ओडू एचआर और पेरोल: कर्मचारी जीवनचक्र प्रबंधन

मानव संसाधन अक्सर किसी संगठन की प्रौद्योगिकी का सबसे खंडित हिस्सा होता है। रिक्रूटमेंट एक टूल में रहता है, ऑनबोर्डिंग दूसरे में, टाइम ट्रैकिंग तीसरे में, और पेरोल चौथे में - एचआर हर महीने सिस्टम के बीच डेटा को समेटने में महत्वपूर्ण समय खर्च करता है। त्रुटियाँ अपरिहार्य हैं, अनुपालन कठिन है, और कर्मचारी अनुभव प्रभावित होता है। ओडू 19 एंटरप्राइज एचआर कर्मचारी जीवनचक्र के हर चरण को एक ही मंच में एकीकृत करता है, जिस क्षण से उम्मीदवार आवेदन करता है और जिस दिन वह कंपनी छोड़ता है।

यह मार्गदर्शिका संपूर्ण ओडू एचआर सुइट को कवर करती है: कर्मचारी मास्टर डेटा, भर्ती, अनुबंध, उपस्थिति, टाइम-ऑफ प्रबंधन, प्रदर्शन मूल्यांकन, व्यय और पेरोल। प्रत्येक मॉड्यूल को दूसरों के साथ निर्बाध रूप से जुड़ने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिससे आज बहुत अधिक एचआर बैंडविड्थ की खपत करने वाले सामंजस्य कार्य को समाप्त किया जा सके।

मुख्य बातें

• एक ही प्रणाली में भर्ती से लेकर ऑफबोर्डिंग तक संपूर्ण कर्मचारी जीवनचक्र का प्रबंधन करें
• स्वचालित वेतन पर्ची नियम गणना के साथ रोजगार अनुबंध कॉन्फ़िगर करें
• स्वचालित ओवरटाइम गणना के साथ बायोमेट्रिक डिवाइस, मोबाइल ऐप या मैन्युअल प्रविष्टि के माध्यम से उपस्थिति को ट्रैक करें
• टाइम-ऑफ संचय, अनुमोदन वर्कफ़्लो और लीव बैलेंस ट्रैकिंग को स्वचालित करें
• विन्यास योग्य वेतन नियमों, कटौतियों और वैधानिक योगदान के साथ पेरोल चलाएं
• लक्ष्य ट्रैकिंग और 360-डिग्री फीडबैक के साथ संरचित प्रदर्शन मूल्यांकन का संचालन करें
• रसीद कैप्चर, अनुमोदन वर्कफ़्लो और प्रत्यक्ष पेरोल एकीकरण के साथ कर्मचारी खर्चों को संसाधित करें
• कर्मचारियों की संख्या, टर्नओवर, पेरोल लागत और अनुपस्थिति रिपोर्टिंग के लिए एचआर एनालिटिक्स तैयार करें

---

कर्मचारी मास्टर डेटा और संगठनात्मक संरचना

प्रत्येक मानव संसाधन प्रक्रिया सटीक कर्मचारी डेटा से शुरू होती है। ओडू का कर्मचारी रिकॉर्ड किसी व्यक्ति के रोजगार के बारे में सभी जानकारी के लिए सत्य का एकमात्र स्रोत है।

कर्मचारी प्रपत्र अवलोकन: कर्मचारी रिकॉर्ड बनाने के लिए कर्मचारी > कर्मचारी > नया पर जाएँ। फॉर्म कैप्चर करता है: व्यक्तिगत जानकारी (नाम, पता, जन्म तिथि, पहचान संख्या), कार्य जानकारी (नौकरी की स्थिति, विभाग, प्रबंधक, कार्य स्थान, कार्य ईमेल), एचआर सेटिंग्स (एचआर प्रबंधक, समय क्षेत्र, कार्य अनुसूची), और निजी जानकारी (आपातकालीन संपर्क, पेरोल के लिए बैंक खाता, प्रमाणपत्र स्तर)। फ़ील्ड्स को टैब में व्यवस्थित किया गया है ताकि HR कर्मचारी आसानी से संबंधित अनुभाग पर जा सकें।

संगठनात्मक संरचना: ओडू प्रत्येक कर्मचारी रिकॉर्ड पर प्रबंधक फ़ील्ड से आपका संगठन चार्ट बनाता है। इंटरैक्टिव ऑर्ग चार्ट देखने के लिए कर्मचारी > रिपोर्टिंग > संगठन चार्ट पर जाएँ, जो रिपोर्टिंग संबंध बदलते ही स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है। चार्ट को विभाग, नौकरी की स्थिति या किसी अन्य क्षेत्र द्वारा फ़िल्टर किया जा सकता है।

विभाग और नौकरी पद: कर्मचारी > कॉन्फ़िगरेशन > विभाग के अंतर्गत विभाग बनाएं। प्रत्येक विभाग में लेखांकन विश्लेषणात्मक खातों से जुड़ा एक लागत केंद्र हो सकता है, जो यह सुनिश्चित करता है कि विभागीय लागत आपकी वित्तीय रिपोर्ट में सही लागत केंद्र तक प्रवाहित हो। नौकरी की स्थिति आपके संगठन में भूमिकाओं को परिभाषित करती है - व्यक्तिगत कर्मचारियों से भिन्न। एक नौकरी की स्थिति में कई मौजूदा कर्मचारी, एक लक्ष्य संख्या और भर्ती के लिए एक खुली कर्मचारियों की गणना हो सकती है।

कार्य शेड्यूल: कर्मचारी > कॉन्फ़िगरेशन > कार्य शेड्यूल के अंतर्गत कार्य समय टेम्पलेट परिभाषित करें। ये शेड्यूल सप्ताह के प्रत्येक दिन के लिए प्रति दिन अपेक्षित घंटों को परिभाषित करते हैं। प्रत्येक कर्मचारी को उचित शेड्यूल निर्दिष्ट करें - यह उपस्थिति गणना, ओवरटाइम नियम और टाइम-ऑफ संचय को संचालित करता है।

---

भर्ती पाइपलाइन

ओडू रिक्रूटमेंट एक संपूर्ण आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम (एटीएस) प्रदान करता है जो उम्मीदवारों को काम पर रखने पर सीधे एचआर मॉड्यूल में फीड होता है।

नौकरी पोस्टिंग: भर्ती > नौकरी की स्थिति के तहत नौकरी के अवसर बनाएं। प्रत्येक पद में एक विभाग, अपेक्षित नए कर्मचारियों की संख्या, जिम्मेदार भर्तीकर्ता और प्रकाशन सेटिंग्स होती हैं। प्रकाशित पद आपकी वेबसाइट के ओडू-संचालित करियर पृष्ठ पर स्वचालित रूप से दिखाई देते हैं। प्रत्येक पद के लिए एक समर्पित ईमेल उपनाम होता है जो आने वाले आवेदनों को उम्मीदवार के रिकॉर्ड में परिवर्तित करता है।

भर्ती पाइपलाइन: आवेदन विन्यास योग्य चरणों के साथ कानबन पाइपलाइन के माध्यम से आगे बढ़ते हैं: प्रारंभिक योग्यता, फोन साक्षात्कार, साक्षात्कार, अनुबंध भेजा गया, और अनुबंध पर हस्ताक्षर (या किराए पर लिया गया)। प्रत्येक चरण में कॉन्फ़िगर करने योग्य क्रियाएं होती हैं - आवेदन आने पर स्वचालित रूप से एक पावती ईमेल भेजना, या आवेदन आगे बढ़ने पर भर्तीकर्ता को साक्षात्कार निर्धारित करने के लिए प्रेरित करना।

उम्मीदवार का मूल्यांकन: उम्मीदवारों को पांच सितारा पैमाने पर रेटिंग दें और प्रत्येक बातचीत के बाद नोट्स जोड़ें। सभी संचार - ईमेल, निर्धारित साक्षात्कार और आंतरिक नोट्स - एप्लिकेशन चैटर में दर्ज किए जाते हैं। कई टीम सदस्य संदर्भ खोए बिना उम्मीदवार के मूल्यांकन में सहयोग कर सकते हैं।

साक्षात्कार शेड्यूलिंग: सीधे उम्मीदवार के रिकॉर्ड से साक्षात्कार शेड्यूल करें। साक्षात्कारकर्ता की उपलब्धता दिखाने के लिए Odoo Google कैलेंडर और Microsoft Outlook के साथ एकीकृत होता है। उम्मीदवार को स्वचालित रूप से एक कैलेंडर आमंत्रण के साथ एक पुष्टिकरण ईमेल प्राप्त होता है। यदि साक्षात्कार स्लॉट को बदलने की आवश्यकता है, तो ओडू पुनर्निर्धारण को संभालता है और सभी पक्षों को सूचित करता है।

नियुक्ति: जब किसी उम्मीदवार का चयन हो जाए, तो आवेदन रिकॉर्ड से "कर्मचारी बनाएं" पर क्लिक करें। उम्मीदवार की व्यक्तिगत जानकारी नए कर्मचारी फॉर्म में स्वचालित रूप से भर जाती है, जिससे डेटा पुनः प्रविष्टि समाप्त हो जाती है। भर्ती पाइपलाइन बंद हो जाती है, और ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया शुरू हो जाती है।

---

रोजगार अनुबंध

अनुबंध रोजगार की शर्तों को औपचारिक बनाते हैं और ओडू में पेरोल गणना को आगे बढ़ाते हैं। वेतन पर्ची बनाने के लिए प्रत्येक कर्मचारी के पास एक सक्रिय अनुबंध होना चाहिए।

अनुबंध घटक: ओडू में एक अनुबंध में शामिल हैं: प्रारंभ तिथि और वैकल्पिक समाप्ति तिथि, नौकरी की स्थिति, विभाग, वेतन प्रकार (मासिक, प्रति घंटा, साप्ताहिक), सकल वेतन, और कोई अतिरिक्त भत्ते या लाभ। एचआर जिम्मेदार और कर्मचारी का कार्य शेड्यूल स्वचालित रूप से कर्मचारी रिकॉर्ड से खींच लिया जाता है।

वेतन संरचना: वेतन संरचना (अनुबंध से जुड़ी) गणना नियमों को परिभाषित करती है जो सकल वेतन से शुद्ध वेतन निर्धारित करती है। एक विशिष्ट वेतन संरचना में आधार वेतन, परिवहन भत्ता, आवास भत्ता, आयकर कटौती, सामाजिक सुरक्षा योगदान और अन्य वैधानिक कटौतियाँ शामिल होती हैं। वेतन संरचनाएं प्रति देश कॉन्फ़िगर करने योग्य हैं - ओडू 40+ देशों के लिए स्थानीयकृत संरचनाएं प्रदान करता है।

वेतन नियम: वेतन संरचना में प्रत्येक पंक्ति एक गणना सूत्र के साथ एक वेतन नियम है। नियम निश्चित राशि, सकल का प्रतिशत, किसी अन्य नियम का प्रतिशत, या कर्मचारी विशेषताओं के आधार पर जटिल सशर्त सूत्र हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, ओवरटाइम वेतन की गणना प्रति दिन 8 से अधिक घंटों में प्रति घंटे की दर से 1.5 गुना गुणा करके की जा सकती है, जो उपस्थिति मॉड्यूल से डेटा को स्वचालित रूप से खींचती है।

अनुबंध प्रबंधन: मानव संसाधन प्रबंधक कर्मचारी > अनुबंध से सभी सक्रिय, समाप्त हो चुके और आगामी अनुबंध देख सकते हैं। शीघ्र समाप्त होने वाले अनुबंधों की पहचान करने और सक्रिय रूप से नवीनीकरण वार्ता शुरू करने के लिए विभाग या अनुबंध प्रकार के अनुसार फ़िल्टर करें। अनुबंध दस्तावेज़ टेम्प्लेट से तैयार किए जा सकते हैं और ओडू साइन के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षरित किए जा सकते हैं।

---

उपस्थिति ट्रैकिंग

सटीक उपस्थिति डेटा पेरोल सटीकता की नींव है। ओडू अटेंडेंस विभिन्न कार्य वातावरणों के अनुरूप कई इनपुट विधियों का समर्थन करता है।

चेक-इन/चेक-आउट तरीके: कर्मचारी ओडू वेब एप्लिकेशन, मोबाइल ऐप, ओडू आईओटी बॉक्स के माध्यम से जुड़ी बायोमेट्रिक टाइम घड़ी या बैज/आरएफआईडी कार्ड रीडर के माध्यम से उपस्थिति दर्ज कर सकते हैं। सभी विधियाँ एक ही उपस्थिति डेटाबेस में फीड होती हैं, इसलिए हाइब्रिड टीमों (कुछ दूरस्थ, कुछ ऑन-साइट) को लगातार प्रबंधित किया जाता है।

ओवरटाइम गणना: उपस्थिति > कॉन्फ़िगरेशन > ओवरटाइम के अंतर्गत ओवरटाइम नियमों को कॉन्फ़िगर करें। सीमा निर्धारित करें (उदाहरण के लिए, प्रति दिन 8 घंटे या प्रति सप्ताह 40 घंटे) और ओवरटाइम गुणक। जब उपस्थिति रिकॉर्ड सीमा से अधिक हो जाते हैं, तो ओवरटाइम घंटे स्वचालित रूप से चिह्नित हो जाते हैं और वेतन पर्ची गणना के लिए उपलब्ध हो जाते हैं। पेरोल में शामिल करने से पहले प्रबंधक ओवरटाइम की समीक्षा और अनुमोदन कर सकते हैं।

उपस्थिति विश्लेषण: कर्मचारी, विभाग, या समय अवधि के अनुसार उपस्थिति पैटर्न देखने के लिए उपस्थिति > रिपोर्टिंग > उपस्थिति विश्लेषण पर नेविगेट करें। अत्यधिक अनुपस्थिति, लगातार विलंबता या असामान्य पैटर्न वाले कर्मचारियों की पहचान करें। रिपोर्ट टाइम-ऑफ़ डेटा के साथ एकीकृत होती है इसलिए स्वीकृत अनुपस्थिति को अस्पष्टीकृत अनुपस्थिति से अलग किया जाता है।

कियोस्क मोड: भौतिक कार्यस्थलों के लिए, ओडू एक कियोस्क मोड प्रदान करता है जहां कर्मचारी एक साझा टैबलेट पर अंदर और बाहर बैज लगाते हैं। कियोस्क दृश्य सत्यापन के लिए बैज स्कैन पर कर्मचारी की तस्वीर प्रदर्शित करता है। यदि आवश्यक हो तो पिन कोड प्रविष्टि एक अतिरिक्त प्रमाणीकरण परत प्रदान करती है।

---

टाइम-ऑफ प्रबंधन

टाइम-ऑफ़ प्रबंधन सबसे प्रशासनिक रूप से गहन मानव संसाधन प्रक्रियाओं में से एक है। Odoo संचय, अनुमोदन और शेष ट्रैकिंग को स्वचालित करता है ताकि HR टीमें छुट्टी प्रशासन पर कम समय व्यतीत करें।

छुट्टी के प्रकार: टाइम ऑफ > कॉन्फ़िगरेशन > छुट्टी के प्रकार के अंतर्गत छुट्टी के प्रकार बनाएं। प्रत्येक प्रकार परिभाषित करता है कि क्या छुट्टी के लिए अनुमोदन की आवश्यकता है, यह कैसे अर्जित होती है (वार्षिक, मासिक, किराये पर), प्रति वर्ष अधिकतम अनुमत दिन, कैरी-ओवर नियम, और क्या यह भुगतान किया गया है या अवैतनिक है। सामान्य प्रकारों में वार्षिक अवकाश, बीमारी अवकाश, मातृत्व/पितृत्व अवकाश, सार्वजनिक अवकाश और प्रतिपूरक अवकाश शामिल हैं।

उपार्जन योजनाएँ: समय के साथ एकत्रित होने वाले अवकाश प्रकारों के लिए स्वचालित अवकाश उपार्जन कॉन्फ़िगर करें। वार्षिक अवकाश संचय योजना प्रत्येक माह की पहली तारीख को मासिक पोस्टिंग के साथ, प्रति माह 1.67 दिन (प्रति वर्ष 20 दिन) प्रदान कर सकती है। अनुचित संचय को रोकने के लिए संचय को अधिकतम शेष राशि पर कैप करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।

छुट्टी अनुरोध: कर्मचारी टाइम ऑफ मॉड्यूल या कर्मचारी स्वयं-सेवा पोर्टल के माध्यम से छुट्टी अनुरोध जमा करते हैं। अनुरोध उनकी वर्तमान शेष राशि, अनुरोधित तारीखें दिखाता है, और स्वचालित रूप से कार्य दिवसों की संख्या की गणना करता है। अनुरोधों को अनुमोदन के लिए कर्मचारी के प्रबंधक (या नामित एचआर अनुमोदनकर्ता) के पास भेज दिया जाता है। स्वीकृत पत्तियाँ कर्मचारी के कैलेंडर को अवरुद्ध कर देती हैं और उनकी टीम को दिखाई देती हैं।

सार्वजनिक छुट्टियाँ: प्रत्येक देश या क्षेत्र के लिए सार्वजनिक अवकाश कैलेंडर आयात करें जहाँ आप काम करते हैं। सार्वजनिक छुट्टियों को छुट्टी की गणना से स्वचालित रूप से बाहर रखा जाता है - कर्मचारियों को सार्वजनिक छुट्टियों पर वार्षिक छुट्टी का "उपयोग" करने की आवश्यकता नहीं होती है, और छुट्टी शेष की गणना करते समय सिस्टम उन्हें कार्य दिवसों के रूप में नहीं गिनता है।

शेष राशि की रिपोर्टिंग छोड़ें: टाइम ऑफ > रिपोर्टिंग > विश्लेषण छोड़ें पर नेविगेट करें। कर्मचारी, विभाग या छुट्टी के प्रकार के अनुसार छुट्टी की शेष राशि, अनुरोध और उपयोग देखें। अवधि-अंत एचआर रिपोर्टिंग के लिए एक्सेल में निर्यात करें। आवंटन रिपोर्ट से पता चलता है कि कितनी छुट्टी दी गई है बनाम उपयोग की गई - वित्तीय संचय गणना के लिए आवश्यक है।

---

पेरोल प्रसंस्करण

ओडू पेरोल पूरे मॉड्यूल में बनाए गए कर्मचारी मास्टर डेटा, अनुबंध, उपस्थिति रिकॉर्ड और टाइम-ऑफ शेष राशि से सटीक भुगतान पर्ची उत्पन्न करता है।

पेरोल बैच: पेरोल रन बनाने के लिए पेरोल > पेस्लिप्स > पेस्लिप बैच पर नेविगेट करें। शामिल करने के लिए अवधि (महीना, पखवाड़ा, सप्ताह) और वेतन संरचना का चयन करें। सभी कर्मचारियों को दायरे में जोड़ें और "जनरेट पेस्लिप्स" पर क्लिक करें। ओडू प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक ड्राफ्ट पेस्लिप बनाता है, जो उनके अनुबंध की वेतन संरचना में वेतन नियमों के आधार पर सकल वेतन, सभी लागू भत्तों और सभी कटौतियों की गणना करता है।

पे-स्लिप गणना: प्रत्येक पे-स्लिप गणना विवरण दिखाती है: सकल वेतन, प्रत्येक भत्ता, प्रत्येक कटौती, और शुद्ध वेतन। यदि कोई गणना गलत लगती है, तो यह देखने के लिए विवरण दृश्य पर क्लिक करें कि किस नियम ने प्रत्येक आंकड़ा तैयार किया है। Odoo हर नंबर को अपने वेतन नियम फॉर्मूले से खोजता है, जिससे त्रुटि जांच सरल हो जाती है।

बैच समीक्षा और अनुमोदन: एचआर प्रबंधक पोस्टिंग से पहले बैच की समीक्षा करते हैं। एक सत्यापन डैशबोर्ड कुल पेरोल लागत, औसत वेतन दिखाता है, और असामान्य वेतन पर्ची (पिछली अवधि से महत्वपूर्ण विचलन) वाले किसी भी कर्मचारी को चिह्नित करता है। समीक्षा के बाद, सभी भुगतान पर्चियाँ पोस्ट करने और लेखांकन जर्नल प्रविष्टियाँ स्वचालित रूप से उत्पन्न करने के लिए बैच की पुष्टि करें।

बैंक स्थानांतरण फ़ाइल: पेरोल बैच की पुष्टि करने के बाद, अपने बैंक के आवश्यक प्रारूप (SEPA, NACHA, या स्थानीय भुगतान फ़ाइल प्रारूप) में बैंक स्थानांतरण फ़ाइल तैयार करें। यह फ़ाइल थोक भुगतान प्रसंस्करण के लिए सीधे आपके बैंकिंग पोर्टल पर अपलोड की जाती है, जिससे प्रत्येक कर्मचारी के लिए मैन्युअल भुगतान प्रविष्टि समाप्त हो जाती है।

पेरोल रिपोर्टिंग: मानक रिपोर्ट तक पहुंचने के लिए पेरोल > रिपोर्टिंग पर नेविगेट करें: विभाग द्वारा पेरोल लागत, औसत वेतन, कर्मचारी द्वारा वेतन पर्ची विवरण, और कर प्राधिकरण दाखिल करने के लिए वैधानिक योगदान सारांश।

---

प्रदर्शन मूल्यांकन

संरचित प्रदर्शन प्रबंधन कर्मचारी विकास को संचालित करता है और मुआवजे के निर्णयों को सूचित करता है। ओडू का मूल्यांकन मॉड्यूल नियमित प्रदर्शन समीक्षाओं के लिए एक कॉन्फ़िगर करने योग्य ढांचा प्रदान करता है।

मूल्यांकन योजनाएँ: मूल्यांकन योजनाओं को मूल्यांकन > कॉन्फ़िगरेशन > मूल्यांकन योजनाओं के अंतर्गत कॉन्फ़िगर करें। आवृत्ति (वार्षिक, अर्ध-वार्षिक, त्रैमासिक) को परिभाषित करें, जो समीक्षा पूरी करता है (स्वयं, प्रबंधक, सहकर्मी, अधीनस्थ), और पूरा करने की समय सीमा। ओडू स्वचालित रूप से निर्धारित समय पर मूल्यांकन रिकॉर्ड बनाता है और सभी प्रतिभागियों को अनुस्मारक भेजता है।

मूल्यांकन फॉर्म: श्रेणियों (प्रदर्शन उद्देश्यों, दक्षताओं, विकास क्षेत्रों) में व्यवस्थित कस्टम प्रश्नों के साथ मूल्यांकन टेम्पलेट बनाएं। प्रश्नों को संख्यात्मक पैमानों, रेटिंग पैमानों या मुक्त-पाठ प्रतिक्रियाओं पर स्कोर किया जा सकता है। अलग-अलग नौकरी पदों या स्तरों पर अलग-अलग टेम्पलेट लागू किए जा सकते हैं।

लक्ष्य ट्रैकिंग: प्रदर्शन लक्ष्यों को मूल्यांकन से जोड़ें। कर्मचारी और प्रबंधक मूल्यांकन अवधि की शुरुआत में स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करते हैं, और पूरे वर्ष प्रगति पर नज़र रखी जाती है। लक्ष्य विशुद्ध रूप से व्यक्तिपरक आत्म-मूल्यांकन के बजाय उद्देश्यपूर्ण, सिस्टम-जनरेटेड प्रगति डेटा प्रदान करते हुए, ओडू परियोजना कार्यों से जुड़ सकते हैं।

मूल्यांकन पूरा करना: सिस्टम संयुक्त समीक्षा बैठक से पहले स्वतंत्र रूप से प्रतिक्रियाएं एकत्र करते हुए, मूल्यांकन फॉर्म के माध्यम से प्रबंधक और कर्मचारी दोनों का मार्गदर्शन करता है। बैठक के बाद, प्रबंधक समग्र रेटिंग और विकास नोट्स के साथ मूल्यांकन को अंतिम रूप देता है। पूर्ण मूल्यांकन को अनुदैर्ध्य प्रदर्शन ट्रैकिंग के लिए कर्मचारी रिकॉर्ड में संग्रहीत किया जाता है।

---

व्यय प्रबंधन

कर्मचारी व्यय वित्तीय रिसाव और प्रशासनिक घर्षण का एक सामान्य स्रोत हैं। ओडू व्यय कैप्चर, अनुमोदन और प्रतिपूर्ति को सुव्यवस्थित करता है।

व्यय जमा करना: कर्मचारी रसीदों की फोटो खींचकर मोबाइल ऐप के माध्यम से खर्च जमा करते हैं। OCR स्वचालित रूप से राशि, दिनांक और विक्रेता निकालता है। खर्चों को वर्गीकृत किया गया है (यात्रा, भोजन, उपकरण, आदि) और लागत केंद्र ट्रैकिंग के लिए एक विश्लेषणात्मक खाते को सौंपा गया है। सहायक दस्तावेज डिजिटल रूप से संलग्न हैं - किसी कागजी रसीद की आवश्यकता नहीं है।

अनुमोदन वर्कफ़्लो: अनुमोदन के लिए कर्मचारी के प्रबंधक को व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत की जाती है, फिर प्रतिपूर्ति से पहले एक लेखा समीक्षक को। प्रबंधक व्यक्तिगत व्यय या संपूर्ण व्यय रिपोर्ट को मंजूरी दे सकते हैं। अस्वीकृत खर्चों में अस्वीकृति की व्याख्या करने वाली एक टिप्पणी शामिल होती है, और कर्मचारी को स्वचालित रूप से सूचित किया जाता है।

पेरोल एकीकरण: स्वीकृत व्यय प्रतिपूर्ति का भुगतान अगले पेरोल रन (कर्मचारी की वेतन पर्ची में जोड़ा गया) के माध्यम से या देय खातों से सीधे एक अलग भुगतान के रूप में किया जा सकता है। लेखांकन प्रविष्टियाँ स्वचालित रूप से पोस्ट की जाती हैं, जिसमें उचित व्यय खाता और कोई भी लागू वैट वसूली शामिल है।

---

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या ओडू विभिन्न पेरोल नियमों के साथ कई देशों में कर्मचारियों के पेरोल को संभाल सकता है?

हाँ। ओडू की बहु-कंपनी वास्तुकला विभिन्न देशों में कर्मचारियों के लिए अलग-अलग पेरोल प्रसंस्करण की अनुमति देती है, प्रत्येक देश-विशिष्ट वेतन संरचना, कर नियम और वैधानिक योगदान के साथ। कर्मचारी अलग-अलग कंपनियों में हो सकते हैं लेकिन मूल संगठन के ओडू उदाहरण से केंद्रीय रूप से प्रबंधित होते हैं। देश-विशिष्ट पेरोल स्थानीयकरण पैकेज प्रमाणित ओडू भागीदारों और ओडू ऐप स्टोर के माध्यम से 40+ देशों के लिए उपलब्ध हैं।

ओडू कर्मचारी व्यक्तिगत डेटा के लिए जीडीपीआर अनुपालन को कैसे संभालता है?

ओडू में जीडीपीआर अनुपालन से संबंधित डेटा प्रतिधारण नीतियां और पहुंच नियंत्रण सुविधाएं शामिल हैं। मानव संसाधन प्रबंधक कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि कौन से कर्मचारी डेटा फ़ील्ड किन उपयोगकर्ताओं को दिखाई दे रहे हैं। "डेटा इरेज़र" सुविधा वैधानिक अवधारण अवधि के बाद पूर्व कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत डेटा को गुमनाम करने की अनुमति देती है। कर्मचारी रिकॉर्ड तक पहुंच लॉग की गई है, और कर्मचारी स्वयं-सेवा पोर्टल के माध्यम से अपना स्वयं का डेटा देख सकते हैं। ECOSIRE किसी भी HR कार्यान्वयन के भाग के रूप में GDPR ऑडिट की अनुशंसा करता है।

क्या कर्मचारी मानव संसाधन कर्मचारियों से संपर्क किए बिना अपने स्वयं के मानव संसाधन डेटा तक पहुंच सकते हैं?

हाँ। ओडू कर्मचारी स्व-सेवा पोर्टल कर्मचारियों को उनकी व्यक्तिगत प्रोफ़ाइल, भुगतान पर्ची, टाइम-ऑफ शेष राशि और अनुरोध, व्यय प्रस्तुतियाँ और मूल्यांकन इतिहास तक पहुंच प्रदान करता है। कर्मचारी एचआर की भागीदारी के बिना कुछ व्यक्तिगत फ़ील्ड (आपातकालीन संपर्क, पेरोल के लिए बैंक खाता) को अपडेट कर सकते हैं। यह कर्मचारी अनुभव में सुधार करते हुए मानव संसाधन प्रशासनिक बोझ को कम करता है।

ओडू कर्मचारी लाभ प्रशासन को कैसे संभालता है?

लाभों का प्रबंधन वेतन संरचना प्रणाली के माध्यम से किया जाता है। निश्चित लाभ (स्वास्थ्य बीमा, कंपनी कार भत्ता, भोजन वाउचर) अनुबंध पर वेतन नियमों के रूप में लागू किए जाते हैं। ओडू बेनिफिट मॉड्यूल का उपयोग करके परिवर्तनीय लाभों को कर्मचारी की पसंद (कैफेटेरिया-शैली लाभ) के साथ कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। लाभ लागत को प्रति कर्मचारी ट्रैक किया जाता है और पेरोल लेखांकन के साथ एकीकृत किया जाता है।

ओडू में कर्मचारी बर्खास्तगी के प्रबंधन की प्रक्रिया क्या है?

जब कोई कर्मचारी छोड़ता है, तो एचआर कर्मचारी रिकॉर्ड पर एक "संग्रह" तिथि निर्धारित करता है, जो उस तिथि पर उनकी पहुंच समाप्त कर देता है। अनुबंध को समाप्त के रूप में चिह्नित किया गया है, किसी भी शेष छुट्टी की शेष राशि की गणना प्रति कंपनी पॉलिसी के भुगतान या जब्ती के लिए की जाती है, और किसी भी अर्जित लेकिन अवैतनिक छुट्टी, नोटिस भुगतान या विच्छेद सहित एक अंतिम वेतन पर्ची तैयार की जाती है। कर्मचारी रिकॉर्ड को संग्रहित करने से पहले वैधानिक अवधि के लिए बनाए रखा जाता है।

क्या ओडू कर्मचारी कौशल और प्रशिक्षण इतिहास को ट्रैक कर सकता है?

हाँ। कौशल मॉड्यूल (एचआर मॉड्यूल का हिस्सा) आपको कौशल श्रेणियों और व्यक्तिगत कौशल को परिभाषित करने की अनुमति देता है। कर्मचारी अपनी प्रोफ़ाइल में दक्षता स्तर (शुरुआती, मध्यवर्ती, उन्नत, विशेषज्ञ) के साथ कौशल जोड़ सकते हैं। ओडू ई-लर्निंग या प्रशिक्षण मॉड्यूल के माध्यम से पूरा किए गए प्रशिक्षण सत्र स्वचालित रूप से कर्मचारी कौशल प्रोफाइल को अपडेट करते हैं। यह डेटा आंतरिक गतिशीलता योजना और भर्ती के लिए कौशल अंतराल की पहचान करने के लिए मूल्यवान है।

ओडू परिवीक्षा अवधि ट्रैकिंग को कैसे संभालता है?

रोजगार अनुबंधों की आरंभ तिथियाँ होती हैं और परीक्षण समाप्ति तिथि भी हो सकती है। ओडू उन अनुबंधों को चिह्नित करता है जहां परीक्षण अवधि जल्द ही समाप्त हो रही है, जिससे मानव संसाधन प्रबंधकों को स्वचालित सूचनाएं मिलती हैं। परीक्षण अवधि के परिणाम (रोजगार की पुष्टि करें या समाप्त करें) विभिन्न अगले चरणों को ट्रिगर करते हैं - अनुबंध की पुष्टि या ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया की शुरुआत। मूल्यांकन योजनाओं में एक विशिष्ट मूल्यांकन प्रकार के रूप में परिवीक्षा अवधि की समीक्षा शामिल हो सकती है।

---

अगले चरण

ओडू एचआर और पेरोल खंडित एचआर सिस्टम के साथ आने वाले स्प्रेडशीट, मैन्युअल समाधान और अनुपालन जोखिमों को समाप्त करता है। जब ठीक से कार्यान्वित किया जाता है, तो एचआर टीमें आमतौर पर प्रशासनिक कार्यों और पेरोल प्रसंस्करण पर 40-60% कम समय खर्च करती हैं, जिससे वे प्रतिभा विकास और कर्मचारी जुड़ाव जैसी उच्च-मूल्य वाली गतिविधियों के लिए मुक्त हो जाती हैं।

ECOSIRE विनिर्माण, पेशेवर सेवाओं और खुदरा क्षेत्र में विशेष अनुभव वाले सभी उद्योगों के व्यवसायों के लिए Odoo HR और पेरोल लागू करता है। हमारे कार्यान्वयन में एचआर प्रक्रिया मैपिंग, देश-विशिष्ट पेरोल कॉन्फ़िगरेशन, आपके वर्तमान एचआरआईएस और पेरोल सिस्टम से डेटा माइग्रेशन, और स्वयं-सेवा पोर्टल का उपयोग करने वाले एचआर प्रबंधकों और कर्मचारियों दोनों के लिए स्टाफ प्रशिक्षण शामिल है।

एचआर और पेरोल कार्यान्वयन पैकेजों के बारे में जानने के लिए हमारे ओडू सेवा पृष्ठ पर जाएं, या ओडू 19 एंटरप्राइज के लिए उन्नत कार्यबल विश्लेषण, कर्मचारी सहभागिता सर्वेक्षण और कस्टम पेरोल स्थानीयकरण मॉड्यूल सहित एचआर एक्सटेंशन के लिए हमारे मार्केटप्लेस मॉड्यूल का पता लगाएं।