Aprovações Odoo: automatize fluxos de trabalho de negócios e cadeias de aprovação

Este guia cobre tudo, desde a configuração de fluxos de trabalho básicos de aprovação até a construção de hierarquias sofisticadas de vários níveis com roteamento condicional, cadeias de delegação e experiências de aprovação mobile-first.

Principais conclusões

• Projete categorias de aprovação que correspondam aos seus processos de negócios (compra, despesa, folga, capital, etc.)
• Crie hierarquias de aprovação em vários níveis com requisitos mínimos de aprovador e roteamento sequencial/paralelo
• Configure regras de delegação para que as aprovações nunca sejam interrompidas quando os aprovadores não estiverem disponíveis
• Defina a aplicação de prazos com escalonamento automatizado quando as aprovações estiverem atrasadas
• Habilite aprovações móveis para gerentes que aprovam em qualquer lugar
• Crie categorias de aprovação personalizadas para qualquer processo de negócios exclusivo da sua organização
• Crie painéis de análise de aprovação para tempo de ciclo, identificação de gargalos e conformidade
• Integrar aprovações com módulos de compra, despesas, folga e módulos personalizados

---

Design de categoria de aprovação

Categorias integradas

Odoo 19 inclui várias categorias de aprovação pré-configuradas:

Criando categorias personalizadas

Navegue até Aprovações > Configuração > Tipos de aprovação para criar categorias para qualquer processo de negócios:

Configuração de categoria

Cada tipo de aprovação possui opções de configuração detalhadas:

Campos do formulário de solicitação: Defina quais campos aparecerão no formulário de solicitação. Os campos padrão incluem: descrição, valor, data necessária, urgência e anexos. Adicione campos personalizados para dados específicos da categoria - uma solicitação de despesas de capital pode precisar de "ROI esperado", "Período de retorno" e "Linha de orçamento".

Regras de aprovação: Defina o número mínimo de aprovações necessárias e quem pode aprovar. As opções incluem: usuários específicos, todos os gerentes de um departamento, usuários com uma função específica ou o gerente direto do solicitante (roteamento dinâmico).

Requisitos de documentos: Especifique quais documentos devem ser anexados antes do envio. Uma solicitação de compra pode exigir uma cotação do fornecedor. Um relatório de despesas requer recibos. Uma solicitação de contratação requer uma descrição do cargo. Documentos faltantes impedem o envio, garantindo que solicitações completas cheguem para análise.

Sequência: Defina a ordem de exibição dos tipos de aprovação no menu de criação de solicitações. Coloque primeiro as categorias mais usadas.

---

Hierarquias de aprovação multinível

Cadeias de aprovação sequenciais

Configure aprovações que passam por vários níveis em sequência:

Employee Submits → Direct Manager (Level 1) → Department Head (Level 2) → CFO (Level 3)

Em cada nível, o aprovador pode: Aprovar (encaminhar para o próximo nível), Recusar (devolver ao solicitante com o motivo) ou Solicitar alterações (devolver para modificação sem recusar).

Aprovações Paralelas

Para solicitações que exigem aprovação de diversas partes independentes:

Employee Submits →
  ├── Legal Review (parallel)
  ├── Finance Review (parallel)
  └── Department Approval (parallel)
All three approved → Request Approved

Configure aprovações paralelas adicionando várias regras de aprovador no mesmo nível com a lógica "AND" — todos devem aprovar para que a solicitação prossiga. Como alternativa, use a lógica "OR" onde qualquer um dos aprovadores designados possa aprovar.

Roteamento Condicional

Aprovações de rota com base em atributos de solicitação:

Implemente o roteamento condicional usando as ações automatizadas do Odoo vinculadas aos campos da solicitação de aprovação. Quando o valor exceder um limite, adicione aprovadores adicionais à cadeia de aprovação automaticamente.

Matriz de Aprovação

Para organizações com governança complexa, crie uma matriz de aprovação:

Configure esta matriz usando vários tipos de aprovação com regras baseadas em valor. Cada célula representa um fluxo de trabalho de aprovação exclusivo com sua própria cadeia de aprovadores.

---

Delegação e Aprovadores Substitutos

Delegação fora do escritório

Quando um aprovador está de férias ou indisponível, a delegação garante que as aprovações continuem em andamento:

Delegação automática: configure aprovadores substitutos nas configurações de cada usuário. Quando o aprovador principal está em folga aprovada, as aprovações pendentes são encaminhadas automaticamente para o substituto designado. Nenhuma intervenção manual é necessária.

Delegação manual: os aprovadores podem delegar aprovações pendentes específicas a um colega. Em Minhas Aprovações > Pendentes, selecione solicitações e clique em "Delegar para...". Isso cria uma atividade para o delegado e registra a delegação na trilha de auditoria de aprovação.

Regras de escalonamento

Quando nenhuma delegação está configurada e o aprovador não responde:

Configure esses prazos nas configurações do tipo de aprovação. As categorias críticas (segurança, jurídico, atendimento ao cliente) devem ter períodos de escalonamento mais curtos do que as aprovações de rotina.

Configuração do aprovador de backup

Para cadeias de aprovação críticas onde a delegação não é suficiente, configure aprovadores de backup em cada nível. Se o aprovador principal não agir dentro do prazo, o backup receberá a solicitação simultaneamente. Qualquer pessoa pode aprovar, evitando gargalos individuais.

---

Cumprimento do Prazo

Definindo Prazos

Cada tipo de aprovação pode ter um prazo padrão:

Notificações de prazo

Configure o escalonamento de notificações conforme os prazos se aproximam:

1. No envio: O aprovador recebe a solicitação com prazo claramente indicado
2. 50% do prazo decorrido: Lembrete gentil caso ainda não tenha sido revisado
3. 24 horas antes do prazo: lembrete urgente com aviso de escalonamento
4. No prazo: marcar como vencido, notificar o solicitante e passar para o próximo nível
5. Pós-prazo: Resumo diário de atrasos para o gerente do aprovador

Rastreamento de SLA

Acompanhe a conformidade do SLA de aprovação em toda a organização:

• Taxa de pontualidade: Porcentagem de aprovações concluídas dentro do prazo
• Tempo médio de ciclo: Tempo médio desde o envio até a aprovação final
• Identificação de gargalos: quais aprovadores atrasam consistentemente o processo
• Desempenho da categoria: quais tipos de aprovação apresentam o melhor/pior retorno

Crie um relatório mensal de SLA de aprovação e compartilhe com os chefes de departamento para impulsionar a responsabilização.

---

Experiência de aprovação móvel

Recursos de aplicativos móveis

O aplicativo móvel do Odoo oferece uma experiência de aprovação simplificada para gerentes que raramente se sentam em mesas:

Fluxo de trabalho orientado por notificações: Notificações push alertam os gerentes sobre aprovações pendentes. Tocar na notificação abre a solicitação de aprovação com todos os detalhes, anexos e comentários anteriores do aprovador visíveis.

Ações de deslizar: No celular, aprove ou recuse com um gesto de deslizar. Deslizar para a direita aprova, deslizar para a esquerda abre a caixa de diálogo de recusa/comentário. Isso torna a revisão de uma fila de aprovações de rotina rápida e intuitiva.

Visualização de anexos: Abra e revise documentos anexados (PDFs, imagens, planilhas) diretamente no aplicativo móvel. Aperte para ampliar recibos de despesas ou cotações de fornecedores. Não há necessidade de baixar arquivos ou mudar para outro aplicativo.

Comentários de voz: adicione notas de voz como comentários de aprovação em vez de digitar em uma tela pequena. As notas de voz são anexadas ao registro de aprovação e acessíveis a todas as partes.

Suporte off-line: as aprovações feitas off-line são colocadas na fila localmente e sincronizadas quando a conectividade retorna. Isto é essencial para gestores que viajam ou trabalham em áreas com fraca conectividade.

Painel do gerente (móvel)

O painel móvel mostra:

• Contagem de aprovações pendentes: indicador de selo no ícone do aplicativo
• Aprovações vencidas: destacadas em vermelho para atenção imediata
• Atividade recente: Aprovações concluídas nos últimos 7 dias
• Solicitações de equipe: solicitações pendentes de seus subordinados diretos

---

Fluxos de trabalho de aprovação personalizados

Além das categorias padrão

O módulo Aprovações do Odoo é extensível para qualquer processo de negócios. Exemplos de fluxos de trabalho personalizados criados por clientes ECOSIRE:

Aprovação de desvio de qualidade: Quando um lote de fabricação falha na inspeção de qualidade, um relatório de desvio requer a aprovação do Gerente de Qualidade, do Gerente de Produção e (se o desvio afetar as entregas do cliente) do Gerente de Vendas antes que o lote possa ser reclassificado, retrabalhado ou descartado.

Aprovação de integração do fornecedor: O registro de um novo fornecedor requer aprovação do Departamento de Aquisições (qualificação do fornecedor), Financeiro (condições de crédito) e Jurídico (revisão do contrato). Cada departamento conclui sua seção da avaliação antes que o fornecedor seja ativado no sistema.

Gerenciamento de alterações de TI: As alterações do sistema (atualizações de software, alterações de configuração, modificações de acesso) exigem aprovação da segurança de TI, do proprietário do sistema e do diretor de TI. As mudanças emergenciais seguem um caminho acelerado com revisão pós-implementação.

Aprovação de ativos de marketing: Ativos criativos (anúncios, folhetos, conteúdo do site) exigem revisão do gerente de marca para conformidade da marca, revisão jurídica para conformidade regulatória e aprovação do chefe de departamento antes da publicação.

Construindo fluxos de trabalho personalizados

Para criar um fluxo de trabalho de aprovação personalizado:

1. Defina a categoria: Nome, descrição e campos do formulário específicos do processo
2. Projete a cadeia de aprovação: quem aprova, em que ordem, com quais condições
3. Definir regras: prazos, requisitos de documentos, encaminhamento condicional
4. Configurar notificações: quem é notificado em cada etapa, por qual canal
5. Crie o painel: visualizações de acompanhamento para solicitantes, aprovadores e administradores
6. Teste o fluxo de trabalho: execute todos os caminhos (aprovar, recusar, delegar, escalar, expirar)
7. Treinar usuários: breve treinamento para solicitantes e aprovadores

---

Integração com outros módulos Odoo

Aprovações + Compra

Quando uma solicitação de compra for aprovada, gere automaticamente uma Solicitação de Cotação no módulo Compras. Os detalhes da solicitação aprovada (produtos, quantidades, fornecedor preferencial, orçamento) preenchem a RFQ. Isso elimina a etapa manual de transferência de solicitações aprovadas para a equipe de compras.

Aprovações + Despesas

O módulo Odoo Expense possui fluxos de trabalho de aprovação integrados. Para organizações que desejam camadas de aprovação adicionais (por exemplo, aprovação do gerente de projeto antes da aprovação do gerente), o módulo Aprovações amplia o fluxo de trabalho de despesas com cadeias personalizadas.

Aprovações + folga

As solicitações de folga são encaminhadas pelo módulo Planejamento para verificar o impacto do agendamento antes de chegar ao gerente para aprovação. Se a aprovação da folga criar uma situação de falta de pessoal, o gerente verá um aviso com os turnos afetados.

Aprovações + Recrutamento de RH

As solicitações de contratação começam como solicitações de aprovação. Depois de aprovados, eles criam automaticamente um cargo no módulo Recrutamento, pré-preenchido com a descrição do cargo, departamento e orçamento aprovados. Isso garante que nenhuma contratação comece sem a devida autorização.

Aprovações + Contabilidade

As aprovações dependentes do orçamento podem verificar a disponibilidade do orçamento em tempo real antes do encaminhamento. Se o valor solicitado exceder o orçamento departamental restante, a aprovação será bloqueada com um aviso ou encaminhada para uma autoridade superior para aprovação da exceção orçamentária.

---

Análise de aprovação e conformidade

Painel de relatórios

Crie análises de aprovação em Aprovações > Relatórios:

Trilha de auditoria

Cada solicitação de aprovação mantém uma trilha de auditoria completa e à prova de falsificação:

• Criação de solicitação: quem, quando, o que foi solicitado
• Cada aprovação/recusa: quem, quando, comenta
• Delegações: de, para, motivo, carimbo de data/hora
• Modificações: quaisquer alterações na solicitação após o envio
• Escalações: eventos de escalação automática com gatilhos
• Resultado final: aprovado/recusado com toda a documentação de apoio

Essa trilha de auditoria é essencial para conformidade regulatória (SOX, ISO, regulamentações do setor) e revisões de governança interna.

Melhoria de Processos

Use análises de aprovação para melhorar continuamente seus fluxos de trabalho:

• Identifique gargalos: se um aprovador atrasar consistentemente a cadeia, investigue se sua carga de trabalho precisa de redistribuição ou se as regras de delegação precisam de ajuste
• Simplificar cadeias: se 98% das solicitações abaixo de US$ 1.000 forem aprovadas, considere aumentar o limite de aprovação automática
• Reduza a redundância: se dois aprovadores em uma cadeia sempre aprovam simultaneamente, considere tornar um opcional
• Adicionar automação: se determinadas categorias de aprovação tiverem taxas de aprovação de 100%, considere convertê-las em fluxos de trabalho somente de notificação

---

Perguntas frequentes

As aprovações podem ser configuradas para aprovação automática com base em determinadas condições?

Sim. Crie ações automatizadas que aprovam automaticamente solicitações que atendem a critérios específicos. Por exemplo, relatórios de despesas abaixo de US$ 50 com recibo anexado podem ser aprovados automaticamente, ignorando a etapa de revisão manual. As solicitações aprovadas automaticamente ainda mantêm uma trilha de auditoria mostrando a aprovação automática e a regra que a acionou.

Como lidar com aprovações que exigem assinaturas em vez de apenas cliques?

Integre o módulo Aprovações com assinatura eletrônica. Para categorias que exigem assinaturas legais (contratos, confirmações de políticas, compras de alto valor), configure a etapa de aprovação para exigir uma assinatura eletrônica em vez de um simples botão de aprovação. O documento assinado é anexado ao registro de aprovação.

Partes externas (fornecedores, clientes) podem participar de fluxos de trabalho de aprovação?

Sim, através do portal Odoo. Os usuários externos podem enviar solicitações (por exemplo, o fornecedor envia um pedido de alteração) e visualizar o status de seus envios. As etapas de aprovação externa são menos comuns, mas podem ser configuradas — por exemplo, um cliente aprova um marco do projeto antes da aprovação do faturamento interno prosseguir.

Como posso migrar os processos de aprovação existentes de papel ou e-mail para o Odoo?

Comece documentando seus fluxos de aprovação atuais: quem solicita o quê, quem aprova, quais condições acionam o escalonamento e qual é o cronograma típico. Mapeie cada fluxo para um tipo de aprovação Odoo. Execute o processo em papel/e-mail e o processo Odoo em paralelo por 2 a 4 semanas para validar. Depois de validado, retire o processo manual e treine todos os usuários no fluxo de trabalho digital.

Posso definir limites de gastos por funcionário que apliquem automaticamente os requisitos de aprovação?

Sim. Configure níveis de autoridade de gastos em registros de funcionários ou configurações de departamento. Quando uma solicitação de compra ou despesa excede a autoridade do funcionário, o sistema encaminha automaticamente para o próximo nível de aprovação. As solicitações dentro da autoridade podem ser aprovadas automaticamente ou exigir apenas uma única confirmação.

Como o Odoo lida com solicitações de aprovação enviadas após o horário comercial?

Solicitações enviadas fora do horário comercial ficam na fila normalmente. Os cronômetros de prazo podem ser configurados para contar apenas o horário comercial (excluindo fins de semana e feriados), de modo que um envio de sexta-feira à noite com prazo de 24 horas seja entregue na segunda-feira à noite, e não no sábado à noite. Configure o calendário de horário comercial da sua empresa em Configurações > Geral > Empresa.

Posso criar fluxos de trabalho de aprovação que abrangem vários módulos Odoo?

Sim. Use ações automatizadas e ações de servidor para acionar fluxos de trabalho entre módulos. Uma solicitação de compra aprovada pode criar um pedido de compra em Compras, uma solicitação de contratação aprovada pode criar um anúncio de emprego em Recrutamento e uma exceção de orçamento aprovada pode atualizar o orçamento em Contabilidade. Cada ponto de integração é configurado de forma independente para máxima flexibilidade.

---

Simplifique suas aprovações com ECOSIRE

Cada aprovação manual é um potencial gargalo, uma possível perda de solicitação e uma possível descoberta de auditoria. As organizações que digitalizam seus fluxos de trabalho de aprovação obtêm retornos imediatos em velocidade, conformidade e satisfação dos funcionários – ninguém gosta de perseguir gerentes em busca de assinaturas.

A equipe de implementação Odoo da ECOSIRE configurou fluxos de trabalho de aprovação para empresas que variam de startups de 20 pessoas (cadeias simples de 2 níveis) a empresas de 5.000 pessoas (matrizes complexas com roteamento condicional, delegação e integração entre módulos). Nossa implementação inclui análise de processos, design de fluxo de trabalho, configuração de sistema, treinamento de usuários e otimização de 90 dias.

Entre em contato com a ECOSIRE para obter uma avaliação do fluxo de trabalho de aprovação ou explore nossos serviços de personalização Odoo para obter processos de aprovação especializados exclusivos para o seu setor.

Leitura relacionada:

• Guia de fluxo de trabalho de aprovações Odoo
• Guia de compras e aquisições Odoo
• Gerenciamento de funcionários de RH Odoo
• Serviços de personalização Odoo