आवश्यक वित्तीय रिपोर्ट और KPI प्रत्येक व्यवसाय स्वामी को मासिक रूप से ट्रैक करना चाहिए

वित्तीय रिपोर्ट के बिना व्यवसाय चलाना डैशबोर्ड के बिना गाड़ी चलाने जैसा है। आप थोड़ी देर के लिए सड़क पर रह सकते हैं, लेकिन जब तक कोई चीज़ ख़राब नहीं हो जाती, तब तक आपको अपनी गति, ईंधन स्तर या इंजन के तापमान का पता नहीं चलेगा।

वित्तीय रिपोर्टिंग मानकीकृत विवरण तैयार करने की प्रक्रिया है जो किसी व्यवसाय के वित्तीय प्रदर्शन और स्थिति का सारांश प्रस्तुत करती है। मुख्य प्रदर्शन संकेतक (KPI) उन रिपोर्टों से निकाले गए विशिष्ट मीट्रिक हैं जो संकेत देते हैं कि व्यवसाय स्वस्थ है, बढ़ रहा है, या संकट की ओर बढ़ रहा है।

यह मार्गदर्शिका उन तीन मुख्य वित्तीय विवरणों को शामिल करती है जिनकी प्रत्येक व्यवसाय को आवश्यकता होती है, KPI जो सबसे अधिक महत्वपूर्ण हैं, और एक मासिक रिपोर्टिंग डैशबोर्ड कैसे बनाया जाए जो बेहतर निर्णय लेता है।

तीन प्रमुख वित्तीय विवरण

1. लाभ और हानि विवरण (आय विवरण)

लाभ और हानि (पी एंड एल) विवरण यह दिखाने के लिए एक विशिष्ट अवधि में राजस्व, लागत और व्यय का सारांश देता है कि व्यवसाय ने पैसा कमाया या खोया।

मुख्य अनुभाग:

• राजस्व (शीर्ष पंक्ति) - उत्पादों और सेवाओं की बिक्री से कुल आय
• बेची गई वस्तुओं की लागत (सीओजीएस) - उत्पादों या सेवाओं (सामग्री, प्रत्यक्ष श्रम, विनिर्माण) को वितरित करने की प्रत्यक्ष लागत
• सकल लाभ - राजस्व घटा COGS
• परिचालन व्यय — अप्रत्यक्ष लागत (किराया, वेतन, विपणन, सॉफ्टवेयर, बीमा)
• परिचालन आय (ईबीआईटी) - सकल लाभ घटा परिचालन व्यय
• शुद्ध आय (निचला रेखा) - परिचालन आय घटा ब्याज, कर और गैर-परिचालन आइटम

मासिक क्या देखना है:

• क्या राजस्व पिछले महीनों और पिछले वर्ष की तुलना में बढ़ रहा है, स्थिर है, या घट रहा है?
• क्या सकल मार्जिन स्थिर है या घट रहा है?
• क्या कोई व्यय श्रेणियां राजस्व की तुलना में तेजी से बढ़ रही हैं?
• क्या शुद्ध आय सकारात्मक है और ऊपर की ओर बढ़ रही है?

2. बैलेंस शीट

बैलेंस शीट एक विशिष्ट समय पर व्यवसाय के स्वामित्व (संपत्ति), बकाया (देयताएं), और मालिकों से संबंधित अवशिष्ट मूल्य (इक्विटी) का एक स्नैपशॉट प्रदान करती है।

मुख्य अनुभाग:

• वर्तमान संपत्ति - नकद, प्राप्य खाते, इन्वेंट्री, प्रीपेड खर्च (12 महीने के भीतर नकदी में परिवर्तनीय)
• गैर-वर्तमान संपत्ति - उपकरण, संपत्ति, बौद्धिक संपदा, दीर्घकालिक निवेश
• वर्तमान देनदारियाँ - देय खाते, अल्पकालिक ऋण, अर्जित व्यय, दीर्घकालिक ऋण का वर्तमान भाग
• गैर-वर्तमान देनदारियाँ - दीर्घकालिक ऋण, आस्थगित राजस्व, पट्टा दायित्व
• इक्विटी - मालिक की इक्विटी, बरकरार रखी गई कमाई, अतिरिक्त भुगतान की गई पूंजी

बुनियादी समीकरण: संपत्ति = देनदारियां + इक्विटी

मासिक क्या देखना है:

• क्या वर्तमान अनुपात (वर्तमान संपत्ति/वर्तमान देनदारियाँ) 1.5 से ऊपर है?
• क्या प्राप्य खाते राजस्व की तुलना में तेजी से बढ़ रहे हैं (संग्रह समस्याओं का संकेत)?
• क्या बिक्री की तुलना में इन्वेंट्री तेजी से बढ़ रही है (मांग संबंधी समस्याओं का संकेत)?
• क्या ऋण इक्विटी के सापेक्ष प्रबंधनीय है?

3. नकदी प्रवाह विवरण

नकदी प्रवाह विवरण वास्तविक नकदी संचलन को तीन श्रेणियों में ट्रैक करता है:

• परिचालन गतिविधियाँ - मुख्य व्यवसाय संचालन से उत्पन्न नकदी (ग्राहक भुगतान माइनस आपूर्तिकर्ता और कर्मचारी भुगतान)
• निवेश गतिविधियाँ - दीर्घकालिक परिसंपत्तियों (उपकरण खरीद, परिसंपत्ति बिक्री) पर खर्च किया गया या प्राप्त किया गया नकद
• वित्तीय गतिविधियाँ - निवेशकों और ऋणदाताओं से या उन्हें नकद (प्राप्त ऋण, ऋण चुकौती, इक्विटी निवेश, लाभांश)

मासिक क्या देखना है:

• क्या परिचालन नकदी प्रवाह सकारात्मक है? नकारात्मक परिचालन नकदी प्रवाह वाले एक लाभदायक व्यवसाय में संग्रह या समय की समस्या होती है।
• क्या निवेश का बहिर्प्रवाह योजनाबद्ध और टिकाऊ है?
• क्या व्यवसाय संचालन को कवर करने के लिए वित्तपोषण पर तेजी से निर्भर हो रहा है?

10 आवश्यक वित्तीय KPI

व्यावसायिक स्वास्थ्य की स्पष्ट तस्वीर बनाए रखने के लिए इन मैट्रिक्स को मासिक रूप से ट्रैक करें:

लाभप्रदता KPI

| केपीआई | सूत्र | स्वस्थ्य लक्ष्य | |---|---|---| | सकल मार्जिन | (राजस्व - सीओजीएस) / राजस्व x 100 | सेवाओं के लिए 50%+, उत्पादों के लिए 30%+ | | शुद्ध लाभ मार्जिन | शुद्ध आय/राजस्व x 100 | अधिकांश एसएमबी के लिए 10-20% | | ऑपरेटिंग मार्जिन | परिचालन आय/राजस्व x 100 | स्वस्थ व्यवसायों के लिए 15-25% |

तरलता KPI

| केपीआई | सूत्र | स्वस्थ्य लक्ष्य | |---|---|---| | वर्तमान अनुपात | वर्तमान संपत्ति/वर्तमान देनदारियां | 1.5 से 3.0 | | त्वरित अनुपात | (नकद + एआर + अल्पकालिक निवेश) / वर्तमान देनदारियां | 1.0 या उससे ऊपर |

दक्षता KPI

| केपीआई | सूत्र | स्वस्थ्य लक्ष्य | |---|---|---| | दिनों की बिक्री बकाया (डीएसओ) | (एआर/राजस्व) x अवधि में दिन | 45 दिन से कम | | खातों का देय टर्नओवर | सीओजीएस/औसत एपी | प्रति वर्ष 6-12 बार | | प्रति कर्मचारी राजस्व | कुल राजस्व/कर्मचारियों की संख्या | उद्योग के अनुसार भिन्न होता है |

विकास और स्थिरता केपीआई

| केपीआई | सूत्र | स्वस्थ्य लक्ष्य | |---|---|---| | मासिक बर्न रेट | कुल मासिक नकदी बहिर्प्रवाह | बदलता रहता है (स्टार्टअप के लिए कम बेहतर है) | | ग्राहक अधिग्रहण लागत (सीएसी) | कुल बिक्री और विपणन व्यय / नए ग्राहक प्राप्त | जीवनकाल मूल्य पर निर्भर करता है |

एक मासिक KPI डैशबोर्ड का निर्माण

एक डैशबोर्ड कच्चे वित्तीय डेटा को दृश्य, कार्रवाई योग्य बुद्धिमत्ता में बदल देता है। इसे बनाने का तरीका यहां बताया गया है:

चरण 1: अपना प्लेटफ़ॉर्म चुनें

लेखा सॉफ्टवेयर डैशबोर्ड:

• Odoo - ड्रैग-एंड-ड्रॉप KPI विजेट के साथ अंतर्निहित डैशबोर्ड, प्रति उपयोगकर्ता भूमिका अनुकूलन योग्य, और एकीकृत मॉड्यूल से वास्तविक समय डेटा
• क्विकबुक - अनुकूलन योग्य रिपोर्ट और विज़ुअल चार्ट के साथ प्रदर्शन केंद्र डैशबोर्ड
• ज़ीरो - बैंक बैलेंस, बकाया चालान, भुगतान किए जाने वाले बिल और नकदी प्रवाह ग्राफ़ वाला डैशबोर्ड

समर्पित बीआई उपकरण (उन्नत आवश्यकताओं के लिए):

• Google लुकर स्टूडियो (निःशुल्क, अधिकांश डेटा स्रोतों से जुड़ता है)
• माइक्रोसॉफ्ट पावर बीआई (मजबूत विज़ुअलाइज़ेशन, डायनेमिक्स और एक्सेल के साथ एकीकृत)
• झांकी (उद्यम-ग्रेड विश्लेषण)

चरण 2: अपना KPI चुनें

हर चीज़ पर नज़र न रखें. 8 से 12 KPI से प्रारंभ करें जो सीधे आपके व्यवसाय मॉडल और लक्ष्यों को दर्शाते हैं। एक SaaS कंपनी मासिक आवर्ती राजस्व (MRR), मंथन दर और CAC को प्राथमिकता देती है। एक खुदरा व्यवसाय इन्वेंट्री टर्नओवर, सकल मार्जिन और औसत लेनदेन मूल्य पर केंद्रित होता है।

चरण 3: लक्ष्य और सीमाएँ निर्धारित करें

प्रत्येक KPI को तीन मानों की आवश्यकता होती है:

• लक्ष्य - वह लक्ष्य जिसके लिए आप काम कर रहे हैं
• चेतावनी सीमा - वह स्तर जो जांच को ट्रिगर करता है (उदाहरण के लिए, 40% से कम सकल मार्जिन)
• महत्वपूर्ण सीमा - वह स्तर जो तत्काल कार्रवाई की मांग करता है (उदाहरण के लिए, 60 दिनों से कम कैश रनवे)

अपने डैशबोर्ड को रंग-कोड करें: ऑन-टारगेट के लिए हरा, चेतावनी के लिए पीला, महत्वपूर्ण के लिए लाल।

चरण 4: एक समीक्षा ताल स्थापित करें

| रिपोर्ट | आवृत्ति | श्रोतागण | फोकस | |---|---|---|---| | नकद स्थिति | साप्ताहिक | मालिक/सीएफओ | तत्काल तरलता | | KPI डैशबोर्ड | मासिक | प्रबंधन टीम | रुझान और विसंगतियाँ | | पूर्ण वित्तीय विवरण | मासिक | मालिक, लेखाकार, सलाहकार | व्यापक प्रदर्शन | | बजट बनाम वास्तविक | मासिक/त्रैमासिक | विभागाध्यक्ष | विचरण विश्लेषण | | वार्षिक वित्तीय समीक्षा | वार्षिक | सभी हितधारक | रणनीति और योजना |

चरण 5: डेटा संग्रह स्वचालित करें

व्यवसाय बढ़ने के साथ-साथ स्प्रैडशीट्स में मैन्युअल KPI ट्रैकिंग टूट जाती है। स्वचालित रूप से रिपोर्ट तैयार करने के लिए अपना अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म कॉन्फ़िगर करें:

• मासिक पी एंड एल, बैलेंस शीट और नकदी प्रवाह विवरण निर्धारित करें
• हितधारकों को स्वचालित ईमेल डिलीवरी स्थापित करें
• अपने बीआई डैशबोर्ड में डेटा फीड करने के लिए एपीआई कनेक्शन का उपयोग करें
• चेतावनी सीमा का उल्लंघन करने वाले KPI के लिए अलर्ट कॉन्फ़िगर करें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: छोटे व्यवसाय के लिए कौन सी वित्तीय रिपोर्ट सबसे महत्वपूर्ण है? ए: नकदी प्रवाह विवरण। जबकि पी एंड एल आपको बताता है कि क्या आप लाभदायक हैं, नकदी प्रवाह विवरण आपको बताता है कि क्या आप अपने बिलों का भुगतान कर सकते हैं। कई लाभदायक व्यवसाय विफल हो जाते हैं क्योंकि उनमें नकदी ख़त्म हो जाती है।

प्रश्न: मुझे कितने KPI ट्रैक करने चाहिए? उ: 8 से 12 केपीआई से प्रारंभ करें। बहुत अधिक मेट्रिक्स पर नज़र रखने से शोर और निर्णय पक्षाघात पैदा होता है। उन मेट्रिक्स पर ध्यान केंद्रित करें जो आपके व्यवसाय मॉडल, विकास चरण और रणनीतिक प्राथमिकताओं को सबसे सीधे दर्शाते हैं।

प्रश्न: अच्छा सकल मार्जिन क्या है? उ: सकल मार्जिन उद्योग के अनुसार काफी भिन्न होता है। सेवा व्यवसाय आमतौर पर 50% से 70% प्राप्त करते हैं। सॉफ़्टवेयर और SaaS कंपनियाँ 60% से 80% तक हैं। खुदरा और उत्पाद व्यवसाय आमतौर पर 25% से 50% के बीच आते हैं। विनिर्माण 20% से 40% तक चलता है। अपने मार्जिन की तुलना पूर्ण संख्याओं के बजाय उद्योग बेंचमार्क से करें।

प्रश्न: मुझे कैसे पता चलेगा कि मेरा व्यवसाय आर्थिक रूप से स्वस्थ है? ए: वित्तीय रूप से स्वस्थ व्यवसाय सकारात्मक परिचालन नकदी प्रवाह, निरंतर या बढ़ते राजस्व, स्थिर या बेहतर मार्जिन, 1.5 से ऊपर का वर्तमान अनुपात, 45 दिनों से कम डीएसओ और कम से कम 2 से 3 महीने के परिचालन खर्चों को कवर करने वाला नकद आरक्षित दर्शाता है। कोई भी एक मीट्रिक पूरी कहानी नहीं बताता; डैशबोर्ड के रूप में उनकी एक साथ समीक्षा करें।

प्रश्न: KPI डैशबोर्ड स्थापित करने में कितना समय लगता है? उ: स्वच्छ लेखांकन डेटा के साथ, ओडू, क्विकबुक या ज़ीरो में एक बुनियादी डैशबोर्ड को 2 से 4 घंटों में कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। एकाधिक डेटा स्रोतों से जुड़े एक कस्टम बीआई डैशबोर्ड को डिज़ाइन, निर्माण और सत्यापन में आमतौर पर 1 से 3 सप्ताह लगते हैं।

व्यावसायिक रिपोर्टिंग सहायता

ECOSIRE लेखा सेवाएँ प्रदान करता है जिसमें मासिक वित्तीय विवरण तैयार करना, KPI डैशबोर्ड डिज़ाइन और प्रबंधन रिपोर्टिंग शामिल है। हम स्वचालित रिपोर्ट तैयार करने के लिए आपके अकाउंटिंग प्लेटफ़ॉर्म को कॉन्फ़िगर करते हैं, चाहे ओडू, क्विकबुक, ज़ीरो, माइक्रोसॉफ्ट डायनेमिक्स, या सेज, जो आपको आपके वित्तीय प्रदर्शन में स्पष्ट दृश्यता प्रदान करते हैं।

ओडू पर व्यवसायों के लिए, हम भूमिका-आधारित दृश्यों, स्वचालित अलर्ट और आपकी बिक्री, इन्वेंट्री और प्रोजेक्ट मॉड्यूल के साथ गहन एकीकरण के साथ अनुरूप डैशबोर्ड बनाने के लिए [अनुकूलन सेवाएं] (/services/odoo/customization) प्रदान करते हैं।

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