Approbations Odoo : automatisez les flux de travail commerciaux et les chaînes d'approbation

Ce guide couvre tout, de la configuration des flux de travail d'approbation de base à la création de hiérarchies multi-niveaux sophistiquées avec un routage conditionnel, des chaînes de délégation et des expériences d'approbation axées sur le mobile.

Points clés à retenir

• Concevoir des catégories d'approbation adaptées à vos processus métiers (achat, dépense, congés, capital, etc.)
• Construire des hiérarchies d'approbation à plusieurs niveaux avec des exigences minimales en matière d'approbateur et un routage séquentiel/parallèle
• Configurez les règles de délégation afin que les approbations ne soient jamais bloquées lorsque les approbateurs ne sont pas disponibles
• Fixez le respect des délais avec une escalade automatique lorsque les approbations sont en retard
• Activer les approbations mobiles pour les responsables qui approuvent en déplacement
• Créez des catégories d'approbation personnalisées pour tout processus métier propre à votre organisation
• Créer des tableaux de bord d'analyse d'approbation pour le temps de cycle, l'identification des goulots d'étranglement et la conformité
• Intégrer les approbations avec les modules d'achat, de dépenses, de congés et personnalisés

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Conception de la catégorie d'approbation

Catégories intégrées

Odoo 19 comprend plusieurs catégories d'approbation préconfigurées :

Création de catégories personnalisées

Accédez à Approbations > Configuration > Types d'approbation pour créer des catégories pour n'importe quel processus métier :

Configuration de la catégorie

Chaque type d'approbation dispose d'options de configuration détaillées :

Champs du formulaire de demande : Définissez les champs qui apparaissent sur le formulaire de demande. Les champs standard incluent : la description, le montant, la date nécessaire, l’urgence et les pièces jointes. Ajoutez des champs personnalisés pour les données spécifiques à une catégorie : une demande de dépenses en capital peut nécessiter un « retour sur investissement attendu », une « période de récupération » et une « ligne budgétaire ».

Règles d'approbation : définissez le nombre minimum d'approbations requises et qui peut approuver. Les options incluent : des utilisateurs spécifiques, tous les responsables d'un service, les utilisateurs avec un rôle spécifique ou le responsable direct du demandeur (routage dynamique).

Exigences en matière de documents : Précisez quels documents doivent être joints avant la soumission. Une demande d'achat peut nécessiter un devis du fournisseur. Une note de frais nécessite des reçus. Une demande d'embauche nécessite une description de poste. Les documents manquants empêchent la soumission, garantissant ainsi que les demandes complètes arrivent pour examen.

Séquence : Définissez l'ordre d'affichage des types d'approbation dans le menu de création de demande. Mettez les catégories les plus couramment utilisées en premier.

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Hiérarchies d'approbation à plusieurs niveaux

Chaînes d'approbation séquentielles

Configurez les approbations qui passent par plusieurs niveaux en séquence :

Employee Submits → Direct Manager (Level 1) → Department Head (Level 2) → CFO (Level 3)

À chaque niveau, l'approbateur peut : Approuver (acheminer vers le niveau suivant), Refuser (retour au demandeur avec motif) ou Demander des modifications (retour pour modification sans refus).

Approbations parallèles

Pour les demandes nécessitant l’approbation de plusieurs parties indépendantes :

Employee Submits →
  ├── Legal Review (parallel)
  ├── Finance Review (parallel)
  └── Department Approval (parallel)
All three approved → Request Approved

Configurez des approbations parallèles en ajoutant plusieurs règles d'approbateur au même niveau avec la logique « ET » : tous doivent approuver pour que la demande soit traitée. Vous pouvez également utiliser la logique « OU » où n'importe lequel des approbateurs désignés peut approuver.

Routage conditionnel

Acheminer les approbations en fonction des attributs de la demande :

Implémentez le routage conditionnel à l'aide des actions automatisées d'Odoo liées aux champs de la demande d'approbation. Lorsque le montant dépasse un seuil, ajoutez automatiquement des approbateurs supplémentaires à la chaîne d'approbation.

Matrice d'approbation

Pour les organisations ayant une gouvernance complexe, créez une matrice d’approbation :

Configurez cette matrice à l'aide de plusieurs types d'approbation avec des règles basées sur le montant. Chaque cellule représente un flux de travail d'approbation unique avec sa propre chaîne d'approbateurs.

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Approbateurs de délégation et suppléants

Délégation en cas d'absence du bureau

Lorsqu'un approbateur est en vacances ou indisponible, la délégation garantit que les approbations continuent d'avancer :

Délégation automatique : Configurez des approbateurs suppléants dans les paramètres de chaque utilisateur. Lorsque l'approbateur principal est en congé approuvé, les approbations en attente sont automatiquement acheminées vers le remplaçant désigné. Aucune intervention manuelle n'est nécessaire.

Délégation manuelle : Les approbateurs peuvent déléguer des approbations spécifiques en attente à un collègue. Sous Mes approbations > En attente, sélectionnez les demandes et cliquez sur "Déléguer à...". Cela crée une activité pour le délégué et enregistre la délégation dans la piste d'audit d'approbation.

Règles de remontée d'informations

Lorsqu'aucune délégation n'est configurée et que l'approbateur ne répond pas :

Configurez ces délais dans les paramètres du type d'approbation. Les catégories critiques (sécurité, juridique, contact client) doivent avoir des périodes de remontée d'informations plus courtes que les approbations de routine.

Configuration de l'approbateur de sauvegarde

Pour les chaînes d'approbation critiques où la délégation n'est pas suffisante, configurez des approbateurs de secours à chaque niveau. Si l'approbateur principal n'agit pas dans le délai, le remplaçant reçoit la demande simultanément. Chaque personne peut approuver, évitant ainsi les goulots d'étranglement liés à une seule personne.

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Application des délais

Fixation des délais

Chaque type d'approbation peut avoir une date limite par défaut :

Notifications de date limite

Configurez des notifications progressives à l'approche des échéances :

1. Lors de la soumission : l'approbateur reçoit la demande avec une date limite clairement indiquée
2. 50 % du délai écoulé : rappel en douceur si pas encore examiné
3. 24 heures avant la date limite : rappel urgent avec avertissement d'escalade
4. À la date limite : marquer comme en retard, informer le demandeur, passer au niveau suivant
5. Après la date limite : résumé quotidien des retards au responsable de l'approbateur

Suivi des SLA

Suivez la conformité des SLA d’approbation dans toute l’organisation :

• Taux de ponctualité : Pourcentage d'approbations achevées dans les délais
• Durée de cycle moyenne : durée moyenne entre la soumission et l'approbation finale
• Identification des goulots d'étranglement : quels approbateurs retardent systématiquement le processus - Performance de la catégorie : quels types d'approbation ont le meilleur/le pire délai d'exécution

Créez un rapport SLA d'approbation mensuel et partagez-le avec les chefs de service pour favoriser la responsabilisation.

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Expérience d'approbation mobile

Fonctionnalités de l'application mobile

L'application mobile d'Odoo offre une expérience d'approbation simplifiée aux managers qui sont rarement assis à leur bureau :

Flux de travail basé sur les notifications : Les notifications push alertent les responsables des approbations en attente. En appuyant sur la notification, vous ouvrez la demande d'approbation avec tous les détails, pièces jointes et commentaires de l'approbateur précédent visibles.

Actions de balayage : Sur mobile, approuvez ou refusez d'un simple geste de balayage. Faire glisser vers la droite approuve, faire glisser vers la gauche ouvre la boîte de dialogue de refus/commentaire. Cela rend l’examen d’une file d’attente d’approbations de routine rapide et intuitive.

Affichage des pièces jointes : Ouvrez et examinez les documents joints (PDF, images, feuilles de calcul) directement dans l'application mobile. Pincez pour zoomer sur les reçus de dépenses ou les devis des fournisseurs. Pas besoin de télécharger des fichiers ou de passer à une autre application.

Commentaires vocaux : ajoutez des notes vocales comme commentaires d'approbation au lieu de taper sur un petit écran. Les notes vocales sont jointes au dossier d’approbation et accessibles à toutes les parties.

Prise en charge hors ligne : Les approbations effectuées en mode hors connexion sont mises en file d'attente localement et synchronisées au retour de la connectivité. Ceci est essentiel pour les managers voyageant ou travaillant dans des zones peu connectées.

Tableau de bord du gestionnaire (mobile)

Le tableau de bord mobile affiche :

• Nombre d'approbations en attente : indicateur de badge sur l'icône de l'application
• Approbations en retard : surligné en rouge pour une attention immédiate
• Activité récente : approbations terminées au cours des 7 derniers jours
• Demandes d'équipe : demandes en attente de vos subordonnés directs

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Workflows d'approbation personnalisés

Au-delà des catégories standards

Le module Approbations d'Odoo est extensible pour n'importe quel processus métier. Exemples de workflows personnalisés construits par les clients ECOSIRE :

Approbation d'écart de qualité : Lorsqu'un lot de fabrication échoue au contrôle qualité, un rapport d'écart nécessite l'approbation du responsable de la qualité, du directeur de production et (si l'écart affecte les livraisons des clients) du directeur des ventes avant que le lot puisse être reclassé, retravaillé ou mis au rebut.

Approbation de l'intégration du fournisseur : L'enregistrement d'un nouveau fournisseur nécessite l'approbation des services Achats (qualification du fournisseur), Finances (conditions de crédit) et Juridique (examen du contrat). Chaque département termine sa section de l'évaluation avant que le fournisseur ne soit activé dans le système.

Gestion des modifications informatiques : Les modifications du système (mises à jour logicielles, modifications de configuration, modifications d'accès) nécessitent l'approbation de la sécurité informatique, du propriétaire du système et du directeur informatique. Les modifications d’urgence suivent un chemin accéléré avec un examen post-mise en œuvre.

Approbation des éléments marketing : Les éléments créatifs (publicités, brochures, contenu du site Web) nécessitent un examen par le responsable de la marque pour vérifier la conformité de la marque, un examen juridique pour vérifier la conformité réglementaire et l'approbation du chef de service avant la publication.

Création de flux de travail personnalisés

Pour créer un workflow d'approbation personnalisé :

1. Définir la catégorie : Champs nom, description et formulaire spécifiques au processus
2. Concevoir la chaîne d'approbation : Qui approuve, dans quel ordre, à quelles conditions
3. Définir des règles : délais, exigences en matière de documents, acheminement conditionnel
4. Configurer les notifications : qui est averti à chaque étape, via quel canal
5. Créez le tableau de bord : vues de suivi pour les demandeurs, les approbateurs et les administrateurs
6. Testez le workflow : parcourez tous les chemins (approuver, refuser, déléguer, escalader, délai d'attente)
7. Former les utilisateurs : brève formation pour les demandeurs et les approbateurs

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Intégration avec d'autres modules Odoo

Approbations + Achat

Lorsqu'une demande d'achat est approuvée, générez automatiquement une demande de devis dans le module Achat. Les détails de la demande approuvée (produits, quantités, fournisseur préféré, budget) remplissent la demande d'offre. Cela élimine l’étape manuelle de transfert des demandes approuvées à l’équipe d’approvisionnement.

Approbations + Dépenses

Le module Odoo Expense dispose de flux de travail d'approbation intégrés. Pour les organisations qui souhaitent des niveaux d'approbation supplémentaires (par exemple, l'approbation du chef de projet avant l'approbation du responsable), le module Approbations étend le flux de travail des dépenses avec des chaînes personnalisées.

Approbations + Congés

Les demandes de congés sont acheminées via le module de planification pour vérifier l'impact sur la planification avant de parvenir au responsable pour approbation. Si l'approbation du congé crée une situation de sous-effectif, le responsable voit un avertissement avec les équipes concernées.

Approbations + Recrutement RH

Les demandes d'embauche commencent par des demandes d'approbation. Une fois approuvés, ils créent automatiquement un poste dans le module Recrutement, pré-rempli avec la description de poste, le service et le budget approuvés. Cela garantit qu’aucune embauche ne commence sans autorisation appropriée.

Approbations + Comptabilité

Les approbations dépendantes du budget peuvent vérifier la disponibilité du budget en temps réel avant l'acheminement. Si le montant demandé dépasse le budget départemental restant, l'approbation soit bloquée avec un avertissement, soit acheminée vers une autorité supérieure pour l'approbation de l'exception budgétaire.

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Analyse d'approbation et conformité

Tableau de bord des rapports

Créez des analyses d'approbation sous Approbations > Rapports :

Piste d'audit

Chaque demande d’approbation conserve une piste d’audit complète et infalsifiable :

• Création de demande : qui, quand, quoi a été demandé
• Chaque approbation/refus : qui, quand, commente
• Délégations : de, à, motif, horodatage
• Modifications : toute modification de la demande après soumission
• Escalades : événements d'escalade automatiques avec déclencheurs
• Résultat final : approuvé/refusé avec tous les justificatifs

Cette piste d'audit est essentielle pour la conformité réglementaire (SOX, ISO, réglementations industrielles) et les revues de gouvernance interne.

Amélioration des processus

Utilisez l'analyse d'approbation pour améliorer continuellement vos flux de travail :

• Identifier les goulots d'étranglement : si un approbateur retarde systématiquement la chaîne, déterminez si sa charge de travail doit être redistribuée ou si les règles de délégation doivent être ajustées. - Simplifiez les chaînes : si 98 % des demandes inférieures à 1 000 $ sont approuvées, envisagez d'augmenter le seuil d'approbation automatique.
• Réduire la redondance : si deux approbateurs d'une chaîne approuvent toujours simultanément, envisagez d'en rendre un facultatif
• Ajouter une automatisation : si certaines catégories d'approbation ont des taux d'approbation de 100 %, envisagez de les convertir en flux de travail de notification uniquement.

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Questions fréquemment posées

Les approbations peuvent-elles être configurées pour être approuvées automatiquement en fonction de certaines conditions ?

Oui. Créez des actions automatisées qui approuvent automatiquement les demandes répondant à des critères spécifiques. Par exemple, les notes de frais inférieures à 50 $ accompagnées d'un reçu peuvent être approuvées automatiquement, évitant ainsi l'étape de révision manuelle. Les demandes approuvées automatiquement conservent une piste d'audit indiquant l'approbation automatique et la règle qui l'a déclenchée.

Comment gérer les approbations qui nécessitent des signatures plutôt que de simples clics ?

Intégrez le module Approbations avec la signature électronique. Pour les catégories qui nécessitent des signatures légales (contrats, reconnaissances de politique, achats de grande valeur), configurez l'étape d'approbation pour exiger une signature électronique au lieu d'un simple bouton d'approbation. Le document signé est joint au dossier d'approbation.

Les parties externes (fournisseurs, clients) peuvent-elles participer aux flux de travail d'approbation ?

Oui, via le portail Odoo. Les utilisateurs externes peuvent soumettre des demandes (par exemple, un fournisseur soumet une demande de modification) et afficher l'état de leurs soumissions. Les étapes d'approbation externe sont moins courantes mais peuvent être configurées : par exemple, un client approuve une étape d'un projet avant de procéder à l'approbation de la facturation interne.

Comment migrer les processus d'approbation existants du papier ou du courrier électronique vers Odoo ?

Commencez par documenter vos flux d'approbation actuels : qui demande quoi, qui approuve, quelles conditions déclenchent une escalade et quel est le calendrier typique. Mappez chaque flux à un type d’approbation Odoo. Exécutez le processus papier/e-mail et le processus Odoo en parallèle pendant 2 à 4 semaines pour valider. Une fois validé, abandonnez le processus manuel et formez tous les utilisateurs au flux de travail numérique.

Puis-je définir des limites de dépenses par employé qui appliquent automatiquement les exigences d'approbation ?

Oui. Configurez les niveaux d’autorisation de dépenser sur les dossiers des employés ou les paramètres du service. Lorsqu'une demande d'achat ou de dépense dépasse l'autorité de l'employé, le système est automatiquement acheminé vers le niveau d'approbation suivant. Les demandes relevant de l'autorité peuvent être approuvées automatiquement ou ne nécessiter qu'une seule confirmation.

Comment Odoo gère-t-il les demandes d'approbation soumises en dehors des heures de bureau ?

Les demandes soumises en dehors des heures de bureau sont normalement mises en file d'attente. Les délais peuvent être configurés pour compter uniquement les heures ouvrables (hors week-ends et jours fériés), de sorte qu'une soumission le vendredi soir avec un délai de 24 heures soit due le lundi soir et non le samedi soir. Configurez le calendrier des heures de bureau de votre entreprise sous Paramètres > Général > Entreprise.

Puis-je créer des workflows d'approbation qui s'étendent sur plusieurs modules Odoo ?

Oui. Utilisez des actions automatisées et des actions de serveur pour déclencher des flux de travail inter-modules. Une demande d'achat approuvée peut créer un bon de commande dans Achats, une demande d'embauche approuvée peut créer une offre d'emploi dans Recrutement et une exception budgétaire approuvée peut mettre à jour le budget dans Comptabilité. Chaque point d'intégration est configuré indépendamment pour une flexibilité maximale.

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Rationalisez vos approbations avec ECOSIRE

Chaque approbation manuelle est un goulot d'étranglement potentiel, une demande potentielle perdue et un résultat d'audit potentiel. Les organisations qui numérisent leurs flux de travail d’approbation constatent des bénéfices immédiats en termes de rapidité, de conformité et de satisfaction des employés : personne n’aime courir après les managers pour obtenir des signatures.

L'équipe de mise en œuvre Odoo d'ECOSIRE a configuré des flux de travail d'approbation pour des entreprises allant des startups de 20 personnes (simples chaînes à 2 niveaux) aux entreprises de 5 000 personnes (matrices complexes avec routage conditionnel, délégation et intégration inter-modules). Notre mise en œuvre comprend l'analyse des processus, la conception du flux de travail, la configuration du système, la formation des utilisateurs et l'optimisation sur 90 jours.

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