Planejamento e execução de migração de CRM: um manual completo

As migrações de CRM falham a uma taxa de 30 a 50 por cento, de acordo com a Forrester. O modo de falha mais comum não é técnico – é organizacional. A perda de dados, a interrupção do fluxo de trabalho, a resistência do usuário e o planejamento inadequado são responsáveis ​​pela grande maioria das falhas de migração. A ironia é que as organizações migram CRMs para melhorar suas operações de vendas, mas uma migração mal executada, na verdade, atrasa de 6 a 12 meses.

Este manual fornece uma estrutura completa para a migração de CRM, desde a decisão inicial até a otimização pós-migração.

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Antes de migrar: valide a decisão

Lista de verificação de justificativa de migração

Confirme se a migração é a decisão certa (não apenas personalizar ou otimizar seu CRM atual):

• [] O CRM atual não pode suportar requisitos críticos de negócios (não apenas "bom ter")
• [] Os custos de personalização excedem o custo de migração para uma plataforma mais adequada
• [] O fornecedor está encerrando a plataforma atual ou aumentando significativamente os preços
• [] Os requisitos de integração não podem ser atendidos com a plataforma atual
• [] A análise do custo total de propriedade favorece a migração em vez da permanência (visão de 5 anos)
• [] O patrocinador executivo está comprometido com o investimento em gestão de mudanças
• [] O cronograma permite um planejamento adequado (mínimo de 3 a 6 meses)

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Fase 1: Descoberta e Planejamento (Semanas 1 a 6)

Avaliação do estado atual

Documente tudo sobre o seu CRM atual antes de alterar qualquer coisa:

Modelo de inventário de dados

Plano de Projeto de Migração

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Fase 2: Preparação de Dados (Semanas 4 a 14)

Prioridade de limpeza de dados

Limpe os dados antes da migração, não depois. A limpeza pós-migração é 3 a 5 vezes mais cara.

Mapeamento de dados

Mapeie todos os campos do CRM de origem ao destino:

O que NÃO migrar

Seja disciplinado sobre o que você deixa para trás:

• Registros duplicados (mesclagem antes da migração)
• Dados de teste e registros de sandbox
• Oportunidades fechadas e perdidas com mais de 2 anos (arquivar no sistema antigo)
• Contatos inativos sem nenhuma atividade
• Registos órfãos (actividades sem contacto associado)
• Notas pessoais ou comunicações informais
• Campos personalizados obsoletos que não estão mais em uso

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Fase 3: Configuração do CRM alvo (semanas 6 a 12)

Configuração antes do carregamento dos dados

Configure o novo CRM para receber dados:

• [] Contas de usuário criadas com funções e permissões adequadas
• [] Campos personalizados criados com documento de mapeamento de dados correspondente
• [] Valores da lista de opções configurados correspondentes aos valores de origem transformados
• [] Estágios do pipeline definidos e documentados
• [] Automação de fluxo de trabalho configurada e testada (com dados de teste)
• [] Modelos de e-mail migrados e testados
• Endpoints de integração configurados (ainda não ativos)
• [] Painéis e relatórios configurados
• Acesso móvel configurado e testado

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Fase 4: Execução da Migração

Lista de verificação pré-migração

• [] Rodada final de limpeza de dados concluída
• [] Todas as regras de mapeamento revisadas e aprovadas pelos administradores de dados
• [] Três migrações de teste bem-sucedidas concluídas com dados de volume de produção
• [] Configuração do CRM alvo verificada
• [] Integrações testadas com dados de teste
• [] Plano de reversão documentado
• Comunicação enviada a todos os usuários (cronograma, expectativas, contatos de suporte)
• [] Acesso ao CRM antigo restrito (congelamento da migração)

Cronograma de execução da migração

Validação pós-migração

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Fase 5: Pós-migração (semanas 20 a 28)

Estrutura de Apoio

Problemas comuns pós-migração

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A migração de CRM é um projeto de transformação de negócios, não um exercício de transferência de dados. As organizações bem-sucedidas investem tanto na preparação de dados, na gestão de mudanças e no suporte pós-migração quanto na própria tecnologia. Entre em contato com a ECOSIRE para planejamento de migração de CRM e suporte à execução.