ओडू अनुमोदन: अनुमोदन वर्कफ़्लो कॉन्फ़िगर करना

प्रत्येक संगठन के ऐसे निर्णय होते हैं जिनके लिए कार्रवाई से पहले प्राधिकरण की आवश्यकता होती है। एक सीमा से ऊपर खरीद ऑर्डर. एक सीमा से अधिक व्यय की प्रतिपूर्ति. छूट स्वीकृतियां. पूंजीगत व्यय अनुरोध. कार्मिक गतिविधियाँ जैसे नियुक्ति, वेतन परिवर्तन, या एक निश्चित अवधि से अधिक समय की छुट्टी। एक संरचित अनुमोदन प्रणाली के बिना, ये निर्णय अनौपचारिक ईमेल श्रृंखलाओं के माध्यम से किए जाते हैं जो धीमी, असंगत, अप्रलेखित और ऑडिट करना असंभव है। Odoo 19 एंटरप्राइज अप्रूवल मॉड्यूल एक कॉन्फ़िगर करने योग्य, बहु-स्तरीय अनुमोदन वर्कफ़्लो सिस्टम प्रदान करता है जो आपके संगठन में प्राधिकरण प्रक्रियाओं को मानकीकृत करता है - पूर्ण दस्तावेज़ीकरण, मोबाइल एक्सेस और मॉड्यूल के साथ एकीकरण के साथ जहां काम वास्तव में होता है।

यह मार्गदर्शिका संपूर्ण ओडू अनुमोदन कॉन्फ़िगरेशन को कवर करती है: अनुमोदन प्रकार, अनुमोदनकर्ता कॉन्फ़िगरेशन, बहु-स्तरीय श्रृंखलाएं, अनुरोधकर्ता अनुभव, मोबाइल अनुमोदन, अन्य ओडू मॉड्यूल के साथ एकीकरण और अनुमोदन विश्लेषण। अंत तक, आपके पास अनौपचारिक अनुमोदन प्रक्रियाओं को संरचित, श्रवण योग्य वर्कफ़्लो के साथ बदलने का एक खाका होगा।

मुख्य बातें

• प्राधिकरण की आवश्यकता वाली प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए अनुमोदन प्रकार कॉन्फ़िगर करें
• सशर्त रूटिंग के साथ अनुक्रमिक और समानांतर बहु-स्तरीय अनुमोदन श्रृंखलाएं डिज़ाइन करें
• स्वीकृतियां अतिदेय होने पर स्वचालित एस्केलेशन सेट करें
• लंबित अनुमोदनों के लिए ईमेल और मोबाइल पुश नोटिफिकेशन सक्षम करें
• खरीद, व्यय, मानव संसाधन और कस्टम व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ अनुमोदन को एकीकृत करें
• अनुपालन और शासन के लिए पूर्ण अनुमोदन ऑडिट ट्रेल बनाए रखें
• अनुरोधकर्ताओं को वास्तविक समय में उनके अनुमोदन अनुरोध की स्थिति की दृश्यता दें
• रिपोर्टिंग के माध्यम से अनुमोदन चक्र समय और बाधा पहचान का विश्लेषण करें

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अनुमोदन मॉड्यूल वास्तुकला को समझना

ओडू अनुमोदन मॉड्यूल तीन अवधारणाओं के आसपास बनाया गया है: अनुमोदन प्रकार (क्या अनुमोदित किया जा सकता है), अनुमोदन अनुरोध (व्यक्तिगत प्राधिकरण उदाहरण), और अनुमोदनकर्ता (जो अधिकृत कर सकते हैं)।

टेम्पलेट के रूप में अनुमोदन प्रकार: प्रत्येक अनुमोदन प्रकार निर्णय की एक श्रेणी को परिभाषित करता है जिसके लिए प्राधिकरण की आवश्यकता होती है। सामान्य अनुमोदन प्रकारों में शामिल हैं: खरीद अनुरोध ($5,000 से ऊपर), व्यय रिपोर्ट ($500 से ऊपर), ओवरटाइम प्राधिकरण, छूट अनुमोदन (15% से ऊपर), पूंजीगत व्यय, नए विक्रेता ऑनबोर्डिंग, और कर्मचारी वेतन परिवर्तन। अनुमोदन प्रकार टेम्पलेट हैं - उस प्रकार का प्रत्येक व्यक्तिगत अनुरोध टेम्पलेट में परिभाषित समान रूटिंग और मानदंड का पालन करता है।

उदाहरण के रूप में अनुरोध: जब कोई कर्मचारी अनुमोदन शुरू करता है, तो वे एक "अनुमोदन अनुरोध" बनाते हैं - प्रासंगिक अनुमोदन प्रकार का एक उदाहरण। अनुरोध में विशिष्ट विवरण (राशि, उत्पाद, कर्मचारी, तिथियां) शामिल हैं और अनुमोदन प्रकार टेम्पलेट में परिभाषित रूटिंग का पालन किया जाता है। प्रत्येक अनुरोध का अपना जीवनचक्र होता है: ड्राफ्ट > सबमिट किया गया > स्वीकृत/अस्वीकृत, हर चरण पर टाइमस्टैम्प और उपयोगकर्ता एट्रिब्यूशन के साथ।

**अनुमोदनकर्ता और अनुमोदन श्रृंखला:**अनुमोदनकर्ता वे उपयोगकर्ता हैं जो अनुमोदन अनुरोधों की समीक्षा करते हैं और उन्हें अधिकृत (या अस्वीकार) करते हैं। अनुमोदन श्रृंखला अनुमोदनकर्ताओं के अनुक्रम को परिभाषित करती है: किसे अनुमोदन देना चाहिए, किस क्रम में, और क्या एक स्तर के सभी अनुमोदनकर्ताओं को अनुमोदन करना चाहिए या केवल एक को। बहु-स्तरीय शृंखलाएँ एक विभाग प्रबंधक, फिर एक विभाग निदेशक, फिर सीएफओ के माध्यम से मार्ग प्रशस्त कर सकती हैं - प्रत्येक स्तर की मंजूरी के साथ अगले स्तर को ट्रिगर किया जा सकता है।

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अनुमोदन प्रकार बनाना

एक नया अनुमोदन प्रकार बनाने के लिए अनुमोदन > कॉन्फ़िगरेशन > अनुमोदन प्रकार > नया पर नेविगेट करें। कॉन्फ़िगरेशन प्रपत्र अनुमोदन वर्कफ़्लो के सभी पहलुओं को शामिल करता है।

मूल विन्यास:

• नाम: स्पष्ट, विशिष्ट नाम (उदाहरण के लिए, "खरीदारी अनुरोध - केवल "खरीदारी अनुरोध" के बजाय $5,000 से अधिक")
• श्रेणी: फ़िल्टरिंग और रिपोर्टिंग के लिए अनुमोदन प्रकारों को वर्गीकृत करें (वित्तीय, मानव संसाधन, परिचालन, आईटी)
• प्रबंधक अनुमोदन: टॉगल करें कि क्या अनुरोधकर्ता के प्रत्यक्ष प्रबंधक को अनुमोदन करना होगा (संगठनात्मक पदानुक्रम के आधार पर स्वचालित प्रथम-स्तरीय अनुमोदन जोड़ता है)
• स्वचालित स्वीकृतियां: यदि मानदंड पूरा किया जाता है तो क्या अनुरोधों को स्वत: अनुमोदित किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, द्वितीयक सीमा से नीचे की राशि के लिए अनुमोदन की आवश्यकता नहीं है)
• समाप्ति: यदि कार्रवाई नहीं की गई तो क्या अनुमोदन अनुरोध निर्धारित समय के बाद समाप्त हो जाते हैं

अनुमोदन संपर्क (अनुमोदनकर्ता): उन विशिष्ट उपयोगकर्ताओं या उपयोगकर्ता समूहों को जोड़ें जिन्हें इस प्रकार के अनुरोधों को स्वीकृत करना होगा। प्रत्येक अनुमोदक के लिए कॉन्फ़िगरेशन विकल्प:

• अनुमोदन प्रकार: आवश्यक (अनुमोदन होना चाहिए), वैकल्पिक (अनुमोदन कर सकते हैं लेकिन अनिवार्य नहीं), या केवल अस्वीकार (अस्वीकार कर सकते हैं लेकिन स्वीकृत नहीं - अनुपालन समीक्षकों के लिए उपयोगी)
• अनुक्रम: वह क्रम जिसमें अनुमोदनकर्ता अनुक्रमिक वर्कफ़्लो में अनुरोध प्राप्त करते हैं
• ईमेल अधिसूचना: जब उनकी मंजूरी की आवश्यकता हो तो क्या ईमेल द्वारा सूचित किया जाए

अनुमोदन उत्पाद और फॉर्म: इस प्रकार के लिए अनुमोदन अनुरोध फॉर्म में कस्टम फ़ील्ड जोड़ें। खरीदारी अनुरोध प्रकार के लिए आवश्यक हो सकता है: विक्रेता का नाम, व्यवसाय औचित्य, बजट कोड और संलग्न उद्धरण। पूंजीगत व्यय प्रकार के लिए आवश्यकता हो सकती है: परियोजना कोड, आरओआई गणना, और प्रबंधक साइन-ऑफ विवरण। इस प्रकार के प्रत्येक अनुरोध पर कस्टम फ़ील्ड दिखाई देते हैं, जिससे समीक्षा से पहले पूरी जानकारी सुनिश्चित होती है।

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अनुक्रमिक बनाम समानांतर अनुमोदन श्रृंखलाएँ

अनुमोदन श्रृंखला की संरचना यह निर्धारित करती है कि आपके संगठन में अनुरोध कैसे प्रवाहित होते हैं।

अनुक्रमिक अनुमोदन: अनुमोदनकर्ताओं को क्रमानुसार एक-एक करके सूचित किया जाता है। लेवल 1 (प्रत्यक्ष प्रबंधक) पहले अनुरोध प्राप्त करता है। अनुमोदन पर, लेवल 2 (विभाग निदेशक) को सूचित किया जाता है। लेवल 2 के अनुमोदन पर, लेवल 3 (सीएफओ या सीईओ) को अधिसूचित किया जाता है। प्रत्येक अनुमोदक केवल पिछले स्तर के अनुमोदन के बाद ही कार्य करता है, अधिसूचना बाढ़ को रोकता है और यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक अनुमोदक को पता हो कि पिछले स्तर ने अनुरोध की समीक्षा की है।

समानांतर अनुमोदन: एक स्तर पर सभी अनुमोदनकर्ताओं को एक साथ सूचित किया जाता है। उनमें से कोई भी अनुमोदन कर सकता है (या सभी को अनुमोदन करना होगा - कॉन्फ़िगर करने योग्य)। यह तब उचित है जब अनुमोदन किसी भी क्रम में हो सकता है, या जब प्राथमिक अनुमोदक अनुपलब्ध हो तो बैकअप अनुमोदक उपलब्ध होना चाहिए। एक साथ अधिसूचित तीन आईटी प्रबंधकों के साथ एक समानांतर अनुमोदन श्रृंखला यह सुनिश्चित करती है कि सिस्टम एक्सेस अनुरोध को मंजूरी दी जा सकती है, भले ही दो प्रबंधक यात्रा कर रहे हों।

मिश्रित श्रृंखलाएँ: अनुक्रमिक और समानांतर को एक ही श्रृंखला में संयोजित करें। स्तर 1 प्रत्यक्ष प्रबंधक है (अनुक्रमिक - आवश्यक)। लेवल 2 में दो आईटी सुरक्षा अधिकारी हैं (समानांतर - कोई भी अनुमोदन कर सकता है)। लेवल 3 सीआईएसओ (अनुक्रमिक - आवश्यक) है। यह लचीलापन जटिल वास्तविक दुनिया प्राधिकरण आवश्यकताओं को संभालता है।

सशर्त रूटिंग: अनुमोदन प्रकारों के लिए जहां रूटिंग अनुरोध विवरण पर निर्भर करती है, अनुरोध मूल्यों के आधार पर अनुमोदन श्रृंखला को संशोधित करने के लिए ओडू स्वचालन नियमों का उपयोग करें। $50,000 से ऊपर के अनुरोध $5,000 और $50,000 के बीच के अनुरोधों की तुलना में लंबी श्रृंखला में बदल जाते हैं। अनुसंधान एवं विकास विभाग से सीटीओ तक अनुरोध; सेल्स रूट से सेल्स के वीपी तक अनुरोध। यह सशर्त रूटिंग विभिन्न परिदृश्यों में एकल अनुमोदन प्रकारों को लचीला बनाए रखती है।

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अनुरोधकर्ता का अनुभव

अनुमोदन अनुरोधों को बनाने और ट्रैक करने के लिए कर्मचारी अनुभव अपनाने के लिए महत्वपूर्ण है। जटिल, भ्रमित करने वाली अनुमोदन प्रणालियाँ दरकिनार हो जाती हैं - जिससे उनका उद्देश्य विफल हो जाता है।

एक अनुरोध बनाना: स्वीकृतियां > मेरे अनुरोध > नया अनुरोध पर नेविगेट करें। ड्रॉपडाउन मेनू से अनुमोदन प्रकार चुनें. प्रपत्र उस प्रकार के लिए परिभाषित कस्टम फ़ील्ड से पहले से भर जाता है। आवश्यक जानकारी भरें, कोई भी सहायक दस्तावेज़ (कोटेशन, व्यय रसीदें, प्रदर्शन औचित्य) संलग्न करें और सबमिट करें।

अनुरोध स्थिति ट्रैकिंग: सबमिट करने के बाद, अनुरोधकर्ता अनुमोदन डैशबोर्ड पर अपने अनुरोध की वर्तमान स्थिति देख सकता है: यह वर्तमान में किस अनुमोदनकर्ता के पास है, यह कितने समय से प्रतीक्षा कर रहा है, और अब तक अनुमोदन इतिहास। प्रबंधकों को यह पूछने की आवश्यकता नहीं है कि "क्या आपने अभी तक मेरा अनुरोध स्वीकार कर लिया है?" - स्थिति एक नज़र में दिखाई देती है।

ईमेल सूचनाएं: अनुरोधकर्ताओं को प्रमुख स्थिति परिवर्तनों पर ईमेल सूचनाएं प्राप्त होती हैं: सबमिशन की पुष्टि, अनुमोदनकर्ता के नाम और किसी भी टिप्पणी के साथ प्रत्येक अनुमोदन या इनकार, और अंतिम अनुमोदन या इनकार। अधिसूचना ईमेल में त्वरित पहुंच के लिए अनुरोध का सीधा लिंक शामिल है।

अनुमोदन टिप्पणियाँ: अनुमोदनकर्ता अनुमोदन या अस्वीकार करते समय टिप्पणियाँ जोड़ सकते हैं। ये टिप्पणियाँ अनुरोधकर्ता को दिखाई देती हैं और अनुमोदन ऑडिट ट्रेल में संरक्षित होती हैं। अस्वीकृत अनुरोध एक टिप्पणी के साथ जिसमें बताया गया है कि क्यों अनुरोधकर्ता को पुनः सबमिट करने के लिए कार्रवाई योग्य प्रतिक्रिया देता है।

अस्वीकार के बाद पुनः सबमिट करना: जब किसी अनुरोध को अस्वीकार कर दिया जाता है, तो अनुरोधकर्ता अंतर्निहित मुद्दों को ठीक कर सकता है और पुनः सबमिट कर सकता है। पुनः सबमिशन एक नई अनुमोदन श्रृंखला शुरू करता है लेकिन पिछले प्रयास के इतिहास को बनाए रखता है - अनुमोदनकर्ता देख सकते हैं कि यह एक पुनः सबमिशन है और क्या बदला गया था।

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अनुमोदक अनुभव

अनुमोदनकर्ताओं को लंबित अनुरोधों की समीक्षा करने और उन पर कार्रवाई करने के लिए एक बाधा रहित तरीके की आवश्यकता है। अनुमोदन प्रक्रिया में देरी से व्यवसाय धीमा हो जाता है।

अनुमोदन डैशबोर्ड: आपके अनुमोदन की प्रतीक्षा कर रहे सभी लंबित अनुरोधों को देखने के लिए अनुमोदन > अनुमोदन पर नेविगेट करें। सूची दिखाती है: अनुरोध प्रकार, अनुरोधकर्ता, सबमिट की गई तारीख, प्रतीक्षा समय और सारांश जानकारी। एक क्लिक से समीक्षा के लिए अनुरोध विवरण खुल जाता है।

ईमेल से अनुमोदन: ईमेल सूचनाओं में अनुरोध का सारांश और दो बटन शामिल हैं: स्वीकृत करें और अस्वीकार करें। अनुमोदनकर्ता ओडू में लॉग इन किए बिना कार्य कर सकते हैं - ईमेल में बटन पर क्लिक करने से न्यूनतम अनुमोदन इंटरफ़ेस खुल जाता है (या एक-क्लिक अनुमोदन के लिए कॉन्फ़िगर होने पर सीधे कार्य करता है)। यह उन व्यस्त अधिकारियों के लिए विशेष रूप से मूल्यवान है जो ओडू में नहीं रहते हैं।

मोबाइल से अनुमोदन: ओडू मोबाइल ऐप अधिसूचना केंद्र में लंबित अनुमोदन दिखाता है। जब किसी नए अनुरोध पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है तो अनुमोदनकर्ताओं को पुश सूचनाएं प्राप्त होती हैं। एक टैप से सीधे फ़ोन से समीक्षा करें और स्वीकृत करें।

अनुमोदन सौंपना: जब कोई अनुमोदक अनुपलब्ध हो (छुट्टी, यात्रा, चिकित्सा अवकाश), तो एक प्रतिनिधिमंडल कॉन्फ़िगर करें - किसी अन्य उपयोगकर्ता को एक निर्धारित अवधि के लिए अनुमोदन जिम्मेदारियां प्राप्त होती हैं। प्रतिस्थापन को प्रलेखित किया गया है, यह सुनिश्चित करते हुए जवाबदेही बनाए रखी गई है कि स्वीकृतियां अनिश्चित काल तक न रुकें।

थोक अनुमोदन: जब कई समान अनुरोध लंबित हों (उदाहरण के लिए, महीने के अंत की व्यय रिपोर्ट), तो सूची से कई अनुरोधों का चयन करें और उन्हें बैच में स्वीकृत करें। नियमित अनुमोदनों के लिए जहां प्रत्येक व्यक्तिगत समीक्षा आवश्यक नहीं है, थोक अनुमोदन नाटकीय रूप से अनुमोदनकर्ता के समय को कम कर देता है।

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वृद्धि और अतिदेय प्रबंधन

अनुत्तरित रहने वाले अनुमोदन अनुरोध एक बाधा हैं जो अनुरोधकर्ताओं को निराश करते हैं और व्यापार की गति को धीमा कर देते हैं।

वृद्धि का समय: प्रत्येक अनुमोदन प्रकार के लिए एक वृद्धि नीति कॉन्फ़िगर करें: यदि X घंटे के भीतर कार्रवाई नहीं की जाती है, तो अनुमोदनकर्ता को एक अनुस्मारक भेजें। यदि Y घंटे के बाद भी कार्रवाई नहीं की जाती है, तो अनुमोदनकर्ता के प्रबंधक को बताएं। यह स्वचालित वृद्धि सुनिश्चित करती है कि स्वीकृतियों को कभी भी चुपचाप अनदेखा न किया जाए।

अतिदेय दृश्यता: अनुमोदन प्रबंधक पूरे संगठन में सभी अतिदेय अनुरोधों को देख सकते हैं - अनुमोदन प्रकार, अनुमोदनकर्ता या प्रतीक्षा समय के आधार पर फ़िल्टर करके। देरी अवरोधक बनने से पहले यह दृश्यता सक्रिय हस्तक्षेप को सक्षम बनाती है।

एसएलए निगरानी: प्रत्येक अनुमोदन प्रकार के लिए एसएलए लक्ष्य कॉन्फ़िगर करें (उदाहरण के लिए, सभी व्यय अनुमोदन 24 व्यावसायिक घंटों के भीतर संसाधित किए जाने चाहिए; $1,000 से कम के सभी खरीद अनुरोध 4 घंटे के भीतर)। लंबे समय से विलंब वाले अनुमोदनकर्ताओं या अनुमोदन प्रकारों की पहचान करने के लिए अनुमोदन रिपोर्ट में एसएलए अनुपालन को ट्रैक करें।

अवकाश मोड: जब उपयोगकर्ता ओडू में स्वयं को कार्यालय से बाहर निर्धारित करते हैं, तो उन्हें सौंपे गए अनुमोदन अनुरोध स्वचालित रूप से उनके नामित बैकअप अनुमोदक को पुनः भेजे जा सकते हैं। यह नियोजित अनुपस्थिति के दौरान अनुमोदन कतारों को बैकअप लेने से रोकता है।

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अन्य ओडू मॉड्यूल के साथ एकीकरण

ओडू अप्रूवल्स की वास्तविक शक्ति परिचालन मॉड्यूल के साथ इसका एकीकरण है जहां वास्तविक व्यावसायिक निर्णय लिए जाते हैं।

खरीद स्वीकृतियां: एक सीमा से ऊपर के ऑर्डर के लिए अनुमोदन की आवश्यकता के लिए खरीद मॉड्यूल को कॉन्फ़िगर करें। जब कोई विक्रेता या खरीदार $5,000 से अधिक का खरीद ऑर्डर बनाता है, तो इसे संपादन के लिए लॉक कर दिया जाता है और परिभाषित श्रृंखला के माध्यम से खरीदारी अनुमोदन अनुरोध स्वचालित रूप से उत्पन्न होता है। अनुमोदन मिलने के बाद ही खरीद आदेश निष्पादित किया जा सकता है।

व्यय अनुमोदन: व्यय मॉड्यूल में अंतर्निहित अनुमोदन एकीकरण है। व्यय रिपोर्ट सबमिट किए जाने पर स्वचालित रूप से अनुमोदन अनुरोध उत्पन्न करती है। बड़ी व्यय रिपोर्टों के लिए बहु-स्तरीय अनुमोदन कॉन्फ़िगर करें (उदाहरण के लिए, $1,000 तक की राशि के लिए प्रबंधक अनुमोदन, $1,000-$5,000 के लिए निदेशक अनुमोदन, $5,000 से ऊपर सीएफओ अनुमोदन)।

एचआर अनुमोदन: अनुमोदन मॉड्यूल को एचआर कार्यों से कनेक्ट करें: प्रति सप्ताह 10 घंटे से अधिक का ओवरटाइम एचआर प्रबंधक के लिए अनुमोदन अनुरोध को ट्रिगर करता है; लगातार 5 दिनों से अधिक की छुट्टी के लिए प्रबंधक और मानव संसाधन निदेशक की मंजूरी की आवश्यकता होती है; वेतन परिवर्तन अनुरोधों के लिए विभाग प्रमुख और मानव संसाधन निदेशक के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है।

कस्टम अनुमोदन: देशी ओडू मॉड्यूल एकीकरण के बिना व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए, एक स्टैंडअलोन प्रक्रिया के रूप में अनुमोदन मॉड्यूल का उपयोग करें। कोई भी कर्मचारी किसी भी व्यावसायिक निर्णय के लिए कस्टम अनुमोदन अनुरोध सबमिट कर सकता है जिसमें समर्पित मॉड्यूल वर्कफ़्लो नहीं है। इस लचीलेपन का मतलब है कि अनुमोदन आपके संगठन के लिए सार्वभौमिक शासन परत बन जाता है।

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ऑडिट ट्रेल और अनुपालन

औपचारिक अनुमोदन प्रणाली के मूल मूल्यों में से एक इसके द्वारा बनाया गया ऑडिट ट्रेल है।

पूर्ण अनुमोदन इतिहास: प्रत्येक अनुमोदन अनुरोध एक पूर्ण इतिहास रखता है: इसे किसने, कब, किस जानकारी के साथ बनाया; प्रत्येक स्तर पर किसे सूचित किया गया था; किसने स्वीकृत या अस्वीकार किया, कब, और क्या टिप्पणियाँ जोड़ी गईं; और अंतिम परिणाम. यह इतिहास अपरिवर्तनीय है - इसे तथ्य के बाद संपादित नहीं किया जा सकता है।

ऑडिट के लिए निर्यात: नियामक अनुपालन, वित्तीय ऑडिट, या एसओएक्स अनुपालन के लिए, पीडीएफ या एक्सेल के रूप में अनुमोदन रिकॉर्ड निर्यात करें। आवश्यक साक्ष्य पैकेज तैयार करने के लिए समय अवधि, अनुमोदन प्रकार या अनुमोदनकर्ता के अनुसार फ़िल्टर करें। निर्यात में सभी अनुरोध विवरण और संपूर्ण अनुमोदन श्रृंखला इतिहास शामिल है।

कर्तव्यों का पृथक्करण साक्ष्य: कर्तव्यों के पृथक्करण की आवश्यकता वाले वित्तीय नियंत्रणों के लिए (जो व्यक्ति खरीद अनुरोध बनाता है वह वही व्यक्ति नहीं हो सकता जो इसे अनुमोदित करता है), अनुरोधकर्ता को स्वचालित रूप से अनुमोदन श्रृंखला से बाहर करने के लिए अनुमोदन प्रकारों को कॉन्फ़िगर करें। अनुमोदन इतिहास साक्ष्य प्रदान करता है कि आवश्यक पृथक्करण बनाए रखा गया था।

नीति अनुपालन: समय के साथ, अनुमोदन इतिहास दिखाता है कि आपकी प्राधिकरण नीतियों का लगातार पालन किया जा रहा है या नहीं। यदि खरीद आदेश नियमित रूप से अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा सीमा से ऊपर अनुमोदित किए जाते हैं, तो अनुमोदन मॉड्यूल इसे पकड़ लेता है - केवल नीति अस्तित्व के बजाय नीति प्रवर्तन को सक्षम करना।

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अनुमोदन विश्लेषिकी और रिपोर्टिंग

अनुमोदन मात्रा रिपोर्टिंग: अनुमोदन > रिपोर्टिंग > अनुमोदन विश्लेषण पर जाएँ। प्रकार, अवधि, अनुरोधकर्ता विभाग और स्थिति के आधार पर अनुरोधों की संख्या देखें। प्रकार के आधार पर वॉल्यूम को समझने से यह पता चलता है कि कौन सी प्रक्रियाएँ सबसे अधिक सक्रिय हैं और इसलिए अनुकूलन के लिए सबसे अधिक प्रभावशाली हैं।

चक्र समय विश्लेषण: मापें कि अनुरोधों को प्रत्येक अनुमोदन स्तर तक पहुंचने में कितना समय लगता है। बाधाओं की पहचान करें - अनुमोदन प्रकार या लगातार लंबे चक्र समय वाले विशिष्ट अनुमोदनकर्ता। इस डेटा का उपयोग कोचिंग वार्तालाप (अनुमोदनकर्ता जो बार-बार देरी करते हैं), प्रक्रिया पुनः डिज़ाइन (अनुमोदन श्रृंखला जो शामिल जोखिम के लिए बहुत लंबी है), या स्टाफिंग निर्णय (अनुमोदन भार जो एक व्यक्ति की क्षमता से अधिक है) के लिए करें।

अस्वीकृति विश्लेषण: अनुमोदन प्रकार और अनुमोदनकर्ता द्वारा अस्वीकार दरों को ट्रैक करें। उच्च अस्वीकृति दर यह दर्शाती है कि अनुरोधकर्ता गैर-अनुपालक अनुरोध (प्रशिक्षण या स्पष्टता मुद्दा) सबमिट कर रहे हैं या व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए अनुमोदन मानदंड बहुत सख्त हैं (नीति समीक्षा की आवश्यकता है)। कम इनकार दरें रबर-स्टैम्पिंग का संकेत दे सकती हैं - अनुमोदनकर्ता अनुरोधों के साथ सार्थक रूप से संलग्न नहीं हो रहे हैं।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या विभिन्न विभागों के लिए अनुमोदन प्रकारों को अलग-अलग कॉन्फ़िगर किया जा सकता है?

हाँ। प्रत्येक विभाग के लिए अनुमोदन प्रकार के वेरिएंट बनाएं, या सशर्त रूटिंग नियमों के साथ एक ही प्रकार का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, एक "यात्रा अनुरोध" अनुमोदन प्रकार आईटी विभाग के अनुरोधों को आईटी निदेशक के पास भेज सकता है, जबकि बिक्री विभाग के अनुरोधों को बिक्री के उपाध्यक्ष के पास भेज सकता है - स्वचालन नियमों का उपयोग करके जो अनुरोधकर्ता के विभाग का पता लगाता है और तदनुसार अनुमोदनकर्ता श्रृंखला को संशोधित करता है।

क्या स्वीकृतियों को एक सीमा से नीचे के छोटे अनुरोधों को स्वतः स्वीकृत करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है?

हाँ। स्वचालित अनुमोदन नियमों को कॉन्फ़िगर करें जो मानवीय समीक्षा के बिना एक सीमा से नीचे के अनुरोधों को मंजूरी देते हैं। $50 से कम खर्च स्वतः स्वीकृत हो सकते हैं; $50 और $500 के बीच के अनुरोधों के लिए प्रबंधक की मंजूरी की आवश्यकता होती है; $500 से अधिक के अनुरोधों के लिए निदेशक की मंजूरी की आवश्यकता होती है। अनुरोध इतिहास में ऑटो-अनुमोदन लॉग किया जाता है, जो नियमित, कम जोखिम वाले अनुरोधों के लिए अनावश्यक घर्षण को समाप्त करते हुए ऑडिट ट्रेल को बनाए रखता है।

जब कोई अनुमोदक छुट्टी पर हो तो ओडू अनुमोदन अनुरोधों को कैसे संभालता है?

उपयोगकर्ता की सेटिंग में कार्यालय से बाहर के प्रतिनिधिमंडल को कॉन्फ़िगर करें। जब कोई उपयोगकर्ता खुद को कार्यालय से बाहर के रूप में चिह्नित करता है, तो उनके सभी लंबित अनुमोदन अनुरोध स्वचालित रूप से अनुपस्थिति अवधि के लिए उनके नामित प्रतिनिधि को स्थानांतरित हो जाते हैं। नए अनुरोध जो आम तौर पर उनके पास भेजे जाते हैं वे भी इस अवधि के दौरान प्रतिनिधि के पास भेज दिए जाते हैं। जब उपयोगकर्ता वापस लौटता है और अपनी कार्यालय से बाहर की स्थिति को रद्द करता है, तो रूटिंग सामान्य हो जाती है।

क्या हम अनुमोदन वर्कफ़्लो को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जिसके लिए अलग-अलग अनुरोध मानों के लिए अलग-अलग दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है?

हाँ। अनुमोदन अनुरोध प्रपत्र पर सशर्त आवश्यक फ़ील्ड का उपयोग करें। एक नियम कॉन्फ़िगर करें: यदि अनुरोधित राशि $10,000 से अधिक है, तो "विक्रेता उद्धरण (3 आवश्यक)" फ़ील्ड अनिवार्य हो जाता है। उस सीमा से नीचे, यह वैकल्पिक है। यह छोटे अनुरोधों पर अनावश्यक कागजी कार्रवाई का बोझ डाले बिना उच्च-मूल्य वाले अनुरोधों के लिए उचित दस्तावेज़ीकरण सुनिश्चित करता है।

क्या संगठन में लंबित अनुमोदनों का कुल मूल्य देखने का कोई तरीका है?

हाँ। अनुमोदन विश्लेषण रिपोर्ट को केवल "लंबित" अनुरोध दिखाने के लिए फ़िल्टर किया जा सकता है और अनुमोदन प्रकार के आधार पर समूहीकृत किया जा सकता है। यदि आपके अनुमोदन प्रकारों में राशि फ़ील्ड शामिल हैं (जो उन्हें वित्तीय अनुमोदन के लिए होना चाहिए), तो आप अनुमोदन की प्रतीक्षा कर रहे कुल वित्तीय जोखिम को देखने के लिए लंबित अनुरोधों के मूल्यों को जोड़ सकते हैं। यह समग्र दृश्य राजकोष और नकदी प्रवाह पूर्वानुमान के लिए मूल्यवान है।

क्या ओडू ईमेल के बजाय व्हाट्सएप या स्लैक के माध्यम से अनुमोदन सूचनाएं भेज सकता है?

ईमेल और पुश सूचनाएं (मोबाइल ऐप के माध्यम से) मानक अधिसूचना चैनल हैं। व्हाट्सएप सूचनाओं के लिए, ओडू 19 एंटरप्राइज के व्हाट्सएप एकीकरण को इस चैनल को पसंद करने वाले अनुमोदनकर्ताओं के लिए व्हाट्सएप के माध्यम से अनुमोदन सूचनाएं भेजने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। स्लैक के लिए, कस्टम ऑटोमेशन नियम एक नया अनुमोदन बनने पर स्लैक वेबहुक पर पोस्ट कर सकते हैं, जिससे एक स्लैक संदेश ट्रिगर हो सकता है। इन एकीकरणों के लिए अतिरिक्त कॉन्फ़िगरेशन की आवश्यकता होती है लेकिन ये Odoo के स्वचालन और वेबहुक सुविधाओं के माध्यम से समर्थित हैं।

हम यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि स्वीकृत निर्णय वास्तव में सही ढंग से लागू किए गए हैं?

ओडू में स्वीकृतियां डाउनस्ट्रीम गतिविधियों को गेट करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। मॉड्यूल-एकीकृत अनुमोदन प्रकारों (खरीदारी, व्यय) के लिए, अंतर्निहित रिकॉर्ड तब तक लॉक कर दिया जाता है जब तक कि अनुमोदन नहीं दिया जाता है - इसे अन्यथा संसाधित नहीं किया जा सकता है। स्टैंडअलोन अनुमोदन अनुरोधों के लिए, कार्यान्वयन आपके प्रक्रिया डिज़ाइन पर निर्भर करता है। अनुमोदन के बाद अनुरोध पर "अगली कार्रवाई" गतिविधि कॉन्फ़िगर करें जो संबंधित व्यक्ति को कार्यान्वयन कार्य सौंपती है, जिससे अनुवर्ती कार्रवाई के लिए जवाबदेही बनती है।

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अगले चरण

ओडू अप्रूवल्स अनौपचारिक, ईमेल-आधारित प्राधिकरण प्रक्रियाओं को संरचित, दस्तावेजी, मोबाइल-सुलभ वर्कफ़्लो के साथ प्रतिस्थापित करता है जो नौकरशाही देरी पैदा किए बिना आपके संगठन को आवश्यक प्रशासन प्रदान करता है। जब अनुमोदन प्रक्रियाएं स्वचालित, मापने योग्य और उन प्रणालियों के साथ एकीकृत होती हैं जहां काम होता है, तो संगठन तेजी से और बेहतर नियंत्रण के साथ आगे बढ़ते हैं।

ECOSIRE व्यापक Odoo कार्यान्वयन के हिस्से के रूप में Odoo स्वीकृतियों को कॉन्फ़िगर करता है, अनुमोदन वर्कफ़्लो डिज़ाइन करता है जो आपकी शासन आवश्यकताओं और प्राधिकरण पदानुक्रम से मेल खाता है। हमारे कार्यान्वयन में सभी प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए अनुमोदन प्रकार का डिज़ाइन, आपके मौजूदा ओडू मॉड्यूल के साथ एकीकरण और अनुमोदनकर्ताओं और अनुरोधकर्ताओं दोनों के लिए प्रशिक्षण शामिल है।

अनुमोदन वर्कफ़्लो कार्यान्वयन के बारे में जानने के लिए हमारे Odoo सेवा पृष्ठ पर जाएँ, या Odoo 19 एंटरप्राइज़ के लिए उन्नत सशर्त रूटिंग, बाहरी अनुमोदनकर्ता पहुंच और अनुपालन रिपोर्टिंग डैशबोर्ड सहित अनुमोदन एक्सटेंशन के लिए हमारे मार्केटप्लेस मॉड्यूल को ब्राउज़ करें।