Aprovações Odoo: Automatize fluxos de trabalho de solicitação de negócios

Cada organização tem solicitações que precisam de autorização antes de prosseguir — solicitações de compra, aprovações de despesas, solicitações de acesso, exceções de políticas, alocações orçamentárias. Quando eles fluem por e-mail ou chat, eles se perdem, atrasam e ficam sem responsabilidade. O módulo Odoo Approvals cria fluxos de trabalho de solicitação estruturados com cadeias de aprovação definidas, roteamento automático e trilhas de auditoria completas.

Configurando tipos de aprovação

Categorias de aprovação comuns

Crie tipos de aprovação para cada categoria de solicitação na sua organização:

• Solicitações de compra — os funcionários solicitam itens ou serviços com justificativa orçamentária
• Aprovações de despesas — relatórios de despesas que exigem aprovação do gerente e do financeiro
• Solicitações de viagens — viagens de negócios que exigem pré-aprovação com itinerário e orçamento
• Solicitações de orçamento — solicitações de alocação orçamentária adicional
• Solicitações de acesso — acesso ao sistema, acesso ao edifício ou verificação de equipamentos
• Exceções à política — solicitações para se desviar das políticas padrão com justificativa
• Aprovações de documentos — contratos, propostas ou publicações que exigem aprovação

Configurando cada tipo

Para cada tipo de aprovação, defina: um modelo de descrição (quais informações o solicitante deve fornecer), campos obrigatórios versus campos opcionais, número mínimo de aprovadores, aprovadores específicos ou aprovação por função (gerente, chefe de departamento, financeiro), notificações automáticas em cada etapa e prazo/SLA para resposta.

Cadeias de aprovação

Aprovação de nível único

A configuração mais simples: o solicitante envia, um aprovador analisa. Adequado para solicitações de baixo risco, como pedidos de material de escritório ou relatórios de despesas menores.

Aprovação multinível

Solicitações complexas são roteadas por vários aprovadores em sequência:

1. O gerente direto analisa e aprova
2. Chefe de departamento valida impacto orçamentário
3. Finance confirms funding availability
4. Aprovação final do vice-presidente ou diretor

Cada nível recebe a solicitação somente após a aprovação do nível anterior. Se algum nível rejeitar, o solicitante será notificado com o motivo.

Roteamento Condicional

Encaminhe solicitações para diferentes aprovadores com base em critérios: solicitações de compra abaixo de US$ 500 vão apenas para o gerente, US$ 500 a US$ 5.000 adicionam aprovação financeira, acima de US$ 5.000 adicionam aprovação de VP. Isso evita gargalos para solicitações pequenas, ao mesmo tempo que mantém a supervisão das solicitações grandes.

O ciclo de vida da solicitação

Envio

Os funcionários criam as solicitações por meio de um formulário simples: selecione o tipo de aprovação, preencha as informações necessárias (descrição, valor, justificativa, anexos) e envie. O sistema encaminha automaticamente para o primeiro aprovador.

Análise

Os aprovadores recebem notificações por e-mail e no aplicativo. A interface de revisão mostra: os detalhes completos da solicitação, quaisquer documentos de apoio, o histórico do solicitante (solicitações anteriores, taxas de aprovação) e botões de aprovação/rejeição/solicitação de alterações.

Rastreamento

Tanto os solicitantes quanto os aprovadores veem o status em tempo real: pendente, aprovado no nível 1 de 3, rejeitado com motivo ou concluído. Uma linha do tempo completa mostra todas as ações realizadas na solicitação.

Integração com outros módulos

Compra: as solicitações de compra aprovadas criam automaticamente RFQs ou pedidos de compra no módulo Compra, eliminando a reentrada.

Despesas: as aprovações de despesas são inseridas no módulo Despesas para processamento de reembolsos e lançamentos contábeis.

RH: solicitações de folga e outras aprovações relacionadas a RH são integradas aos módulos de folga e RH.

Accounting: Budget-impacting approvals check against available budgets and flag over-budget requests.

Relatórios e análises

• Tempo do ciclo de aprovação — tempo médio desde o envio até a decisão final, por tipo
• Identificação de gargalos — quais aprovadores demoram mais para responder
• Taxas de aprovação — percentual de solicitações aprovadas vs. rejeitadas, por tipo e departamento
• Tendências de volume — solicite volumes ao longo do tempo, útil para planejamento de capacidade

Melhores práticas

1. Mantenha cadeias de aprovação curtas — cada nível adicional adiciona atraso sem redução proporcional de risco
2. Defina SLAs de resposta e escale automaticamente quando os prazos passarem
3. Use roteamento condicional para manter solicitações simples rápidas
4. Exigir justificativa para rejeições para criar responsabilidade
5. Revise e simplifique as cadeias de aprovação trimestralmente — remova níveis desnecessários
6. Forneça acesso móvel para que os aprovadores possam responder sem estar em suas mesas

Nosso serviço de implementação Odoo projeta fluxos de trabalho de aprovação adequados à sua estrutura organizacional.

Perguntas frequentes

Os aprovadores podem delegar sua autoridade?

Sim. Os aprovadores podem configurar regras de delegação para períodos em que estão indisponíveis, direcionando as solicitações para um aprovador substituto. Isso evita atrasos durante férias ou viagens de negócios.

Suporta aprovações paralelas?

Sim. Configure tipos de aprovação onde vários aprovadores devem aprovar (lógica AND) ou onde qualquer aprovador é suficiente (lógica OR). A aprovação paralela reduz o tempo de ciclo para decisões de múltiplas partes interessadas.

Podemos criar formulários de aprovação personalizados?

Absolutamente. Cada tipo de aprovação possui um formulário personalizável com campos específicos para esse tipo de solicitação – campos de texto, menus suspensos, campos numéricos, campos de data e anexos de arquivos.

Como são tratadas as solicitações rejeitadas?

As solicitações rejeitadas retornam ao solicitante com o motivo da rejeição. O solicitante pode modificar e reenviar ou abandonar a solicitação. A história completa é preservada.