Módulo Odoo Events: Planejamento, Registro e Análise

Os eventos são uma das ferramentas mais poderosas em um arsenal de marketing B2B – webinars, conferências, workshops e apresentações em feiras comerciais criam um envolvimento direto e de alta qualidade que a publicidade digital não consegue replicar. O desafio é que a gestão de eventos é operacionalmente complexa: os sistemas de registo, venda de bilhetes, comunicações, impressão de crachás, controlo de presenças e acompanhamento pós-evento precisam de funcionar em conjunto de forma integrada. O módulo Odoo 19 Enterprise Events lida com todo o ciclo de vida, desde a criação do evento até a conversão de leads de CRM, integrado nativamente aos seus sistemas de marketing, vendas e contabilidade.

Este guia cobre a configuração completa do Odoo Events: criação e agendamento de eventos, gerenciamento de inscrições, venda de ingressos, publicação de sites, gerenciamento de palestrantes e agenda, automação de comunicação, rastreamento de presença e análises. Quer você realize uma conferência anual ou dezenas de webinars mensais, este guia fornece o plano de implementação.

Principais conclusões

• Crie e publique eventos em seu site Odoo com formulários de inscrição personalizáveis
• Configure vários tipos de ingressos com diferentes preços, capacidades e janelas de venda
• Automatize e-mails de confirmação, lembretes e pesquisas pós-evento
• Acompanhe a presença com check-in com código QR por meio do aplicativo móvel Odoo Events
• Converta participantes do evento em leads de CRM automaticamente com base em tags de interesse
• Venda ingressos para eventos através do seu site com integração de pagamento Stripe
• Gerencie perfis de palestrantes, sessões de agenda e trilhas de eventos para eventos com várias sessões
• Analise as taxas de inscrição, participação e impacto no pipeline no painel de eventos

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Criação e configuração de eventos

Cada evento começa com um registro de evento bem configurado. O formulário do evento no Odoo captura todos os detalhes necessários para inscrição, publicação no site e gerenciamento operacional.

Criando um evento: Navegue até Eventos > Eventos > Novo. O formulário do evento inclui:

• Nome e datas: Título do evento, data/hora de início, data/hora de término e fuso horário
• Local: Endereço físico (para eventos presenciais) ou link de reunião virtual (para eventos online)
• Organizador: A equipe interna ou responsável por este evento
• Responsável: O usuário Odoo que gerencia o registro do evento
• Tags: Tags de classificação para filtragem e relatórios (Webinar, Conferência, Workshop, Feira)
• Inscrições: Se a inscrição é obrigatória, inscrição aberta ou apenas por convite, e o prazo de inscrição

Modelo de evento: para tipos de eventos recorrentes (webinars mensais, workshops trimestrais), crie modelos de eventos. Um modelo de evento preenche previamente a configuração, os modelos de email e os tipos de ingressos que se aplicam a esse tipo de evento. Criar um novo evento a partir de um modelo reduz significativamente o tempo de configuração.

Limites de eventos: Defina limites máximos de inscrição para controlar a capacidade do evento. Quando o máximo é atingido, o formulário de inscrição mostra “Esgotado” e captura uma lista de espera. As inscrições na lista de espera recebem notificações automáticas se a capacidade for adicionada ou se um participante registrado cancelar.

Configuração de evento online: Para eventos virtuais, ative os recursos de Evento Online. Configure o link da plataforma (Zoom, Teams, Google Meet — qualquer URL funciona), se o link será mostrado imediatamente ou apenas no dia do evento, e se deseja enviar o link na confirmação de inscrição, e-mails de lembrete ou ambos.

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Configuração e preços de ingressos

Os eventos podem ter vários tipos de ingressos direcionados a públicos diferentes com preços diferentes. A configuração de ingressos do Odoo lida com tudo, desde inscrições gratuitas em webinars até a emissão complexa de ingressos para conferências em níveis.

Criando tipos de ingresso: Na aba "Ingressos" do evento, adicione os tipos de ingresso. Cada tipo de ingresso possui: nome (entrada geral, antecipado, VIP, palestrante), preço, quantidade máxima (se limitada), datas de início e término da venda e modelo de e-mail de confirmação.

Preços diferenciados: Crie níveis antecipados configurando as datas de término das vendas. O tipo de ingresso antecipado expira em uma data específica – depois disso, apenas o ingresso com preço normal estará disponível. Odoo lida com a transição automaticamente à meia-noite na data limite especificada. Nenhuma intervenção manual necessária.

Eventos gratuitos: Defina o preço do ingresso como 0 para eventos gratuitos. Os inscritos ainda preenchem o formulário de inscrição (capturando suas informações), mas nenhum pagamento é necessário. As inscrições em eventos gratuitos vão diretamente para o status confirmado, sem etapa de pagamento.

Inscrições em grupo: Habilite a inscrição em grupo em tipos de ingressos apropriados para participação em equipe. Uma empresa pode registrar 5 funcionários em um único registro de equipe. Configure o tamanho máximo do grupo e se cada participante precisa fornecer suas próprias informações ou se um contato pode se registrar no grupo.

Venda de ingressos no site: Os ingressos publicados aparecem no formulário de inscrição no site do evento. O formulário mostra os tipos de ingressos disponíveis, preços, capacidade restante e prazo de venda. Os clientes selecionam o tipo de ingresso, inserem as informações de registro e procedem ao pagamento. O site da Odoo se integra ao Stripe para processamento seguro de pagamentos.

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Gerenciamento de registro

O gerenciamento de registros é a principal função operacional do gerenciamento de eventos: rastrear quem se inscreveu, gerenciar seus detalhes e comunicar-se com eles durante todo o ciclo de vida do evento.

Lista de inscrições: Navegue até Eventos > Eventos > [Seu Evento] > Inscrições para ver todas as inscrições. Filtre por tipo de ingresso, status de inscrição (rascunho, confirmado, atendido, cancelado) ou data de inscrição. A lista de inscrição mostra rapidamente os principais campos: nome do participante, empresa, tipo de ingresso, data de inscrição e status do check-in.

Status de registro: Os registros passam pelos status automaticamente. As inscrições preliminares estão incompletas (pagamento não processado para eventos pagos). As inscrições confirmadas concluíram o pagamento ou se inscreveram para um evento gratuito. As inscrições dos participantes foram conferidas no evento. As inscrições canceladas foram revogadas.

Inscrições manuais: Para inscrições fora do site (inscrições por telefone, convites VIP, visitas), crie inscrições manualmente na aba de inscrição do evento. Selecione o tipo de ingresso, insira as informações do participante e defina o status do pagamento. Isso mantém todos os dados de registro em um único sistema, independentemente de como os participantes se registraram.

Importação de inscrições: Após a coleta externa de inscrições (digitalizações de crachás de feiras, formulários em papel, exportações de plataformas de eventos de terceiros), importe as inscrições via CSV. O assistente de importação do Odoo mapeia colunas e desduplica automaticamente os registros existentes.

Perguntas de registro personalizadas: Adicione perguntas personalizadas ao seu formulário de registro para coleta de dados. Exemplos: “Quais os temas que mais lhe interessam?”, “Como ficou sabendo deste evento?”, “Requisitos alimentares” (para eventos presenciais com catering). As respostas são armazenadas em cada registro cadastral e ficam disponíveis para exportação e análise.

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Publicação de eventos no site

Publicar seu evento em seu site Odoo cria uma página de evento profissional com inscrição e pagamento integrados.

Página do site do evento: Cada evento no Odoo tem uma página do site correspondente em suaempresa.com/event/\\\\{event-slug\\\\}. A página inclui: descrição do evento (editor de rich text com suporte para imagens, vídeos e conteúdo formatado), programação, lista de palestrantes, mapa de localização (para eventos presenciais), tipos de ingressos com preços e formulário de inscrição.

Configuração de SEO: Defina as configurações de SEO da página do evento: meta título, meta descrição e imagem Open Graph. Odoo gera URLs amigáveis ​​para SEO automaticamente a partir do nome do evento. A página do evento é renderizada pelo servidor, tornando-a totalmente rastreável por mecanismos de busca e rastreadores de mídia social.

E-mails de anúncios de eventos: Envie e-mails de anúncios de eventos para suas listas de e-mail diretamente do Odoo. O e-mail pode incluir um botão de inscrição no evento com link para o formulário do site. Rastreie aberturas e cliques – os registrantes que clicaram, mas não se registraram, são identificáveis ​​para acompanhamento.

Compartilhamento social: configure os metadados do Open Graph e do Twitter Card nas páginas do evento para que os links compartilhados sejam exibidos corretamente nas mídias sociais. A imagem, o nome, a data e o local do evento são extraídos automaticamente pelas plataformas de mídia social quando alguém compartilha o URL.

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Automação de Comunicação

A comunicação consistente e oportuna antes e depois dos eventos impacta significativamente as taxas de participação e a conversão pós-evento. A automação de e-mail do Odoo cuida da sequência de comunicação sem intervenção manual.

E-mails de confirmação: Configure um e-mail de confirmação automático enviado imediatamente quando um registro for confirmado. A confirmação inclui: nome do evento, data/hora, local ou link da reunião virtual, tipo de ingresso e código QR para check-in. Para eventos pagos, inclua o PDF do recibo/fatura em anexo.

E-mails de lembrete: Programe e-mails de lembrete automatizados em intervalos configuráveis ​​antes do evento. Um webinar pode enviar lembretes: 7 dias antes, 1 dia antes e 1 hora antes. Uma conferência presencial pode enviar lembretes: 3 semanas antes (informações logísticas), 1 semana antes (visualização da agenda) e 1 dia antes (detalhes de última hora). Cada lembrete é um e-mail independente com seu próprio modelo.

Acompanhamento pós-evento: Agende um e-mail de agradecimento enviado automaticamente após o término do evento. Incluir: link para a gravação (para eventos virtuais), slides ou materiais e link para pesquisa de satisfação. Pesquisas pós-evento no Odoo podem capturar classificações de CSAT e feedback qualitativo que contribuem para a melhoria da qualidade do evento.

Notificações de cancelamento: Quando um evento for cancelado ou adiado, envie notificações automáticas para todos os inscritos confirmados. Se forem necessários reembolsos, o fluxo de cancelamento no Odoo pode acionar a geração de notas de crédito para bilhetes pagos.

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Check-in e acompanhamento de presença

O rastreamento preciso da participação no próprio evento fornece os dados necessários para análise de ROI pós-evento e segmentação de acompanhamento.

Check-in com código QR: Cada e-mail de confirmação de registro inclui um código QR exclusivo. No local do evento, use o aplicativo móvel Odoo Events (iOS ou Android) para escanear os códigos QR conforme os participantes chegam. A digitalização altera o status do registro de “Confirmado” para “Atendido” em tempo real. O aplicativo funciona offline e sincroniza quando a conectividade é restaurada.

Check-in manual: Para eventos onde a leitura de QR não é prática, a equipe pode usar o aplicativo móvel Odoo ou a interface da web para pesquisar os participantes pelo nome e fazer check-in manualmente.

Impressão de crachás: configure modelos de crachás para eventos presenciais. Quando um registro é registrado, um crachá é impresso automaticamente em uma impressora conectada. Os crachás podem incluir o nome do participante, empresa, tipo de ingresso (útil para gerenciamento de pista VIP) e um código QR exclusivo para check-in de sessão em conferências multicanais.

Check-in de sessão: para eventos de várias sessões, configure o check-in no nível da sessão. Cada sessão tem sua própria lista de check-in. Os participantes escaneiam o código QR do crachá ao entrar em cada sessão. Isso fornece dados de participação no nível da sessão – essenciais para entender quais tópicos repercutem em seu público.

Análise de não comparecimento: Após o evento, o relatório de presença mostra inscritos x atendidos para cada tipo de ingresso. As taxas de não comparecimento são normais (normalmente 20-40% para eventos gratuitos), mas as altas taxas de não comparecimento sinalizam problemas com a relevância do evento, comunicação ou logística que devem ser resolvidos.

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Integração de CRM e geração de leads

Os eventos são uma fonte significativa de novos pipelines. Odoo Events converte participantes em leads de CRM automaticamente com base em regras configuráveis.

Criação automática de leads: Configure regras de geração de leads no evento. Quando um registro é confirmado (ou quando um participante faz check-in), o Odoo cria automaticamente um lead de CRM vinculado ao registro de contato do participante. As tags, o estágio e o vendedor atribuído do lead são configuráveis ​​na regra.

Segmentação com base em interesses: Os participantes que selecionaram tags de interesse específicas durante o registro recebem tags de lead correspondentes no CRM. Isso permite que os vendedores vejam imediatamente em quais tópicos ou produtos cada lead manifestou interesse, possibilitando conversas de acompanhamento mais relevantes.

Roteamento de leads: configure regras de roteamento de leads com base no tipo de ticket ou nas perguntas de registro. Os titulares de ingressos VIP podem ser atribuídos a executivos de contas seniores. Os participantes que indicaram que avaliarão o software nos próximos 30 dias poderão receber maior prioridade e serem encaminhados para a equipe de resposta mais rápida.

Atribuição de campanha: Vincule seu evento a uma campanha de marketing Odoo para atribuição baseada em UTM. Os leads gerados por meio do registro do evento são atribuídos à campanha do evento, permitindo calcular o pipeline de receita gerado em cada evento – a métrica definitiva de ROI.

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Gerenciamento de conferência multitrilha

Para conferências com vários canais, sessões e palestrantes, Odoo Events fornece ferramentas dedicadas para gerenciamento de estruturas de eventos complexos.

Trilhas de eventos: Crie trilhas de conferência representando fluxos de conteúdo (Trilha Técnica, Trilha de Negócios, Trilha Executiva). Cada faixa tem sua própria cor, programação e programação de alto-falantes. A página do evento no site exibe uma grade de programação visual organizada por faixa e horário.

Gerenciamento de sessões: Crie sessões individuais dentro de faixas. Cada sessão possui: título, descrição, duração, trilha, palco (planejado, confirmado, cancelado) e palestrantes. O site exibe a programação da sessão em uma grade filtrável – os participantes podem filtrar por faixa, dia ou palestrante.

Gerenciamento de palestrantes: Crie perfis de palestrantes com biografia, foto e afiliação à empresa. Vincule palestrantes às suas sessões. Os perfis dos palestrantes aparecem na página do site do evento e nas páginas de detalhes da sessão. Para eventos recorrentes, reutilize perfis de palestrantes em vários eventos.

Gerenciamento de patrocinadores: Configure patrocinadores de eventos em diferentes níveis (Platinum, Gold, Silver). Os logotipos dos patrocinadores aparecem na página do site do evento. Ingressos específicos para patrocinadores (por exemplo, ingressos para expositores) podem ser criados com benefícios e limites personalizados.

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Perguntas frequentes

O Odoo Events pode lidar com eventos híbridos com participantes presenciais e virtuais?

Sim. Crie tipos de ingresso separados para atendimento presencial (Ingresso Físico) e online (Ingresso Virtual). Configure diferentes e-mails de confirmação para cada um – os ingressos presenciais incluem informações do local e código QR para check-in; os ingressos virtuais incluem o link da reunião. Ambos os tipos de ingressos são registrados por meio do mesmo formulário do site, e ambos os segmentos de participantes são rastreados na mesma lista de inscrições para análise pós-evento.

Como o Odoo lida com reembolsos de eventos quando os inscritos cancelam?

Quando uma inscrição paga for cancelada, gere uma nota de crédito a partir do registro de inscrição. A nota de crédito está vinculada à fatura original e pode ser reembolsada na forma de pagamento original do participante (se utilizar integração Stripe) ou emitida como crédito aplicável a eventos futuros. Configure uma política de cancelamento (por exemplo, reembolso total se cancelado com mais de 14 dias de antecedência, reembolso de 50% se 7 a 14 dias, nenhum reembolso dentro de 7 dias) e o Odoo aplicará o valor de reembolso apropriado automaticamente.

Podemos integrar o Odoo Events com plataformas de registro de terceiros, como Eventbrite?

Odoo foi projetado como um sistema completo de gerenciamento de eventos, portanto, a maioria das empresas o utiliza como plataforma principal, em vez de junto com a Eventbrite. Para eventos já existentes na Eventbrite, você pode exportar inscrições e importá-las para o Odoo. Integrações personalizadas por meio da API Odoo podem sincronizar registros de plataformas externas automaticamente. A ECOSIRE criou conectores de sincronização Eventbrite-to-Odoo para clientes que gerenciam a transição.

Como o Odoo Events lida com a capacidade de eventos no site em tempo real?

A disponibilidade de ingressos é atualizada em tempo real no site. Quando um ingresso se esgota, o site substitui automaticamente o botão de inscrição por uma mensagem “Esgotado” e, opcionalmente, um formulário de lista de espera. Isso evita vendas excessivas sem a necessidade de qualquer monitoramento manual. A atualização em tempo real acontece no nível do banco de dados, portanto, mesmo registros simultâneos durante eventos de alto tráfego são tratados corretamente.

O Odoo pode gerar certificados de presença para participantes do evento?

Sim. Crie um modelo de documento de certificado de presença usando o construtor de relatórios do Odoo. Após o evento, gere e envie certificados por e-mail para todos os participantes (status Participante) com uma única ação em lote. O certificado inclui o nome do participante, nome do evento, data e quaisquer outros detalhes relevantes do registro de inscrição. Para eventos com crédito CPD/CEU, personalize o modelo de certificado para incluir as informações relevantes de desenvolvimento profissional.

Como medimos o ROI do evento no Odoo?

Odoo fornece múltiplas métricas de ROI de eventos. A receita de inscrição é monitorada diretamente (total de vendas de ingressos versus custos do evento). A atribuição de pipeline mostra oportunidades de CRM criadas a partir de leads de eventos e a receita esperada associada. A receita ganha mostra negócios fechados a partir de leads gerados por eventos em um período subsequente. Navegue até Eventos > Relatórios para essas análises. Para obter um ROI completo, compare o custo total do evento (receita de ingressos recebida, menos as despesas do evento registradas na contabilidade) com o pipeline e a receita fechada atribuída ao evento.

Os participantes podem gerenciar suas próprias inscrições por meio de um portal de autoatendimento?

Sim. Os participantes registrados que são usuários do portal podem visualizar e gerenciar seus registros no portal do cliente Odoo. Eles podem atualizar suas informações de registro, baixar sua confirmação e código QR e (se sua política permitir) cancelar seu registro. Isso reduz o volume de perguntas do tipo “Não recebi meu e-mail de confirmação”, que normalmente ocupam o tempo da equipe do evento nos dias anteriores ao evento.

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Próximas etapas

Odoo Events transforma o gerenciamento de eventos de uma coleção de ferramentas desconectadas e processos manuais em um sistema único e integrado que captura leads, rastreia a participação e mede automaticamente o impacto do pipeline. Para empresas que realizam eventos regularmente, essa integração elimina horas de disputa de dados pós-evento por evento.

ECOSIRE implementa Odoo Events para empresas B2B, associações profissionais, provedores de treinamento e organizadores de conferências. Nossa implementação inclui configuração do site do evento, design do fluxo de trabalho de registro, configuração da integração de CRM e treinamento de equipe para coordenadores de eventos.

Visite nossa página de serviços Odoo para explorar as opções de implementação de módulos de eventos ou navegue em nossos módulos de mercado para extensões de gerenciamento de eventos, incluindo criadores avançados de agenda, integrações de plataformas de eventos virtuais e ferramentas de geração de certificados para Odoo 19 Enterprise.