Rapports paginés dans Power BI : quand et comment les utiliser

La plupart des rapports Power BI sont interactifs : conçus pour l'exploration, avec des segments à filtrer, des visuels à surligner et des graphiques à explorer. Ces rapports interactifs excellent pour aider les utilisateurs à découvrir des informations. Mais ce n'est pas le bon outil lorsqu'il s'agit d'une facture formatée, d'un dossier réglementaire, d'un état financier qui doit s'imprimer de manière identique sur chaque imprimante ou d'un rapport qui s'étend sur des centaines de pages avec des en-têtes et des pieds de page cohérents sur chacune d'entre elles.

Les rapports paginés Power BI sont la réponse à ces exigences. Construits sur la technologie de définition de rapport (RDL) mature de SQL Server Reporting Services (SSRS), les rapports paginés produisent une sortie au pixel près qui s'affiche de manière cohérente sur les écrans, les PDF, les exportations Excel et l'impression. Ce guide explique quand les rapports paginés constituent le bon choix, comment les créer, ainsi que les modèles de déploiement et d'abonnement qui en font des bêtes de somme opérationnelles en matière de reporting.

Points clés à retenir

• Les rapports paginés sont conçus pour l'impression, l'exportation et le formatage au pixel près, et non pour l'exploration interactive.
• Ils utilisent Report Builder ou Power BI Report Builder (gratuit) comme outil de création, et non Power BI Desktop
• Les sources de données incluent les ensembles de données Power BI, SQL Server, Oracle, Azure SQL et toute source ODBC/OLE DB
• Les tableaux et matrices des rapports paginés peuvent s'étendre sur des milliers de lignes sur des centaines de pages.
• Les sous-rapports, les régions de données imbriquées et les regroupements complexes prennent en charge des formats financiers hautement structurés
• Les paramètres permettent aux utilisateurs de spécifier des plages de dates, des entités ou d'autres filtres au moment du rendu
• Les abonnements fournissent des rapports automatiquement par e-mail ou SharePoint sur une base planifiée
• Les rapports paginés nécessitent un espace de travail Power BI Premium, Premium par utilisateur ou Fabric pour être publiés

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Rapports interactifs et rapports paginés

Le bon outil dépend du cas d’utilisation. Comprendre quand chaque type de rapport est approprié évite l'erreur courante consistant à imposer des exigences de rapport paginé dans des tableaux de bord interactifs (ou vice versa).

La règle de décision est simple : si le résultat est défini par structure (un document formaté avec un contenu spécifique à des endroits spécifiques), utilisez des rapports paginés. Si le résultat est défini par l'exploration (permettre à l'utilisateur de découvrir ce qui est intéressant), utilisez des rapports interactifs.

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Générateur de rapports Power BI

Power BI Report Builder est l'outil de création gratuit de rapports paginés, disponible en téléchargement séparé auprès de Microsoft. Il utilise le même format RDL que SSRS et produit des rapports qui sont publiés sur les espaces de travail Power BI.

Zones clés de l'interface :

• Surface de conception : un canevas au pixel près où les éléments du rapport (zones de texte, tableaux, matrices, graphiques, images) sont placés avec des coordonnées exactes.
• Volet Données du rapport : gère les sources de données, les ensembles de données (requêtes), les paramètres et les images
• Volet Propriétés : contrôle le formatage, la visibilité, les expressions et le comportement de chaque élément
• Barre d'outils de rapport : aperçu, zoom et navigation dans les pages

Création d'un nouveau rapport :

1. Ouvrez le Générateur de rapports Power BI → Nouveau rapport → Rapport vierge
2. Dans Données du rapport → Nouveau → Source de données → sélectionnez Ensemble de données Microsoft Power BI ou une connexion à une base de données.
3. Créez un ensemble de données avec la requête qui récupère les données du rapport
4. Ajoutez un tableau ou une matrice à l'aire de conception
5. Mappez les champs de l'ensemble de données aux colonnes du tableau
6. Configurez le formatage, le regroupement, les totaux et les en-têtes/pieds de page
7. Aperçu → Enregistrer → Publier sur un espace de travail Premium

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Sources de données pour les rapports paginés

Les rapports paginés prennent en charge un plus large éventail de sources de données que les rapports interactifs Power BI Desktop :

Ensembles de données Power BI : la connexion d'un rapport paginé à un modèle sémantique Power BI (via le type de source de données Ensemble de données Power BI) est l'approche recommandée pour la cohérence organisationnelle : le rapport paginé utilise les mêmes données gouvernées et définitions de mesures que les rapports interactifs.

SQL Server et Azure SQL : connexions directes aux bases de données à l'aide de requêtes SQL. Ceci est courant pour les rapports détaillés dans lesquels les données agrégées du modèle sémantique sont insuffisantes : vous avez besoin de lignes de transactions individuelles, et non de résumés au niveau des mesures.

Oracle, PostgreSQL, MySQL : pris en charge via les connexions ODBC.

Flux OData : sources de données de l'API REST qui exposent le protocole OData.

Azure Analysis Services : pour les organisations utilisant AAS comme couche analytique, les rapports paginés peuvent se connecter directement.

Paramètres intégrés dans les requêtes : contrairement au mode d'importation de Power BI Desktop (dans lequel la requête s'exécute une fois lors de l'actualisation), les rapports paginés exécutent des requêtes au moment du rendu avec des paramètres fournis par l'utilisateur. Une requête telle que WHERE OrderDate BETWEEN @StartDate AND @EndDate filtre la base de données lors de l'exécution de la requête, et non au moment du chargement du modèle de données.

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Tableaux et matrices : les structures de base du rapport

Les rapports paginés sont construits autour de deux régions de données principales : les tableaux (colonnes fixes, lignes variables) et les matrices (lignes et colonnes variables – style de tableau croisé dynamique).

Structure de tableau pour un rapport financier détaillé simple :

[Header]
Report: Accounts Payable Aging as of @ReportDate
Entity: @EntityName

[Table]
| Vendor Name | Invoice # | Invoice Date | Due Date | Amount | Days Overdue |
|-------------|-----------|--------------|----------|--------|--------------|
| [row details iterate here] |

[Table footer]
| Total | | | | [Sum(Amount)] | |

La table génère automatiquement autant de lignes que l'ensemble de données contient. Un tableau de 50 000 lignes génère 50 000 lignes de détails sur le nombre de pages requis, avec des en-têtes de colonne cohérents sur chaque page.

Le Regroupement organise les lignes de manière hiérarchique. Un rapport du grand livre peut regrouper par catégorie de compte → Compte → Centre de coûts, avec des sous-totaux à chaque niveau de groupe :

• Catégorie de compte : Revenus (sous-total)
• Compte 4001 : Revenus produits (sous-total)
• Centre de coûts 100 : 485 000 $
• Centre de coûts 200 : 312 000 $
• Compte 4002 : Revenus de services (sous-total)

Ce regroupement imbriqué avec des sous-totaux à chaque niveau est simple dans les rapports paginés mais complexe à mettre en œuvre dans les visuels interactifs Power BI.

Matrix (tableau croisé) crée une structure pivot dynamique dans laquelle les colonnes sont générées à partir de valeurs de données, non prédéfinies. Une matrice budget/réel peut comporter des mois sous forme de colonnes, générées dynamiquement afin que la même définition de rapport fonctionne pour n'importe quel paramètre de plage de dates.

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Paramètres : Rendre les rapports dynamiques

Les paramètres constituent le mécanisme de saisie utilisateur pour les rapports paginés. Au moment du rendu, l'utilisateur spécifie les valeurs des paramètres (ou elles sont fournies par programme) et le rapport interroge et formate en conséquence.

Types de paramètres courants :

• DateTime : dates de début/fin de la période du rapport
• Texte : Nom de l'entité, département, centre de coûts
• Entier : Année du rapport, période fiscale
• Booléen : inclure les enregistrements inactifs, afficher les lignes de valeur nulle
• Multi-valeurs : permettre aux utilisateurs de sélectionner plusieurs départements ou régions

La cascade de paramètres signifie que les valeurs disponibles d'un paramètre dépendent de la sélection d'un autre. Sélectionnez une entreprise → le paramètre Département filtre les départements de cette entreprise → le paramètre Centre de coûts filtre les centres de coûts de ce département. Ceci est configuré à l'aide de requêtes d'ensemble de données paramétrées :

-- Departments dataset query (filtered by selected Company)
SELECT DepartmentID, DepartmentName
FROM Departments
WHERE CompanyID = @CompanyID
ORDER BY DepartmentName

Les valeurs par défaut peuvent être des expressions calculées au moment du rendu. Un paramètre de date défini par défaut sur =Today() s'ouvre toujours à la date du jour. Un paramètre de période défini par défaut sur =Month(Today()) s'ouvre sur le mois en cours.

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Langage de formatage et d'expression

Les rapports paginés utilisent des expressions Visual Basic (préfixées par =) pour la mise en forme, la visibilité et le contenu dynamiques. C'est différent de DAX : c'est un langage différent pour un environnement d'exécution différent.

Modèles d'expression courants :

Couleur conditionnelle basée sur la valeur :

=IIF(Fields!Variance.Value < 0, "Red", "Black")

Couleurs des lignes alternées (pour plus de lisibilité) :

=IIF(RowNumber(Nothing) MOD 2 = 0, "LightGray", "White")

Formater un nombre comme devise :

=Format(Fields!Amount.Value, "C2")

Formatage en pourcentage :

=Format(Fields!Variance.Value, "P1")

Numérotation des pages :

=Globals!PageNumber & " of " & Globals!TotalPages

Les Expressions de visibilité masquent ou affichent des lignes, des colonnes et des sections entières en fonction des valeurs des paramètres ou des conditions des données :

=IIF(Parameters!ShowDetail.Value = False, True, False)
-- True = hidden, False = visible

Basculer la visibilité permet d'afficher/masquer de manière interactive dans le rapport rendu : cliquer sur un en-tête de groupe développe ou réduit les lignes de détails du groupe.

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Mise en page et optimisation de l'impression

Le terme « paginé » dans les rapports paginés signifie que la mise en page est conçue autour de pages : formats de page spécifiques (A4, Lettre, Légal, personnalisé), marges, en-têtes, pieds de page et contrôle des sauts de page.

Les en-têtes et pieds de page apparaissent sur chaque page et contiennent généralement :

• Titre du rapport et nom de l'entreprise (en-tête)
• Numéro de page, date du rapport et avis de confidentialité (pied de page)

Contrôle des sauts de page détermine l'endroit où les groupes de données commencent les nouvelles pages :

• PageBreakAtStart sur un groupe signifie que chaque groupe commence sur une nouvelle page
• PageBreakAtEnd force une nouvelle page après le groupe
• KeepTogether empêche qu'un en-tête de groupe devienne orphelin sur la dernière ligne d'une page

Dimensionnement de la page : définissez la taille et les marges de la page dans les propriétés du rapport. Configurations courantes :

• Lettre (8,5" × 11"), Paysage pour tableaux larges, marges de 0,5"
• A4 pour les distributions européennes
• Formats personnalisés pour des impressions de formulaires spécifiques (factures, chèques)

La répartition des colonnes permet à une cellule de fusionner plusieurs colonnes pour les en-têtes, ce qui est utile pour créer des présentations d'états financiers dans lesquelles les noms de comptes s'étendent sur plusieurs colonnes de périodes.

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## Formats d'exportation et abonnements

Exportation de rapports paginés vers plusieurs formats :

• PDF : le plus courant – au pixel près, imprimable, signable
• Excel (xlsx) : Exportation conviviale des données, préservant la structure du tableau pour une analyse plus approfondie
• Word (docx) : pour les rapports intégrés dans les flux de travail de documents Word
• CSV : Exportation des données, perte du formatage
• XML : Export de données structurées
• PowerPoint : pour intégrer des instantanés de rapport dans des présentations

Les abonnements fournissent automatiquement des rapports sans intervention de l'utilisateur :

Les abonnements standard envoient des rapports à une liste d'adresses e-mail selon un calendrier (quotidien, hebdomadaire, mensuel, basé sur des événements). Chaque destinataire reçoit le même rapport.

Les abonnements basés sur les données utilisent un ensemble de données pour déterminer les destinataires et les valeurs des paramètres. Un rapport de ventes hebdomadaire envoyé aux responsables régionaux, où chaque responsable reçoit uniquement les données de sa région, utilise un abonnement basé sur les données avec :

• Un ensemble de données contenant les adresses e-mail des gestionnaires et leurs codes de région
• Paramètres mappés à partir de l'ensemble de données (Region = [RegionCode] de la ligne de l'ensemble de données)
• Chaque manager reçoit automatiquement un rapport personnalisé pour sa région

Les abonnements basés sur les données nécessitent Power BI Premium.

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Questions fréquemment posées

Les rapports paginés nécessitent-ils Power BI Premium ?

Oui. Les rapports paginés doivent être publiés et rendus dans un espace de travail Power BI Premium (Premium par capacité, Premium par utilisateur ou Microsoft Fabric F64+). Ils ne peuvent pas être hébergés dans un espace de travail réservé aux Pro. L'affichage des rapports paginés partagés peut nécessiter une licence Premium par utilisateur en fonction de la configuration de l'espace de travail. Power BI Report Builder (l'outil de création) peut être téléchargé et utilisé gratuitement pour le développement.

Quelle est la différence entre les rapports paginés et les rapports Power BI classiques ?

Les rapports Power BI classiques sont interactifs : intégrés à Power BI Desktop, conçus pour l'exploration avec des slicers et des interactions visuelles. Les rapports paginés sont orientés document : intégrés à Power BI Report Builder, conçus pour l'impression, l'exportation et la sortie structurée. Les rapports interactifs fonctionnent mieux pour les tableaux de bord et les analyses en libre-service. Les rapports paginés fonctionnent mieux pour les états financiers, les factures, les dépôts réglementaires et tout rapport qui doit s'imprimer correctement ou être exporté selon des spécifications exactes.

Les rapports paginés peuvent-ils se connecter à un modèle sémantique Power BI ?

Oui. À l’aide du type de source de données « Power BI Dataset », les rapports paginés se connectent aux modèles sémantiques Power BI publiés et les interrogent à l’aide de DAX. Cela permet aux rapports paginés d'utiliser les mêmes mesures, hiérarchies et sécurité (y compris la sécurité au niveau des lignes) que les rapports interactifs, garantissant ainsi la cohérence entre les deux types de rapports. Il s’agit de l’approche recommandée pour les organisations disposant de modèles sémantiques établis.

Comment convertir un rapport SSRS en rapports paginés Power BI ?

Les rapports paginés Power BI utilisent le même format RDL que SSRS, de sorte que la plupart des rapports SSRS peuvent être publiés sur Power BI en modifiant les connexions à la source de données. Les types de sources de données pris en charge dans SSRS mais pas dans Power BI (comme Analysis Services dans certaines configurations ou certains anciens pilotes ODBC) peuvent nécessiter une reconfiguration. La présentation du rapport, les expressions, le regroupement et la plupart des mises en forme fonctionnent de manière identique. Téléchargez le fichier .rdl sur un espace de travail Premium pour tester la compatibilité.

Les rapports paginés peuvent-ils être intégrés dans des applications personnalisées ?

Oui. Power BI Embedded prend en charge les rapports paginés en utilisant la même approche d’intégration de jeton et d’iframe que les rapports interactifs. Cela permet aux applications personnalisées (portails clients, modules complémentaires ERP, SharePoint) de générer des rapports paginés pour leurs utilisateurs. Les rapports intégrés peuvent accepter les valeurs de paramètres de l'application, permettant ainsi des expériences de rapports personnalisées sans interaction de l'utilisateur avec les invites de paramètres.

Comment gérer des ensembles de données volumineux dans des rapports paginés ?

Les rapports paginés gèrent bien les grands ensembles de données, car ils restituent la sortie côté serveur et la page, contrairement aux rapports interactifs Power BI qui chargent toutes les données dans le navigateur. Un rapport paginé de 500 000 lignes génère des pages au fur et à mesure que l'utilisateur navigue, et non toutes en même temps. Pour les très grands ensembles de données, la pagination avec les paramètres spécifiés par l'utilisateur (plages de dates, filtres d'entités) est fortement recommandée afin de maintenir les temps de rendu inférieurs à 30 secondes. Les connexions SQL directes avec des requêtes paramétrées efficaces sont plus appropriées que les ensembles de données importés en mémoire pour les rapports paginés à grandes lignes.

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Prochaines étapes

Les rapports paginés comblent une lacune critique dans les capacités de Power BI en fournissant des rapports au pixel près, prêts à imprimer et fournis par abonnement dont dépendent les équipes opérationnelles et financières. La technologie est mature, les outils sont gratuits et l'intégration avec la couche sémantique de Power BI garantit la cohérence avec vos analyses interactives.

Les services de développement de tableaux de bord Power BI d'ECOSIRE incluent la conception et la mise en œuvre de rapports paginés, la configuration d'abonnement basée sur les données et l'intégration avec les modèles sémantiques Power BI existants. Contactez-nous pour discuter de vos besoins en matière de rapports formatés.