Gestão e planejamento de eventos
Planeje eventos inesquecíveis com uma organização inesquecível.
As empresas de gerenciamento de eventos coordenam locais, fornecedores, programações, orçamentos e expectativas dos clientes simultaneamente em vários eventos simultâneos. Implementamos sistemas de gerenciamento de eventos baseados em Odoo que centralizam o planejamento de projetos, aquisição de fornecedores, registro de participantes e rastreamento financeiro — para que cada evento corra bem, desde o conceito até a execução.
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Malabarismo multi-eventos
Gerenciar vários eventos simultâneos em diferentes estágios – um no planejamento, um na execução, um no encerramento – sobrecarrega as equipes.
Coordenação de Fornecedores
Fornecedores, decoradores, fornecedores de AV, fotógrafos – cada um com seus próprios contratos, prazos e condições de pagamento para gerenciar.
Controle Orçamentário
Os eventos têm dezenas de categorias de custos. Sem acompanhamento do orçamento em tempo real, os excedentes só aparecem quando as faturas finais chegam.
Gerenciamento de participantes
Inscrições, preferências alimentares, organização de assentos e check-in no local precisam de uma coordenação perfeita.
Como ajudamos Gestão e planejamento de eventos empresas
Módulos ERP desenvolvidos especificamente e soluções personalizadas que atendem às necessidades específicas do seu setor.
Centro de projetos de eventos
Cada evento é um projeto com fases (conceito, planejamento, execução, encerramento), listas de verificação, cronogramas e membros designados da equipe.
Gestão de Fornecedores
Banco de dados de fornecedores com categorias de serviços, preços e desempenho anterior. Geração de RFQ e gerenciamento de contratos por evento.
Acompanhamento de orçamento
Orçamento em tempo real vs. real por categoria de custo. Aprovações de compras contra limites orçamentários. Preveja o custo final do evento em qualquer estágio.
Cadastro de participantes
Registro on-line com tipos de ingressos, preferências alimentares e seleção de sessões. Check-in com código QR no evento.
Automação de tarefas
Criação automatizada de tarefas a partir de modelos de eventos. Lembretes de prazos, monitoramento de marcos e notificações da equipe mantêm todos alinhados.
Análise pós-evento
Feedback dos participantes, desempenho do orçamento, classificações de fornecedores e análise de ROI. Aprenda com cada evento para melhorar o próximo.
Módulos e ferramentas principais
Nosso processo de implementação
Mapeamento de fluxo de trabalho
Documente seu processo de planejamento de eventos – desde a consulta do cliente até o conceito, planejamento, execução e relatórios pós-evento.
Design de modelo
Crie modelos de eventos por tipo (corporativo, casamento, conferência) com tarefas padrão, cronogramas, requisitos de fornecedores e orçamentos.
Configuração do sistema
Configure modelos de projeto, banco de dados de fornecedores, formulários de registro e acompanhamento de orçamento de acordo com suas operações de evento.
Lançamento da equipe
Treine coordenadores de eventos, equipe de compras e gerentes de clientes. Comece com os próximos eventos e refine os modelos a partir do uso real.
Perguntas Frequentes
Os clientes podem acompanhar o progresso do planejamento de eventos?
Sim. Um portal do cliente mostra marcos de eventos, orçamentos aprovados, seleções de fornecedores e decisões pendentes. Os clientes podem aprovar propostas e visualizar cronogramas online.
Como você lida com conferências de vários dias?
Os eventos de vários dias têm agendamento por dia, gerenciamento de sessões, coordenação de palestrantes e rastreamento de participantes. Cada dia pode ter sua própria agenda, locais e logística.
O sistema pode gerenciar eventos recorrentes?
Sim. Eventos anuais, encontros mensais ou conferências periódicas podem ser clonados a partir de modelos com tarefas pré-preenchidas, listas de fornecedores e orçamentos para um planejamento eficiente.