Odoo Documents and Knowledge Management: Organize, Share, and Collaborate

IDC تحقیق کے مطابق کاغذ پر مبنی عمل اور بکھرے ہوئے فائل اسٹوریج کی لاگت والی تنظیمیں اوسطاً 19.8 فیصد پیداواری صلاحیت رکھتی ہیں۔ Odoo کے دستاویزات اور علم کے ماڈیول ERP کے اندر فائل مینجمنٹ اور ادارہ جاتی علم کو مرکزی بناتے ہیں، دستاویزات کو براہ راست کاروباری ریکارڈ سے جوڑتے ہیں اور معلومات کو ہر اس شخص کے لیے تلاش کرنے کے قابل بناتے ہیں جسے اس کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہ گائیڈ دونوں ماڈیولز کا تفصیل سے احاطہ کرتا ہے--- ورک اسپیس کنفیگریشن سے لے کر جدید آٹومیشن اور تعاون کے ورک فلو کے ذریعے۔

اہم نکات

• Odoo دستاویزات ٹیگنگ، ورک اسپیس آرگنائزیشن، اور خودکار پروسیسنگ قوانین کے ساتھ مرکزی فائل اسٹوریج فراہم کرتی ہے۔
• دستاویزات سیاق و سباق تک رسائی کے لیے براہ راست کاروباری ریکارڈز (انوائسز، کنٹریکٹس، ملازمین کی فائلوں) سے منسلک ہوتے ہیں۔
• نالج ماڈیول طریقہ کار، پالیسیوں، اور ادارہ جاتی علم کے لیے ایک باہمی وکی تخلیق کرتا ہے۔
• خودکار ورک فلو آنے والی دستاویزات پر کارروائی کرتا ہے (انوائس اسکین کرنا، ڈیٹا نکالنا، منظوری کے لیے راستہ)
• رسائی کے کنٹرول اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ حساس دستاویزات صرف مجاز صارفین کو دکھائی دیں۔

اوڈو دستاویزات کا ماڈیول

ورک اسپیس کنفیگریشن

دستاویز کا درجہ بندی بنانے کے لیے دستاویزات> کنفیگریشن> ورک اسپیس پر جائیں:

ہر ورک اسپیس مزید تنظیم کے لیے ذیلی ورک اسپیس کو سپورٹ کرتی ہے۔ ورک اسپیس ٹری دستاویزات کے انٹرفیس کے بائیں سائڈبار میں ظاہر ہوتا ہے۔

فائل مینجمنٹ

متعدد طریقوں سے فائلیں اپ لوڈ کریں:

• ڈریگ اینڈ ڈراپ: فائلوں کو براہ راست ورک اسپیس پر چھوڑیں۔
• اپ لوڈ بٹن: اپنے کمپیوٹر سے فائلیں منتخب کرنے کے لیے کلک کریں۔
• ای میل گیٹ وے: ای میلز کو ورک اسپیس کے لیے مخصوص ای میل ایڈریس پر بھیجیں۔
• سکینر انضمام: جسمانی دستاویزات کو براہ راست Odoo میں اسکین کریں (IoT باکس کی ضرورت ہے)
• API اپ لوڈ: انضمام کے لیے پروگرامی فائل اپ لوڈ

ٹیگنگ سسٹم

ٹیگز کراس ورک اسپیس کی درجہ بندی فراہم کرتے ہیں:

1. دستاویزات> کنفیگریشن> ٹیگز پر ٹیگ کے زمرے کی وضاحت کریں (جیسے، "دستاویز کی قسم،" "حیثیت،" "سال")
2. زمرہ جات کے اندر ٹیگز بنائیں (مثال کے طور پر "دستاویز کی قسم" کے تحت "انوائس،" "معاہدہ،" "تجویز")
3. فلٹرنگ اور تلاش کے لیے دستاویزات پر ٹیگ لگائیں۔

ٹیگز ورک اسپیس کے ساتھ کام کرتے ہیں---ایک دستاویز ایک ورک اسپیس میں رہتی ہے لیکن کثیر جہتی تنظیم کے لیے متعدد ٹیگ ہو سکتے ہیں۔

دستاویزی کارروائیاں

کارروائیوں تک رسائی کے لیے کسی بھی دستاویز پر دائیں کلک کریں (یا متعدد دستاویزات منتخب کریں)

• شیئر کریں: اختیاری پاس ورڈ اور میعاد ختم ہونے کے ساتھ ایک قابل اشتراک لنک بنائیں
• دستخط کی درخواست کریں: الیکٹرانک دستخط کے لیے دستاویز بھیجیں (اوڈو سائن کے ساتھ مربوط)
• ٹیمپلیٹ سے بنائیں: نئی دستاویزات بنانے کے لیے دستاویز کو بطور ٹیمپلیٹ استعمال کریں۔
• اسپلٹ: متعدد صفحات پر مشتمل PDFs کو انفرادی دستاویزات میں تقسیم کریں۔
• لاک: پڑھنے کی رسائی کو محفوظ رکھتے ہوئے ترمیم کو روکیں۔
• آرکائیو: حذف کیے بغیر آرکائیو میں منتقل کریں۔

دستاویزات کو ریکارڈ سے جوڑنا

کاروباری ریکارڈ سے منسلک ہونے پر دستاویزات سیاق و سباق حاصل کرتی ہیں:

• وینڈر بل: اکاؤنٹنگ ریکارڈ کے ساتھ اصل انوائس پی ڈی ایف منسلک کریں۔
• ملازمین کے معاہدے: معاہدوں کو HR ملازم کے ریکارڈ سے جوڑیں۔
• پروجیکٹ ڈیلیور ایبلز: پراجیکٹ کے کاموں میں وضاحتیں اور رپورٹیں منسلک کریں۔
• فروخت کی تجاویز: پی ڈی ایف کو سیلز آرڈر سے لنک کریں۔

کسی بھی کاروباری ریکارڈ پر جائیں اور لنک کردہ فائلوں کو دیکھنے اور شامل کرنے کے لیے دستاویزات سمارٹ بٹن پر کلک کریں۔

دستاویز آٹومیشن

پروسیسنگ کے قواعد

دستاویزات> کنفیگریشن> ورک فلو رولز پر قواعد کے ساتھ دستاویز کو خودکار بنائیں:

AI سے چلنے والی دستاویز کی پروسیسنگ

Odoo 19 میں خودکار ڈیٹا نکالنے کے لیے OCR (آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن) شامل ہے:

1. انوائس پروسیسنگ: وینڈر انوائس PDF اپ لوڈ کریں؛ Odoo وینڈر کے بل کو پہلے سے بھرنے کے لیے وینڈر کا نام، رقم، تاریخ اور لائن آئٹمز نکالتا ہے۔
2. خرچ کی رسیدیں: رسید کی تصویر بنائیں؛ Odoo اخراجات کی رپورٹ کے لیے رقم، وینڈر اور تاریخ نکالتا ہے۔
3. بینک اسٹیٹمنٹ: پی ڈی ایف بینک اسٹیٹمنٹس درآمد کریں۔ Odoo مصالحت کے لیے لین دین نکالتا ہے۔

درستگی وقت کے ساتھ ساتھ بہتر ہوتی جاتی ہے کیونکہ سسٹم صارفین کی طرف سے کی گئی اصلاحات سے سیکھتا ہے۔

منظوری کے ورک فلو

دستاویز کی منظوری کی زنجیریں بنائیں:

1. منظوری کے مراحل کی وضاحت کریں (مثال کے طور پر، "ڈرافٹ،" "زیر جائزہ،" "منظور شدہ،" "شائع شدہ")
2. فی اسٹیج اور ورک اسپیس منظور کنندگان کو تفویض کریں۔
3. زیر التواء منظوریوں کے لیے ای میل اطلاعات کو ترتیب دیں۔
4. زائد المیعاد منظوریوں کے لیے ڈیڈ لائنز اور اضافے کے اصول طے کریں۔

جب کوئی دستاویز "زیر نظرثانی" میں منتقل ہوتی ہے تو تفویض کردہ منظوری کنندہ کو ایک ای میل موصول ہوتا ہے جس میں ایک لنک ہوتا ہے جس کا جائزہ لینے اور اسے براہ راست اطلاع سے منظور/مسترد کیا جاتا ہے۔

اوڈو نالج ماڈیول

علم کی بنیاد کا ڈھانچہ

علم > مضامین پر موجود نالج ماڈیول معلومات کو بطور ویکی ترتیب دیتا ہے:

مضامین: بھرپور متن، تصاویر، میزیں، اور سرایت شدہ مواد کے ساتھ مواد کے انفرادی صفحات۔ مضامین پیچیدہ موضوعات کو ترتیب دینے کے لیے نیسٹڈ درجہ بندی (والدین اور بچے کے تعلقات) کی حمایت کرتے ہیں۔

سیکشن: ایک مشترکہ ہیڈر کے تحت متعلقہ مضامین کو گروپ کریں۔ ہر سیکشن کے اپنے رسائی کے اصول ہو سکتے ہیں۔

پسندیدہ: صارفین فوری رسائی کے لیے اکثر رسائی شدہ مضامین کو بک مارک کرتے ہیں۔

آرٹیکل ایڈیٹر

نالج آرٹیکل ایڈیٹر فراہم کرتا ہے:

• رچ ٹیکسٹ فارمیٹنگ: سرخیاں، بولڈ، ترچھا، فہرستیں، میزیں، کوڈ بلاکس
• ایمبیڈڈ مواد: یوٹیوب ویڈیوز، گوگل میپس، اور دیگر ایمبیڈ ایبل ویجٹس
• فائل منسلکات: حوالہ فائلوں کو براہ راست مضامین سے منسلک کریں۔
• اندرونی روابط: کراس ریفرنسنگ کے لیے مضامین کے درمیان لنک
• ورژن کی سرگزشت: مکمل نظر ثانی کی تاریخ کے ساتھ تبدیلیوں کو ٹریک کریں۔
• تبصرے: تعاونی ترمیم کے لیے ان لائن تبصرے۔

ٹیمپلیٹس

معیاری مواد کے لیے آرٹیکل ٹیمپلیٹس بنائیں:

تعاون کی خصوصیات

• ریئل ٹائم ایڈیٹنگ: متعدد صارفین بیک وقت ایک ہی مضمون میں ترمیم کرسکتے ہیں۔
• تذکرہ: مطلع کرنے اور ان پٹ کی درخواست کرنے کے لیے ساتھیوں کو @ ذکر کے ساتھ ٹیگ کریں۔
• سرگرمی سے باخبر رہنا: دیکھیں کہ ہر مضمون کو کس نے دیکھا، اس میں ترمیم کی یا اس پر تبصرہ کیا۔
• شیئرنگ: مخصوص صارفین، گروپس، یا عوامی طور پر مضامین کا اشتراک کریں۔

رسائی کنٹرول

دستاویز تک رسائی کی سطح

ورک اسپیس کی اجازتیں۔

فی ورک اسپیس تک رسائی کے اصول مقرر کریں:

1. ورک اسپیس کی ترتیبات پر جائیں۔
2. صارف کے گروپس کو ان کی رسائی کی سطح کے ساتھ شامل کریں۔
3. وراثت کو فعال یا غیر فعال کریں (ذیلی کام کی جگہیں والدین کی اجازتوں کو وراثت میں حاصل کرتی ہیں)
4. بیرونی اشتراک کے قواعد کو ترتیب دیں (پورٹل صارفین، عوامی روابط)

حساس دستاویز کی ہینڈلنگ

انتہائی حساس دستاویزات کے لیے (معاہدے، عملے کی فائلیں، مالیاتی ریکارڈ):

• صارف کی واضح رسائی کے ساتھ محدود کام کی جگہیں بنائیں (کوئی گروپ وراثت نہیں)
• باقی وقت پر دستاویز کی خفیہ کاری کو فعال کریں۔
• رسائی کے تمام واقعات کے لیے آڈٹ لاگنگ کو ترتیب دیں۔
• مشترکہ لنکس پر خودکار میعاد ختم ہونے کا تعین کریں۔
• ڈاؤن لوڈ شدہ کاپیوں کے لیے واٹر مارکنگ کا استعمال کریں۔

کاروباری عمل کے ساتھ انضمام

اکاؤنٹنگ انٹیگریشن

• وینڈر بلز: اسکین شدہ رسیدیں OCR نکالنے کے ساتھ خود بخود بل ڈرافٹ بناتی ہیں
• اخراجات کی رپورٹ: رسید کی تصاویر اخراجات کے ریکارڈ کے ساتھ منسلک ہوتی ہیں۔
• آڈٹ کی تیاری: مالی سال تک معاون دستاویزات کو ٹیگ اور ترتیب دیں۔

HR انٹیگریشن

• ملازمین کی فائلیں: معاہدے، سرٹیفیکیشن، اور جائزے جو ملازمین کے ریکارڈ سے منسلک ہیں
• آن بورڈنگ: دستخط کی درخواستوں کے ساتھ کرایہ پر لینے کے نئے دستاویزی پیکیج
• تعمیل: سرٹیفیکیشن کی میعاد ختم ہونے کو ٹریک کریں اور تجدید کے ورک فلو کو متحرک کریں۔

پروجیکٹ انٹیگریشن

• ڈیلیوریبلز: پراجیکٹ کے کاموں کے لیے وضاحتیں، ڈیزائن، اور رپورٹس کو لنک کریں۔
• ٹیمپلیٹس: معیاری ٹیمپلیٹس سے پروجیکٹ دستاویزات بنائیں
• سائیکلوں کا جائزہ لیں: منظوری کے ورک فلو کے ذریعے ڈیلیوری ایبلز کا راستہ

تلاش اور دریافت

مکمل متن کی تلاش

Odoo مکمل متن کی تلاش کے لیے دستاویزی مواد (بشمول اسکین شدہ دستاویزات سے OCR سے نکالا ہوا متن) انڈیکس کرتا ہے۔ دستاویزات کے انٹرفیس کے اوپری حصے میں سرچ بار تلاش کرتا ہے:

• فائل کے نام
• ٹیگز
• دستاویزی مواد (متن، نکالا ہوا OCR متن)
• میٹا ڈیٹا (تاریخیں، مصنفین، منسلک ریکارڈ)

اعلی درجے کے فلٹرز

درست دستاویز کی بازیافت کے لیے فلٹرز کو یکجا کریں:

• ورک اسپیس + ٹیگ + تاریخ کی حد
• دستاویز کی قسم + مالک + حیثیت
• منسلک ریکارڈ کی قسم + تخلیق کی تاریخ

ECOSIRE دستاویز کے انتظام کی خدمات

دستاویز کے نظم و نسق کو لاگو کرنے کے لیے آپ کی تنظیم کے دستاویز کے لائف سائیکل کو سمجھنے کی ضرورت ہے۔ ECOSIRE کی Odoo عملدرآمد ٹیم آپ کے کاروباری عمل کے مطابق کام کی جگہ کے ڈھانچے، آٹومیشن کے قوانین، اور منظوری کے ورک فلو کو ترتیب دیتی ہے۔ ہماری حسب ضرورت خدمات دستاویزات کے ماڈیول کو صنعت سے متعلق مخصوص خصوصیات جیسے تعمیل سے باخبر رہنے، ورژن کنٹرول کی پالیسیوں، اور خودکار برقرار رکھنے کے نظام الاوقات کے ساتھ توسیع کرتی ہے۔

متعلقہ پڑھنا

• اوڈو نالج بیس سیٹ اپ
• اوڈو دستاویزات کا انتظام
• Odoo Approvals Workflow
• اوڈو سیکیورٹی اور ایکسیس کنٹرول
• اوڈو رپورٹس اور ڈیش بورڈز گائیڈ

کیا Odoo Documents سرشار دستاویز مینجمنٹ سسٹم جیسے SharePoint کی جگہ لے سکتا ہے؟

زیادہ تر چھوٹی اور درمیانی سائز کی تنظیموں کے لیے، ہاں۔ Odoo Documents فائل اسٹوریج، ورژننگ، ٹیگنگ، شیئرنگ اور بنیادی ورک فلو آٹومیشن کو ہینڈل کرتا ہے۔ فائدہ مقامی ERP انضمام ہے۔ پیچیدہ تقاضوں جیسے وسیع میٹا ڈیٹا اسکیموں، ایڈوانس ورژن برانچنگ، یا ریگولیٹری تعمیل کی خصوصیات والی تنظیموں کو Odoo کے ساتھ ایک وقف شدہ DMS کی ضرورت ہو سکتی ہے۔

Odoo Documents کس فائل کی اقسام کو سپورٹ کرتا ہے؟

Odoo دستاویزات تمام فائل کی اقسام کو سپورٹ کرتی ہیں۔ پی ڈی ایف، آفس دستاویزات (ورڈ، ایکسل، پاورپوائنٹ)، تصاویر اور ویڈیوز ان لائن پیش نظارہ کے ساتھ پیش کیے جاتے ہیں۔ فائل کی دیگر اقسام محفوظ اور ڈاؤن لوڈ کے قابل ہیں لیکن ان لائن پیش نظارہ نہیں ہو سکتا۔ OCR پروسیسنگ PDF اور تصویری فائلوں کے لیے دستیاب ہے۔

کیا Odoo دستاویزات کے لیے ذخیرہ کرنے کی کوئی حد ہے؟

Odoo.sh پلانز میں خریداری کے لیے دستیاب اضافی اسٹوریج کے ساتھ بیس اسٹوریج ایلوکیشن (عام طور پر 1-5 GB) شامل ہے۔ خود میزبانی کی مثالیں صرف آپ کے سرور کی ڈسک کی جگہ تک محدود ہیں۔ بڑی فائل والیوم کے لیے، فائلوں کو کلاؤڈ آبجیکٹ اسٹوریج میں آف لوڈ کرنے کے لیے Odoo کے S3 اسٹوریج کنیکٹر کا استعمال کرنے پر غور کریں۔