Aprovações Odoo: configurando fluxos de trabalho de aprovação

Cada organização tem decisões que requerem autorização antes da ação. Pedidos de compra acima de um limite. Reembolsos de despesas acima de um limite. Aprovações de descontos. Solicitações de despesas de capital. Ações de pessoal como contratação, alterações salariais ou folga além de um determinado período. Sem um sistema de aprovação estruturado, estas decisões são tomadas através de cadeias de e-mail informais que são lentas, inconsistentes, não documentadas e impossíveis de auditar. O módulo Odoo 19 Enterprise Approvals fornece um sistema de fluxo de trabalho de aprovação configurável e de vários níveis que padroniza os processos de autorização em toda a sua organização - com documentação completa, acesso móvel e integração com os módulos onde o trabalho realmente acontece.

Este guia cobre a configuração completa do Odoo Approvals: tipos de aprovação, configuração do aprovador, cadeias multiníveis, experiência do solicitante, aprovações móveis, integração com outros módulos Odoo e análises de aprovação. No final, você terá um plano para substituir processos informais de aprovação por fluxos de trabalho estruturados e auditáveis.

Principais conclusões

Configurar tipos de aprovação para cada processo de negócios que requer autorização

Projetar cadeias de aprovação multinível sequenciais e paralelas com roteamento condicional

Configure o escalonamento automático quando as aprovações estiverem atrasadas

Ativar notificações push por e-mail e dispositivos móveis para aprovações pendentes

Integrar aprovações com compras, despesas, RH e processos de negócios personalizados

Manter uma trilha de auditoria de aprovação completa para conformidade e governança

Dê aos solicitantes visibilidade do status da solicitação de aprovação em tempo real

Analisar tempos de ciclo de aprovação e identificação de gargalos por meio de relatórios

Compreendendo a arquitetura do módulo de aprovações

O módulo Odoo Approvals é construído em torno de três conceitos: Tipos de aprovação (o que pode ser aprovado), Solicitações de aprovação (instâncias de autorização individuais) e Aprovadores (quem pode autorizar).

Tipos de aprovação como modelos: Cada tipo de aprovação define uma categoria de decisão que requer autorização. Os tipos de aprovação comuns incluem: solicitação de compra (acima de US$ 5.000), relatório de despesas (acima de US$ 500), autorização de horas extras, aprovação de desconto (acima de 15%), despesas de capital, integração de novos fornecedores e alteração salarial de funcionários. Os tipos de aprovação são modelos – cada solicitação individual desse tipo segue o mesmo roteamento e critérios definidos no modelo.

Solicitações como instâncias: quando um funcionário inicia uma aprovação, ele cria uma "Solicitação de aprovação" — uma instância do tipo de aprovação relevante. A solicitação inclui os detalhes específicos (valor, produto, funcionário, datas) e segue o roteiro definido no modelo de tipo de aprovação. Cada solicitação tem seu próprio ciclo de vida: Rascunho > Enviado > Aprovado/Recusado, com carimbos de data/hora e atribuição do usuário em cada etapa.

Aprovadores e a cadeia de aprovação: Aprovadores são os usuários que revisam e autorizam (ou recusam) solicitações de aprovação. A cadeia de aprovação define a sequência de aprovadores: quem deve aprovar, em que ordem e se todos os aprovadores de um nível devem aprovar ou apenas um. As cadeias multiníveis podem passar por um gerente de departamento, depois por um diretor de departamento e depois pelo CFO – com a aprovação de cada nível acionando o próximo.

Criando tipos de aprovação

Navegue até Aprovações > Configuração > Tipos de aprovação > Novo para criar um novo tipo de aprovação. O formulário de configuração abrange todos os aspectos do fluxo de trabalho de aprovação.

Configuração básica:

Nome: Nome claro e específico (por exemplo, "Solicitação de compra — Mais de US$ 5.000" em vez de apenas "Solicitação de compra")
Categoria: Classifique os tipos de aprovação para filtragem e relatórios (Financeiro, RH, Operacional, TI)
Aprovação do gerente: alterne se o gerente direto do solicitante deve aprovar (adiciona uma aprovação automática de primeiro nível com base na hierarquia organizacional)
Aprovações automatizadas: se as solicitações podem ser aprovadas automaticamente se os critérios forem atendidos (por exemplo, valores abaixo de um limite secundário não precisam de aprovação)
Expiração: se as solicitações de aprovação expiram após um tempo definido se não forem atendidas

Contatos de aprovação (aprovadores): Adicione os usuários ou grupos de usuários específicos que devem aprovar solicitações desse tipo. Opções de configuração para cada aprovador:

Tipo de aprovação: Obrigatório (deve ser aprovado), Opcional (pode aprovar, mas não é obrigatório) ou Apenas recusar (pode recusar, mas não aprovar — útil para revisores de conformidade)
Sequência: a ordem em que os aprovadores recebem a solicitação em fluxos de trabalho sequenciais
Notificação por e-mail: Se deve ser notificado por e-mail quando sua aprovação for necessária

Produtos e formulários de aprovação: adicione campos personalizados ao formulário de solicitação de aprovação para esse tipo. Um tipo de solicitação de compra pode exigir: nome do fornecedor, justificativa comercial, código de orçamento e cotações anexadas. Um tipo de Despesa de Capital pode exigir: código do projeto, cálculo de ROI e declaração de aprovação do gerente. Os campos personalizados ficam visíveis em todas as solicitações desse tipo, garantindo informações completas antes da revisão.

Cadeias de aprovação sequenciais vs. paralelas

A estrutura da cadeia de aprovação determina como as solicitações fluem pela sua organização.

Aprovação sequencial: Os aprovadores são notificados um de cada vez em sequência. O nível 1 (gerente direto) recebe a solicitação primeiro. Após a aprovação, o Nível 2 (diretor de departamento) é notificado. Após a aprovação do Nível 2, o Nível 3 (CFO ou CEO) é notificado. Cada aprovador age somente após a aprovação do nível anterior, evitando o excesso de notificações e garantindo que cada aprovador saiba que o nível anterior revisou a solicitação.

Aprovação paralela: todos os aprovadores de um nível são notificados simultaneamente. Qualquer um deles pode aprovar (ou todos devem aprovar — configurável). Isso é apropriado quando as aprovações podem ocorrer em qualquer ordem ou quando os aprovadores de backup devem estar disponíveis se o aprovador principal estiver indisponível. Uma cadeia de aprovação paralela com três gerentes de TI notificados simultaneamente garante que uma solicitação de acesso ao sistema possa ser aprovada mesmo se dois gerentes estiverem viajando.

Cadeias mistas: Combine sequencial e paralelo na mesma cadeia. O nível 1 é o gestor direto (sequencial — obrigatório). O nível 2 são dois responsáveis pela segurança de TI (paralelos – qualquer um pode aprovar). O nível 3 é o CISO (sequencial – obrigatório). Essa flexibilidade lida com requisitos complexos de autorização do mundo real.

Roteamento condicional: para tipos de aprovação em que o roteamento depende dos detalhes da solicitação, use as regras de automação do Odoo para modificar a cadeia de aprovação com base nos valores da solicitação. Solicitações acima de US$ 50.000 são direcionadas para uma cadeia mais longa do que solicitações entre US$ 5.000 e US$ 50.000. Solicitações do departamento de P&D são encaminhadas ao CTO; solicitações do encaminhamento de vendas para o vice-presidente de vendas. Esse roteamento condicional mantém os tipos de aprovação únicos flexíveis em diferentes cenários.

Experiência do Solicitante

A experiência do funcionário para criar e rastrear solicitações de aprovação é fundamental para a adoção. Sistemas de aprovação complexos e confusos são ignorados – anulando o seu propósito.

Criando uma solicitação: Navegue até Aprovações > Minhas solicitações > Nova solicitação. Selecione o tipo de aprovação em um menu suspenso. O formulário é pré-preenchido com os campos personalizados definidos para esse tipo. Preencha as informações necessárias, anexe todos os documentos comprovativos (cotações, recibos de despesas, justificativa de desempenho) e envie.

Acompanhamento do status da solicitação: após o envio, o solicitante pode ver o status atual da solicitação no painel Aprovações: qual aprovador a possui atualmente, há quanto tempo ela está aguardando e o histórico de aprovação até o momento. Não há necessidade de enviar e-mails aos gerentes perguntando "Você já aprovou minha solicitação?" — o status é visível rapidamente.

Notificações por e-mail: os solicitantes recebem notificações por e-mail sobre as principais alterações de status: confirmação de envio, cada aprovação ou recusa com o nome do aprovador e quaisquer comentários, e aprovação ou recusa final. Os e-mails de notificação incluem um link direto para a solicitação de acesso rápido.

Comentários de aprovação: os aprovadores podem adicionar comentários ao aprovar ou recusar. Esses comentários ficam visíveis para o solicitante e são preservados na trilha de auditoria de aprovação. Uma solicitação recusada com um comentário explicando o motivo fornece ao solicitante um feedback prático para reenvio.

Reenvio após recusa: Quando uma solicitação é recusada, o solicitante pode corrigir os problemas subjacentes e reenviar. O reenvio inicia uma nova cadeia de aprovação, mas mantém o histórico da tentativa anterior — os aprovadores podem ver que se trata de um reenvio e o que foi alterado.

Experiência do aprovador

Os aprovadores precisam de uma maneira fácil de revisar e agir em solicitações pendentes. Atrasos no processo de aprovação retardam os negócios.

Painel de aprovação: Navegue até Aprovações > Para aprovar para ver todas as solicitações pendentes aguardando sua aprovação. A lista mostra: tipo de solicitação, solicitante, data de envio, tempo de espera e informações resumidas. Um clique abre os detalhes da solicitação para revisão.

Aprovação por e-mail: As notificações por e-mail incluem um resumo da solicitação e dois botões: Aprovar e Recusar. Os aprovadores podem agir sem fazer login no Odoo – clicar no botão no e-mail abre uma interface de aprovação mínima (ou age diretamente se estiver configurado para aprovação com um clique). Isto é particularmente valioso para executivos ocupados que não moram em Odoo.

Aprovação do celular: O aplicativo móvel Odoo mostra aprovações pendentes na central de notificações. Os aprovadores recebem notificações push quando uma nova solicitação requer sua atenção. Revise e aprove diretamente do telefone com um único toque.

Delegação de aprovações: quando um aprovador não estiver disponível (férias, viagens, licença médica), configure uma delegação — outro usuário recebe responsabilidades de aprovação por um período definido. A substituição é documentada, mantendo a responsabilidade e garantindo que as aprovações não fiquem paralisadas indefinidamente.

Aprovações em massa: quando diversas solicitações semelhantes estiverem pendentes (por exemplo, relatórios de despesas de final de mês), selecione diversas solicitações na lista e aprove-as em lote. Para aprovações de rotina em que cada revisão individual não é necessária, a aprovação em massa reduz drasticamente o tempo do aprovador.

Escalação e gerenciamento de atrasos

As solicitações de aprovação que ficam sem resposta são um gargalo que frustra os solicitantes e diminui a velocidade dos negócios.

Tempo de escalonamento: Configure uma política de escalonamento para cada tipo de aprovação: se não houver ação dentro de X horas, envie um lembrete ao aprovador. Se ainda não houver ação após Y horas, encaminhe para o gerente do aprovador. Esse escalonamento automático garante que as aprovações nunca sejam ignoradas silenciosamente.

Visibilidade em atraso: Os gerentes de aprovação podem visualizar todas as solicitações em atraso em toda a organização, filtrando por tipo de aprovação, aprovador ou tempo de espera. Esta visibilidade permite uma intervenção proativa antes que os atrasos se tornem bloqueadores.

Monitoramento de SLA: Configure metas de SLA para cada tipo de aprovação (por exemplo, todas as aprovações de despesas devem ser processadas dentro de 24 horas úteis; todas as solicitações de compra abaixo de US$ 1.000 dentro de 4 horas). Acompanhe a conformidade do SLA em relatórios de aprovação para identificar aprovadores ou tipos de aprovação com atrasos crônicos.

Modo férias: quando os usuários se definem como ausentes no Odoo, as solicitações de aprovação atribuídas a eles podem ser automaticamente redirecionadas para o aprovador de backup designado. Isso evita o backup das filas de aprovação durante ausências planejadas.

Integração com outros módulos Odoo

O verdadeiro poder do Odoo Approvals é a sua integração com módulos operacionais onde são tomadas as decisões de negócios reais.

Aprovações de compras: configure o módulo Compra para exigir aprovação para pedidos acima de um limite. Quando um vendedor ou comprador cria um pedido de compra acima de US$ 5.000, ele fica bloqueado para edição e uma solicitação de aprovação de compra é gerada automaticamente, encaminhando pela cadeia definida. O pedido de compra só é executável após a aprovação ser concedida.

Aprovações de despesas: O módulo Expense possui integração de aprovação integrada. Os relatórios de despesas geram automaticamente solicitações de aprovação quando enviados. Configure a aprovação multinível para grandes relatórios de despesas (por exemplo, aprovação do gerente para valores de até US$ 1.000, aprovação do diretor para US$ 1.000 a US$ 5.000, aprovação do CFO acima de US$ 5.000).

Aprovações de RH: Conecte o módulo Aprovações às ações de RH: horas extras além de 10 horas por semana acionam uma solicitação de aprovação ao gerente de RH; folga superior a 5 dias consecutivos requer aprovação do gerente e do diretor de RH; as solicitações de alteração salarial exigem a aprovação do chefe do departamento e do diretor de RH.

Aprovações personalizadas: Para processos de negócios sem integração nativa do módulo Odoo, use o módulo Aprovações como um processo independente. Qualquer funcionário pode enviar uma solicitação de aprovação personalizada para qualquer decisão de negócios que não tenha um fluxo de trabalho de módulo dedicado. Essa flexibilidade significa que o Approvals se torna a camada de governança universal para sua organização.

Trilha de auditoria e conformidade

Um dos valores fundamentais de um sistema de aprovação formal é a trilha de auditoria que ele cria.

Histórico completo de aprovação: Toda solicitação de aprovação mantém um histórico completo: quem a criou, quando, com quais informações; quem foi notificado em cada nível; quem aprovou ou recusou, quando e quais comentários foram adicionados; e o resultado final. Esta história é imutável – não pode ser editada após o fato.

Exportar para auditorias: Para conformidade regulatória, auditorias financeiras ou conformidade com SOX, exporte registros de aprovação como PDF ou Excel. Filtre por período, tipo de aprovação ou aprovador para produzir exatamente o pacote de evidências necessário. A exportação inclui todos os detalhes da solicitação e o histórico completo da cadeia de aprovação.

Evidência de segregação de funções: para controles financeiros que exigem segregação de funções (a pessoa que cria uma solicitação de compra não pode ser a mesma pessoa que a aprova), configure os tipos de aprovação para excluir automaticamente o solicitante da cadeia de aprovação. O histórico de aprovação fornece evidências de que a segregação exigida foi mantida.

Conformidade com políticas: com o tempo, o histórico de aprovação mostra se suas políticas de autorização estão sendo seguidas de forma consistente. Se os pedidos de compra forem aprovados regularmente acima do limite por indivíduos não autorizados, o módulo de aprovação captura isso – permitindo a aplicação da política em vez de apenas a existência da política.

Análise e relatórios de aprovação

Relatórios de volume de aprovação: Navegue até Aprovações > Relatórios > Análise de aprovação. Visualize o número de solicitações por tipo, período, departamento solicitante e status. Compreender o volume por tipo identifica quais processos são mais ativos e, portanto, mais impactantes para otimizar.

Análise do tempo de ciclo: Meça quanto tempo as solicitações levam para passar por cada nível de aprovação. Identifique gargalos — tipos de aprovação ou aprovadores específicos com tempos de ciclo consistentemente longos. Use esses dados para conversas de coaching (aprovadores que atrasam com frequência), redesenho de processos (cadeias de aprovação que são muito longas para o risco envolvido) ou decisões de pessoal (cargas de aprovação que excedem a capacidade de uma pessoa).

Análise de recusa: Acompanhe as taxas de recusa por tipo de aprovação e aprovador. As elevadas taxas de recusa indicam que os requerentes estão a submeter pedidos não conformes (formação ou questão de clareza) ou que os critérios de aprovação são demasiado rigorosos para as necessidades empresariais (é necessária uma revisão da política). Taxas baixas de recusa podem indicar aprovação — os aprovadores não se envolvem de forma significativa com as solicitações.

Perguntas frequentes

Os tipos de aprovação podem ser configurados de forma diferente para departamentos diferentes?

Sim. Crie variantes de tipo de aprovação para cada departamento ou use um único tipo com regras de roteamento condicionais. Por exemplo, um tipo de aprovação "Solicitação de viagem" pode encaminhar solicitações do departamento de TI para o diretor de TI enquanto encaminha solicitações do departamento de vendas para o vice-presidente de vendas — usando regras de automação que detectam o departamento do solicitante e modificam a cadeia de aprovadores de acordo.

As aprovações podem ser configuradas para aprovar automaticamente pequenas solicitações abaixo de um limite?

Sim. Configure regras de aprovação automatizadas que aprovam solicitações abaixo de um limite sem revisão humana. Despesas abaixo de US$ 50 podem ser aprovadas automaticamente; solicitações entre US$ 50 e US$ 500 exigem aprovação do gerente; solicitações acima de US$ 500 exigem aprovação do diretor. A aprovação automática é registrada no histórico de solicitações, mantendo a trilha de auditoria e eliminando atritos desnecessários para solicitações rotineiras e de baixo risco.

Como o Odoo lida com solicitações de aprovação quando um aprovador está de férias?

Configure a delegação de ausência temporária nas configurações do usuário. Quando um usuário se marca como ausente, todas as suas solicitações de aprovação pendentes são automaticamente transferidas para o delegado designado durante o período de ausência. Novas solicitações que normalmente seriam roteadas para eles também serão roteadas para o delegado durante esse período. Quando o usuário retorna e cancela o status de ausência temporária, o roteamento volta ao normal.

Podemos configurar fluxos de trabalho de aprovação que exigem documentos diferentes para valores de solicitação diferentes?

Sim. Use campos obrigatórios condicionais no formulário de solicitação de aprovação. Configure uma regra: se o valor solicitado ultrapassar US$ 10.000, o campo "Cotações do fornecedor (3 obrigatórias)" torna-se obrigatório. Abaixo desse limite, é opcional. Isso garante documentação adequada para solicitações de alto valor, sem sobrecarregar solicitações pequenas com papelada desnecessária.

Existe uma maneira de ver o valor total de aprovações pendentes em toda a organização?

Sim. O relatório Análise de Aprovação pode ser filtrado para mostrar apenas solicitações “Pendentes” e agrupadas por tipo de aprovação. Se seus tipos de aprovação incluírem campos de valor (o que deveria acontecer para aprovações financeiras), você poderá somar os valores das solicitações pendentes para ver a exposição financeira total aguardando aprovação. Essa visão agregada é valiosa para previsões de tesouraria e fluxo de caixa.

O Odoo pode enviar notificações de aprovação via WhatsApp ou Slack em vez de e-mail?

Notificações por e-mail e push (via aplicativo móvel) são os canais de notificação padrão. Para notificações do WhatsApp, a integração do WhatsApp do Odoo 19 Enterprise pode ser configurada para enviar notificações de aprovação via WhatsApp para aprovadores que preferem este canal. Para o Slack, regras de automação personalizadas podem ser postadas em um webhook do Slack quando uma nova aprovação é criada, acionando uma mensagem do Slack. Essas integrações exigem configuração adicional, mas são suportadas pelos recursos de automação e webhook do Odoo.

Como podemos garantir que as decisões aprovadas sejam realmente implementadas corretamente?

As aprovações no Odoo são projetadas para controlar ações posteriores. Para tipos de aprovação integrados ao módulo (Compra, Despesas), o registro subjacente fica bloqueado até que a aprovação seja concedida — simplesmente não pode ser processado de outra forma. Para solicitações de aprovação independentes, a implementação depende do design do seu processo. Configure uma atividade de "Próxima Ação" na solicitação após a aprovação que atribui a tarefa de implementação à pessoa relevante, criando responsabilidade pelo acompanhamento.

Próximas etapas

O Odoo Approvals substitui processos de autorização informais baseados em e-mail por fluxos de trabalho estruturados, documentados e acessíveis em dispositivos móveis que proporcionam à sua organização a governança necessária sem criar atrasos burocráticos. Quando os processos de aprovação são automatizados, mensuráveis e integrados aos sistemas onde o trabalho acontece, as organizações avançam mais rapidamente e com melhores controles.

ECOSIRE configura o Odoo Approvals como parte de implementações mais amplas do Odoo, projetando fluxos de trabalho de aprovação que atendem aos seus requisitos de governança e hierarquia de autorização. Nossa implementação inclui design de tipo de aprovação para todos os principais processos de negócios, integração com seus módulos Odoo existentes e treinamento para aprovadores e solicitantes.

Visite nossa página de serviços Odoo para saber mais sobre a implementação do fluxo de trabalho de aprovação ou navegue em nossos módulos de mercado para extensões de aprovação, incluindo roteamento condicional avançado, acesso de aprovador externo e painéis de relatórios de conformidade para Odoo 19 Enterprise.

Odoo Approvals: Configuring Approval Workflows