüm şirketler Muhasebeyi kullanırken Üretim yalnızca üretim varlığınız için etkinleştirilebilir.

S: Odoo Community Edition'da çoklu şirket mevcut mu? Toplulukta temel çok şirketli destek (ayrı şirketler, şirket başına veriler) mevcuttur. Ancak şirketler arası işlem otomasyonu, birleştirilmiş raporlama ve Odoo Studio özelleştirmeleri Enterprise Edition gerektirir.

S: İki ayrı Odoo veritabanını tek bir çok şirketli veritabanında birleştirebilir miyim? Evet, ancak kimlik çakışmalarını önlemek ve veri bütünlüğünü korumak için veri aktarımının dikkatli olmasını gerektirir. Bu, bir ana şirketin yeni bir yan kuruluş satın alması durumunda yaygın bir senaryodur. Profesyonel Odoo geçiş hizmetleri veritabanı birleştirmelerini tam veri doğrulamayla gerçekleştirir.

Çoklu Şirkete Başlarken

İyi yapılandırılmış çok şirketli bir kurulum, ayrı ERP örneklerini yönetme yükünü ortadan kaldırırken tam veri yalıtımı ve birleştirilmiş görünürlük sağlar. Önemli olan, yayına geçmeden önce şirket yapınızın, şirketler arası kuralların ve erişim kontrollerinin doğru planlanmasıdır.

Çok şirketli mimari danışmanlığı için ECOSIRE ile iletişime geçin. Ekibimiz holding şirketleri, franchise'lar ve çok markalı organizasyonlar için çok şirketli Odoo ortamları tasarlar ve uygular. Ayrıca, işletmeniz geliştikçe çok şirketli kurulumunuzun sorunsuz çalışmasını sağlamak için sürekli destek ve bakım sağlıyoruz.