ओडू दस्तावेज़: एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली गाइड

यह मार्गदर्शिका ओडू 19 में कार्यस्थल वास्तुकला से लेकर ओसीआर स्वचालन, स्प्रेडशीट एकीकरण और अनुपालन-तैयार प्रतिधारण नीतियों के माध्यम से एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ प्रबंधन की पूरी सेटअप को कवर करती है।

मुख्य बातें

• कार्यस्थान पदानुक्रम डिज़ाइन करें जो आपकी संगठनात्मक संरचना और पहुंच आवश्यकताओं को प्रतिबिंबित करें
• तेज, बहुआयामी दस्तावेज़ खोज के लिए टैगिंग वर्गीकरण लागू करें
• समाप्ति तिथियों, पासवर्ड और डाउनलोड/केवल-देखने की अनुमतियों के साथ शेयर लिंक कॉन्फ़िगर करें
• संपूर्ण इतिहास, तुलना और रोलबैक क्षमताओं के साथ दस्तावेज़ संस्करणों को ट्रैक करें
• स्कैन किए गए दस्तावेज़ों और रसीदों से स्वचालित रूप से डेटा निकालने के लिए ओसीआर तैनात करें
• स्प्रेडशीट दस्तावेज़ बनाएं जो ओडू डेटाबेस से लाइव डेटा खींचते हैं
• स्वचालित फाइलिंग नियम बनाएं जो आने वाले दस्तावेजों को मैन्युअल हस्तक्षेप के बिना क्रमबद्ध करें
• नियामक आवश्यकताओं के अनुपालन को लागू करने वाली अवधारण नीतियों को लागू करें

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कार्यस्थल वास्तुकला

अपने कार्यक्षेत्र पदानुक्रम को डिज़ाइन करना

कार्यस्थान Odoo दस्तावेज़ों की संगठनात्मक रीढ़ हैं। इन्हें एक्सेस नियंत्रण, वर्कफ़्लो नियम और डिफ़ॉल्ट टैग वाले बुद्धिमान फ़ोल्डर के रूप में सोचें।

दस्तावेज़ > कॉन्फ़िगरेशन > कार्यस्थान पर नेविगेट करें और एक पदानुक्रम बनाएं जो आपके संगठन को दर्शाता है:

अभिगम नियंत्रण विन्यास

प्रत्येक कार्यक्षेत्र में स्वतंत्र अभिगम नियंत्रण होता है:

प्रति कार्यस्थान पर डिफ़ॉल्ट पहुंच सेट करें और आवश्यकता पड़ने पर उप-कार्यस्थान या व्यक्तिगत दस्तावेज़ स्तर पर ओवरराइड करें। सुरक्षा मॉडल योगात्मक है - कार्यस्थान स्तर पर "व्यूअर" पहुंच वाला एक उपयोगकर्ता, जिसे एक विशिष्ट उप-कार्यक्षेत्र पर "संपादक" पहुंच प्रदान की जाती है, उसे केवल उस उप-कार्यक्षेत्र में "संपादक" क्षमताएं मिलती हैं।

डिफ़ॉल्ट गुण

दस्तावेज़ प्रबंधन को मानकीकृत करने के लिए प्रति कार्यस्थान पर डिफ़ॉल्ट कॉन्फ़िगर करें:

• डिफ़ॉल्ट टैग: इस कार्यक्षेत्र पर अपलोड किए गए दस्तावेज़ों पर स्वचालित रूप से टैग लागू होते हैं
• डिफ़ॉल्ट स्वामी: कार्यस्थान प्रबंधक को डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ स्वामी के रूप में सेट करें
• लॉकिंग: जब कोई दस्तावेज़ संपादित किया जा रहा हो तो स्वचालित लॉकिंग सक्षम करें
• के लिए पसंदीदा: प्रासंगिक टीम के सदस्यों के लिए कार्यक्षेत्र को स्वचालित रूप से पसंदीदा बनाएं
• लिंक्ड मॉडल: एक ओडू मॉडल से कनेक्ट करें (उदाहरण के लिए, इनवॉइस दस्तावेज़ों के लिए अकाउंट.मूव से लिंक किया गया वित्त कार्यस्थान)

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टैग वर्गीकरण डिज़ाइन

एक टैग संरचना का निर्माण

टैग बहु-आयामी वर्गीकरण को सक्षम करते हैं जिसे फ्लैट फ़ोल्डर संरचनाएं प्राप्त नहीं कर सकती हैं। एक एकल दस्तावेज़ एक कार्यक्षेत्र से संबंधित हो सकता है लेकिन इसमें एकाधिक टैग हो सकते हैं।

दस्तावेज़ > कॉन्फ़िगरेशन > टैग पर नेविगेट करें और एक संरचित वर्गीकरण बनाएं:

टैग-आधारित खोज

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई वर्गीकरण के साथ, उपयोगकर्ता फ़ोल्डर ट्री को नेविगेट करने के बजाय टैग को जोड़कर दस्तावेज़ ढूंढते हैं। उदाहरण:

• "अनुबंध" + "विक्रेता" + "2026" → सभी 2026 विक्रेता अनुबंध
• "चालान" + "अतिदेय" + "वित्त" → वित्त समीक्षा के लिए अतिदेय चालान
• "एसओपी" + "विनिर्माण" + "अनुमोदित" → सक्रिय विनिर्माण प्रक्रियाएं
• "गोपनीय" + "एचआर" → सभी गोपनीय एचआर दस्तावेज़

क्रॉस-फ़ंक्शनल क्वेरीज़ के लिए टैग-आधारित खोज फ़ोल्डर नेविगेशन की तुलना में काफी तेज़ है, यही कारण है कि परिपक्व डीएमएस कार्यान्वयन वाले संगठन लगातार टैगिंग पर बहुत अधिक भरोसा करते हैं।

अनिवार्य टैग

प्रति कार्यस्थान अनिवार्य टैग श्रेणियां कॉन्फ़िगर करें. वित्त कार्यक्षेत्र में दस्तावेज़ अपलोड करते समय, उपयोगकर्ता को "दस्तावेज़ प्रकार" और "वर्ष" श्रेणियों में से कम से कम एक टैग का चयन करना होगा। यह बिना टैग किए गए दस्तावेज़ों को समय के साथ जमा होने और खोज प्रभावशीलता को ख़राब होने से रोकता है।

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लिंक और सहयोग साझा करें

दस्तावेज़ साझा करना

आंतरिक और बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ व्यक्तिगत दस्तावेज़ या संपूर्ण कार्यस्थान साझा करें:

| शेयर प्रकार | विन्यास | केस का प्रयोग करें | |----|----|---|----| | आंतरिक लिंक | लिंक कॉपी करें, पहुंच वाले ओडू उपयोगकर्ताओं के लिए पहुंच योग्य | क्रॉस-डिपार्टमेंट शेयरिंग | | पोर्टल लिंक | पोर्टल उपयोगकर्ताओं (ग्राहकों, विक्रेताओं) के साथ साझा करें | विक्रेता अनुबंध पहुंच | | सार्वजनिक लिंक | लिंक वाले किसी भी व्यक्ति के लिए पहुंच योग्य | सार्वजनिक दस्तावेज़ | | पासवर्ड से सुरक्षित | | तक पहुँचने के लिए पासवर्ड की आवश्यकता है | संवेदनशील बाह्य साझाकरण | | समय-सीमित | निर्धारित तिथि के बाद समाप्त हो रहा है | समीक्षाओं के लिए अस्थायी पहुंच | | डाउनलोड-प्रतिबंधित | केवल देखने के लिए, कोई डाउनलोड बटन नहीं | साझा करते समय आईपी को सुरक्षित रखें |

शेयर लिंक बनाना

किसी भी दस्तावेज़ पर जाएँ और "साझा करें" पर क्लिक करें। कॉन्फ़िगर करें:

1. प्राप्तकर्ता प्रकार: आंतरिक, पोर्टल, या सार्वजनिक
2. अनुमति: केवल देखें या डाउनलोड की अनुमति है
3. समाप्ति: कोई समाप्ति तिथि नहीं, या कोई विशिष्ट तिथि निर्धारित करें
4. पासवर्ड: वैकल्पिक पासवर्ड सुरक्षा
5. गतिविधि ट्रैकिंग: यह देखने में सक्षम करें कि दस्तावेज़ तक किसने और कब पहुंच बनाई

कार्यक्षेत्र साझा करना

चल रहे सहयोग के लिए संपूर्ण कार्यस्थान फ़ोल्डर साझा करें। जब आप कोई कार्यक्षेत्र साझा करते हैं, तो प्राप्तकर्ता उसके भीतर सभी दस्तावेज़ देखता है (पहुँच नियंत्रण के संबंध में)। कार्यक्षेत्र में जोड़े गए नए दस्तावेज़ स्वचालित रूप से शेयर प्राप्तकर्ता को दिखाई देने लगते हैं - प्रत्येक दस्तावेज़ को व्यक्तिगत रूप से साझा करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

सहयोग सुविधाएँ

वास्तविक समय संपादन: ओडू के अंतर्निहित संपादकों (पाठ, स्प्रेडशीट) में बनाए गए दस्तावेज़ों के लिए, कई उपयोगकर्ता कर्सर की स्थिति को दृश्यमान रखते हुए एक साथ संपादित कर सकते हैं। परिवर्तन स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं.

टिप्पणियाँ और चर्चाएँ: चैटर के माध्यम से किसी भी दस्तावेज़ में टिप्पणियाँ जोड़ें। सहकर्मियों का ध्यान आकर्षित करने के लिए उन्हें @उल्लेखों के साथ टैग करें। टिप्पणियाँ फ़ॉर्मेटिंग, अनुलग्नक और थ्रेडेड उत्तरों का समर्थन करती हैं।

गतिविधि असाइनमेंट: सीधे दस्तावेज़ से सहकर्मियों को समीक्षा, अनुमोदन या अद्यतन गतिविधियाँ सौंपें। गतिविधियाँ उनके गतिविधि डैशबोर्ड में दिखाई देती हैं और ईमेल सूचनाएं ट्रिगर करती हैं।

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संस्करण नियंत्रण

स्वचालित संस्करण

Odoo किसी दस्तावेज़ में प्रत्येक परिवर्तन को एक नए संस्करण के रूप में ट्रैक करता है। संस्करण इतिहास दिखाता है:

संस्करण संचालन

• देखें: किसी भी पिछले संस्करण को केवल पढ़ने योग्य मोड में खोलें
• तुलना: किन्हीं दो संस्करणों के बीच साथ-साथ तुलना (पाठ-आधारित दस्तावेज़ों के लिए)
• पुनर्स्थापित करें: पिछले संस्करण पर वापस लौटें, जो एक नया संस्करण प्रविष्टि बनाता है (पूर्ण इतिहास को संरक्षित करता है)
• डाउनलोड: कोई विशिष्ट संस्करण डाउनलोड करें
• हटाएं: उन मध्यवर्ती संस्करणों को हटा दें जिनकी अब आवश्यकता नहीं है (व्यवस्थापक की अनुमति के साथ)

संस्करण नामकरण

डिफ़ॉल्ट रूप से, संस्करणों को क्रमिक रूप से क्रमांकित किया जाता है। मील के पत्थर संस्करणों के लिए, एक संस्करण लेबल जोड़ें: "अंतिम ड्राफ्ट," "बोर्ड स्वीकृत," "प्रकाशित।" इससे वृद्धिशील परिवर्तनों के माध्यम से स्क्रॉल किए बिना महत्वपूर्ण संस्करण ढूंढना आसान हो जाता है।

चेक-आउट/चेक-इन

उन परिवेशों के लिए दस्तावेज़ लॉकिंग सक्षम करें जहां समवर्ती संपादन वांछित नहीं है:

1. देखें: उपयोगकर्ता विशिष्ट संपादन के लिए दस्तावेज़ को लॉक कर देता है। दूसरों को "[नाम] द्वारा लॉक किया गया" संकेतक दिखाई देता है।
2. संपादित करें: केवल लॉक धारक ही दस्तावेज़ को संशोधित कर सकता है
3. चेक इन करें: उपयोगकर्ता परिवर्तन सहेजता है और लॉक जारी करता है, एक नया संस्करण बनाता है
4. बलपूर्वक अनलॉक: कार्यस्थान प्रबंधक उन उपयोगकर्ताओं द्वारा छोड़े गए दस्तावेज़ों को बलपूर्वक अनलॉक कर सकते हैं जो चेक इन करना भूल गए हैं

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ओसीआर और इंटेलिजेंट दस्तावेज़ प्रसंस्करण

ओसीआर कॉन्फ़िगरेशन

ओडू एंटरप्राइज में मशीन लर्निंग द्वारा संचालित अंतर्निहित ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) शामिल है। सेटिंग्स > सामान्य > डिजिटलीकरण के अंतर्गत ओसीआर सक्षम करें।

समर्थित दस्तावेज़ प्रकार

ओसीआर वर्कफ़्लो

1. अपलोड: दस्तावेज़ को स्कैन या फोटोग्राफ करें और निर्दिष्ट कार्यक्षेत्र पर अपलोड करें
2. प्रसंस्करण: ओडू का ओसीआर इंजन दस्तावेज़ का विश्लेषण करता है (आमतौर पर 5-15 सेकंड)
3. निष्कर्षण: पहचाने गए डेटा फ़ील्ड को हाइलाइट किया जाता है और एक संरचित रूप में पॉप्युलेट किया जाता है
4. समीक्षा: उपयोगकर्ता निकाले गए डेटा की समीक्षा करता है और किसी भी त्रुटि को ठीक करता है
5. कार्रवाई: एक क्लिक से संबंधित ओडू रिकॉर्ड (विक्रेता बिल, व्यय, संपर्क) बनाएं

ओसीआर मॉडल का प्रशिक्षण

उपयोग से Odoo की OCR में सुधार होता है। आपके द्वारा किया गया प्रत्येक सुधार मॉडल को बेहतर भविष्य की पहचान के लिए प्रशिक्षित करता है। एक ही विक्रेता से 50-100 दस्तावेज़ संसाधित करने के बाद, उस विक्रेता के चालान की सटीकता 98% तक पहुंच जाती है। इसका मतलब है कि प्रारंभिक सेटअप अवधि के लिए अधिक समीक्षा की आवश्यकता होती है, लेकिन दीर्घकालिक अनुभव लगभग हाथों से मुक्त है।

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स्प्रेडशीट एकीकरण

ओडू स्प्रेडशीट्स

Odoo दस्तावेज़ में एक अंतर्निहित स्प्रेडशीट एप्लिकेशन शामिल है जो सीधे आपके व्यावसायिक डेटा से जुड़ता है।

स्प्रेडशीट बनाना: किसी भी कार्यक्षेत्र पर जाएँ और "बनाएँ > स्प्रेडशीट" पर क्लिक करें। स्प्रेडशीट संपादक मानक कार्यक्षमता प्रदान करता है: सूत्र, स्वरूपण, चार्ट, पिवट तालिकाएँ और सशर्त स्वरूपण।

लाइव डेटा कनेक्शन: मुख्य अंतर लाइव ओडू डेटा को स्प्रेडशीट में खींचने की क्षमता है। एक डेटा स्रोत डालें जो संपर्कों, चालानों, बिक्री आदेशों, इन्वेंट्री, या किसी ओडू मॉडल पर सवाल उठाता है। अंतर्निहित डेटा में परिवर्तन होने पर स्प्रेडशीट वास्तविक समय में अपडेट हो जाती है।

उदाहरण उपयोग के मामले:

स्प्रेडशीट टेम्पलेट्स

आवर्ती विश्लेषणों के लिए टेम्पलेट स्प्रेडशीट बनाएं। हर महीने, टेम्प्लेट डुप्लिकेट करें, और लाइव डेटा कनेक्शन स्वचालित रूप से वर्तमान डेटा खींचते हैं। टेम्प्लेट विभिन्न विभागों में रिपोर्टिंग को मानकीकृत करते हैं और सुसंगत कार्यप्रणाली सुनिश्चित करते हैं।

स्प्रेडशीट अंतर्दृष्टि साझा करना

स्प्रेडशीट को किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह ही साझा किया जा सकता है - आंतरिक लिंक, पोर्टल एक्सेस या सार्वजनिक लिंक के माध्यम से। कार्यकारी रिपोर्टिंग के लिए, स्वचालित स्नैपशॉट शेड्यूल करें जो स्प्रेडशीट को पीडीएफ में निर्यात करते हैं और एक निर्धारित समय पर हितधारकों को ईमेल करते हैं।

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स्वचालित फाइलिंग नियम

नियम विन्यास

स्वचालित फाइलिंग नियम मैन्युअल हस्तक्षेप के बिना आने वाले दस्तावेज़ों को क्रमबद्ध करते हैं। दस्तावेज़ > कॉन्फ़िगरेशन > वर्कफ़्लो क्रियाएँ पर नेविगेट करें और नियम बनाएं:

ईमेल उपनाम फाइलिंग

ईमेल उपनाम कॉन्फ़िगर करें जो स्वचालित रूप से दस्तावेज़ बनाते हैं। उदाहरण के लिए:

• [email protected] → वित्त में दायर अनुलग्नक > ओसीआर प्रसंस्करण के साथ चालान
• [email protected] → कानूनी में दायर किए गए अनुलग्नक > समीक्षा गतिविधि के साथ अनुबंध बनाए गए
• [email protected] → वित्त में दायर अनुलग्नक > व्यय सृजन के साथ रसीदें

कर्मचारी बस दस्तावेजों को उचित उपनाम पर ईमेल या अग्रेषित करते हैं, और फाइलिंग स्वचालित रूप से होती है।

वर्कफ़्लो क्रियाएँ

सरल फाइलिंग से परे, दस्तावेज़ घटनाओं द्वारा ट्रिगर किए गए बहु-चरणीय वर्कफ़्लो को कॉन्फ़िगर करें:

1. अपलोड पर: कार्यक्षेत्र के आधार पर डिफ़ॉल्ट टैग लागू करें
2. ओसीआर के बाद: निकाली गई राशि के आधार पर अनुमोदनकर्ता तक मार्ग
3. अनुमोदन पर: स्थायी कार्यस्थल पर जाएं, "ड्राफ्ट" टैग हटाएं, "स्वीकृत" टैग जोड़ें
4. समाप्ति पर: दस्तावेज़ स्वामी को सूचित करें, "नवीनीकरण आवश्यक" टैग जोड़ें
5. समीक्षा तिथि पर: दस्तावेज़ समीक्षक के लिए गतिविधि बनाएं

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प्रतिधारण नीतियाँ

नीति विन्यास

अनुपालन के लिए विभिन्न दस्तावेज़ प्रकारों के लिए दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि की आवश्यकता होती है। दस्तावेज़ > कॉन्फ़िगरेशन > अवधारण के अंतर्गत अवधारण नीतियों को कॉन्फ़िगर करें:

| दस्तावेज़ प्रकार | अवधारण अवधि | विनियमन | प्रतिधारण के बाद की कार्रवाई | |---|-----------------|------------| | कर दस्तावेज़ | 7 वर्ष | आईआरएस/स्थानीय कर प्राधिकरण | संग्रहित करें फिर हटाएं | | कर्मचारी रिकार्ड | अलग होने के 7 साल बाद | रोजगार कानून | संग्रहित करें फिर हटाएं | | विक्रेता अनुबंध | समाप्ति के 10 वर्ष बाद | वाणिज्यिक कानून | संग्रहित करें फिर हटाएं | | वित्तीय विवरण | स्थायी | कॉर्पोरेट प्रशासन | स्थायी संग्रह में जाएँ | | ग्राहक पत्राचार | 3 वर्ष | जीडीपीआर/डेटा सुरक्षा | हटाएं | | भर्ती रिकार्ड | 1 वर्ष (असफल) | जीडीपीआर/ईईओसी | हटाएं | | सुरक्षा रिकॉर्ड | 5 वर्ष | ओएसएचए | संग्रहित करें फिर हटाएं |

स्वचालित अवधारण प्रवर्तन

अवधारण नीतियों को लागू करने वाली स्वचालित कार्रवाइयां कॉन्फ़िगर करें:

1. प्रतिधारण तिथि पर - 30 दिन: दस्तावेज़ स्वामी को सूचित करें कि प्रतिधारण अवधि समाप्त हो रही है
2. प्रतिधारण तिथि पर: दस्तावेज़ को "लंबित विलोपन" कार्यस्थान पर ले जाएँ
3. प्रतिधारण तिथि + 30 दिन पर: यदि कोई होल्ड अनुरोध नहीं है, तो दस्तावेज़ को स्थायी रूप से हटा दें
4. कानूनी रोक ओवरराइड: कानूनी रोक के तहत दस्तावेजों को प्रतिधारण अवधि की परवाह किए बिना हटाने से छूट दी गई है

अनुपालन लेखापरीक्षा रिपोर्ट

निम्नलिखित दिखाते हुए अनुपालन रिपोर्ट तैयार करें:

• दस्तावेज़ प्रतिधारण समय सीमा के करीब पहुंच रहे हैं (अगले 90 दिन)
• दस्तावेज़ बिना किसी कार्रवाई के अपने पास रखे हुए हैं
• कानूनी पकड़ सूची
• प्रतिधारण नीति कवरेज अंतराल (परिभाषित नीतियों के बिना दस्तावेज़ प्रकार)
• संवेदनशील दस्तावेज़ श्रेणियों के लिए एक्सेस ऑडिट ट्रेल

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ओडू अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण

दस्तावेज़ + लेखांकन

लेखांकन में बनाए गए विक्रेता बिल स्वचालित रूप से वित्त कार्यक्षेत्र में संबंधित दस्तावेज़ उत्पन्न करते हैं। दस्तावेज़ लेखांकन प्रविष्टि से अप्रत्यक्ष रूप से लिंक होता है - दस्तावेज़ से बिल पर या बिल से दस्तावेज़ पर क्लिक करें। यह ईमेल में मौजूद चालानों की सामान्य समस्या को समाप्त करता है, लेकिन डीएमएस में नहीं, या डीएमएस में नहीं, लेकिन लेखांकन रिकॉर्ड से जुड़ा नहीं है।

दस्तावेज़ + एचआर

कर्मचारी दस्तावेज़ (अनुबंध, मूल्यांकन, प्रमाणन, आईडी प्रतियां) एचआर कार्यक्षेत्र में संग्रहीत किए जाते हैं। प्रत्येक कर्मचारी के पास एक समर्पित दस्तावेज़ फ़ोल्डर होता है जिसे उनके एचआर रिकॉर्ड से एक्सेस किया जा सकता है। जब कोई कर्मचारी शामिल होता है, तो एक स्वचालित वर्कफ़्लो उनका दस्तावेज़ फ़ोल्डर बनाता है और आवश्यक दस्तावेज़ों के लिए अनुरोध भेजता है।

दस्तावेज़ + परियोजनाएँ

प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों को प्रोजेक्ट-विशिष्ट उप-कार्यस्थानों के भीतर प्रबंधित किया जाता है। जब कोई नया प्रोजेक्ट बनाया जाता है, तो एक स्वचालित कार्रवाई डिफ़ॉल्ट उप-फ़ोल्डर्स के साथ संबंधित दस्तावेज़ कार्यक्षेत्र बनाती है: डिलिवरेबल्स, मीटिंग नोट्स, स्पेसिफिकेशन और क्लाइंट कम्युनिकेशंस।

दस्तावेज़ + हस्ताक्षर

डिजिटल हस्ताक्षर वर्कफ़्लो के लिए दस्तावेज़ों को ओडू साइन के साथ संयोजित करें। दस्तावेज़ कार्यक्षेत्र में एक अनुबंध अपलोड करें, इसे ओडू साइन के माध्यम से हस्ताक्षर के लिए भेजें, और हस्ताक्षरित संस्करण स्वचालित रूप से अहस्ताक्षरित संस्करण को पूर्ण ऑडिट ट्रेल के साथ बदल देता है।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Odoo दस्तावेज़ किस फ़ाइल प्रकार का समर्थन करता है?

Odoo दस्तावेज़ सभी सामान्य फ़ाइल प्रकारों का समर्थन करता है: पीडीएफ, वर्ड (.doc/.docx), एक्सेल (.xls/.xlsx), पावरपॉइंट (.ppt/.pptx), छवियां (JPG, PNG, GIF, SVG), टेक्स्ट फ़ाइलें, CSV, ज़िप अभिलेखागार, और वीडियो/ऑडियो फ़ाइलें। फ़ाइलों को उनके मूल प्रारूप के साथ संग्रहीत किया जाता है और डाउनलोड किए बिना अधिकांश सामान्य प्रकारों के लिए ब्राउज़र में पूर्वावलोकन किया जा सकता है।

क्या दस्तावेज़ अपलोड के लिए फ़ाइल आकार की कोई सीमा है?

डिफ़ॉल्ट अधिकतम अपलोड आकार 128 एमबी प्रति फ़ाइल है, जिसे सिस्टम प्रशासक द्वारा कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। बहुत बड़ी फ़ाइलों (CAD चित्र, वीडियो फ़ाइलें) के लिए, Odoo के S3 स्टोरेज बैकएंड का उपयोग करने पर विचार करें जो 5 जीबी तक की फ़ाइलों को संभालता है। स्टोरेज बैकएंड कॉन्फ़िगरेशन यह निर्धारित करता है कि फ़ाइलें भौतिक रूप से कहाँ संग्रहीत हैं - स्थानीय फ़ाइल सिस्टम, S3, या अन्य क्लाउड स्टोरेज।

क्या मैं दस्तावेज़ सामग्री (पूर्ण-पाठ खोज) में खोज सकता हूँ?

हाँ। Odoo पूर्ण-पाठ खोज के लिए अपलोड किए गए दस्तावेज़ों (पीडीएफ, वर्ड, टेक्स्ट फ़ाइलें) की पाठ्य सामग्री को अनुक्रमित करता है। टैग-आधारित फ़िल्टरिंग और कार्यक्षेत्र नेविगेशन के साथ संयुक्त, यह सामग्री, मेटाडेटा और वर्गीकरण के किसी भी संयोजन द्वारा दस्तावेज़ ढूंढने में सक्षम बनाता है। ओसीआर-संसाधित दस्तावेज़ भी पूर्ण-पाठ में खोजने योग्य हैं।

Odoo दस्तावेज़ की तुलना SharePoint या Google Drive से कैसे की जाती है?

Odoo दस्तावेज़ आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ मूल एकीकरण के महत्वपूर्ण लाभ के साथ तुलनीय फ़ाइल प्रबंधन क्षमताएं (संस्करण, साझाकरण, खोज, पहुंच नियंत्रण) प्रदान करता है। Odoo दस्तावेज़ों में एक विक्रेता चालान केवल एक फ़ाइल नहीं है - यह विक्रेता रिकॉर्ड, खरीद आदेश, लेखांकन प्रविष्टि और भुगतान से जुड़ा हुआ है। व्यावसायिक संदर्भ के इस स्तर को प्राप्त करने के लिए SharePoint और Google Drive को कस्टम एकीकरण या मैन्युअल प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है।

क्या मैं मौजूदा दस्तावेज़ों को किसी अन्य डीएमएस से ओडू में स्थानांतरित कर सकता हूं?

हाँ। ओडू फ़ाइल अपलोड के साथ संयुक्त सीएसवी मैपिंग (मेटाडेटा के लिए) के माध्यम से थोक दस्तावेज़ आयात का समर्थन करता है। बड़े माइग्रेशन (हज़ारों दस्तावेज़) के लिए, टैग, कार्यस्थान और मेटाडेटा के साथ प्रोग्रामेटिक रूप से दस्तावेज़ रिकॉर्ड बनाने के लिए ओडू एपीआई का उपयोग करें। ECOSIRE ने शेयरपॉइंट, गूगल ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स और लीगेसी ऑन-प्रिमाइस डीएमएस सिस्टम से दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ को स्थानांतरित कर दिया है।

ओडू में दस्तावेज़ भंडारण की बिलिंग कैसे की जाती है?

ओडू ऑनलाइन में प्रति सदस्यता आधार भंडारण आवंटन (आमतौर पर 50 जीबी) शामिल है। अतिरिक्त भंडारण प्रति जीबी मासिक लागत पर उपलब्ध है। Odoo.sh और ऑन-प्रिमाइस परिनियोजन के लिए, भंडारण केवल आपके बुनियादी ढांचे द्वारा सीमित है। अधिकांश संगठन लागत प्रभावी असीमित दस्तावेज़ भंडारण के लिए S3-संगत ऑब्जेक्ट भंडारण का उपयोग करते हैं।

क्या मैं महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों के लिए स्वचालित बैकअप सेट कर सकता हूँ?

ओडू का दस्तावेज़ भंडारण समग्र डेटाबेस और फ़ाइल स्टोर का हिस्सा है, जिसे आपकी बैकअप रणनीति में शामिल किया जाना चाहिए। ऑन-प्रिमाइसेस परिनियोजन के लिए, PostgreSQL डेटाबेस और फ़ाइलस्टोर निर्देशिका दोनों के स्वचालित दैनिक बैकअप कॉन्फ़िगर करें। Odoo ऑनलाइन और Odoo.sh के लिए, बैकअप Odoo SA द्वारा दैनिक स्नैपशॉट और भौगोलिक अतिरेक के साथ प्रबंधित किए जाते हैं।

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ECOSIRE के साथ अपने दस्तावेज़ प्रबंधन को आधुनिक बनाएं

दस्तावेज़ प्रबंधन मूलभूत बुनियादी ढाँचा है - यह आपके संगठन में हर विभाग, हर प्रक्रिया और हर अनुपालन आवश्यकता को छूता है। दस्तावेज़ों को ठीक से प्रबंधित न करने की लागत बर्बाद समय, अनुपालन जोखिम और खोए हुए संस्थागत ज्ञान में मापी जाती है।

ECOSIRE की Odoo कार्यान्वयन टीम ने हजारों SOP वाली विनिर्माण कंपनियों, जटिल ग्राहक दस्तावेज़ संरचनाओं वाली पेशेवर सेवा फर्मों, सख्त अनुपालन आवश्यकताओं वाले स्वास्थ्य देखभाल संगठनों और साझा ड्राइव से संरचित DMS में संक्रमण करने वाले बढ़ते व्यवसायों के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली तैनात की है। हमारे कार्यान्वयन में कार्यक्षेत्र वास्तुकला डिजाइन, टैग वर्गीकरण विकास, ओसीआर कॉन्फ़िगरेशन, स्वचालित फाइलिंग नियम, प्रतिधारण नीति सेटअप, मौजूदा सिस्टम से माइग्रेशन और उपयोगकर्ता प्रशिक्षण शामिल हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन मूल्यांकन के लिए ECOSIRE से संपर्क करें, या उद्योग-विशिष्ट दस्तावेज़ वर्कफ़्लो के लिए हमारी Odoo अनुकूलन सेवाओं का पता लगाएं।

संबंधित पाठ:

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