Financial Close Process: Accelerate Month-End with ERP Automation

औसत मध्य-बाज़ार कंपनी को अपना माह-अंत वित्तीय समापन पूरा करने में 6-10 कार्यदिवस लगते हैं। श्रेणी में सर्वश्रेष्ठ संगठन 3-4 दिनों में बंद हो जाते हैं। अंतर अधिक एकाउंटेंट का नहीं है - यह स्वचालित वर्कफ़्लो, मानकीकृत चेकलिस्ट और वास्तविक समय डेटा का है जो सुलह की बाधा को समाप्त करता है।

मुख्य बातें

• मानकीकृत क्लोज चेकलिस्ट छूटी हुई वस्तुओं को कम करती हैं और 50% तक पुनः कार्य करती हैं
• स्वचालित बैंक समाधान समाप्ति समय-सीमा से 2-3 दिन कम कर देता है
• ईआरपी-संचालित एक्रुअल टेम्प्लेट मैन्युअल स्प्रेडशीट गणना को समाप्त कर देते हैं
• रीयल-टाइम डैशबोर्ड नियंत्रकों को निकट प्रगति की दृश्यता प्रदान करते हैं

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माह के अंत की समाप्ति समयरेखा

दिन 1-2: लेन-देन कटऑफ़ और समाधान

लेनदेन कटऑफ सुनिश्चित करता है कि सभी राजस्व और व्यय सही अवधि में दर्ज किए गए हैं:

• पुष्टि करें कि अवधि के सभी चालान पोस्ट कर दिए गए हैं
• सत्यापित करें कि कटऑफ तिथि के माध्यम से प्राप्त सभी विक्रेता बिल दर्ज किए गए हैं
• अंतिम कारोबारी दिन तक सभी बैंक लेनदेन की प्रक्रिया करें
• अवधि के लिए सभी पेरोल प्रविष्टियाँ पोस्ट करें
• कटऑफ के माध्यम से इन्वेंट्री रसीदें और शिपमेंट रिकॉर्ड करें

बैंक समाधान आम तौर पर सबसे लंबा करीबी कार्य है:

• आयात बैंक विवरण (ओडू में बैंक फ़ीड के माध्यम से स्वचालित)
• रिकॉर्ड की गई प्रविष्टियों के विरुद्ध लेनदेन का मिलान करें
• बेजोड़ वस्तुओं की जांच करें और उनका समाधान करें
• Post bank fees, interest, and other bank-originated transactions

दिन 3-4: संचय और समायोजन

मानक उपार्जन:

• किए गए कार्य के लिए राजस्व संचय, लेकिन अभी तक चालान नहीं किया गया है
• प्राप्त सेवाओं के लिए व्यय संचय, लेकिन अभी तक बिल नहीं किया गया है
• अर्जित लेकिन अभी तक भुगतान नहीं की गई मजदूरी के लिए पेरोल उपार्जन
• ऋण और ऋण सुविधाओं पर ब्याज उपार्जन
• आय और बिक्री कर दायित्वों के लिए कर संचय

ओडू में, मानक संचय के लिए आवर्ती जर्नल प्रविष्टि टेम्पलेट बनाएं। प्रत्येक टेम्प्लेट डेबिट खाता, क्रेडिट खाता और गणना पद्धति को परिभाषित करता है। महीने के अंत में एक क्लिक के साथ पोस्टिंग और अगली अवधि के पहले दिन ऑटो-रिवर्स।

प्रविष्टियों का समायोजन:

• अचल संपत्तियों के लिए मूल्यह्रास (परिसंपत्ति मॉड्यूल के माध्यम से स्वचालित मासिक)
• प्रीपेड खर्चों का परिशोधन (आस्थगित व्यय मॉड्यूल के माध्यम से स्वचालित)
• उम्र बढ़ने के विश्लेषण के आधार पर खराब ऋण प्रावधान समायोजन
• इन्वेंटरी मूल्यांकन समायोजन
• विदेशी मुद्रा पुनर्मूल्यांकन

दिन 5-6: समीक्षा और रिपोर्टिंग

खाता समीक्षा:

• तर्कसंगतता के लिए सभी बैलेंस शीट खातों की समीक्षा करें
• वर्तमान माह की तुलना पिछले माह और पिछले वर्ष के समान माह से करें
• महत्वपूर्ण भिन्नताओं की जांच करें (सीमा: 10% या $5,000)
• सबलेजर-टू-जनरल-लेजर समाधान सत्यापित करें (ए/आर, ए/पी, इन्वेंट्री)
• संस्थाओं के बीच अंतरकंपनी शेष राशि के मेल की पुष्टि करें

वित्तीय विवरण तैयार करना:

• आय विवरण, बैलेंस शीट और नकदी प्रवाह विवरण तैयार करें
• आयकर प्रावधान की गणना और रिकॉर्ड करें
• परिणामों की प्रबंधन चर्चा तैयार करें
• विभागीय पी एंड एल ब्रेकडाउन बनाएं
• कार्यकारी समीक्षा के लिए KPI डैशबोर्ड जेनरेट करें

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ओडू में चेकलिस्ट स्वचालन बंद करें

टीम के सदस्यों को सौंपे गए कार्यों के साथ मासिक समापन के लिए एक प्रोजेक्ट टेम्पलेट बनाएं:

1. पूर्व अवधि बंद करें -- पिछली दिनांक वाली प्रविष्टियों को रोकने के लिए पिछली अवधि को लॉक करें
2. आवर्ती प्रविष्टियाँ पोस्ट करें -- टेम्प्लेट से स्वचालित रूप से जेनरेट करें
3. बैंक खातों का मिलान -- सभी खातों का मिलान शून्य बेजोड़ वस्तुओं के साथ किया गया
4. पोस्ट मूल्यह्रास -- परिसंपत्ति मूल्यह्रास विज़ार्ड चलाएँ
5. ए/आर एजिंग की समीक्षा करें -- यदि आवश्यक हो तो खराब ऋण प्रावधान को समायोजित करें
6. ए/पी उम्र बढ़ने की समीक्षा करें -- सुनिश्चित करें कि सभी बिल दर्ज किए जाएं
7. पोस्ट संचय -- संचय टेम्पलेट्स से उत्पन्न करें
8. मुद्रा पुनर्मूल्यांकन -- सभी विदेशी मुद्रा खातों के लिए चलाएँ
9. अंतरकंपनी समाधान -- मिलान शेष की पुष्टि करें
10. ट्रायल बैलेंस समीक्षा -- नियंत्रक साइन-ऑफ़
11. वित्तीय विवरण तैयार करें -- अंतिम रिपोर्ट तैयार करें
12. लॉक अवधि -- आगे की प्रविष्टियों को रोकें

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सामान्य बंद बाधाएँ और समाधान

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: हम समापन समय को 10 दिनों से घटाकर 5 दिन कैसे कर सकते हैं?

सबसे बड़े टाइम सिंक से शुरुआत करें - बैंक समाधान और संचयन। बैंक फ़ीड को स्वचालित करें, संचय टेम्पलेट बनाएं और एक मानकीकृत समापन चेकलिस्ट लागू करें। ये तीन बदलाव आम तौर पर तुरंत 3-4 दिन कम कर देते हैं।

प्रश्न: क्या हमें हार्ड क्लोज़ या सॉफ्ट क्लोज़ का उपयोग करना चाहिए?

अंतिम समीक्षा के बाद हार्ड क्लोज़ (अवधि को लॉक करना) की अनुशंसा की जाती है। सॉफ्ट क्लोज़ सुधार की अनुमति देता है लेकिन अवधि की अखंडता को जोखिम में डालता है। ओडू दोनों का समर्थन करता है - आप किसी तारीख के साथ अवधियों को लॉक कर सकते हैं और केवल नियंत्रकों तक ओवरराइड पहुंच को प्रतिबंधित कर सकते हैं।

प्रश्न: हम देर से आने वाले चालानों से कैसे निपटते हैं?

विक्रेताओं और विभागों को स्पष्ट समय सीमा के साथ एक कटऑफ नीति बनाएं। वास्तव में देर से आने वाली वस्तुओं के लिए, खरीद आदेशों या ज्ञात प्रतिबद्धताओं के आधार पर संचय रिकॉर्ड करें, फिर वास्तविक चालान आने पर इसे उलट दें।

प्रश्न: करीबी को क्या रिपोर्ट देनी चाहिए?

न्यूनतम: आय विवरण, बैलेंस शीट, नकदी प्रवाह विवरण, ए/आर और ए/पी एजिंग, ट्रायल बैलेंस, बैंक समाधान सारांश, और वास्तविक बजट और पूर्व अवधि की तुलना में भिन्नता विश्लेषण।

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आगे क्या है

एक कुशल वित्तीय समापन प्रक्रिया एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ है। जो कंपनियाँ तेजी से बंद होती हैं वे बेहतर निर्णय लेती हैं क्योंकि उनके पास वर्तमान वित्तीय डेटा होता है, न कि दो सप्ताह पुराना डेटा।

निकट प्रक्रिया अनुकूलन के लिए ECOSIRE से संपर्क करें, या अपने महीने के अंत को स्वचालित करने के लिए हमारी Odoo कार्यान्वयन सेवाओं का पता लगाएं।

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