ERP Uygulama Ortağı Nasıl Seçilir

ERP uygulama ortağı kararı, orta ölçekli bir şirketin yaptığı en riskli teknoloji tedarikçisi seçimlerinden biridir. Doğru yaparsanız, işletmenizin her yıl daha verimli çalışmasına yardımcı olacak uzun vadeli bir teknik danışman kazanırsınız. Yanlış anladığınızda, vaat edilen değerin çok küçük bir kısmını sağlayan pahalı, yıkıcı bir uygulamaya 18 ay harcarsınız ve ardından bunu düzeltmesi için başka birine para ödeyerek yıllarınızı harcarsınız.

ERP uygulamalarındaki başarısızlık oranı iyi belgelenmiştir ve sürekli olarak cesaret kırıcıdır: Alıntı yaptığınız çalışmaya bağlı olarak ERP projelerinin %55 ila %75'i orijinal zaman çizelgesini, bütçesini veya işlevsellik hedeflerini karşılamada başarısız olur. En yaygın temel neden yazılım değildir; modern ERP platformları gerçekten yeteneklidir. En yaygın temel neden, uygulama ortağı ile müşterinin gerçek ihtiyaçları arasındaki uyumsuzluktur.

Bu kılavuz size bu kararı iyi bir şekilde vermeniz için pratik bir çerçeve sunar: hangi kriterlerin değerlendirilmesi gerektiği, hangi soruların sorulması gerektiği, hangi tehlike işaretlerine dikkat edilmesi gerektiği ve son seçim kararının nasıl yapılandırılacağı.

Önemli Çıkarımlar

• Platform uzmanlığı ve sektör deneyimi iş ortağı boyutundan veya markasından daha önemlidir
• Projeniz üzerinde çalışacak spesifik ekip, firmanın genel yeteneklerinden daha önemlidir
• Teslim metodolojisi kuruluşunuzun karar verme hızına uygun olmalıdır
• Sabit ücret veya sonuca dayalı sözleşmeler, teşvikleri salt zaman ve malzemeye göre daha iyi hizalar
• Tamamlanan müşterilerle yapılan referans kontrollerinde pazarlık yapılamaz
• Yalnızca canlıya geçiş yapanlara göre sürekli destek yeteneklerine sahip uygulama ortakları tercih edilir
• Keşif aşamasının kalitesi, uygulama başarısının en güçlü belirleyicisidir

---

1. Adım: Herhangi Biriyle Konuşmadan Önce Değerlendirme Kriterlerinizi Tanımlayın

Partner seçiminde en sık yapılan hata, değerlendirme kriterleri belirlenmeden sürece başlanmasıdır. Birkaç firmayla konuşursunuz, her biri ilgi çekici bir sunum yapar ve sonuçta önemli bir analiz yerine hislere ve fiyata göre seçim yaparsınız.

Bir Teklif İsteği yayınlamadan veya ilk ortak görüşmenizi planlamadan önce, neye göre değerlendirme yaptığınızı tanımlayın. Önerilen kriter çerçevesi:

Platform uzmanlığı (ağırlık: %25) İş ortağı seçtiğiniz platformda uzman mı yoksa her birinde genel uzmanlığa sahip birden fazla platform mu uyguluyor? Yalnızca Odoo, SAP veya NetSuite'e odaklanan bir iş ortağı, beş platformu aynı heyecanla uygulayan bir ortağa kıyasla daha fazla uç durumla karşılaşacak, daha fazla entegrasyon modeli oluşturacak ve daha fazla uygulama sorununu çözecektir.

Gerçek platform uzmanlığının işaretleri: İş ortağı, platformun açık kaynak ekosistemine veya topluluğuna katkıda bulunur, iş ortağının ekibi, platform satıcısından tanınmış sertifikalara sahiptir, iş ortağı, platform satıcısının kendi iş ortağı programı tarafından sertifikalı bir uygulayıcı olarak anılır.

Sektör deneyimi (ağırlık: %20) Üretim şirketlerine yönelik ERP uygulamaları, profesyonel hizmet şirketlerine yönelik uygulamalardan, dağıtım şirketlerine yönelik uygulamalar ise temelde farklıdır. Her sektörün, deneyimli bir uygulayıcının anlayacağı ve deneyimsiz bir uygulayıcının projenizde öğreneceği özel iş akışları, düzenleyici gereklilikler ve veri modelleri vardır.

Özellikle şunu sorun: "Sektörümüzdeki şirketler için kaç uygulama yaptınız? Bunlardan birini bana ayrıntılı olarak anlatabilir misiniz?" Kendinden emin ve spesifik bir cevap, güçlü bir olumlu sinyaldir. "Benzer endüstrilere" yönelik muğlak atıflar bir uyarı işaretidir.

Takım kalitesi ve istikrar (ağırlık: %20) Projenizde çalışacak gerçek ekip üyelerinin kalitesi, firmanın satış ekibinin veya yönetici sunumcularının kalitesinden daha önemlidir. İmzalamadan önce, sözleşmenizde görevlendirilecek özel proje yöneticisi, çözüm mimarı ve baş danışmanla görüşmeyi isteyin. Özgeçmişlerini inceleyin. Özellikle platformunuzla ve sektörünüzle ilgili deneyimlerini sorun.

Ayrıca ekibin istikrarını da sorun: Firmanın yıllık personel değişim oranı nedir? Projeniz sırasında ekibin kilit üyelerinden biri ayrılırsa ne olur? Firma bilgi sürekliliğini nasıl yönetiyor?

Teslimat metodolojisi (ağırlık: %15) İş ortağının dağıtım metodolojisi kuruluşunuzun kapasitesi ve karar verme hızıyla eşleşmelidir. İki haftada bir sprintler ve sürekli müşteri incelemesi içeren çevik metodolojiler, aktif paydaş katılımı sağlayabilen kuruluşlar için uygundur. Tanımlanmış aşamalara ve resmi onay süreçlerine sahip yapılandırılmış şelale metodolojileri, öngörülebilir zaman çizelgelerine ve resmi yönetime ihtiyaç duyan kuruluşlar için uygundur.

Kırmızı bayrak: Müşteri bağlamı ne olursa olsun her müşteri için aynı metodolojiyi kullanan bir firma. Metodoloji müşteriye uyum sağlamalı, tek tip uygulanmamalıdır.

Destek ve canlıya geçiş sonrası yeteneği (ağırlık: %10) ERP uygulaması bir proje değil, çok yıllı bir ilişkidir. Bugün konuşlandırdığınız platformun, işiniz değiştikçe gelişmesi gerekecektir. Modül güncellemeleri, Odoo sürüm yükseltmeleri, yeni modül dağıtımları ve yeni işe alınanlar için kullanıcı eğitimi, devam eden ihtiyaçlardır. Bu ihtiyaçları tutarlı bir şekilde karşılayabilen bir ortak, canlı yayına geçtikten sonra ayrılan bir ortaktan daha değerlidir.

Ticari şartlar ve risk paylaşımı (ağırlık: %10) İş ortağının fiyatlandırmayı nasıl yapılandırdığı, sorumluluk hakkında nasıl düşündüklerini ortaya koyar. Tanımlanmış teslimatlara ilişkin sabit ücretli anlaşmalar, tahminlere olan güvene ve sonuçlara ilişkin hesap verebilirliğe işaret eder. Tavanı olmayan zaman ve materyaller bunun tersini işaret eder. Dönüm noktasına bağlı ödeme koşulları (teslimatlar kabul edildikçe ödeme yaparsınız), teşvikleri önden yüklemeli veya yalnızca proje tamamlama yapılarına göre daha iyi hizalar.

---

Adım 2: RFP Süreci

İyi yapılandırılmış bir Teklif Talebi hem siz hem de değerlendirdiğiniz ortaklar için zaman tasarrufu sağlar. Bir RFP, teklifler arasında anlamlı bir karşılaştırma yapılmasına olanak sağlayacak kadar spesifik olmalı, ancak ortakların yaratıcı yaklaşımlar önermesini engelleyecek kadar kuralcı olmamalıdır.

RFP'ye neler dahil edilmelidir:

Şirket bağlamı: sektörünüz, boyutunuz, gelir aralığınız, coğrafi ayak iziniz ve mevcut teknoloji ortamınız. İş ortaklarının kapsamı doğru bir şekilde belirlemek için bu bağlama ihtiyacı vardır.

Üst düzey gereksinimler: İhtiyaç duyduğunuz işlevsel alanlar (üretim, muhasebe, İK vb.), gerekli entegrasyonlar (hangi sistemlerle) ve hedeflediğiniz canlıya geçiş zaman çizelgesi.

Veri geçişine genel bakış: Taşınacak kaynak sistemler, ilgili kayıt hacimlerine ilişkin bir tahmin ve bildiğiniz veri kalitesi sorunları.

Değerlendirme kriterleri: Teklifleri nasıl değerlendireceğinizi açıkça belirtin. Bu, ortakları standart sunumlarıyla yönlendirmek yerine gerçek kriterlerinize hitap etmeye teşvik eder.

Cevaplanması gereken sorular: Ekip kompozisyonu, referans müşteriler, metodoloji ve ticari şartlar hakkında spesifik sorular sorun. Belirli sorulara belirsiz yanıtlar veren ortaklar, uygulama sırasında belirli sorunlara da belirsiz yanıtlar verecektir.

RFP'ye nelerin dahil edilmemesi gerektiği: Zaten kapsamlı bir şirket içi keşif yapmadıysanız çok ayrıntılı teknik özellikler. İş ortaklarının kapsamı doğru bir şekilde belirlemek için kendi keşiflerini yapmaları gerekir. Teknik gereklilikleri gereğinden fazla belirleyen bir RFP, genellikle gerçek iş ihtiyacı yerine bu spesifikasyonlara göre fiyatlandıran teklifler üretir.

---

Adım 3: Tekliflerin Değerlendirilmesi

Ne arayacağınızı biliyorsanız, teklifler size bir firmanın gerçek yetenekleri hakkında çok şey anlatır.

Güçlü sinyaller:

• Teklif, sektörünüze ve sektörünüzün karşılaştığı zorluklara ilişkin spesifik bilgileri gösterir
• Teklif, genel proje riskleri yerine projenize özgü riskleri (veri kalitesi, değişiklik yönetimi, spesifik entegrasyon karmaşıklığı) tanımlar
• Sunulan ekip, yalnızca genel rol tanımlarını değil, ilgili deneyime sahip kişileri de adlandırdı
• Kapsam neyin dahil edildiği ve neyin dahil edilmediği konusunda spesifiktir (hariç tutmalar net düşünmeyi gösterir)
• Metodoloji, kuruluşunuza uygun olup olmadığını değerlendirebilmeniz için yeterince ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.
• Referanslar devam eden projelerden veya ilgisiz sektörlerden değil, sektörünüzdeki tamamlanmış uygulamalardan alınmıştır.

Uyarı sinyalleri:

• Teklif açıkça sizin özel durumunuza göre minimum düzeyde özelleştirme içeren bir şablondur
• Belirli süreç ayrıntıları olmadan metodolojinin belirsiz açıklamaları ("çevik bir yaklaşım kullanıyoruz")
• Belirli kişilerin adı verilmeyen genel ekip tanımları ("bir kıdemli danışman ve iki analist")
• Farklı sektörlerden veya halen devam eden uygulamalardan gelen referanslar
• Fiyatlandırma şüphe uyandıracak kadar düşük (çoğunlukla daha sonra değişiklik emirleri olarak ortaya çıkacak olan kapsamın hafife alındığını gösterir) veya şüphe uyandıracak kadar yüksek (çoğunlukla uygulamanıza fayda sağlamayan genel giderleri veya marka primini gösterir)
• Belirli sonuçlara veya zaman çizelgelerine bağlı kalmaktan kaçınan "Ortaklık" dili

---

Adım 4: Referans Kontrolleri

Referans kontrolleri iş ortağı seçim sürecindeki en değerli adımdır ve en sık eksik değiştirilen adımdır. Referansları formalite olarak görmeyin. Onlara durum tespiti olarak davranın.

Faydalı referans istemcileri nasıl edinilir: Ortağınızdan size benzer üç ila beş referans müşteri isteyin: aynı sektör, benzer büyüklük, benzer uygulama kapsamı. Bir iş ortağı yalnızca çok farklı sektörlerden veya çok farklı boyutlardan referanslar sunabiliyorsa nedenini sorun.

Uygulamaları mükemmel şekilde ilerlemeyen müşterilerden özellikle referans isteyin. Her uygulamada sorunlarla karşılaşılır. Sorun yaşayan ve iş ortağının bu sorunlara nasıl yanıt verdiğini gören müşterilerden gelen referanslar, kusursuz ilerleyen uygulamalardan gelen referanslardan daha fazlasını anlatır.

Referans müşterilere sorulacak sorular:

• Orijinal kapsam, zaman çizelgesi ve bütçe ile gerçekte teslim edilenler nelerdi?
• Uygulama sırasında karşılaşılan en önemli zorluk neydi ve ortak nasıl tepki verdi?
• Teklif edilen aynı ekip üyeleri gerçekten uygulama üzerinde çalıştı mı?
• İşler iyi gitmediğinde ortak nasıl çalışacaktı?
• Bugün bu uygulamaya başlıyor olsaydınız neyi farklı yapardınız?
• Bir sonraki projeniz için bu ortağı tekrar işe alır mıydınız?
• Canlı yayına geçiş sonrası destek ilişkisi nasıl çalıştı?

Durum işareti yanıtları:

• Neyin yanlış gittiğine ilişkin belirli soruları yanıtlamayacak herhangi bir referans
• İş ortağının kapsamı yönetmedeki rolünü kabul etmeden önemli ölçüde kapsam kaymasını açıklayan referanslar
• Gerçek ekibin önerilen ekipten önemli ölçüde farklı olduğu referanslar
• Partneriyle tekrar iletişime geçmek istemeyen ancak nedenini açıklamakta zorlanan referanslar

---

Adım 5: Finalistin Kararı

Teklif incelemesi ve referans kontrollerinin ardından muhtemelen bir veya iki finalist firmanız olur. Nihai karar, 1. Adımda tanımladığınız temel kriterlere göre ve puanlama ağırlıkları tutarlı bir şekilde uygulanarak verilmelidir.

Basit bir puanlama çerçevesi:

Ağırlıkları uygulayın ve ağırlıklı puanları hesaplayın. Ardından, niceliksel puanların niteliksel içgüdünüzle uyumlu olup olmadığı ve değilse, tutarsızlığı hangi spesifik kanıtın açıkladığı konusunda dürüst bir tartışma yapın.

Son aşamada fiyata ekstra ağırlık verme tuzağından kaçının. İki finalist ortak arasındaki fiyat farkı neredeyse her zaman başarılı ve başarısız bir uygulama arasındaki değer farkından daha küçüktür.

---

Bir Ortağı Diskalifiye Etmesi Gereken Kırmızı Bayraklar

Bir iş ortağının diğer kriterlerde ne kadar iyi puan aldığına bakılmaksızın, satış sürecindeki belirli davranışlar diskalifiye ile sonuçlanmalıdır.

Gerçek teslimat ekibinin adını vermeyi reddetmek: Bir iş ortağı, siz imzalamadan önce projenizde gerçekte kimin çalışacağını size söyleyemiyor veya söylemiyorsa, ya bir personel sorununu gizliyor ya da sözleşme imzalandıktan sonra projenizi uygun olan kişiye atamayı planlıyor.

Gerçekçi olmayacak kadar kısa bir zaman çizelgesi vaat ediyor: Projenizin kapsamı diğer iki ortak tarafından 20 hafta olarak belirlendiyse ve bir ortak bunu aynı fiyata 8 haftada tamamlayabileceğini söylüyorsa, ya kapsamı küçümsüyor ya da işin kolayına kaçmayı planlıyor. Özellikle hızlandırılmış zaman çizelgesine nasıl ulaşmayı planladıklarını ve hangi ödünleşimlerin dahil olduğunu sorun.

Sektör içi referans sağlama konusundaki isteksizlik: Sektörünüzde gerçek anlamda uygulamalar yapmış bir iş ortağının sektörünüzde referansları vardır. Eğer üretemiyorlarsa iddia ettikleri uygulamaları yapmamışlardır.

Gereksinimlerinizle değil bütçenizle eşleşiyor gibi görünen kapsam: Ortağa gereksinimleriniz hakkında ne söylediğinizden bağımsız olarak belirttiğiniz bütçenize tam olarak uyan tekliflerin kapsamı genellikle projeyi teslim etmekten ziyade anlaşmayı kazanmaya yöneliktir. İş ortağından bu fiyat noktasına özellikle nelerin dahil olduğunu ve nelerin dahil olmadığını açıklamasını isteyin.

Baskı taktikleri veya yapay aciliyet: Geçen hafta sizinle iletişime geçen bir firmanın "Mevcut durumumuz sınırlı ve Cuma gününe kadar bir karara ihtiyacımız var" ifadesi sizi aceleye getirmek yerine şüpheye sevk etmelidir.

---

Sıkça Sorulan Sorular

Bir uygulama ortağı seçmeden önce bağımsız bir ERP seçim danışmanına ödeme yapmaya değer mi?

200.000 ABD dolarının üzerindeki uygulamalar için, bağımsız bir ERP seçim danışmanı (uygulama için değil, platform ve ortak seçimi konusunda tavsiyelerde bulunmak için ücret alan) değerli objektif analizler sağlayabilir ve sizi yanlış platforma veya ortağa satılmaktan koruyabilir. Maliyet (genellikle 15.000-40.000 ABD Doları), toplam uygulama yatırımına ve başarısız bir projenin maliyetine göre küçüktür. Daha küçük uygulamalar için, bağımsız bir danışmanın değerini haklı çıkarmak daha zordur ve bu kılavuzdaki kriter çerçevesi, bağımsız bir danışmanın sağladığı çoğu şeyin yerine geçebilir.

RFP sürecine kaç uygulama ortağını davet etmeliyim?

Orta ölçekli pazar uygulamalarının çoğu için en uygun aralık üç ila beş ortaktır. Üçten az olması karşılaştırma esasınızı sınırlar. Beşten fazlası, seçim kalitesindeki iyileşmeyle orantısız bir değerlendirme yükü yaratır. RFP'yi yayınlamadan önce ortaklara ön yeterlilik verin: web sitelerini inceleyin, platformunuz için sertifikalı ortaklar olduklarını doğrulayın ve resmi teklifler üzerinde zaman harcamadan önce uygunluğu doğrulamak için kısa bir keşif görüşmesi yapın.

Neye öncelik vermeliyim: daha düşük uygulama maliyeti mi yoksa daha güçlü canlıya geçiş sonrası destek mi?

Çoğu şirket, canlıya geçiş sonrası desteğe gereken yatırımı yapmıyor ve ilk uygulama maliyetine fazla ağırlık veriyor. Bir ERP uygulamasının toplam değeri ilk altı ayda değil, beş ila on yılda elde edilir. Canlıya geçiş sonrası destek kapasitesi daha güçlü olan bir iş ortağı, genellikle tüm ilişki süresi boyunca, ilk uygulamada size %15 tasarruf sağlayan bir iş ortağından daha değerlidir. Bununla birlikte, her iki boyut da önemlidir; zayıf uygulama yeteneklerine sahip bir iş ortağını yalnızca destek teklifleri güçlü olduğu için seçmeyin.

Tercih ettiğimiz ortağımızın bütçeden daha pahalı olduğu durumu nasıl ele almalıyım?

Üç seçenek: bütçeye uyacak şekilde tercih ettiğiniz iş ortağıyla kapsamın daraltılması konusunda pazarlık yapın (neler daha sonraki bir aşamaya ertelenebilir?), onları seçmeye yakın olduğunuzu ve geriye kalan tek engelin fiyat olduğunu bilerek fiyatlandırma hakkında bir görüşme talep edin veya bütçeyi yönetici onayıyla ayarlayın. Bu seçeneklerden hiçbiri mevcut değilse seçim kararı, bütçe kısıtlaması olmasaydı seçeceğiniz firmaya göre değil, bütçe dahilinde mevcut en iyi seçeneğe göre yapılmalıdır.

İş ortağı seçim sürecine dahili paydaşları dahil etmeli miyiz?

Evet, seçici olarak. Uygulamadan en çok etkilenecek işletme sahiplerini, yani genellikle uygulanan temel işlevsel alanların (finans, operasyonlar, İK) başkanlarını dahil edin. İş ortağı kalitesini değerlendiremeyecek kadar yeni olan veya değerlendirme sürecini yönetilebilir hale getiremeyecek kadar çok sayıda paydaşı hariç tutun. Uygun yetkiye sahip dört ila altı kişiden oluşan bir seçim ekibi en uygunudur.

---

Sonraki Adımlar

Bir ERP iş ortağı değerlendirmesine başlıyorsanız, ECOSIRE'ın satış öncesi ekibi gereksinimlerinizi gözden geçirmek, özel durumunuza en uygun değerlendirme kriterlerini tartışmak ve ECOSIRE'ın projeniz için iş ortağı ortamında nereye uyduğu konusunda size dürüst bir değerlendirme sunmak için 60 dakikalık ücretsiz bir danışmanlık hizmeti sunar.

ECOSIRE'ın Odoo uygulama uygulamasını /services/odoo adresinden keşfedin veya danışmanlığınızı planlamak için /contact adresinden doğrudan bizimle iletişime geçin.