Documentos Odoo: Guía del sistema de gestión de documentos digitales

Los procesos basados ​​en papel y el almacenamiento de archivos dispersos cuestan a las empresas miles de horas al año en búsqueda, archivo y gestión de documentos. El módulo Documentos de Odoo centraliza sus archivos, automatiza los flujos de trabajo de documentos y se integra con sus procesos comerciales, convirtiendo la gestión de documentos de una tarea ardua en una ventaja competitiva.

Configuración de espacios de trabajo de documentos

Estructura del espacio de trabajo

Cree espacios de trabajo que reflejen su estructura organizativa:

• Finanzas: facturas, recibos, extractos bancarios, documentos fiscales, archivos de auditoría
• RRHH: contratos de empleados, currículums, evaluaciones de desempeño, certificados de cumplimiento
• Legal: contratos, acuerdos de confidencialidad, presentaciones de propiedad intelectual, documentos de cumplimiento
• Operaciones: POE, documentos de calidad, informes de inspección, registros de seguridad
• Marketing: activos de marca, materiales de campaña, fotografías, contenido de vídeo.

Cada espacio de trabajo tiene sus propias reglas de acceso, lo que garantiza que los documentos financieros no sean visibles para toda la organización.

Etiquetas y metadatos

Etiquete documentos con metadatos para un filtrado potente: tipo de documento, rango de fechas, empleado o proveedor asociado, referencia del proyecto, estado (borrador, aprobado, archivado) y etiquetas personalizadas específicas para su flujo de trabajo.

Flujos de trabajo de documentos

Acciones automatizadas

Configure reglas que se activan cuando se cargan documentos:

• Factura recibida: etiquetar como "para revisar", asignar a cuentas por pagar, crear un borrador de factura de proveedor en Contabilidad
• Contrato de empleado subido: etiqueta con el nombre del empleado, departamento y fecha de vencimiento; establecer un recordatorio 60 días antes del vencimiento
• Informe de calidad presentado: ruta al gerente de calidad para su aprobación, enlace a la orden de fabricación

Flujos de trabajo de aprobación

Los documentos que requieren aprobación siguen cadenas de aprobación configuradas. Cargue una solicitud de compra y se dirigirá automáticamente al jefe del departamento, luego a finanzas y luego a adquisiciones, con notificaciones por correo electrónico en cada paso.

Firmas digitales

Firme documentos electrónicamente dentro de Odoo. Los contratos, aprobaciones y autorizaciones obtienen firmas electrónicas legalmente vinculantes sin salir de la plataforma.

Integración con módulos de Odoo

Contabilidad

Las facturas de proveedores entrantes cargadas en Documentos se pueden procesar automáticamente: OCR extrae el proveedor, el monto y la fecha; se crea un borrador de factura de proveedor en Contabilidad; el documento original está vinculado al asiento contable para el registro de auditoría.

RRHH

Los documentos de los empleados (contratos, identificaciones, certificaciones) se almacenan en el registro del empleado dentro de Documentos. El acceso está restringido a RR.HH. y a los propios empleados. Las certificaciones que caducan activan recordatorios automáticos.

Ventas

Propuestas, contratos y acuerdos firmados vinculados a oportunidades de venta. El equipo de ventas accede a las últimas versiones del registro de acuerdos sin tener que buscar en el correo electrónico.

Proyecto

La documentación del proyecto se almacena de forma centralizada con el control de versiones adecuado. Los miembros del equipo siempre encuentran la versión actual y los gerentes de proyecto realizan un seguimiento del estado de finalización del documento.

Escaneo y Digitalización

Integración del escáner

Conecte escáneres de red a Odoo Documents. Los documentos escaneados llegan a un espacio de trabajo designado para la bandeja de entrada donde se clasifican y enrutan. Para que las oficinas dejen de utilizar papel, este es el primer paso fundamental.

Subida móvil

Los empleados fotografían recibos, contratos y documentos utilizando la aplicación móvil Odoo. Las fotos se cargan directamente en el espacio de trabajo correcto con metadatos básicos.

Búsqueda y recuperación

La búsqueda de texto completo en el contenido del documento (no solo en los nombres de archivos) encuentra información rápidamente. Combinados con filtros de etiquetas y metadatos, incluso los repositorios de documentos grandes siguen siendo navegables.

Obtenga una vista previa de los documentos directamente en el navegador (PDF, imágenes y documentos de Office) sin descargarlos. Esto acelera considerablemente los procesos de revisión.

Mejores prácticas

1. Defina una estructura clara del espacio de trabajo antes de migrar documentos
2. Hacer cumplir los estándares de etiquetado para que los documentos se puedan encontrar
3. Establezca políticas de retención: archive o elimine automáticamente documentos después de su período de retención
4. Utilice la automatización del flujo de trabajo para reducir el enrutamiento y la clasificación manuales
5. Capacite a los empleados sobre la carga móvil para capturar documentos en el punto de creación
6. Auditorías periódicas de los permisos del espacio de trabajo a medida que cambian los roles organizacionales

Nuestro servicio de implementación de Odoo incluye configuración de gestión de documentos con automatización del flujo de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los documentos de Odoo reemplazar SharePoint o Google Drive?

Para la gestión de documentos integrada con los procesos de negocio, sí. Odoo Documents está diseñado específicamente para la automatización del flujo de trabajo y la integración de ERP. Para el almacenamiento puro de archivos y la colaboración en documentos (coedición en tiempo real), es posible que aún se necesiten herramientas dedicadas junto con Odoo.

¿Qué tipos de archivos son compatibles?

Todos los tipos de archivos comunes: PDF, documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint), imágenes, vídeos y archivos. La función de vista previa admite formatos de imagen y PDF de forma nativa.

¿Existe un límite de almacenamiento?

El almacenamiento depende de su plan de alojamiento Odoo. Las instalaciones autohospedadas utilizan su propia infraestructura de almacenamiento. Los planes alojados en la nube incluyen almacenamiento generoso con opciones de expansión.

¿Qué tan seguros son los documentos almacenados?

Los documentos están protegidos por el sistema de control de acceso Odoo. Sólo los usuarios con acceso al espacio de trabajo pueden ver o editar archivos. Los registros de auditoría rastrean quién accedió, modificó o descargó cada documento.