Odoo Onayları: İş İsteği İş Akışlarını Otomatikleştirin

Her kuruluşun, devam etmeden önce yetkilendirilmesi gereken talepleri vardır: satın alma talepleri, harcama onayları, erişim talepleri, politika istisnaları, bütçe tahsisleri. Bunlar e-posta veya sohbet yoluyla aktığında kaybolur, gecikir ve sorumluluktan yoksun kalır. Odoo Onayları modülü, tanımlanmış onay zincirleri, otomatik yönlendirme ve eksiksiz denetim yollarıyla yapılandırılmış istek iş akışları oluşturur.

Onay Türlerini Ayarlama

Ortak Onay Kategorileri

Kuruluşunuzdaki her istek kategorisi için onay türleri oluşturun:

• Satın Alma Talepleri — çalışanlar bütçe gerekçesi ile ürün veya hizmet talep ediyor
• Gider Onayları — yöneticinin ve finansın onayını gerektiren gider raporları
• Seyahat Talepleri — seyahat planı ve bütçeyle birlikte ön onay gerektiren iş seyahati
• Bütçe Talepleri — ek bütçe tahsisine yönelik talepler
• Erişim İstekleri — sistem erişimi, bina erişimi veya ekipman kontrolü
• Politika İstisnaları — gerekçeli olarak standart politikalardan sapma talepleri
• Belge Onayları — imza gerektiren sözleşmeler, teklifler veya yayınlar

Her Türü Yapılandırma

Her onay türü için şunları tanımlayın: bir açıklama şablonu (talep sahibinin hangi bilgileri sağlaması gerektiği), gerekli alanlar ve isteğe bağlı alanlar, minimum onaylayan sayısı, belirli onaylayanlar veya role göre onay (yönetici, departman başkanı, finans), her adımda otomatik bildirimler ve yanıt için son tarih/SLA.

Onay Zincirleri

Tek Seviyeli Onay

En basit kurulum: Talep eden kişi gönderir, bir onaylayan inceler. Ofis malzemesi siparişleri veya küçük masraf raporları gibi düşük riskli talepler için uygundur.

Çok Düzeyli Onay

Karmaşık istekler sırayla birden fazla onaylayana yönlendirilir:

1. Doğrudan yönetici inceler ve onaylar
2. Departman başkanı bütçe etkisini doğruluyor
3. Finans, fon kullanılabilirliğini doğruladı
4. Başkan Yardımcısının veya direktörün son imzası

Her düzey, isteği yalnızca önceki düzey onayladıktan sonra alır. Herhangi bir düzeyde ret olması durumunda talep sahibine gerekçesi ile birlikte bilgi verilir.

Koşullu Yönlendirme

İstekleri kriterlere göre farklı onaylayanlara yönlendirin: 500 ABD dolarının altındaki satın alma talepleri yalnızca yöneticiye gider, 500 - 5.000 ABD doları arasında finans onayı eklenir, 5.000 ABD dolarının üzerinde VP onayı eklenir. Bu, küçük talepler için darboğazları önlerken, büyük talepler için gözetimi sürdürür.

İstek Yaşam Döngüsü

Gönderim

Çalışanlar basit bir form aracılığıyla talep oluşturur: onay türünü seçin, gerekli bilgileri doldurun (açıklama, tutar, gerekçe, ekler) ve gönderin. Sistem otomatik olarak ilk onaylayana yönlendirme yapar.

Gözden geçirmek

Onaylayanlar e-posta ve uygulama içi bildirimler alır. İnceleme arayüzü şunları gösterir: tüm talep ayrıntıları, tüm destekleyici belgeler, talep edenin geçmişi (önceki talepler, onay oranları) ve onayla/reddet/değişiklik talebinde bulun düğmeleri.

Takip

Hem istekte bulunanlar hem de onaylayanlar gerçek zamanlı durumu görür: beklemede, 3. düzeyden 1. düzeyde onaylandı, gerekçeyle reddedildi veya tamamlandı. Tam zaman çizelgesi, istek üzerine gerçekleştirilen her işlemi gösterir.

Diğer Modüllerle Entegrasyon

Satın Alma: Onaylanan satın alma talepleri, Satın Alma modülünde otomatik olarak RFQ'lar veya satın alma siparişleri oluşturarak yeniden girişi ortadan kaldırır.

Gider: Gider onayları, geri ödeme işlemleri ve muhasebe girişleri için Gider modülüne beslenir.

HR: İzin talepleri ve İK ile ilgili diğer onaylar, İzin ve İK modülleriyle entegre olur.

Muhasebe: Bütçeyi etkileyen onaylar, mevcut bütçeleri kontrol eder ve bütçe aşımı isteklerini işaretler.

Raporlama ve Analiz

• Onay döngüsü süresi — türe göre, gönderimden nihai karara kadar geçen ortalama süre
• Darboğaz tespiti — onaylayanların yanıt vermesi en uzun sürüyor
• Onay oranları — türe ve departmana göre onaylanan ve reddedilen isteklerin yüzdesi
• Hacim eğilimleri — zaman içindeki talep hacimleri, kapasite planlaması için faydalıdır

En İyi Uygulamalar

1. Onay zincirlerini kısa tutun — her ek seviye, orantılı risk azalması olmadan gecikmeye neden olur
2. Yanıt SLA'larını ayarlayın ve son tarihler dolduğunda otomatik olarak üst kademeye iletin
3. **Basit istekleri hızlı tutmak için koşullu yönlendirmeyi kullanın
4. Sorumluluk oluşturmak amacıyla reddedilmelerde gerekçe isteyin
5. Onay zincirlerini üç ayda bir inceleyin ve basitleştirin — gereksiz seviyeleri kaldırın
6. Onaylayanların masalarında olmadan yanıt verebilmeleri için mobil erişim sağlayın

Odoo uygulama hizmetimiz, kuruluş yapınıza uygun onay iş akışları tasarlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Onaylayanlar yetkilerini devredebilir mi?

Evet. Onaylayanlar, kullanılamadıkları dönemler için yetki verme kuralları ayarlayabilir ve istekleri yedek onaylayana yönlendirebilir. Bu, tatil veya iş seyahati sırasındaki gecikmeleri önler.

Paralel onayları destekliyor mu?

Evet. Birden fazla onaylayanın tamamının onaylaması gereken (VE mantığı) veya herhangi bir onaylayanın yeterli olduğu (VEYA mantığı) onay türlerini yapılandırın. Paralel onay, çok paydaşlı kararların döngü süresini azaltır.

Özel onay formları oluşturabilir miyiz?

Kesinlikle. Her onay türünün, o istek türüne özel alanları (metin alanları, açılır listeler, sayı alanları, tarih alanları ve dosya ekleri) içeren özelleştirilebilir bir formu vardır.

Reddedilen istekler nasıl ele alınır?

Reddedilen istekler, ret nedeni ile birlikte talep sahibine geri gönderilir. Talep sahibi, talebi değiştirebilir ve yeniden gönderebilir veya iptal edebilir. Tüm tarih korunur.