Odoo Onayları: İş Akışlarını ve Onay Zincirlerini Otomatikleştirin

Bu kılavuz, temel onay iş akışlarının yapılandırılmasından koşullu yönlendirme, delegasyon zincirleri ve mobil öncelikli onay deneyimleriyle karmaşık çok düzeyli hiyerarşiler oluşturmaya kadar her şeyi kapsar.

Önemli Çıkarımlar

• İş süreçlerinize uygun onay kategorileri tasarlayın (satın alma, gider, izin, sermaye vb.)
• Minimum onaylayıcı gereksinimleri ve sıralı/paralel yönlendirme ile çok düzeyli onay hiyerarşileri oluşturun
• Onaylayanlar mevcut olmadığında onayların asla durmaması için yetki verme kurallarını yapılandırın
• Onayların vadesi geçtiğinde otomatik yükseltme ile son tarih uygulamasını ayarlayın
• Hareket halindeyken onay veren yöneticiler için mobil onayları etkinleştirin
• Kuruluşunuza özgü herhangi bir iş süreci için özel onay kategorileri oluşturun
• Döngü süresi, darboğaz tespiti ve uyumluluk için onay analitiği kontrol panelleri oluşturun
• Onayları Satın Alma, Gider, İzin ve özel modüllerle entegre edin

---

Onay Kategorisi Tasarımı

Yerleşik Kategoriler

Odoo 19 önceden yapılandırılmış birkaç onay kategorisi içerir:

Özel Kategoriler Oluşturma

Herhangi bir iş sürecine yönelik kategoriler oluşturmak için Onaylar > Yapılandırma > Onay Türleri'ne gidin:

Kategori Yapılandırması

Her onay türünün ayrıntılı yapılandırma seçenekleri vardır:

Talep formu alanları: Talep formunda hangi alanların görüneceğini tanımlayın. Standart alanlar şunları içerir: açıklama, tutar, gereken tarih, aciliyet ve ekler. Kategoriye özgü veriler için özel alanlar ekleyin; bir sermaye harcaması talebi için "Beklenen ROI", "Geri Ödeme Süresi" ve "Bütçe Limiti" gerekebilir.

Onay kuralları: Gereken minimum onay sayısını ve kimlerin onaylayabileceğini belirleyin. Seçenekler şunları içerir: belirli kullanıcılar, bir departmandaki tüm yöneticiler, belirli bir role sahip kullanıcılar veya istekte bulunanın doğrudan yöneticisi (dinamik yönlendirme).

Belge gereksinimleri: Gönderimden önce hangi belgelerin eklenmesi gerektiğini belirtin. Bir satın alma talebi satıcı teklifi gerektirebilir. Gider raporu makbuz gerektirir. İşe alım talebi bir iş tanımı gerektirir. Eksik belgeler gönderimi engelleyerek, eksiksiz isteklerin incelenmek üzere ulaşmasını sağlar.

Sıra: İstek oluşturma menüsünde onay türlerinin görüntülenme sırasını ayarlayın. En sık kullanılan kategorileri ilk sıraya koyun.

---

Çok Düzeyli Onay Hiyerarşileri

Sıralı Onay Zincirleri

Sırayla birden çok düzeye yönlendirilen onayları yapılandırın:

Employee Submits → Direct Manager (Level 1) → Department Head (Level 2) → CFO (Level 3)

Her düzeyde, onaylayan şunları yapabilir: Onaylayabilir (sonraki düzeye yönlendirir), Reddet (talep sahibine gerekçesiyle geri döner) veya Değişiklik İste (reddetmeden değişiklik için geri döner).

Paralel Onaylar

Birden fazla bağımsız tarafın imzasını gerektiren talepler için:

Employee Submits →
  ├── Legal Review (parallel)
  ├── Finance Review (parallel)
  └── Department Approval (parallel)
All three approved → Request Approved

"VE" mantığıyla aynı düzeyde birden fazla onaylayan kuralı ekleyerek paralel onayları yapılandırın; isteğin devam etmesi için tümünün onaylaması gerekir. Alternatif olarak, belirlenen onaylayıcılardan herhangi birinin onaylayabileceği "VEYA" mantığını kullanın.

Koşullu Yönlendirme

İstek niteliklerine göre onayları yönlendirin:

Odoo'nun onay isteği alanlarına bağlı otomatik eylemlerini kullanarak koşullu yönlendirmeyi uygulayın. Tutar bir eşiği aştığında onay zincirine otomatik olarak ek onaylayanlar ekleyin.

Onay Matrisi

Karmaşık yönetişime sahip kuruluşlar için bir onay matrisi oluşturun:

Bu matrisi, tutara dayalı kurallara sahip birden fazla onay türünü kullanarak yapılandırın. Her hücre, kendi onaylayıcı zinciriyle benzersiz bir onay iş akışını temsil eder.

---

Yetki Verme ve Yedek Onaylayıcılar

Ofis Dışı Delegasyon

Bir onaylayan tatilde olduğunda veya başka bir nedenle müsait olmadığında, yetkilendirme onayların devam etmesini sağlar:

Otomatik yetkilendirme: Her kullanıcının ayarları altında yedek onaylayıcıları yapılandırın. Birincil onaylayan onaylı izinde olduğunda, bekleyen onaylar otomatik olarak belirlenen yedek kişiye yönlendirilir. Manuel müdahaleye gerek yoktur.

Manuel yetki verme: Onaylayanlar, bekleyen belirli onayları bir iş arkadaşlarına devredebilir. Onaylarım > Beklemede altında istekleri seçin ve "Delege et..." seçeneğini tıklayın. Bu, temsilci için bir etkinlik oluşturur ve yetkilendirmeyi onay denetim takibine kaydeder.

Yükseltme Kuralları

Hiçbir yetki yapılandırılmadığında ve onaylayan yanıt vermediğinde:

Bu zaman dilimlerini onay türü ayarları altında yapılandırın. Kritik kategoriler (güvenlik, hukuk, müşteriye yönelik) rutin onaylardan daha kısa yükseltme sürelerine sahip olmalıdır.

Yedekleme Onaylayıcı Yapılandırması

Yetki vermenin yeterli olmadığı kritik onay zincirleri için her düzeyde yedekleme onaylayıcılarını yapılandırın. Birincil onaylayanın son tarih içinde harekete geçmemesi durumunda yedek, talebi eş zamanlı olarak alır. Her iki kişinin de onaylayabilmesi, tek kişilik darboğazların önlenmesini sağlar.

---

Son Tarihin Uygulanması

Son Teslim Tarihlerini Ayarlama

Her onay türünün varsayılan bir son tarihi olabilir:

Son Tarih Bildirimleri

Son tarihler yaklaşırken artan bildirimleri yapılandırın:

1. Gönderim sırasında: Onaylayan, son tarihin açıkça belirtildiği şekilde talebi alır
2. Son teslim tarihinin %50'si geçti: Henüz incelenmemişse nazik bir hatırlatma
3. Son teslim tarihinden 24 saat önce: Yükselme uyarısıyla acil hatırlatma
4. Son teslim tarihinde: Gecikmiş olarak işaretleyin, talep sahibine bildirin, bir sonraki seviyeye iletin
5. Son teslim tarihi: Onaylayanın yöneticisine verilecek günlük gecikme özeti

SLA Takibi

Kuruluş genelinde onay SLA uyumluluğunu izleyin:

• Zamanında kalma oranı: Son teslim tarihine kadar tamamlanan onayların yüzdesi
• Ortalama döngü süresi: Gönderimden son onaya kadar geçen ortalama süre
• Darboğaz tespiti: Hangi onaylayıcıların süreci sürekli geciktirdiği
• Kategori performansı: Hangi onay türleri en iyi/en kötü geri dönüşe sahiptir

Aylık bir onay SLA raporu oluşturun ve hesap verebilirliği artırmak için departman başkanlarıyla paylaşın.

---

Mobil Onay Deneyimi

Mobil Uygulama Özellikleri

Odoo'nun mobil uygulaması, nadiren masa başında oturan yöneticiler için kolaylaştırılmış bir onay deneyimi sağlar:

Bildirim odaklı iş akışı: Anında bildirimler yöneticileri bekleyen onaylara karşı uyarır. Bildirime dokunduğunuzda, tüm ayrıntıların, eklerin ve önceki onaylayan yorumlarının görünür olduğu onay isteği açılır.

Kaydırma işlemleri: Mobil cihazda kaydırma hareketiyle onaylayın veya reddedin. Sağa kaydırmak onaylar, sola kaydırmak reddetme/yorum iletişim kutusunu açar. Bu, rutin onay sırasının gözden geçirilmesini hızlı ve sezgisel hale getirir.

Ek görüntüleme: Ekli belgeleri (PDF'ler, resimler, e-tablolar) doğrudan mobil uygulamada açın ve inceleyin. Gider makbuzlarını veya satıcı fiyat tekliflerini sıkıştırarak yakınlaştırın. Dosya indirmenize veya başka bir uygulamaya geçmenize gerek yok.

Sesli yorumlar: Küçük bir ekrana yazmak yerine sesli notları onay yorumları olarak ekleyin. Sesli notlar onay kaydına eklenir ve tüm tarafların erişimine sunulur.

Çevrimdışı destek: Onaylar, yerel olarak çevrimdışı sıradayken yapılır ve bağlantı geri geldiğinde senkronize edilir. Bu, bağlantının zayıf olduğu bölgelerde seyahat eden veya çalışan yöneticiler için çok önemlidir.

Yönetici Kontrol Paneli (Mobil)

Mobil kontrol paneli şunları gösterir:

• Bekleyen onayların sayısı: Uygulama simgesindeki rozet göstergesi
• Gecikmiş onaylar: Hemen ilgilenilmesi için kırmızıyla vurgulanır
• Son etkinlik: Son 7 gün içinde tamamlanan onaylar
• Ekip istekleri: Doğrudan raporlarınızdan gelen bekleyen istekler

---

Özel Onay İş Akışları

Standart Kategorilerin Ötesinde

Odoo'nun Onaylar modülü her türlü iş süreci için genişletilebilir. ECOSIRE istemcileri tarafından oluşturulan özel iş akışlarına örnekler:

Kalite sapması onayı: Bir üretim partisi kalite kontrolünden geçemediğinde, parti yeniden sınıflandırılmadan, yeniden işlenmeden veya hurdaya çıkarılmadan önce bir sapma raporu için Kalite Müdürü, Üretim Müdürü ve (sapma müşteri teslimatlarını etkiliyorsa) Satış Müdürünün onayı gerekir.

Satıcı katılım onayı: Yeni satıcı kaydı, Tedarik (satıcı yeterliliği), Finans (kredi koşulları) ve Hukuk (sözleşme incelemesi) birimlerinin onayını gerektirir. Bayi sisteme aktif edilmeden önce her departman kendi değerlendirme bölümünü tamamlar.

BT değişiklik yönetimi: Sistem değişiklikleri (yazılım güncellemeleri, yapılandırma değişiklikleri, erişim değişiklikleri) BT Güvenliğinin, sistem sahibinin ve BT Direktörünün onayını gerektirir. Acil durum değişiklikleri, uygulama sonrası inceleme ile hızlandırılmış bir yol izler.

Pazarlama varlığı onayı: Reklam varlıkları (reklamlar, broşürler, web sitesi içeriği), marka uyumluluğu açısından Marka Yöneticisi incelemesini, mevzuat uyumluluğu için yasal incelemeyi ve yayınlanmadan önce Departman Başkanının imzasını gerektirir.

Özel İş Akışları Oluşturma

Özel bir onay iş akışı oluşturmak için:

1. Kategoriyi tanımlayın: Sürece özel ad, açıklama ve form alanları
2. Onay zincirini tasarlayın: Kim, hangi sırayla, hangi koşullarla onaylıyor?
3. Kuralları belirleyin: Son teslim tarihleri, belge gereklilikleri, koşullu yönlendirme
4. Bildirimleri yapılandırın: Her aşamada kime, hangi kanal aracılığıyla bildirim gönderilir
5. Kontrol panelini oluşturun: İstekte bulunanlar, onaylayanlar ve yöneticiler için izleme görünümleri
6. İş akışını test edin: Tüm yollardan geçin (onaylama, reddetme, yetki verme, iletme, zaman aşımı)
7. Kullanıcıları eğitin: Hem talepte bulunanlar hem de onaylayanlar için kısa eğitim

---

Diğer Odoo Modülleriyle Entegrasyon

Onaylar + Satın Alma

Bir satın alma talebi onaylandığında, Satın Alma modülünde otomatik olarak bir Teklif Talebi oluşturun. Onaylanan talep ayrıntıları (ürünler, miktarlar, tercih edilen satıcı, bütçe) RFQ'yu doldurur. Bu, onaylanmış isteklerin satın alma ekibine manuel olarak aktarılması adımını ortadan kaldırır.

Onaylar + Gider

Odoo Gider modülü yerleşik onay iş akışlarına sahiptir. Ek onay katmanları isteyen kuruluşlar için (örneğin, yönetici onayından önce proje yöneticisi onayı), Onaylar modülü, gider iş akışını özel zincirlerle genişletir.

Onaylar + İzin Süresi

İzin talepleri, yöneticinin onayına ulaşmadan önce planlama etkisini kontrol etmek için Planlama modülüne yönlendirilir. İzin süresinin onaylanması personel yetersizliği durumuna neden olacaksa yönetici vardiyaların etkilendiğini gösteren bir uyarı görür.

Onaylar + İK İşe Alım

İşe alma talepleri onay talepleri olarak başlar. Onaylandıktan sonra İşe Alım modülünde otomatik olarak onaylanmış iş tanımı, departman ve bütçeyle önceden doldurulmuş bir iş pozisyonu oluştururlar. Bu, uygun yetkilendirme olmadan hiçbir işe alımın başlamamasını sağlar.

Onaylar + Muhasebe

Bütçeye bağlı onaylar, yönlendirme öncesinde gerçek zamanlı bütçe kullanılabilirliğini kontrol edebilir. Talep edilen tutarın kalan departman bütçesini aşması durumunda onay ya uyarı ile bloke edilir ya da bütçe istisna onayı için bir üst otoriteye yönlendirilir.

---

Onay Analizi ve Uyumluluk

Raporlama Kontrol Paneli

Onaylar > Raporlama altında onay analizleri oluşturun:

Denetim İzi

Her onay talebi, eksiksiz, kurcalamaya karşı korumalı bir denetim takibi sağlar:

• Talep oluşturma: kim, ne zaman, ne talep edildi
• Her onay/red: kim, ne zaman, yorum yapar
• Yetkilendirmeler: başlangıç, varış, neden, zaman damgası
• Değişiklikler: Gönderimden sonra istekte yapılan herhangi bir değişiklik
• İlerletmeler: tetikleyicilerle otomatik eskalasyon olayları
• Nihai sonuç: tüm destekleyici belgelerle birlikte onaylandı/reddedildi

Bu denetim takibi, mevzuata uygunluk (SOX, ISO, sektör düzenlemeleri) ve dahili yönetişim incelemeleri için gereklidir.

Süreç İyileştirme

İş akışlarınızı sürekli olarak iyileştirmek için onay analizlerini kullanın:

• Darboğazları belirleyin: Onaylayanlardan biri zinciri sürekli geciktiriyorsa iş yükünün yeniden dağıtıma mı yoksa yetki verme kurallarının ayarlanmasına mı ihtiyaç duyduğunu araştırın
• Zincirleri basitleştirin: 1.000 ABD dolarının altındaki isteklerin %98'i onaylanırsa otomatik onay eşiğini yükseltmeyi düşünün
• Yedekliği azaltın: Bir zincirdeki iki onaylayan her zaman aynı anda onay veriyorsa birini isteğe bağlı yapmayı düşünün
• Otomasyon ekleyin: Belirli onay kategorileri %100 onay oranına sahipse bunları yalnızca bildirim içeren iş akışlarına dönüştürmeyi düşünün

---

Sıkça Sorulan Sorular

Onaylar belirli koşullara göre otomatik onaylanacak şekilde yapılandırılabilir mi?

Evet. Belirli kriterleri karşılayan istekleri otomatik olarak onaylayan otomatik eylemler oluşturun. Örneğin, makbuz eklenmiş 50 ABD dolarının altındaki gider raporları, manuel inceleme adımını atlayarak otomatik olarak onaylanabilir. Otomatik olarak onaylanan istekler, otomatik onayı ve onu tetikleyen kuralı gösteren bir denetim izini tutmaya devam eder.

Yalnızca tıklama yerine imza gerektiren onayları nasıl hallederim?

Onaylar modülünü e-İmza ile entegre edin. Yasal imza gerektiren kategoriler için (sözleşmeler, politika onayları, yüksek değerli satın almalar), onay adımını basit bir onaylama düğmesi yerine elektronik imza gerektirecek şekilde yapılandırın. İmzalanan belge onay kaydına eklenir.

Harici taraflar (tedarikçiler, müşteriler) onay iş akışlarına katılabilir mi?

Evet, Odoo portalı aracılığıyla. Harici kullanıcılar istekleri gönderebilir (ör. satıcı bir değişiklik siparişi gönderir) ve gönderimlerinin durumunu görüntüleyebilir. Harici onay adımları daha az yaygındır ancak yapılandırılabilir; örneğin, bir müşterinin dahili faturalandırma onayı ilerlemeden önce bir proje aşamasını imzalaması.

Mevcut onay süreçlerini kağıt veya e-postadan Odoo'ya nasıl taşıyabilirim?

Mevcut onay akışlarınızı belgeleyerek başlayın: Kim neyi talep ediyor, kim onaylıyor, hangi koşulların üst kademeye iletilmesini tetiklediğini ve tipik zaman çizelgesinin ne olduğunu. Her akışı bir Odoo onay türüyle eşleyin. Doğrulamak için kağıt/e-posta sürecini ve Odoo sürecini 2-4 hafta boyunca paralel olarak çalıştırın. Doğrulandıktan sonra manuel süreci sonlandırın ve tüm kullanıcıları dijital iş akışı konusunda eğitin.

Onay gerekliliklerini otomatik olarak uygulayan çalışan başına harcama limitleri belirleyebilir miyim?

Evet. Çalışan kayıtlarında veya departman ayarlarında harcama yetkisi düzeylerini yapılandırın. Bir satın alma veya harcama talebi çalışanın yetkisini aştığında sistem otomatik olarak bir sonraki onay seviyesine yönlendirme yapar. Yetki dahilindeki talepler otomatik olarak onaylanabilir veya yalnızca tek bir onay gerektirebilir.

Odoo, mesai saatlerinden sonra gönderilen onay isteklerini nasıl ele alıyor?

Mesai saatleri dışında gönderilen talepler normal şekilde sıraya alınır. Son teslim tarihi zamanlayıcıları yalnızca çalışma saatlerini (hafta sonları ve tatil günleri hariç) sayacak şekilde yapılandırılabilir, böylece 24 saatlik son teslim tarihi olan Cuma akşamı gönderimi Cumartesi akşamı değil Pazartesi akşamı yapılacaktır. Şirketinizin çalışma saatleri takvimini Ayarlar > Genel > Şirket altında yapılandırın.

Birden fazla Odoo modülünü kapsayan onay iş akışları oluşturabilir miyim?

Evet. Modüller arası iş akışlarını tetiklemek için otomatik eylemleri ve sunucu eylemlerini kullanın. Onaylanmış bir satın alma talebi, Satınalma'da bir PO oluşturabilir, onaylanmış bir işe alma talebi, İşe Alım'da bir iş ilanı oluşturabilir ve onaylanmış bir bütçe istisnası, Muhasebe'deki bütçeyi güncelleyebilir. Her entegrasyon noktası, maksimum esneklik için bağımsız olarak yapılandırılır.

---

ECOSIRE ile Onaylarınızı Kolaylaştırın

Her manuel onay potansiyel bir darboğaz, potansiyel bir kayıp talep ve potansiyel bir denetim bulgusudur. Onay iş akışlarını dijitalleştiren kuruluşlar, hız, uyumluluk ve çalışan memnuniyeti açısından anında getiri elde ediyor; hiç kimse yöneticileri imza için kovalamaktan hoşlanmıyor.

ECOSIRE'ın Odoo uygulama ekibi, 20 kişilik startuplardan (basit 2 seviyeli zincirler) 5.000 kişilik işletmelere (koşullu yönlendirme, delegasyon ve modüller arası entegrasyon içeren karmaşık matrisler) kadar uzanan şirketler için onay iş akışlarını yapılandırdı. Uygulamamız süreç analizini, iş akışı tasarımını, sistem yapılandırmasını, kullanıcı eğitimini ve 90 günlük optimizasyonu içerir.

Onay iş akışı değerlendirmesi için ECOSIRE ile iletişime geçin veya sektörünüze özel özelleştirilmiş onay süreçleri için Odoo özelleştirme hizmetlerimizi inceleyin.

İlgili okumalar:

• Odoo Onayları İş Akışı Kılavuzu
• Odoo Satın Alma ve Tedarik Kılavuzu
• Odoo İK Çalışan Yönetimi
• Odoo Kişiselleştirme Hizmetleri