Configuração Odoo Multi-Empresa: Gerenciando Múltiplas Entidades em um Único Banco de Dados

As empresas que operam diversas entidades legais, subsidiárias ou marcas enfrentam uma escolha: executar instâncias de ERP separadas para cada empresa ou consolidar tudo em um único banco de dados. O recurso multiempresa do Odoo permite gerenciar várias entidades em um banco de dados, mantendo a separação estrita de dados, automação de transações entre empresas e relatórios financeiros consolidados.

O que é Odoo Multiempresa?

Odoo multiempresa é um recurso integrado que permite que várias empresas (pessoas jurídicas) coexistam em um único banco de dados Odoo. Cada empresa possui seu próprio plano de contas, configuração tributária, contas bancárias, depósitos e regras de negócios. Os usuários podem pertencer a uma ou várias empresas e alternar entre elas na barra de navegação superior.

Essa abordagem é fundamentalmente diferente da execução de instâncias separadas do Odoo. Um único banco de dados significa dados mestres compartilhados (produtos, contatos), relatórios unificados e zero duplicação de infraestrutura.

Quando usar multiempresa

A configuração multiempresa é apropriada quando:

• Você opera várias entidades legais que compartilham clientes, produtos ou fornecedores
• Uma empresa controladora tem subsidiárias que precisam de relatórios financeiros consolidados
• Você administra várias marcas sob um único guarda-chuva corporativo
• Sua empresa opera em vários países com diferentes requisitos fiscais
• Uma holding precisa de visibilidade em todas as empresas do portfólio

Multiempresa não é necessária quando você simplesmente tem vários escritórios ou departamentos. Os recursos analíticos de contabilidade e departamento do Odoo lidam com divisões organizacionais internas sem criar empresas separadas.

Configurando Multiempresa no Odoo

Etapa 1: ativar multiempresa

1. Navegue até Configurações > Configurações Gerais > Empresas
2. Clique em "Gerenciar Empresas" para visualizar a lista de empresas
3. Sua empresa principal já existe; clique em "Novo" para adicionar outras empresas

Etapa 2: Configurar cada empresa

Para cada empresa, configure:

| Configuração | Localização | Notas | |---|---|---| | Razão social e endereço | Configurações > Empresas | Deve corresponder ao registo legal | | Logotipo | Configurações da empresa | Aparece em documentos impressos | | Moeda | Configurações da empresa | Pode diferir por empresa | | Ano fiscal | Contabilidade > Configurações | Pode variar de acordo com a jurisdição | | Plano de contas | Contabilidade > Configuração | Modelo compartilhado ou único por empresa | | Configuração fiscal | Contabilidade > Impostos | Regras fiscais específicas de cada país | | Contas bancárias | Contabilidade > Contas Bancárias | Diários bancários separados por empresa | | Armazéns | Inventário > Configuração | Cada empresa tem seu(s) próprio(s) armazém(s) | | Sequências | Configurações > Técnico | Numeração separada para faturas, encomendas, etc. |

Etapa 3: Configurar o acesso do usuário

Cada usuário Odoo pode ser atribuído a uma ou várias empresas:

• Usuários de uma única empresa: só podem ver e criar dados para a empresa atribuída. Melhor para pessoal operacional que trabalha exclusivamente dentro de uma entidade.
• Usuários de várias empresas: podem alternar entre empresas usando o alternador de empresas na barra de menu superior. Melhor para gerentes, contadores e executivos que supervisionam várias entidades.
• Empresa padrão: Cada usuário possui uma empresa padrão que se aplica ao criar novos registros.

Comportamento da regra de acesso: quando um usuário tem acesso a várias empresas, ele vê os dados de todas as empresas atribuídas simultaneamente (a menos que filtre para uma empresa específica). Isso permite relatórios e supervisão entre empresas.

Configure atribuições de empresas de usuários em Configurações > Usuários > [Usuário] > aba Multi Empresas.

Dados compartilhados versus dados separados

Compreender quais dados são compartilhados e quais são específicos da empresa é fundamental para uma operação multiempresarial adequada.

Compartilhado entre todas as empresas

• Contatos (res.partner): Clientes, fornecedores e parceiros são globais por padrão. Um cliente criado pela Empresa A é visível para a Empresa B.
• Produtos (product.template): As definições do produto são compartilhadas. No entanto, propriedades específicas do produto, como custos, fornecedores e contas contábeis, podem ser definidas por empresa.
• Usuários: As contas de usuário são globais. O acesso à empresa é controlado por meio de atribuições.
• Configurações do sistema: configurações técnicas, servidores de e-mail e regras de automação são normalmente globais.

Específico da empresa (isolado)

• Lançamentos contábeis: lançamentos contábeis manuais, faturas e contas pertencem a exatamente uma empresa
• Contas bancárias e diários: Cada empresa possui sua própria infraestrutura financeira
• Pedidos de vendas e compras: As transações são específicas da empresa
• Operações de estoque: As movimentações de estoque pertencem a armazéns específicos da empresa
• Configurações tributárias: Cada empresa pode ter diferentes estruturas tributárias
• Plano de contas: Pode ser compartilhado (mesmo modelo) ou separado (COAs diferentes por empresa)

Configurável por empresa

• Propriedades do produto: Contas de fornecedores, custos, receitas/despesas podem ser definidas por empresa usando o recurso "Trocar empresa" nos formulários do produto
• Regras da lista de preços: Diferentes estratégias de preços por empresa
• Operações de armazém: Locais de armazém separados ou compartilhados

Transações entre empresas

Um dos recursos multiempresas mais poderosos são as transações automatizadas entre empresas. Quando a Empresa A vende para a Empresa B, o Odoo pode criar automaticamente o pedido de compra correspondente na Empresa B.

Habilitando regras entre empresas

1. Vá para Configurações > Configurações Gerais > Multiempresas
2. Habilite “Transações entre empresas”
3. Para cada empresa, configure a regra interempresa:

Regras disponíveis:

• Fatura/fatura sincronizada: Quando a Empresa A cria uma fatura de cliente para a Empresa B, o Odoo cria automaticamente uma fatura de fornecedor na Empresa B.
• Pedido de venda/pedido de compra sincronizado: Quando a Empresa A confirma um pedido de venda para a Empresa B, um pedido de compra é criado automaticamente na Empresa B.
• Não sincronizar: Tratamento manual de transações entre empresas.

Exemplo de fluxo de transação entre empresas

Company A (Manufacturer) sells components to Company B (Retailer):

1. Company A creates Sales Order → Company B (auto-created Purchase Order)
2. Company A delivers goods → Company B receives goods
3. Company A creates Invoice → Company B (auto-created Vendor Bill)
4. Company B pays → Company A receives payment

Todos os lançamentos contábeis manuais correspondentes são criados automaticamente, mantendo livros balanceados em ambas as entidades.

Preços de transferência

Para vendas entre empresas, configure preços de transferência usando:

• Listas de preços: Crie listas de preços entre empresas com regras específicas de acréscimo/desconto
• Posições fiscais: Aplicar IVA zero ou tratamentos fiscais específicos para transações entre empresas
• Condições de pagamento dedicadas: Defina condições de pagamento entre empresas (por exemplo, 30 dias líquidos)

Os preços de transferência devem estar em conformidade com os regulamentos fiscais locais. Muitas jurisdições exigem preços em condições normais de mercado para transações entre empresas. Consulte um parceiro de consultoria Odoo familiarizado com suas jurisdições para configurar preços entre empresas compatíveis.

Estratégia de Plano de Contas

Você tem duas opções para gerenciar planos de contas entre empresas:

Opção 1: Plano de contas compartilhado

Todas as empresas usam a mesma estrutura de COA. Isto simplifica os relatórios de consolidação, mas exige que o COA acomode todas as necessidades das empresas.

Ideal para: empresas no mesmo país com modelos de negócios semelhantes.

Opção 2: Planos de contas separados

Cada empresa possui seu próprio COA, potencialmente com códigos e estruturas de conta diferentes.

Ideal para: Empresas em países diferentes com requisitos regulatórios diferentes ou tipos de negócios fundamentalmente diferentes (por exemplo, uma empresa de manufatura e uma empresa de software sob a mesma holding).

Para relatórios de consolidação com COAs separados, crie um mapeamento entre contas específicas da empresa e categorias de relatórios consolidados. As ferramentas de contabilidade analítica e relatórios personalizados do Odoo cuidam desse mapeamento.

Relatórios Financeiros Consolidados

A consolidação financeira multiempresa é um dos principais motivos pelos quais as empresas escolhem um banco de dados único e multiempresa em vez de instâncias separadas.

Consolidação integrada

Odoo Enterprise fornece filtragem multiempresa em relatórios financeiros padrão:

• Lucros e perdas: Visualize os resultados individuais da empresa ou os totais combinados
• Balanço Patrimonial: Posições por empresa ou consolidadas
• Contabilidade Geral: Filtre por empresa ou visualize todas as entradas
• Balancete: Comparação por empresa

Eliminando saldos entre empresas

Para um verdadeiro relatório consolidado, as contas a receber e a pagar entre empresas devem ser eliminadas. Odoo lida com isso através de:

1. Marcação de parceiros entre empresas com uma tag ou categoria específica
2. Usando visualizações de relatórios filtrados que excluem transações entre empresas
3. Criação de lançamentos contábeis manuais de consolidação que zeram saldos entre empresas

Para requisitos complexos de consolidação (interesses minoritários, conversão de moeda, investimentos com métodos de equivalência patrimonial), a personalização Odoo pode criar fluxos de trabalho de consolidação automatizados adaptados à sua estrutura corporativa.

Regras de segurança e registro

O isolamento de dados multiempresa depende do sistema de regras de registro do Odoo:

Aplicam-se regras de registro padrão:

• Os usuários só podem ver dados contábeis (faturas, lançamentos contábeis manuais, pagamentos) de suas empresas atribuídas
• As operações de estoque são filtradas por atribuições de armazém específicas da empresa
• Os pedidos de vendas e compras são visíveis apenas no âmbito da empresa do usuário

Regras de registro personalizadas que você pode precisar:

• Visibilidade do produto entre empresas: permite que os gerentes de produto vejam os produtos com as propriedades específicas da empresa em todas as entidades
• Substituição executiva: Conceda aos usuários do alto escalão acesso irrestrito entre empresas para supervisão e relatórios
• Dados interempresariais restritos: Limitar quais empresas podem ver os dados operacionais umas das outras

Configure regras de registro em Configurações > Técnico > Segurança > Regras de registro. Teste todas as regras minuciosamente com usuários de amostra antes da implantação em produção.

Desafios comuns em várias empresas

Desafio 1: Contatos compartilhados com termos diferentes

Um fornecedor pode fornecer para várias empresas, mas com diferentes condições de pagamento, listas de preços ou limites de crédito por empresa. Use as propriedades dependentes da empresa do Odoo para definir valores por empresa em registros de contato compartilhados.

Desafio 2: Custeio de produtos entre empresas

O mesmo produto pode ter custos diferentes em empresas diferentes (por exemplo, margem de lucro entre empresas). Configure custos padrão e contas contábeis específicas da empresa no formulário do produto, alternando o contexto ativo da empresa.

Desafio 3: Confusão do usuário sobre empresa ativa

Os usuários que acessam diversas empresas às vezes criam registros na empresa errada. Mitigar isso com:

• Limpar a nomenclatura da empresa no switcher (incluir localização ou abreviatura)
• Atribuição padrão da empresa correspondente à função principal de cada usuário
• Treinamento sobre verificação da empresa ativa antes de criar transações
• Temas empresariais codificados por cores (disponíveis via CSS personalizado ou Odoo Studio)

Desafio 4: Complexidade do relatório

Os relatórios financeiros que abrangem diversas empresas e moedas exigem um tratamento cuidadoso das taxas de câmbio e lançamentos de eliminação. Planeje seus requisitos de relatórios durante a implementação inicial do Odoo para evitar adaptações posteriores.

Perguntas frequentes

P: Quantas empresas posso ter em um banco de dados Odoo? Não há limite rígido. As empresas administram com sucesso mais de 20 a 50 empresas em um único banco de dados. O desempenho depende do volume total de transações e dos recursos do servidor, e não do número de empresas.

P: Diferentes empresas podem usar módulos Odoo diferentes? Sim. A instalação do módulo abrange todo o banco de dados, mas você pode configurar os módulos para ficarem ativos apenas para empresas específicas. Por exemplo, a Manufatura pode ser habilitada apenas para sua entidade de produção enquanto todas as empresas usam Contabilidade.

P: O multiempresa está disponível no Odoo Community Edition? O suporte básico multiempresa (empresas separadas, dados por empresa) está disponível na Comunidade. No entanto, a automação de transações entre empresas, relatórios consolidados e personalizações do Odoo Studio exigem o Enterprise Edition.

P: Posso mesclar dois bancos de dados Odoo separados em um banco de dados multiempresarial? Sim, mas requer uma migração cuidadosa de dados para evitar conflitos de ID e manter a integridade dos dados. Este é um cenário comum quando uma controladora adquire uma nova subsidiária. [Serviços de migração Odoo] profissionais (/services/odoo/migration) lidam com fusões de bancos de dados com verificação completa de dados.

Primeiros passos com várias empresas

Uma configuração multiempresarial bem configurada elimina a sobrecarga de gerenciamento de instâncias de ERP separadas, ao mesmo tempo que fornece isolamento total de dados e visibilidade consolidada. A chave é o planejamento adequado da estrutura da sua empresa, regras entre empresas e controles de acesso antes de entrar em operação.

Entre em contato com a ECOSIRE para uma consulta de arquitetura multiempresarial. Nossa equipe projeta e implementa ambientes Odoo multiempresas para holdings, franquias e organizações multimarcas. Também fornecemos suporte e manutenção contínuos para manter sua configuração multiempresarial funcionando perfeitamente à medida que seu negócio evolui.