Çok Para Birimli Muhasebe: Odoo, QuickBooks ve Xero'da Döviz Nasıl Yönetilir

Uluslararası iş, uluslararası para demektir. İster Avrupa'daki müşterilere satış yapıyor olun, ister Asya'daki tedarikçilere ödeme yapıyor olun, ister kıtalar arasında uzak personel çalıştırıyor olun, çoklu para birimi işlemleri, tek para biriminde defter tutmanın çözemediği karmaşıklığı ortaya çıkarır.

Çok para birimli muhasebe, şirketinizin işlevsel (ana) para birimi dışındaki para birimlerinde gerçekleşen mali işlemlerin kaydedilmesi, raporlanması ve mutabakatının sağlanması uygulamasıdır. Doğru yapıldığında doğru mali tablolar sağlar ve maliyetli döviz kuru sürprizlerini önler. Kötü uygulandığında hayali kazanç ve kayıplara, denetim sorunlarına ve güvenilmez raporlamaya neden olur.

Bu kılavuz, Odoo, QuickBooks ve Xero'da döviz yönetimine ilişkin kavramları, yaygın tuzakları ve platforma özel kurulumu kapsar.

Anahtar Tanımlar

Kuruluma geçmeden önce şu temel terimleri anlayın:

• Fonksiyonel para birimi — İşletmenizin faaliyet gösterdiği ekonomik ortamın birincil para birimi. Genellikle vergilerinizi bildirdiğiniz para birimidir. ABD merkezli bir şirket için bu USD'dir.
• Yabancı para birimi — Bir işlemde kullanılan geçerli para biriminiz dışında herhangi bir para birimi.
• İşlem tarihi kuru — Bir işlemin gerçekleştiği tarihteki döviz kuru (kesilen fatura, alınan ödeme, kaydedilen fatura).
• Gerçekleşen kazanç/zarar — Bir işlemin kaydedildiği andaki döviz kuru ile ödemenin fiilen alındığı veya yapıldığı andaki döviz kuru arasındaki fark. Bu kazanılan veya kaybedilen gerçek paradır.
• Gerçekleşmemiş kazanç/zarar — Halen açık olan işlemlere (ödenmemiş faturalar veya senetler) ilişkin kayıtlı kur ile geçerli oran arasındaki fark. Bu, ödemeden önce değişebilecek kağıt kazancı veya kaybıdır.
• Yeniden değerleme — Açık döviz bakiyelerini, bir raporlama tarihinde (genellikle ay sonu veya yıl sonu) geçerli döviz kurlarını yansıtacak şekilde ayarlama süreci.

Çok Para Birimli İşlemler Nasıl Çalışır?

Şu örneği düşünün: ABD merkezli şirketiniz, döviz kuru 1 GBP = 1,27 USD iken İngiltere'deki bir müşterisine 10.000 GBP tutarında fatura kesiyor.

Fatura tarihinde:

• Alacak Hesapları: 12.700 $ (10.000 GBP x 1,27 GBP)
• Gelir: 12.700$

Ödeme tarihinde (30 gün sonra, oran artık 1 GBP = 1,30):

• Alınan nakit: 13.000 $ (10.000 GBP x 1,30 GBP)
• Alacak Hesapları temizlendi: 12.700 $
• Gerçekleşen döviz kazancı: 300$

300 dolarlık kazanç, rapor edilmesi gereken gerçek gelirdir. Tersine, eğer oran 1,24'e düşmüş olsaydı, 300$'lık bir zarar kaydederdiniz.

Döviz Kuru Yönetimi En İyi Uygulamaları

1. Tutarlı oran kaynakları kullanın — Bir kaynak seçin (merkez bankası, Bloomberg, OANDA veya muhasebe platformunuzun yerleşik oranları) ve onu tutarlı bir şekilde kullanın. Kaynakların karıştırılması tutarsızlıklar yaratır.

2. Belirli bir sıklıkta güncelleme oranları — Günlük güncellemeler en yüksek doğruluğu sağlar. Haftalık güncellemeler orta düzeyde döviz hacmine sahip işletmeler için kabul edilebilir. Aylık güncellemeler önemli farklılıklar riskini taşır.

3. Ay sonu yeniden değerleme işlemini gerçekleştirin — Tüm açık döviz bakiyelerini ay sonu kapanış kuru üzerinden yeniden değerleyin. Bu, bilançonuzun mevcut değerleri yansıtmasını ve K&Z'nizin gerçekleşmemiş kazanç ve zararları doğru dönemde yakalamasını sağlar.

4. Gerçekleşenleri gerçekleşmemiş kar/zararlardan ayırın — Gerçekleşmiş ve gerçekleşmemiş döviz kazançları ve zararları için ayrı genel muhasebe hesapları kullanın. Bu ayrım vergi raporlaması ve mali analiz açısından önemlidir.

5. Döviz politikanızı belgeleyin — Hangi oran kaynağını kullandığınızı, oranları güncellediğinizde, yeniden değerlemeyi nasıl gerçekleştirdiğinizi ve hangi eşiğin riskten korunma değerlendirmesini tetiklediğini kaydedin. Denetçiler belgelenmiş politikalar beklemektedir.

Platforma Özel Kurulum

Odoo Muhasebe

Odoo, otomatik kur güncellemeleri ve yeniden değerleme araçlarıyla güçlü çoklu para birimi desteği sağlar.

Kurulum adımları:

1. Muhasebe > Yapılandırma > Ayarlar'a gidin
2. Para Birimleri bölümünde "Çoklu Para Birimi"ni etkinleştirin
3. Para birimi listesinden ihtiyacınız olan para birimlerini etkinleştirin
4. Ana para biriminizi (işlevsel para birimi) şirket para birimi olarak ayarlayın
5. Otomatik kur güncellemelerini yapılandırın: sağlayıcınızı seçin (Avrupa Merkez Bankası, Kanada Bankası veya özel) ve güncelleme sıklığını seçin
6. Yapılandırma > Ayarlar > Döviz Değişimi bölümünde döviz kuru kazançları ve kayıpları için özel hesaplar oluşturun

Odoo'nun temel özellikleri:

• Birden fazla merkez bankası kaynağından otomatik döviz kuru alma
• Her belgede görüntülenen oran ile faturalarda ve faturalarda gerçek zamanlı dönüşüm
• Ay sonu kapanışı için yerleşik para birimi yeniden değerleme sihirbazı (Muhasebe > Muhasebe > Para Birimi Yeniden Değerleme)
• Yabancı para birimlerinde ödeme almak ve yapmak için çok para birimli banka günlükleri
• Ödemeler faturalarla mutabakata varıldığında otomatik olarak oluşturulan kur farkı girişleri

Odoo özellikle envanter, üretim ve satın alma gibi diğer ERP fonksiyonlarının yanı sıra çoklu para birimine ihtiyaç duyan işletmeler için güçlüdür. ECOSIRE, tam çoklu para birimi yapılandırmasını içeren Odoo uygulama hizmetleri sunar.

QuickBooks Çevrimiçi

QuickBooks Online, Plus ve Gelişmiş planlarda çoklu para birimini destekler.

Kurulum adımları:

1. Ayarlar (dişli simgesi) > Hesap ve Ayarlar > Gelişmiş'e gidin
2. "Çoklu para birimi" seçeneğini açın (uyarı: bu, etkinleştirildikten sonra kapatılamaz)
3. Kendi para biriminiz, ülkenize göre otomatik olarak ayarlanır
4. Müşterileri, satıcıları veya banka hesaplarını oluştururken gerektiği kadar yabancı para birimi ekleyin
5. QuickBooks, Açık Döviz Kurlarından döviz kurlarını kullanır ve otomatik olarak güncellenir

QuickBooks'un temel özellikleri:

• Döviz işlemlerine girerken otomatik döviz kuru araması
• Gerçekleşmemiş kazanç ve kayıplar için Ana Para Birimi Ayarlaması raporu
• Para birimine özgü alacak hesapları ve borç hesaplarının yaşlandırılması
• Belirli işlemler için manuel oran geçersiz kılma seçeneği

QuickBooks sınırlamaları:

• Çoklu para birimi etkinleştirildikten sonra devre dışı bırakılamaz
• Döviz kuru kaynakları üzerinde sınırlı kontrol
• Yeniden değerleme Odoo ve Xero'ya kıyasla daha az otomatiktir
• Yerel riskten korunma veya vadeli sözleşme takibi yok

Xero

Xero, tüm planlarda çoklu para birimi desteğini içerir; bu, QuickBooks'a göre önemli bir avantajdır.

Kurulum adımları:

1. Ayarlar > Genel Ayarlar > Para Birimleri'ne gidin
2. Temel para biriminiz kuruluş kurulumu sırasında belirlenir ve değiştirilemez
3. Mevcut listeden para birimlerini ekleyin
4. Xero, Açık Döviz Kurlarından günlük döviz kurlarını otomatik olarak içe aktarır

Temel Xero özellikleri:

• Tüm abonelik katmanlarında çoklu para birimi
• Otomatik günlük döviz kuru güncellemeleri
• Otomatik dönüşümlü döviz banka hesapları
• Para Birimi Yeniden Değerleme Çalıştırma yoluyla ay sonunda para biriminin yeniden değerlemesi
• Gerçekleşmemiş kazançlar ve kayıplar otomatik olarak takip edilir
• Raporlarda gerçekleşen ve gerçekleşmeyen kur farklarının net bir şekilde ayrılması

Xero sınırlamaları:

• Temel para birimi kurulumdan sonra değiştirilemez (dikkatlice seçin)
• Döviz kuru kaynaklarının sınırlı özelleştirilmesi
• Şirketler arası elemeler gibi bazı gelişmiş özellikler, üçüncü taraf uygulamaları gerektirir

Yaygın Çoklu Para Birimi Tuzakları

1. Düzenli yeniden değerleme yapmamak

Ay sonlarında yeniden değerlemeye tabi tutulmayan açık döviz bakiyeleri, bilançonuzun bayat değerler göstermesine neden olur. Bu, gerçek mali durumunuzu yanlış temsil eder ve yıl sonunda önemli ayarlamalara yol açabilir.

2. Vergi sonuçlarını göz ardı etmek

Kambiyo kazanç ve kayıplarının vergisel sonuçları vardır. Çoğu yargı bölgesinde, gerçekleşen kazançlar vergiye tabi gelirdir ve gerçekleşen zararlar indirilebilir. Gerçekleşmemiş kazanç ve kayıplar, yargı alanınıza ve muhasebe yönteminize bağlı olarak vergiye tabi olabilir veya olmayabilir. Özel durumunuz için bir vergi uzmanına danışın.

3. Kişisel döviz kurlarını karıştırmak

Bazı işletmeler, tutarlı bir üçüncü taraf kaynağı yerine banka hesap özetlerindeki oranları kullanır. Banka oranları, orta piyasa oranlarından farklı bir spread (markup) içerir. Bazı işlemler için banka oranlarını, diğerleri için ise piyasa oranlarını kullanmak, uzlaşma kabusları yaratır.

4. Döviz banka mutabakatını unutmak

Banka hesaplarınızı yabancı para birimlerinde tutuyorsanız, mutabakatın hem yabancı para birimi bakiyesini hem de geçerli para birimi eşdeğerini hesaba katması gerekir. 50.000 GBP'yi gösteren bir banka hesabı, GBP cinsinden mükemmel bir mutabakat sağlayabilir ancak döviz kuru hareketlerinden dolayı ABD Doları cinsinden bir sapma gösterebilir.

5. Yanlış fatura para birimi ataması

Fatura bir para biriminde düzenlendiğinde, ödemenin de aynı para biriminde alınması (veya açıkça dönüştürülmesi) gerekir. GBP cinsinden faturalandırma ve EUR cinsinden ödeme alma, iki dönüşüm gerektirir ve ek döviz kuru riski yaratır.

Sıkça Sorulan Sorular

S: Çoklu para birimi için en iyi muhasebe platformu hangisidir? C: Xero, tüm planlarda çoklu para birimi sunar ve en kolay yeniden değerleme sürecine sahiptir. Odoo, yabancı para birimlerinde satın alma, envanter ve üretim ile en derin entegrasyonu sağlar. QuickBooks basit çoklu para birimi ihtiyaçları için yeterlidir ancak daha yüksek katmanlı bir plan gerektirir.

S: Farklı para birimlerinde şirketlerarası işlemleri nasıl gerçekleştirebilirim? C: Her kuruluş, işlemi kendi geçerli para birimi cinsinden kaydeder. Her iki kuruluş için de işlem tarihindeki döviz kuru kullanılmıştır. Konsolidasyon sırasında şirketlerarası bakiyeler elimine edilir ve kur farkları diğer kapsamlı gelirde muhasebeleştirilir.

S: Döviz riskimi korumam gerekiyor mu? C: Döviz işlemlerinin gelirinizin veya maliyetlerinizin önemli bir kısmını (genellikle %10 veya daha fazla) temsil ettiği ve döviz kuru oynaklığının kârlılığı önemli ölçüde etkileyebildiği durumlarda riskten korunma mantıklıdır. Yaygın korunma araçları arasında vadeli sözleşmeler, opsiyonlar ve doğal korunma (döviz gelirinin aynı para birimindeki giderlerle eşleştirilmesi) yer alır.

S: Muhasebe yazılımımda döviz kurları ne sıklıkta güncellenmeli? C: Günlük güncellemeler döviz işlem hacmi yüksek olan işletmeler için idealdir. Haftalık güncellemeler ara sıra uluslararası işlemler yapan işletmeler için yeterlidir. En azından, oranları her ay sonu kapanışında güncelleyin.

Profesyonel Çoklu Para Birimi Desteği

Çoklu para birimi muhasebesi, her bir ek para birimi, kuruluş ve yetki alanıyla birleşen karmaşıklık katmanları ekler. Yanlış kurulum önemli yanlış beyanlara, vergi hatalarına ve denetim sorunlarına yol açabilir.

ECOSIRE, Odoo, QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics ve Sage genelinde çoklu para birimi konusunda derin uzmanlığa sahip muhasebe hizmetleri sağlar. İster başlangıçta çoklu para birimi kurulumuna, ay sonu yeniden değerleme süreçlerine veya uluslararası işlemlerin sürekli yönetimine ihtiyacınız olsun, ekibimiz mali kayıtlarınızın her para biriminde doğru olmasını sağlar.

Çoklu para birimi platformu olarak Odoo'yu seçen işletmeler için, özel döviz kuru kaynakları, otomatik yeniden değerleme programları ve çoklu para birimi raporlama gösterge tablolarını içeren özelleştirme hizmetleri sunuyoruz.

Uluslararası finansal operasyonlarınızı yönetme konusunda ücretsiz danışmanlık almak için bize ulaşın.