イベント管理と企画
忘れられない企画で、忘れられないイベントを計画しましょう。
イベント管理会社は、複数の同時開催イベントにわたって会場、ベンダー、スケジュール、予算、クライアントの期待を同時に調整します。当社はプロジェクト計画、ベンダー調達、参加者登録、財務追跡を一元管理する Odoo ベースのイベント管理システムを導入しています。これにより、すべてのイベントがコンセプトから実行までスムーズに進行します。
イベント管理と企画 の課題
これらは、イベント管理と企画 企業が毎日克服できる運用上のハードルです。
マルチイベントジャグリング
複数の同時イベントをさまざまな段階 (計画段階、実行段階、まとめ段階) で管理すると、チームの規模が狭くなります。
ベンダー調整
ケータリング業者、装飾業者、AV プロバイダー、写真家 — それぞれが独自の契約、スケジュール、支払い条件を管理しなければなりません。
予算管理
イベントには数十のコスト カテゴリがあります。リアルタイムの予算追跡がなければ、最終請求書が到着したときにのみ超過が表面化します。
出席者管理
登録、食事の好み、座席の手配、現地チェックインにはシームレスな調整が必要です。
イベント管理と企画 のビジネスをどのように支援するか
業界固有のニーズに対応する専用の ERP モジュールとカスタム ソリューション。
イベントプロジェクトハブ
各イベントは、フェーズ (コンセプト、計画、実行、まとめ)、チェックリスト、タイムライン、割り当てられたチーム メンバーからなるプロジェクトです。
ベンダー管理
サービス カテゴリ、価格、過去の実績を含むベンダー データベース。イベントごとの RFQ の生成と契約管理。
予算の追跡
コスト カテゴリごとのリアルタイムの予算と実際。予算制限に対する購入の承認。任意の段階での最終イベントのコストを予測します。
出席者登録
チケットの種類、食事の好み、セッションの選択をオンラインで登録します。イベントではQRコードチェックイン。
タスクの自動化
イベントテンプレートからのタスクの自動作成。締め切りのリマインダー、マイルストーンの追跡、チーム通知により、全員の意思統一が保たれます。
イベント後の分析
出席者のフィードバック、予算実績、ベンダー評価、ROI 分析。あらゆるイベントから学び、次のイベントを改善します。
主要なモジュールとツール
導入プロセス
ワークフローマッピング
クライアントからの問い合わせからコンセプト、計画、実行、イベント後の報告まで、イベント計画プロセスを文書化します。
テンプレートのデザイン
標準タスク、タイムライン、ベンダー要件、予算を使用して、タイプ (企業、結婚式、会議) ごとにイベント テンプレートを作成します。
システムセットアップ
イベント運営ごとにプロジェクト テンプレート、ベンダー データベース、登録フォーム、予算追跡を構成します。
チームの立ち上げ
イベント コーディネーター、調達スタッフ、クライアント マネージャーをトレーニングします。今後のイベントから始めて、実際の使用状況からテンプレートを改良します。
よくある質問
クライアントはイベント計画の進捗状況を追跡できますか?
はい。クライアント ポータルには、イベントのマイルストーン、承認された予算、ベンダーの選択、および未解決の決定が表示されます。クライアントはオンラインで提案を承認し、タイムラインを確認できます。
数日間にわたる会議はどのように処理しますか?
複数日にわたるイベントには、日ごとのスケジュール設定、セッション管理、講演者の調整、および出席者の追跡があります。毎日、独自の議題、会場、ロジスティクスを持つことができます。
システムは定期的なイベントを管理できますか?
はい。年次イベント、月例交流会、または定期的な会議を、事前に入力されたタスク、ベンダー リスト、予算を含むテンプレートから複製して、効率的に計画することができます。