Optimización de su canal de ventas con Odoo CRM: del cliente potencial al cierre

Un canal de ventas bien estructurado convierte la gestión caótica de clientes potenciales en un motor de ingresos predecible. Odoo CRM proporciona un sistema completo de gestión de canales con puntuación de clientes potenciales, seguimientos automatizados, integración de correo electrónico e informes en tiempo real. Esta guía le muestra cómo configurar y optimizar Odoo CRM para aumentar las tasas de conversión y acortar su ciclo de ventas.

¿Qué es Odoo CRM?

Odoo CRM es un módulo de gestión de relaciones con los clientes que rastrea clientes potenciales y oportunidades a través de etapas de canalización personalizables. Se integra de forma nativa con Odoo Sales, Email Marketing, Sitio web y Contabilidad, creando un flujo fluido desde el primer contacto hasta el acuerdo firmado y la factura. Odoo CRM está disponible en ediciones Community y Enterprise, y Enterprise agrega funciones como puntuación de clientes potenciales, análisis predictivo e integración de VoIP.

Configuración de las etapas de su canalización

El proceso predeterminado de Odoo CRM viene con etapas básicas. Personalícelos para que coincidan con su proceso de ventas real:

Etapas recomendadas del proceso B2B:

| Etapa | Propósito | Duración prevista | Criterios de salida | |---|---|---|---| | Nuevo | Plomo capturado, aún no contactado | 0-2 días | Primer contacto realizado | | Calificado | Necesidad y presupuesto confirmados | 3-7 días | Llamada de descubrimiento completada | | Propuesta | Solución presentada con precio | 5-14 días | Propuesta entregada | | Negociación | Términos en discusión | 7-21 días | Acuerdo sobre alcance y precio | | Ganado | Acuerdo cerrado | - | Contrato firmado |

Pasos de configuración:

1. Vaya a CRM > Configuración > Etapas
2. Edite etapas existentes o cree otras nuevas.
3. Establezca la secuencia para controlar el orden en la vista Kanban.
4. Asigne un equipo si diferentes equipos de ventas utilizan diferentes etapas del proceso.
5. Configure plantillas de correo electrónico para que se envíen automáticamente cuando una oportunidad entre en etapa

Principio clave: Menos etapas con criterios de salida claros superan a los oleoductos complejos con límites ambiguos. Apunta a 4-7 etapas como máximo. Si su equipo no puede ponerse de acuerdo sobre cuándo una oportunidad pasa de una etapa a la siguiente, es necesario mejorar la definición de la etapa.

Captura de clientes potenciales y seguimiento de fuentes

Odoo captura clientes potenciales de múltiples canales:

• Formularios del sitio web: El sitio web de Odoo y las páginas de destino crean clientes potenciales automáticamente cuando los visitantes envían formularios de contacto.
• Alias de correo electrónico: Configure un correo electrónico general (por ejemplo, [email protected]) que genere clientes potenciales a partir de correos electrónicos entrantes.
• Chat en vivo: Las conversaciones de chat en vivo del sitio web se convierten en clientes potenciales con un solo clic.
• Llamadas telefónicas: La integración de VoIP (Enterprise) registra llamadas y crea clientes potenciales a partir de llamadas entrantes.
• Entrada manual: Los representantes de ventas crean clientes potenciales durante eventos de networking, ferias comerciales o actividades de divulgación en frío.
• API/Importación: Importación masiva desde fuentes externas mediante integración CSV o API

Seguimiento UTM: Odoo rastrea la fuente, el medio y la campaña de cada cliente potencial utilizando parámetros UTM. Esto le indica exactamente qué canal de marketing generó cada cliente potencial, lo que permite realizar cálculos precisos del ROI.

Configure las fuentes de clientes potenciales en CRM > Configuración > UTM para estandarizar el seguimiento en todo su equipo.

Puntuación y priorización de clientes potenciales

No todos los clientes potenciales merecen la misma atención. La puntuación de clientes potenciales ayuda a su equipo a centrarse en las oportunidades de mayor potencial.

Sistema de puntuación de clientes potenciales de Odoo (Empresa):

Odoo calcula una puntuación de probabilidad para cada oportunidad basándose en datos históricos de ganancias/pérdidas. El sistema analiza:

• Fuente principal: Qué canales producen históricamente las tasas de conversión más altas.
• Etiquetas y categorías: Industria, tamaño de la empresa y otros datos de clasificación
• Duración de la etapa: cuánto tiempo suelen pasar las oportunidades en cada etapa antes de realizar la conversión.
• Rendimiento del equipo: ¿Qué representantes de ventas cierran acuerdos similares con mayor eficacia?

Criterios de puntuación manual que debes configurar:

| Criterio | Peso de puntuación | Ejemplo | |---|---|---| | Presupuesto confirmado | +30 puntos | Presupuesto > $10,000 | | Tomador de decisiones identificado | +25 puntos | Contacto de nivel C o vicepresidente | | Línea de tiempo definida | +20 puntos | Compra dentro de 90 días | | Punto débil actual | +15 puntos | Usando competidor, insatisfecho | | Ajuste del tamaño de la empresa | +10 puntos | 50-500 empleados (su PCI) |

Utilice el sistema de prioridad de estrellas de Odoo (0-3 estrellas) para una priorización visual rápida en la vista del canal. Asigne su sistema de puntuación a calificaciones de estrellas: 0-25 puntos = sin estrellas, 26-50 = 1 estrella, 51-75 = 2 estrellas, 76-100 = 3 estrellas.

Reglas de automatización que ahorran horas

Las acciones automatizadas de Odoo eliminan tareas repetitivas y garantizan un seguimiento consistente:

Automatizaciones esenciales para configurar:

1. Asignación principal:

• Activador: Nuevo cliente potencial creado
• Acción: Asignar al representante de ventas según el round robin, el territorio o la fuente de clientes potenciales.
• Configuración: CRM > Configuración > Reglas de Asignación

2. Recordatorios de seguimiento:

• Activador: la oportunidad no tiene actividad programada y se actualizó por última vez hace más de 3 días.
• Acción: Crear una actividad de seguimiento asignada al propietario de la oportunidad.
• Beneficio: Evita que los cables se enfríen

3. Correos electrónicos basados en etapas:

• Desencadenante: la oportunidad pasa a la etapa "Propuesta"
• Acción: Enviar correo electrónico de portada de propuesta utilizando una plantilla prediseñadas
• Beneficio: comunicación consistente sin esfuerzo manual

4. Enriquecimiento de clientes potenciales:

• Activador: nuevo cliente potencial creado con dirección de correo electrónico
• Acción: Enriquecer automáticamente con datos de la empresa (función empresarial que utiliza créditos IAP)
• Beneficio: perfiles completos de clientes potenciales sin investigación manual

5. Alertas de ofertas obsoletas:

• Trigger: Oportunidad en etapa de “Negociación” por más de 21 días
• Acción: Notificar al gerente de ventas y escalar la prioridad.
• Beneficio: Sacar a la luz acuerdos estancados antes de que se pierdan

Configure acciones automatizadas en Configuración > Técnico > Automatización > Acciones automatizadas. Cada regla combina una condición desencadenante con una o más acciones.

Integración de correo electrónico

La perfecta integración del correo electrónico es fundamental para la adopción de CRM. Odoo ofrece dos enfoques:

Opción 1: puerta de enlace de correo Odoo

• Configure los servidores de correo entrante/saliente en Configuración > Técnico > Correo electrónico
• Todos los correos electrónicos de CRM fluyen a través de Odoo, creando un historial de comunicación completo en cada cliente potencial.
• Los miembros del equipo ven cada interacción en la charla de oportunidades.

Opción 2: complemento Outlook/Gmail

• Instale el complemento Odoo para Outlook o Gmail
• Registre correos electrónicos para clientes potenciales/oportunidades de Odoo directamente desde su cliente de correo electrónico
• Cree nuevos clientes potenciales a partir de correos electrónicos entrantes con un solo clic

Plantillas de correo electrónico para el canal:

Cree plantillas para puntos de contacto comunes:

• Divulgación inicial/seguimiento después del envío del formulario.
• Confirmación de la reunión y agenda.
• Entrega de propuesta con próximos pasos.
• Resumen posterior a la reunión
• Seguimiento de victorias/pérdidas.

Navegue a CRM > Configuración > Plantillas de correo electrónico para crear y administrar plantillas. Utilice variables de marcador de posición como {{object.partner_id.name}} para personalización.

Funciones de colaboración en equipo

Las ventas rara vez son una actividad en solitario. Odoo CRM apoya la venta en equipo a través de:

• Equipos de ventas: Agrupa a los representantes por territorio, línea de productos o segmento de clientes. Cada equipo tiene su propia vista y objetivos de canalización.
• Canalización compartida: Varios miembros del equipo pueden ver y contribuir a la misma oportunidad. Utilice seguidores para mantener informadas a las partes interesadas.
• Programación de actividades: Asigne tareas a miembros específicos del equipo con fechas de entrega. Las actividades aparecen en la agenda diaria de cada persona.
• Notas internas: Utilice la función de notas internas de Chatter (no visible para los clientes) para la comunicación del equipo sobre la estrategia y los próximos pasos.
• @menciones: Etiquete a sus colegas en notas de oportunidades para involucrarlos en una conversación.

Para organizaciones con procesos de ventas complejos, los servicios de consultoría de Odoo ayudan a diseñar estructuras de equipo, flujos de trabajo de aprobación y rutas de escalamiento que coincidan con su jerarquía organizacional.

Informes y paneles

La gestión de ventas basada en datos requiere las métricas adecuadas. Odoo CRM proporciona:

Informes integrados:

• Análisis de pipeline: Ingresos por etapa, fecha de cierre esperada y probabilidad
• Análisis de clientes potenciales: Volumen de clientes potenciales por fuente, canal y período de tiempo
• Análisis de actividad: Actividades programadas versus completadas por representante
• Análisis de ganancias/pérdidas: Tasas de conversión por etapa, equipo y fuente

Métricas clave para realizar un seguimiento:

| Métrica | Lo que te dice | Gama Saludable | |---|---|---| | Conversión de clientes potenciales en oportunidades | Calidad de comercialización | 15-30% | | Tasa de ganancia de oportunidades | Efectividad de ventas | 20-40% | | Tamaño promedio de las transacciones | Ingresos por operación cerrada | Dependiente de la industria | | Duración del ciclo de ventas | Tiempo desde el inicio hasta el cierre | 30-90 días (B2B) | | Cobertura de oleoductos | Valor/cuota de canalización | 3x - 5x | | Relación actividad-cierre | Esfuerzo por acuerdo ganado | Disminuyendo con el tiempo |

Paneles de control personalizados: Utilice el motor de informes de Odoo para crear paneles de control personalizados para representantes de ventas (su cartera y actividades), gerentes (desempeño del equipo y pronósticos) y ejecutivos (tendencias de ingresos y estado de la cartera).

Conectando CRM con Ventas y Facturación

Cuando gane una oportunidad, conviértala en una cotización con un solo clic:

1. Haga clic en "Nueva cotización" en la oportunidad ganada.
2. Odoo completa previamente la información del cliente, los productos discutidos y los ingresos esperados.
3. Finalice la cotización con líneas de pedido y precios exactos.
4. Enviar para firma electrónica (Enterprise) o confirmación manual
5. La cotización confirmada se convierte en una orden de venta, lo que desencadena la entrega y la facturación.

Esta transferencia fluida elimina la entrada de datos duplicados y garantiza que ningún acuerdo se escape entre ventas y operaciones.

Preguntas frecuentes

P: ¿Odoo CRM puede manejar múltiples canales de ventas? Sí. Cree canales separados para diferentes equipos de ventas, líneas de productos o procesos de ventas. Cada canal tiene sus propias etapas e informes. Los representantes de ventas pueden ver su propio proceso o el proceso completo de la empresa.

P: ¿Odoo CRM se integra con LinkedIn u otras fuentes de clientes potenciales? Odoo Enterprise incluye enriquecimiento de clientes potenciales de LinkedIn mediante créditos IAP. Para una integración más profunda de LinkedIn Sales Navigator, hay disponibles conectores de terceros. Los clientes potenciales de cualquier fuente se pueden importar mediante CSV, API o webhook. Nuestro equipo de integración de Odoo crea conectores personalizados para fuentes de clientes potenciales especializadas.

P: ¿Cómo migro de Salesforce o HubSpot a Odoo CRM? Exporte sus contactos, ofertas y actividades desde su CRM actual en formato CSV. Asigne campos al modelo de datos de Odoo e impórtelos utilizando el asistente de importación integrado de Odoo. Para migraciones complejas con campos personalizados y datos históricos, los servicios de migración profesionales garantizan que no se pierda nada en la transición.

Próximos pasos

Un canal de Odoo CRM optimizado le brinda a su equipo de ventas una visibilidad clara de cada acuerdo, automatiza las tareas rutinarias y proporciona a la administración datos de pronóstico precisos. Comience definiendo etapas limpias del proceso, luego agregue automatización, integración de correo electrónico y generación de informes.

¿Listo para transformar su proceso de ventas? Comuníquese con ECOSIRE para una evaluación de optimización de CRM, o explore nuestros programas de capacitación de Odoo para que su equipo de ventas sea productivo en Odoo CRM en días, no en semanas.