Odoo Filo Yönetimi: Araç Takip ve Bakım

Filo yönetimi, araçlara bağımlı olan işletmeler için operasyonel verimlilik ve finansal kontrolün kesiştiği yerdir. İster 5 teslimat kamyonu ister 500 servis kamyonu çalıştırın, planlanmamış arıza süreleri paraya mal olur, kaçırılan bakımlar kaza riskini artırır ve kontrolsüz yakıt giderleri marjları yok eder. Odoo 19 Kurumsal Filo Yönetimi, satın alma ve sürücü atamasından bakım planlamasına, yakıt takibine, sözleşme yönetimine ve nihai imhaya kadar araç yaşam döngüsü yönetiminin her yönünü muhasebe ve İK modüllerinize bağlı bir sistemde merkezileştirir.

Bu kılavuz Odoo Filo modülünün tamamını kapsar: araç konfigürasyonu, sürücü yönetimi, bakım planlaması, yakıt tüketimi takibi, sözleşme ve sigorta yönetimi ve filo maliyet raporlaması. Sonunda, idari ek yük getirmeden maliyetleri azaltan ve uyumluluğu artıran bir filo yönetim sistemini uygulamaya yönelik bir planınız olacak.

Önemli Çıkarımlar

Teknik özellikler, fotoğraflar ve belge depolama alanıyla birlikte eksiksiz bir araç kaydını tutun

Sözleşme başlangıç/bitiş takibi ve kullanım geçmişi ile araçları sürücülere atayın

Otomatik hatırlatma uyarılarıyla kilometreye veya zamana göre önleyici bakımı planlayın

Doğru toplam sahip olma maliyeti hesaplaması için yakıt dolumlarını, servisleri ve onarımları kaydedin

Filo sigortasını, tescilini ve kira sözleşmelerini sona erme bildirimleriyle yönetin

Kilometre sayacı okumalarını takip edin ve araç başına yakıt verimliliğini tahmin edin

Analitik muhasebe entegrasyonu aracılığıyla filo maliyetlerini departmanlara veya projelere dağıtın

Yönetim incelemesi ve bütçe planlaması için filo maliyet raporları oluşturun

Araç Kayıt Yapılandırması

Araç tescili filo yönetiminin temelidir. Eksiksiz araç kayıtları bakım planlamasına, maliyet takibine ve uyumluluk yönetimine olanak tanır.

Araç kaydı oluşturma: Bir araç kaydı oluşturmak için Filo > Filo > Araçlar > Yeni'ye gidin. Çekirdek alanlar şunları içerir:

Plaka: Aracın tescil numarası (birincil tanımlayıcı görevi görür)
Model: Araç modeli kaydına bağlantı (marka, model ve tipi içerir)
Yıl: Üretim yılı
Renk: Tanımlama için araç rengi
Son kilometre sayacı: Mevcut kilometre/kilometre okuması
Sürücü: Bu araca atanan mevcut birincil sürücü
Filo Yöneticisi: Bu araçtan sorumlu dahili kullanıcı
Durum: Aracın mevcut yaşam döngüsü durumu (Yeni, Kullanılmış, Rezerve Edilmiş, Devam Ediyor, Normal, Engellendi, Yazılı)

Araç modeli kitaplığı: Filo > Yapılandırma > Modeller altında araç modelleri oluşturun. Her model kaydı markayı, model adını, araç tipini (binek otomobil, kamyonet, kamyon, motosiklet), yakıt tipini, gücü, koltukları ve kapıları içerir. Araçların model kayıtlarına bağlanması, filo analitiğinin model türüne göre gruplandırılmasını sağlar; bu, hangi modellerin en iyi maliyet profillerine sahip olduğunu değerlendirmek için faydalıdır.

Belge yönetimi: Tüm araç belgelerini araç kaydına ekleyin: tescil belgesi, sigorta poliçesi, son muayene raporu ve satın alma faturası. Zamana duyarlı belgelerin (sigorta, kayıt, muayene) son kullanma tarihlerini belirleyin. Odoo, belgelerin geçerlilik süresi sona erdiğinde otomatik uyarılar oluşturarak uyumluluk ihlallerini önler.

Araç fotoğrafları: Her aracın birden fazla fotoğrafını yükleyin (ön, yan, iç ve mevcut hasarlar). Mevcut durum fotoğrafları, araçlar sürücülerden iade edildiğinde veya kaza sonrasında hasar değerlendirmesi için bir temel oluşturur.

Teknik özellikler sekmesi: Motor özelliklerini, şasi numarasını, gücü (kW/HP), şanzıman tipini, yakıt tipini, CO2 emisyonlarını ve rengini kaydedin. Bu ayrıntılar birçok yargı bölgesinde düzenleyici raporlama için gereklidir ve bakım rehberliği açısından faydalıdır.

Sürücü Yönetimi ve Araç Ataması

Sürücüler ve araçlar arasındaki ilişkiyi yönetmek, hesap verebilirlik ve kullanım takibi açısından önemlidir.

Sürücü kayıtları: Sürücüler, İK modülündeki çalışan kayıtlarına bağlanır. Filo aynı çalışan kaydını kullanır; bu, Odoo HR kullanıyorsanız sürücü bilgilerinin (lisans ayrıntıları, iletişim bilgileri, departman) zaten sistemde olduğu anlamına gelir. Filoya özgü bilgileri ekleyin: ehliyet numarası, ehliyet türü, ehliyetin son kullanma tarihi ve tüm filo kartı numaraları.

Araç ataması: Araç kaydında "Sürücü" alanını ayarlayarak bir aracı sürücüye atayın. Bir görev değiştiğinde (araç farklı bir sürücüye yeniden atandığında), Odoo bir atama geçmişi kaydı oluşturarak kimin hangi aracı ne zaman sürdüğüne dair bir denetim izi tutar. Bu geçmiş, olay incelemesi ve yakıt kartı mutabakatı açısından değerlidir.

Teslim sözleşmeleri: Çalışanlara fayda olarak tahsis edilen araçlar (şirket arabası) için resmi bir araç tahsis sözleşmesi oluşturun. Sözleşme şunları belirtir: araç, sürücü, başlangıç tarihi, bitiş tarihi, kişisel kullanıma izin verilip verilmediği ve her türlü maliyet paylaşımı düzenlemesi. Sözleşmenin sona ermesi, filo yönetimine otomatik bir bildirimi tetikler.

Sürücü ehliyeti izleme: Sürücü kayıtlarında ehliyetin son kullanma tarihlerini ayarlayın. Odoo, ehliyetin süresi dolmadan 30, 60 veya 90 gün önce otomatik uyarılar üretir. Lisans süresi dolmuş çalışanların şirket araçlarını kullanmasına izin vermek önemli yasal sorumluluk doğurur; otomatik izleme, bunun yanlışlıkla olmasını önler.

Önleyici Bakım Planlaması

Önleyici bakım, filonun ömrünün ve güvenilirliğinin en etkili etkenidir. Odoo'nun bakım planlama sistemi, araçların yanlış zamanda değil, doğru aralıklarla bakım almasını sağlar.

Bakım isteği türleri: Filo > Yapılandırma > Hizmet Türleri altında bakım türlerini yapılandırın. Standart tipler şunları içerir: Yağ Değişimi, Lastik Rotasyonu, Yıllık Muayene, Fren Servisi, Akü Değişimi, Triger Kayışının Değişimi. Her türün varsayılan bir sıklığı vardır: zamana dayalı (6 ayda bir), kilometreye dayalı (10.000 km'de bir) veya her ikisi (hangisi önce gelirse).

Servis kayıtları oluşturma: Bakım yapıldığında Filo > Filo > Hizmetler altında servis kaydı oluşturun. Kayıt: servis tarihi, servis türü, araç, servis sağlayıcı, fatura numarası, servisteki kilometre sayacı ve maliyet. Bu, her araç için eksiksiz bir bakım geçmişi oluşturur.

Otomatik bakım hatırlatıcıları: Her araç için yinelenen bakım programlarını yapılandırın. Odoo, son servis tarihine ve mevcut kilometre sayacına dayanarak bir sonraki servisin ne zaman geleceğini hesaplar. Eşiğe yaklaşıldığında (yapılandırılabilir: vadesinden 30 gün veya 1.000 km önce), Odoo bir bakım talebi oluşturur ve filo yöneticisini bilgilendirir.

Bakım isteği iş akışı: Bir bakım isteği oluşturulduğunda (otomatik veya manuel olarak), şu iş akışını izler: Yeni > Onaylandı > Devam Ediyor > Bitti. Bakım sağlayıcılar otomatik olarak bilgilendirilebilir. Bitti olarak işaretlendiğinde, gerçek servis ayrıntıları (maliyet, kilometre sayacı, servis tarihi) günlüğe kaydedilir ve bir sonraki bakım planı, tamamlanma tarihi/kilometre sayacından otomatik olarak hesaplanır.

Arıza yönetimi: Planlanmamış arızalar için sürücü mobil uygulamasından acil bakım talepleri oluşturun. Talep, aracı, konumu (varsa GPS), sorunun açıklamasını ve aciliyetini içerir. Filo yönetimi anında bilgilendirilir ve onarımı veya yol yardımını koordine edebilir.

Yakıt ve Maliyet Takibi

Yakıt genellikle kontrol edilebilir en büyük filo işletme maliyetidir. Doğru yakıt takibi, hem maliyet yönetimine hem de araç verimliliğinin izlenmesine olanak sağlar.

Yakıt dolumlarını kaydetme: Filo > Filo > Araçlar > [Araç] > Yakıt Günlükleri altında yakıt günlüğü girişleri oluşturun. Kayıt: doldurma tarihi, kilometre sayacı okuması, yakıt miktarı (litre/galon), toplam maliyet ve yakıt türü. Filo yakıt kartları kullanıyorsanız, yakıt kartı işlem verilerini CSV formatında içe aktarın; yakıt kartı işlemlerini belirli araçlarla otomatik olarak eşleştirin.

Yakıt verimliliği hesaplaması: Odoo, ardışık dolum kayıtlarından yakıt verimliliğini (km/litre veya mpg) hesaplar. Belirli bir araçtaki önemli verimlilik düşüşleri, bakım sorunlarının (düşük lastik basıncı, tıkalı filtreler, motor sorunları) maliyetli arızalara dönüşmeden önce habercisi olabilir. Dikkat edilmesi gereken aykırı değerleri belirlemek için aynı model türündeki verimliliği karşılaştırın.

Filo yakıt kartı entegrasyonu: Kart işlem aktarımlarını içe aktararak filo yakıt kartı programlarını (ör. Shell, BP, WEX, Fleetcor) yapılandırın. Kart numaralarını araç kayıtlarıyla eşleştirin. Yakıt kartı ekstrelerinin aylık olarak içe aktarılması, tüm araçlar için yakıt kayıtlarını otomatik olarak doldurarak manuel yakıt kayıt girişini ortadan kaldırır.

Toplam sahip olma maliyeti: Odoo tüm araç maliyetlerini bir araya getirir: satın alma/kiralama maliyeti, yakıt, bakım, sigorta, vergiler ve kayıt ücretleri. Herhangi bir dönemde araç başına toplam maliyeti görmek için Filo > Raporlama > Araç Maliyetleri'ne gidin. Filo verimliliği karşılaştırması için kesin ölçüm olan kilometre başına maliyeti hesaplamak için kilometreye bölün.

Departmanlara maliyet tahsisi: Filo maliyetlerini Odoo'nun analitik muhasebesine bağlayın. Her araç bir analitik hesaba atanır (bir departmanı, projeyi veya maliyet merkezini temsil edebilir). Yakıt, bakım ve kiralama maliyetleri otomatik olarak aracın analitik hesabına tahsis edilir ve böylece mali tablolarınızda departman filo maliyetinin doğru şekilde raporlanmasına olanak sağlanır.

Filo Sigortası ve Sözleşme Yönetimi

Yasal uyumluluk, geçerli sigorta, tescil ve (kiralanan filolar için) kira sözleşmelerinin sürdürülmesini gerektirir. Odoo Fleet, bu sözleşme yükümlülüklerini otomatik sona erme takibi ile yönetir.

Sigorta sözleşmeleri: Filo > Filo > Araçlar > [Araç] > Sözleşmeler altında sigorta sözleşmesi kayıtlarını oluşturun. Kayıt: sigorta şirketi, poliçe numarası, poliçe türü (kapsamlı, üçüncü taraf, filo kapsamı), teminat tutarı, prim, başlangıç tarihi ve bitiş tarihi. Politika belgesini ek olarak yükleyin.

Kira ve finansman sözleşmeleri: Kiralanan veya finanse edilen araçlar için, kira/finansman sözleşmesini kaydedin: leasing şirketi, sözleşme numarası, aylık ödeme, başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve kalıntı değeri (kira sözleşmeleri için). Odoo toplam taahhüt edilen ödeme yükümlülüğünü takip eder ve kira yenilemeleri veya satın alma seçeneği karar noktaları için uyarılar üretir.

Kayıt yenileme: Araç tescilinin son geçerlilik tarihlerini kaydedin. Tescilin yıllık olarak yenilenmesini gerektiren bölgelerde, Odoo'nun uyarı sistemi tescillerin süresi dolmadan yenilenmesini sağlar ve süresi dolmuş araçların yasal olarak çalıştırılmasını önler.

Sözleşme maliyeti entegrasyonu: Aylık kira ödemeleri, sigorta primleri ve kayıt ücretleri muhasebe ile entegredir. Yinelenen ödemeler için otomatik yevmiye girişlerini yapılandırın; aylık kira ödemeleri otomatik olarak aracın analitik hesabına gönderilir ve filo maliyeti raporlamasının, sabit sözleşme maliyetleri de dahil olmak üzere tüm sahip olma maliyetini yansıtmasını sağlar.

Filo Raporlama ve Analitik

Filo raporlaması, bireysel araç kayıtlarını maliyet kontrolü ve stratejik filo planlaması için yönetim zekasına dönüştürür.

Filoya genel bakış kontrol paneli: Kapsamlı bir genel bakış için Filo > Raporlama > Filo Analizi'ne gidin. Temel ölçümler şunları içerir: duruma göre toplam araç, ortalama filo yaşı, toplam aylık maliyetler, yaklaşan bakım sayısı ve süresi 30 gün içinde dolacak belgeler. Bu kontrol paneli, filo yöneticilerine tüm filonun sağlığına ilişkin anında görünürlük sağlar.

Maliyet analizi raporu: Maliyet analizi raporu, filo maliyetlerini araca, modele, departmana veya zaman dilimine göre ayırır. Bu yılı geçen yılla karşılaştırmak için filtreleyin veya gelecekteki satın alma kararlarını bildirmek için araç modelleri arasındaki maliyetleri karşılaştırın. Olağandışı onarım sıklığından, düşük yakıt verimliliğinden veya orantısız sigorta primlerinden kaynaklanan yüksek maliyetli aykırı değerler anında belirlenebilir.

Bakım geçmişi raporu: Herhangi bir araç veya araç grubu için tam servis geçmişini görüntüleyin. Tüm araçların en son ne zaman belirli bir servise tabi tutulduğunu (örneğin, her aracın lastiklerinin en son ne zaman rotasyona tabi tutulduğunu) görmek için servis türüne göre filtreleyin. Bu rapor, garantiye uygunluk ve araçların yeniden satışa hazırlanması açısından önemlidir.

Kilometre sayacı analizi: Araç kullanımını anlamak için zaman içindeki kilometre sayacı okumalarını takip edin. Yüksek kullanımlı araçlar bakım aralıklarına daha hızlı ulaşır ve düşük kullanımlı araçlara göre daha hızlı yıpranır. Filo ortalamasına göre önemli ölçüde fazla veya az kullanılan araçları (yeniden dengeleme görevleri veya elden çıkarma adayları) belirleyin.

Filo kompozisyon analizi: Filo kompozisyonu raporu, filonuzun marka, model, yaş, yakıt türü ve durumuna göre dökümünü gösterir. Bunu bütçe planlaması (önümüzdeki 3 yıl içinde kaç aracın değiştirilmesi gerekecek), çevresel raporlama (filo CO2 emisyonları) ve satın alma stratejisi (rota modellerine göre elektrifikasyon fırsatlarını değerlendirmek) için kullanın.

Sürücü Self Servis ve Mobil Uygulama

Sürücüleri self-servis araçlarla güçlendirmek, veri doğruluğunu artırır ve filo yönetiminin idari yükünü azaltır.

Sürücü portalı: Odoo portal erişimine sahip sürücüler, araç atamalarını, yaklaşan bakım planlarını ve tüm aktif sözleşmeleri görüntüleyebilir. Bu şeffaflık "bir sonraki hizmetimin ne zaman zamanı gelecek?" sorusunu azaltır. Filo yönetimine sorular.

Kilometre sayacı gönderimleri: Sürücülerin, portal veya mobil uygulama aracılığıyla haftalık veya aylık kilometre sayacı okumalarını göndermesini zorunlu kılın. Düzenli kilometre sayacı gönderimleri, bakım planlamasının doğruluğunu artırır ve dolumlar arasında bile yakıt verimliliği hesaplamaları sağlar.

Olay raporlama: Sürücüler, mobil uygulama aracılığıyla olayları (kazalar, hasarlar, arızalar) bildirebilir. Raporda şunlar yer alıyor: tarih/saat, konum, açıklama, hasar fotoğrafları ve diğer tarafların olaya karışıp karışmadığı. Filo yönetimi anında bilgilendirilir ve böylece sigorta talepleri için hızlı müdahale ve uygun olay dokümantasyonu sağlanır.

Yakıt log gönderimi: Kendi yakıt alımlarını yöneten sürücüler, yakıt fişinin fotoğrafını çekerek mobil uygulama üzerinden yakıt log girişlerini gönderebilirler. OCR, sürücünün onayı için günlük girişini önceden doldurarak miktar ve miktarı çıkarır.

Sıkça Sorulan Sorular

Odoo Fleet GPS takip sistemleriyle entegre olabilir mi?

Odoo, yerel GPS izleme donanım entegrasyonunu içermez, ancak Odoo API, harici GPS/telematik platformlarının konum, kilometre sayacı ve yakıt verilerini Odoo'ya otomatik olarak göndermesine olanak tanır. Popüler entegrasyonlar arasında Geotab, Samsara ve Verizon Connect bulunur. ECOSIRE, kilometre sayacı okumalarını otomatik olarak güncelleyen ve Odoo'da gerçek zamanlı araç verilerinden yakıt günlükleri oluşturan çeşitli telematik platformları için özel konektörler üretti.

Odoo, birden fazla ülkede araçları bulunan bir şirket için filo yönetimini nasıl yönetiyor?

Odoo'nun çok şirketli yapısı, her ülkeye özel sigorta, kayıt ve bakım standartlarına sahip, ülke başına ayrı filo kayıtlarına izin verir. Araçlar uluslararası olarak taşındığında şirketler arasında transfer edilebilir. Raporlama şirket bazında veya birleştirilmiş olarak görüntülenebilir. Her şirketin filo maliyetleri, ilgili yerel para birimi cinsinden ilgili muhasebe defterine kaydedilir.

Sürücüler Odoo gezisi öncesinde araç kusurlarını bildirebilir mi?

Evet. Gezi öncesi inceleme kontrol listesini Filo modülüne bağlı özel bir form olarak yapılandırın. Sürücüler her vardiyadan önce (veya uzun yolculuklardan önce) denetim kontrol listesini tamamlar. Yolculuk öncesi inceleme sırasında tespit edilen kusurlar otomatik olarak bakım talepleri oluşturur. Bu kapalı döngü süreci, belirlenen kusurların çözüme kadar takip edilmesini sağlar ve aracın yola çıkmadan önce kabul edilebilir durumda olduğuna dair belgeler oluşturur.

Odoo Filosu araç imhası ve kullanım ömrü sonu yönetimini nasıl ele alıyor?

Bir araç elden çıkarıldığında (satıldığında, silindiğinde veya kira süresi sonunda iade edildiğinde), araç durumunu "Silinmiş" olarak güncelleyin ve elden çıkarma tarihini ve elden çıkarma değerini ayarlayın. Satılan araçlar için, defter değeri ile gerçekleşen kazanç veya zararı hesaplamak için satış fiyatını kaydedin. Araç aktif filodan arşivlenir ancak geçmiş maliyet ve bakım raporlaması için erişilebilir olmaya devam eder. Elden çıkarma değeri, sabit kıymet mutabakatı için muhasebe sistemine gönderilir.

Odoo'da bakım veya kaza nedeniyle araç arıza sürelerini takip edebilir miyiz?

Evet. Odoo Filosundaki bakım talepleri başlangıç ve bitiş tarihlerini içerir. "Atölyede" tarihi ile "İade" tarihi arasındaki boşluk, kesinti süresini temsil eder. Filo raporlaması, araç başına ve bakım türü başına ortalama bakım kesinti süresini hesaplayabilir. Kazayla ilgili kesintiler için, onarım süresinin kaydedildiği, "Kaza Onarımı" olarak kategorize edilmiş bir bakım talebi oluşturun. Kronik olarak yüksek arıza süreli araçlar, erken değişime adaydır.

Odoo elektrikli araçları içten yanmalı motorlu araçlardan nasıl farklı şekilde ele alıyor?

Elektrikli araçlar, araç modelinde “Elektrikli” yakıt türü olarak yapılandırılmıştır. Yakıt günlükleri, şarj günlükleriyle değiştirilir; şarj edilen kWh, şarj maliyeti ve şarj konumu kaydedilir. Enerji verimliliği km/litre yerine km/kWh cinsinden hesaplanır. Şarj altyapısı maliyetleri (kurulum, elektrik), EV filosuyla ilişkili analitik hesaplarda ayrı ayrı takip edilebiliyor. Odoo 19'un ayrı bir EV yönetim modülü yoktur, ancak mevcut filo çerçevesi EV'leri hiçbir değişiklik yapmadan barındırır.

Odoo Fleet, şirket arabası ayni yardım (BIK) vergi raporlaması için gereken raporları oluşturabilir mi?

Odoo, çoğu yargı bölgesinde BIK hesaplamaları için gereken araç özelliklerini (CO2 emisyonları, motor tipi, liste fiyatı, sözleşme değeri) saklar. İK modülü çalışanın maaş ayrıntılarını saklar. Ancak BIK vergi hesaplama kuralları ülkeye göre önemli ölçüde farklılık gösterir ve sık sık değişir. Çoğu işletme, Odoo'dan gelen ham verileri (araç özellikleri, sürücü atama dönemleri, özel kilometre tahminleri) kullanır ve gerçek BIK hesaplaması için bunları bir bordro sistemine veya özel filo vergisi aracına besler.

Sonraki Adımlar

Odoo Filo Yönetimi, işletmelere en büyük değişken maliyet merkezlerinden biri üzerinde tam görünürlük ve kontrol sağlar. Araç bakımı proaktif olarak planlandığında, yakıt tüketimi izlendiğinde ve tüm filo maliyetleri maliyet merkezlerine doğru bir şekilde dağıtıldığında, filo yönetimi gizli bir sorumluluk olmaktan çıkıp yönetilen bir iş varlığı haline gelir.

ECOSIRE, taşımacılık şirketleri, saha servis işletmeleri, dağıtım operasyonları ve 10'dan fazla aracı yöneten tüm kuruluşlar için Odoo Filosunu uygular. Uygulamamız araç verilerinin taşınmasını, bakım planı yapılandırmasını, yakıt takip kurulumunu ve filo yöneticisi eğitimini içermektedir.

Filo yönetimi uygulama seçeneklerini keşfetmek için Odoo hizmetleri sayfamızı ziyaret edin veya Odoo 19 Enterprise için telematik entegrasyonu, gelişmiş sürücü puanlaması ve elektrikli araç şarj yönetimi dahil olmak üzere filo genişletmeleri için pazaryeri modüllerimize göz atın.

Odoo Fleet Management: Vehicle Tracking and Maintenance