Odoo ile Alacak Hesabı Otomasyonu: Faturadan Ödemeye

Tek bir faturayı manuel olarak işlemenin ortalama maliyeti, veri girişi, onay için yönlendirme, istisna yönetimi ve ödeme planlaması dahil olmak üzere 15-40 ABD dolarıdır. Otomatik AP işleme, döngü sürelerini 25 günden 5 güne düşürürken bunu fatura başına 2-5 ABD dolarına düşürür. Odoo, faturanın alınmasından ödemeye kadar her adımı otomatikleştirecek araçları sağlar.

Önemli Çıkarımlar

• OCR tabanlı fatura yakalama, manuel veri girişini %90 oranında ortadan kaldırır
• Yapılandırılabilir onay iş akışları, faturaları otomatik olarak doğru onaylayana yönlendirir
• Üç yönlü eşleştirme (PO, makbuz, fatura), ödemeden önce tutarsızlıkları yakalar
• Planlı ödeme işlemleri, erken ödeme indirimlerinden yararlanırken nakit akışını optimize eder

---

Otomasyonsuz AP Süreci

Tipik bir manuel AP iş akışı:

1. Kağıt veya PDF fatura posta/e-posta yoluyla gelir
2. AP memuru satıcıyı, tutarı, tarihi, satır öğelerini ve vergiyi manuel olarak girer
3. Fatura fotokopisi çekilerek onaya yönlendirilir (fiziksel yönlendirme veya e-posta)
4. Onaylayan incelemeleri bazen sorular için bekletilir, gecikmeler yaygındır
5. Onaylanan fatura, ödeme planlaması için AP'ye iade edilir
6. Ödeme manuel olarak gerçekleştirilir (çek basımı veya banka havalesi)
7. Fatura fiziksel olarak dosyalanır veya saklanmak üzere taranır

Sorunlu noktalar: Veri girişi hataları (%3-5 hata oranı), kayıp faturalar, onay darboğazları, mükerrer ödemeler (faturaların %1-2'si), kaçırılan erken ödeme indirimleri ve geç ödeme cezaları.

---

Fatura Yakalama ve Veri Çıkarma

OCR Entegrasyonu

Odoo, taranan faturalardan ve PDF'lerden veri çıkarmak için OCR'yi (Optik Karakter Tanıma) entegre eder:

• Satıcı adı ve adresi
• Fatura numarası ve tarihi
• Açıklamaları, miktarları ve tutarlarını içeren satır öğeleri
• Vergi tutarları ve oranları
• Ödeme koşulları ve vade tarihi
• Satınalma siparişi referansları

Sistem, çıkarılan verileri mevcut satıcı kayıtları ve satın alma siparişleriyle eşleştirerek faturayı yüksek doğrulukla önceden doldurur. AP memuru sıfırdan girmek yerine gözden geçirip onaylıyor.

E-posta Tabanlı Fatura Yakalama

Doğrudan Odoo'ya bilgi gönderen özel bir e-posta adresi ([email protected]) yapılandırın. Bu adrese gönderilen satıcı faturaları otomatik olarak:

1. PDF ekleri için ayrıştırıldı
2. OCR aracılığıyla işlendi
3. Taslak satıcı faturaları olarak oluşturuldu
4. İncelenmek ve onaylanmak üzere sıraya alındı

---

Onay İş Akışları

Yapılandırılabilir Onay Kuralları

Kuruluş hiyerarşinize göre onay kurallarını ayarlayın:

• Tutar eşikleri: 1.000 ABD dolarının altında otomatik olarak onaylanır, 1.000-10.000 ABD doları yönetici gerektirir, 10.000 ABD dolarının üzerinde ise yönetici gerekir
• Departman yönlendirme: Faturalar giderin gerçekleştiği departmana yönlendirilir
• Satıcıya özel: Bazı sağlayıcılar ek inceleme gerektirir (yeni sağlayıcılar, yüksek risk kategorileri)
• Bütçe kontrolü: Onaylanmadan önce faturayı kalan bütçeyle karşılaştırın

Onay Süreci

1. Tasarı taslağı oluşturulur (manuel olarak veya OCR aracılığıyla)
2. Sistem, gerekli onaylayanları kurallara göre belirler
3. Onaylayan, fatura ayrıntılarını ve destekleyici belgeleri içeren bir bildirim alır
4. Onaylayan, bilgileri onaylar, reddeder veya ister
5. Onaylandıktan sonra fatura ödeme planına geçer
6. Çok seviyeli onaylar zincir boyunca otomatik olarak basamaklanır

---

Üç Yollu Eşleştirme

Üç yönlü eşleştirme, ödemeye izin vermeden önce üç belgeyi karşılaştırır:

1. Satın Alma Siparişi: Ne sipariş edildi (ürünler, miktarlar, fiyatlar)
2. Mal Makbuzu: Alınan şey (ürünler, miktarlar, durum)
3. Satıcı Faturası: Satıcının faturaladığı şey (ürünler, miktarlar, fiyatlar)

Odoo tutarsızlıkları otomatik olarak işaretler:

• Miktar uyuşmazlığı: Faturalanan miktar alınan miktarı aşıyor
• Fiyat uyuşmazlığı: Fatura fiyatı, PO fiyatından toleransın ötesinde farklı
• Eksik makbuz: Fatura alındı ancak mallar henüz alınmadı
• Yetkisiz satın alma: Eşleşen PO'su olmayan fatura

Tolerans eşikleri yapılandırılabilir; küçük farklılıklar (5 ABD Doları veya %2'nin altında) otomatik olarak onaylanabilirken, daha büyük tutarsızlıklar manuel inceleme gerektirir.

---

Ödeme Optimizasyonu

Planlanmış Ödeme Çalıştırmaları

Ödemeleri tek tek değil toplu olarak işleyin:

1. Ödeme penceresi içinde ödenmesi gereken faturaları seçin
2. Satıcıya göre gruplandırılmış ödeme tekliflerini inceleyin
3. Uygun olduğu durumlarda erken ödeme indirimi uygulayın
4. Ödeme dosyalarını oluşturun (ACH, banka havalesi, çek)
5. İşlem için bankaya gönderin
6. Ödemeler satıcı faturalarıyla otomatik olarak mutabakata varır

Nakit Akışı Optimizasyonu

Nakit akışını optimize etmek için ödeme planlamasını kullanın:

• Yalnızca indirim sermaye maliyetinizi aştığında erken ödeme yapın (2/10 Net 30 = yıllık %36 getiri)
• İşlem yükünü azaltmak için haftalık veya iki haftada bir toplu ödemeler
• Satıcı ödeme koşullarını stratejik olarak kullanın - en uygun tarihte ödeme yapın
• Her ödeme çalıştırmasından önce nakit pozisyonunu izleyin

---

Sıkça Sorulan Sorular

S: Fatura verilerinin çıkarılması için OCR ne kadar doğrudur?

Modern OCR, yapılandırılmış faturalarda %85-95 oranında doğruluk elde eder. Sistem satıcıya özel formatları öğrendikçe doğruluk zamanla artar. Sistem eğitildikçe ilk birkaç ay boyunca insan incelemesi önemini korumaya devam ediyor.

S: Uluslararası satıcı faturalarını yabancı para birimi cinsinden işleyebilir miyiz?

Evet. Odoo, otomatik döviz kuru uygulamasıyla birden fazla para birimindeki satıcı faturalarını destekler. Ödeme, satıcının para biriminde veya yerel para biriminizde yapılabilir ve kur farkları otomatik olarak gönderilir.

S: Mükerrer fatura ödemelerini nasıl önleriz?

Odoo, fatura oluşturma sırasında yinelenen satıcı referans numaralarını kontrol eder. Satıcının aynı fatura numarasını iki kez girmesi halinde sistem girişe izin vermeden önce uyarı verir. Ek kontroller mükerrer tutar/tarih tespitini içerir.

S: Peki ya çalışanların gider raporları?

Çalışan gider raporları, Odoo Giderler modülünde ayrı bir iş akışını takip eder ancak geri ödeme için AP ile entegre olur. Giderler, yöneticiler tarafından onaylanan makbuzlarla birlikte sunulur ve standart ödeme sistemi veya doğrudan depozito yoluyla ödenir.

---

Sırada Ne Var

AP otomasyonu, muhasebedeki en hızlı yatırım getirisi projelerinden birini sunar. İşleme maliyetindeki, hata oranındaki ve geç ödeme cezalarındaki azalma, uygulamanın maliyetini genellikle 6 ay içinde amorti eder.

AP otomasyonu yardımı için ECOSIRE ile iletişime geçin veya borçlarınızı kolaylaştırmak için Odoo uygulama hizmetlerimizi keşfedin.

---

ECOSIRE tarafından yayınlandı - işletmelerin kurumsal yazılım çözümleriyle ölçeklenmesine yardımcı oluyor.