Power BI pour les organisations à but non lucratif : analyses des donateurs, des programmes et de l'impact

Les organisations à but non lucratif sont de plus en plus tenues de démontrer leur impact, et pas seulement leur activité. Les bailleurs de fonds ne veulent pas savoir combien de repas ont été servis, mais plutôt si les personnes qui ont reçu ces repas ont bénéficié d’une sécurité alimentaire améliorée. Les membres du conseil d’administration veulent comprendre non seulement combien d’argent a été collecté, mais aussi quel est le coût par dollar collecté et quels canaux de collecte de fonds sont les plus efficaces. Les agences de subventions gouvernementales veulent des données sur les résultats qui répondent à des normes de reporting spécifiques.

Power BI offre aux organisations à but non lucratif l'infrastructure analytique nécessaire pour répondre à ces demandes, en connectant les systèmes de gestion des donateurs, les données de mise en œuvre des programmes, les dossiers financiers et les données de résultats externes dans des tableaux de bord qui racontent l'histoire complète de l'impact organisationnel. Ce guide explique comment les organisations à but non lucratif de toutes tailles utilisent Power BI pour renforcer les relations avec les donateurs, améliorer l'efficacité des programmes et produire des rapports d'impact crédibles.

Points clés à retenir

• Power BI se connecte à Salesforce NPSP, Blackbaud Raiser's Edge, DonorPerfect et d'autres CRM pour l'analyse des donateurs
• Le taux de fidélisation des donateurs est la mesure de collecte de fonds la plus critique — Power BI révèle la fidélisation par segment et par canal
• La modélisation de la valeur à vie des donateurs identifie les segments de donateurs à prioriser pour l'investissement relationnel
• Les analyses des performances des campagnes comparent le retour sur investissement du publipostage, des e-mails, des cadeaux majeurs, des événements et des dons en ligne.
• Les tableaux de bord des mesures du programme relient les activités (résultats) aux résultats, permettant ainsi la narration d'impact
• Les rapports de conformité des subventions sont automatisés à l'aide de la fonctionnalité de rapports paginés de Power BI.
• Les analyses des bénévoles suivent l'engagement, les heures contribuées et la valeur économique du travail bénévole
• Les tableaux de bord de viabilité financière surveillent les niveaux de réserves, la diversification du financement et les ratios de frais généraux

---

Architecture de données analytiques à but non lucratif

Les organisations à but non lucratif disposent généralement de trois catégories de données qui doivent être unifiées dans Power BI :

Données de collecte de fonds et de donateurs : les systèmes CRM (Salesforce NPSP, Raiser's Edge, DonorPerfect, Bloomerang, Little Green Light) contiennent les enregistrements des donateurs, l'historique des cadeaux, la participation aux événements, le suivi des promesses de don, les enregistrements de subventions et l'historique des communications.

Données du programme : bases de données de gestion de programme, systèmes de gestion de cas (APRICOT, ServicePoint pour les services aux sans-abri, systèmes de DSE pour les organisations à but non lucratif de santé), plateformes de gestion des bénévoles (VolunteerHub, Galaxy Digital) et outils de collecte de données spécifiques au programme.

Données financières : les systèmes de comptabilité des fonds (Sage Intacct Nonprofit, Blackbaud Financial Edge, QuickBooks Nonprofit) suivent les subventions, les fonds restreints et non restreints, les dépenses du programme et l'allocation des frais généraux.

Le défi de l’architecture des données consiste à connecter ces trois mondes. Un donateur donne à un fonds de programme spécifique. Ce programme offre des services. Ces services produisent des résultats. L'histoire complète – le don de ce donateur a permis aux services qui ont produit ces résultats – nécessite d'intégrer les trois flux de données.

Pour les petites organisations à but non lucratif (budget inférieur à 5 millions de dollars), Power BI se connecte souvent directement à ces systèmes sources. Pour les grandes organisations, un entrepôt de données intermédiaire offre de meilleures performances et permet une analyse inter-systèmes.

---

Analyse et fidélisation des donateurs

La fidélisation des donateurs est la mesure la plus importante dans la collecte de fonds à but non lucratif. Les recherches montrent systématiquement qu’il en coûte 5 à 10 fois plus pour acquérir un nouveau donneur que pour conserver un donneur existant. Une organisation à but non lucratif qui retient 70 % de ses donateurs a besoin d’acquérir beaucoup moins de nouveaux donateurs pour maintenir ses revenus qu’une organisation qui n’en retient que 45 %.

Calcul du taux de rétention compare combien de donateurs ayant donné l'année N ont également donné l'année N+1 :

Donor Retention Rate =
DIVIDE(
    CALCULATE(
        DISTINCTCOUNT(Gifts[DonorID]),
        FILTER(
            Gifts,
            Gifts[GiftYear] = MAX(Gifts[GiftYear]) &&
            CALCULATE(COUNTROWS(FILTER(Gifts, Gifts[GiftYear] = MAX(Gifts[GiftYear]) - 1))) > 0
        )
    ),
    CALCULATE(
        DISTINCTCOUNT(Gifts[DonorID]),
        Gifts[GiftYear] = MAX(Gifts[GiftYear]) - 1
    ),
    0
)

La rétention par segment de donateurs est plus exploitable qu'un taux global unique. Les donateurs de la première année retiennent généralement entre 25 et 30 %. Les donateurs pluriannuels conservent entre 60 et 70 %. Les principaux donateurs (au-dessus d'un seuil fixé par l'organisation) conservent entre 80 et 90 %. Les donateurs mensuels/récurrents retiennent entre 80 et 90 %. Comprendre quels segments déterminent le taux de rétention global et où il diminue guide l'allocation des ressources.

L'analyse des donateurs périmés identifie les donateurs qui ont déjà donné mais qui n'ont pas donné au cours de l'année en cours (LYBUNT — L'année dernière mais malheureusement pas celle-ci) ou au cours de plusieurs années (SYBUNT — Une année mais malheureusement pas celle-ci). Ces donateurs sont les plus prometteurs pour les campagnes de réactivation : ils ont démontré une intention caritative envers l'organisation et peuvent avoir simplement besoin d'un message de réengagement convaincant.

---

Analyse des campagnes de collecte de fonds

Les organisations à but non lucratif mènent simultanément plusieurs campagnes de collecte de fonds : appels par courrier direct, campagnes par courrier électronique, sollicitations de dons majeurs, événements, collectes de fonds entre pairs et journées de dons en ligne. Le tableau de bord d'analyse des campagnes de Power BI affiche le retour sur investissement de chaque canal et identifie où l'investissement en collecte de fonds génère le retour le plus élevé.

L'analyse du retour sur investissement de la campagne compare les revenus générés par rapport au coût de la campagne pour chaque canal :

Le retour sur investissement de 27 : 1 du canal de courrier électronique ne signifie pas que l'organisation doit éliminer le gala : les événements établissent des relations avec la communauté et les donateurs qui stimulent les dons à long terme. Mais les données éclairent les décisions d’allocation des ressources et définissent des attentes réalistes en matière de retour sur investissement pour chaque canal.

Suivi des campagnes de fin d'année surveille quotidiennement les progrès vers l'objectif de fin d'année. Une jauge ou une barre de progression indiquant les dons actuels par rapport à l'objectif, avec une ligne de tendance projetant si la campagne atteindra son objectif, permet un ajustement tactique en temps réel – en déployant des points de contact de courrier électronique supplémentaires si la campagne évolue en dessous de l'objectif.

L'analyse du pipeline des donateurs majeurs suit l'état de culture et de sollicitation des prospects à chaque étape du pipeline de dons majeurs : identification → qualification → culture → sollicitation → gestion. La valeur du pipeline (dons attendus pondérés par probabilité) donne à l'équipe de développement une prévision des revenus des dons majeurs pour l'exercice.

---

Mesure de la performance et de l'impact du programme

Le passage des extrants aux résultats constitue le défi déterminant de la gestion moderne des programmes à but non lucratif. Un résultat est ce que fait l’organisation : les repas servis, les personnes hébergées, les étudiants encadrés, les vaccinations administrées. Un résultat est ce qui change dans la vie des personnes servies : une meilleure nutrition, un logement stable, de meilleurs résultats scolaires, la prévention des maladies.

Le modèle logique dans Power BI relie la chaîne depuis les intrants (ressources) → les activités (exécution du programme) → les extrants (produits directs) → les résultats (changements pour les bénéficiaires) → l'impact (contribution à long terme à un changement plus large). Chaque maillon du modèle logique doit avoir des indicateurs mesurables. Power BI visualise les performances par rapport aux objectifs à chaque niveau.

Le tableau de bord des résultats du programme suit les mesures de prestation de services : personnes desservies, services fournis, couverture géographique et portée démographique. Ces résultats démontrent l’activité organisationnelle et répondent aux exigences de base en matière de reporting des bailleurs de fonds. Ils répondent "qu'avons-nous fait ?"

Le tableau de bord de mesure des résultats répond à la question la plus exigeante : "est-ce que ça a fonctionné ?" Pour un programme de stabilité du logement, les mesures de résultats pourraient être : le pourcentage de clients qui ont conservé leur logement 6 mois après la sortie du programme, le pourcentage qui a obtenu un emploi, l'augmentation du revenu moyen. Pour un programme de mentorat pour les jeunes : taux de fréquentation scolaire, taux d'obtention du diplôme, inscriptions au postsecondaire.

Le suivi des résultats nécessite une collecte de données de suivi – en contactant les clients après la sortie du programme pour évaluer leur statut. Ces données sont souvent saisies manuellement dans un système de gestion de cas. Power BI se connecte à ce système et calcule automatiquement les taux de résultats au fur et à mesure que les données sont saisies.

L'analyse de l'équité pour les programmes examine si le programme dessert la population prévue et obtient des résultats équitables entre les groupes démographiques. Si le programme s'adresse principalement aux individus aux revenus plus élevés ou aux plus instruits au sein de la population cible (écrémage), il s'agit d'un problème de conception du programme. Si les résultats diffèrent considérablement selon la race, le sexe ou la géographie, le programme devra peut-être être adapté pour servir équitablement différentes populations.

---

## Rapports sur la conformité des subventions

Les subventions représentent une part importante des revenus de la plupart des organisations à but non lucratif, et les rapports de conformité des subventions constituent une charge administrative majeure. Les bailleurs de fonds exigent des rapports périodiques montrant comment les subventions ont été dépensées et quels résultats ont été obtenus. Power BI automatise une grande partie de ces rapports.

Tableau de bord des dépenses de subvention suit les dépenses par rapport à chaque ligne budgétaire de subvention en temps réel. Les responsables de programme voient immédiatement s'ils sont sur la bonne voie pour dépenser la subvention pendant la période de subvention (une sous-utilisation risque de restituer les fonds ; une dépense excessive risque de poser des problèmes de conformité). Les alertes signalent les subventions dans les 90 jours suivant leur expiration avec des soldes non dépensés importants.

Suivi des fonds restreints garantit que les dons et subventions restreints sont dépensés uniquement aux fins spécifiées par les donateurs et les bailleurs de fonds. Power BI se connecte aux données comptables des fonds et fait apparaître tous les fonds dont les dépenses incluent des coûts non admissibles, détectant ainsi les problèmes de conformité avant qu'ils ne se transforment en conclusions d'audit.

La Génération de rapports sur les subventions à l'aide de la fonctionnalité de rapports paginés de Power BI produit des rapports formatés et prêts pour les bailleurs de fonds qui extraient les données réelles du système. Plutôt que de compiler manuellement les données dans des documents Word chaque trimestre, le personnel du programme examine et approuve les rapports générés automatiquement. Cela réduit le temps de reporting de 60 à 80 % pour de nombreuses subventions.

Les mesures d'impact des subventions relient les dépenses liées aux subventions aux mesures de résultats qui intéressent les bailleurs de fonds. Une subvention de fondation qui finance un gestionnaire de cas peut le démontrer : cette subvention a financé 2 gestionnaires de cas ETP, qui ont servi 185 clients, dont 72 % ont conservé leur logement 6 mois après leur sortie. Le coût par résultat positif (18 700 $ dans cet exemple) démontre l'efficacité du programme pour le bailleur de fonds.

---

Analyse des bénévoles

Le travail bénévole est un atout important – et souvent sous-estimé – pour les organisations à but non lucratif. Power BI suit l'engagement des bénévoles, les heures, les activités et la valeur économique.

La fidélisation des bénévoles est parallèle à la fidélisation des donateurs en tant que mesure critique. Les bénévoles qui ont une mauvaise première expérience reviennent rarement. Ceux qui se sentent liés à la mission et valorisés par l’organisation deviennent des ambassadeurs à long terme. Le suivi de la fidélisation des bénévoles par programme, coordinateur et type d'activité permet d'identifier ce qui stimule la fidélisation.

La valeur économique du travail bénévole est calculée selon le taux horaire estimé du bénévolat du secteur indépendant (31,80 $ l'heure en 2024). Une organisation à but non lucratif avec 15 000 heures de bénévolat par an contribue pour 477 000 $ en valeur de travail qui n'apparaît pas dans les états financiers, mais qui devrait apparaître dans les rapports sur les donateurs et les subventions en tant que contribution en nature.

La Planification de la capacité des bénévoles permet de déterminer si l'offre de bénévoles correspond à la demande du programme. Une banque alimentaire qui a besoin de 40 bénévoles par quart de travail, mais qui en fonctionne constamment avec 28, manque de personnel : la qualité du service et l'épuisement professionnel du personnel sont tous deux menacés. Le tableau de bord de capacité de Power BI affiche la disponibilité des bénévoles par rapport aux besoins planifiés.

---

Analyses de durabilité financière

La viabilité financière des organisations à but non lucratif nécessite de gérer la tension entre l’investissement dans la mission et la résilience organisationnelle. Trop peu de réserve crée de la fragilité ; trop de réserve (au détriment des investissements dans le programme) soulève des questions sur la gestion.

Le taux de réserve de fonctionnement mesure le nombre de mois de dépenses de fonctionnement que l'organisation peut supporter à partir des seules réserves de liquidités. Trois à six mois est la recommandation standard ; les organisations de moins de deux mois se trouvent dans une position fragile qui limite les options stratégiques.

L'indice de diversification des revenus mesure la concentration de la base de revenus. Une organisation qui reçoit 70 % de ses revenus d’un seul contrat gouvernemental est bien plus fragile qu’une organisation dont les revenus sont répartis entre subventions, donateurs individuels, revenus gagnés et contrats gouvernementaux. La cascade de composition des revenus de Power BI rend la concentration visible.

Le Ratio des dépenses du programme (dépenses du programme/dépenses totales) est une mesure de transparence couramment citée. De nombreuses organisations de surveillance signalent les organisations à but non lucratif qui consacrent moins de 65 % de leurs dépenses aux programmes. Power BI suit ce ratio et aide les dirigeants à comprendre ce qui le motive : certains frais généraux constituent une infrastructure essentielle et non un gaspillage.

La projection des flux de trésorerie combine la saisonnalité des collectes de fonds (la plupart des organisations à but non lucratif reçoivent 30 à 40 % des dons annuels en décembre), les calendriers de dépenses et le calendrier de paiement des subventions pour projeter le solde de trésorerie mois par mois. Les organisations qui sont en bonne santé financière sur une base annuelle peuvent encore connaître des crises de trésorerie au premier ou au deuxième trimestre lorsque les revenus sont faibles et que les dépenses se poursuivent.

---

Questions fréquemment posées

Power BI s'intègre-t-il à Salesforce NPSP pour l'analyse des donateurs ?

Oui. Power BI dispose d'un connecteur Salesforce natif qui importe des objets, notamment des contacts, des comptes, des opportunités (cadeaux), des campagnes et des objets personnalisés. Pour Salesforce NPSP, les objets standard sont mappés aux enregistrements des donateurs, aux transactions de cadeaux et aux performances de la campagne. Les implémentations complexes de NPSP peuvent nécessiter des requêtes personnalisées pour gérer des objets spécifiques à NPSP tels que les comptes de foyer, les champs de cumul et les plans d'engagement. Un entrepôt de données intermédiaire offre souvent de meilleures performances pour les grandes instances Salesforce.

Quelle est la différence entre les résultats et les résultats dans les analyses à but non lucratif ?

Les extrants sont les produits directs des activités du programme : le nombre de repas servis, de personnes formées ou de consultations fournies. Les résultats sont des changements dans les conditions ou les comportements des participants au programme – amélioration de la sécurité alimentaire, création d’emplois ou amélioration de l’état de santé. Les résultats sont ce qui importe en fin de compte aux bailleurs de fonds et au public, mais ils sont plus difficiles à mesurer car ils nécessitent un suivi auprès des participants. Power BI aide les organisations à but non lucratif à suivre les deux, en reliant les résultats aux résultats pour démontrer l'efficacité du programme.

Comment les organisations à but non lucratif utilisent-elles Power BI pour les rapports du conseil d'administration ?

Les rapports du conseil d’administration sont l’un des cas d’utilisation à but non lucratif les plus courants de Power BI. Les rapports mensuels ou trimestriels du conseil d'administration comprennent généralement : la progression de la mission (mesures et résultats du programme), la performance financière (revenus par rapport au budget, ratio des dépenses du programme, niveau de réserve), le tableau de bord de la collecte de fonds (performance de la campagne, fidélisation des donateurs) et les indicateurs de santé organisationnelle. Les rapports paginés de Power BI produisent des paquets de cartes de qualité PDF au format cohérent qui se mettent automatiquement à jour à partir des données actuelles, éliminant ainsi la compilation manuelle des données qui consomme généralement 8 à 15 heures de personnel par réunion du conseil d'administration.

Les petites organisations à but non lucratif peuvent-elles se permettre Power BI ?

Microsoft propose Power BI Pro à 10 $/utilisateur/mois et Power BI Premium par utilisateur à 20 $/utilisateur/mois. Pour les organisations à but non lucratif enregistrées auprès de TechSoup (États-Unis) ou de programmes technologiques caritatifs équivalents dans le monde, Microsoft offre des remises importantes via le programme à but non lucratif, y compris les licences Microsoft 365 Business Premium offertes qui incluent Power BI Pro. Les petites organisations à but non lucratif comptant 3 à 5 utilisateurs qui ont besoin de rapports trouvent souvent que Power BI est l'une des options d'analyse les plus abordables disponibles.

Comment mesurer l'impact d'un programme dans Power BI lorsque les résultats sont qualitatifs ?

Les résultats qualitatifs peuvent souvent être opérationnalisés sous forme d’indicateurs mesurables. Le « bien-être amélioré » peut être mesuré à l'aide d'échelles validées (PHQ-9 pour la dépression, OMS-5 pour le bien-être) qui produisent des scores numériques. « L'engagement civique accru » peut être mesuré à travers l'inscription des électeurs et les taux de participation. « L'amélioration de la préparation à l'école » peut être mesurée au moyen d'évaluations de développement standardisées. Power BI suit ces proxys quantitatifs pour des résultats qualitatifs. Pour des résultats purement qualitatifs, l’analyse thématique des enquêtes peut être résumée dans Power BI sous forme de décomptes de catégories et de nuages ​​de mots.

Quel est le taux de référence idéal en matière de taux de fidélisation des donateurs pour les organisations à but non lucratif ?

Les taux globaux de fidélisation des donateurs pour les organisations à but non lucratif américaines se situent en moyenne autour de 43 à 47 %, selon une étude de l'AFP et de Bloomerang. La rétention des nouveaux donneurs (qu'un premier donneur donne à nouveau) est en moyenne de 25 à 30 %. Les organisations qui investissent dans la gestion des donateurs – reconnaissance personnalisée en temps opportun, rapports d’impact, entretien des relations – surpassent systématiquement ces moyennes. Une organisation qui retient plus de 60 % des donateurs existants fonctionne bien. Les programmes de dons récurrents/mensuels améliorent considérablement la rétention, atteignant souvent des taux de rétention annuels de 80 à 90 %.

---

Prochaines étapes

L'analyse des organisations à but non lucratif avec Power BI offre le plus de valeur lorsqu'elle relie les points entre les investissements des donateurs et les résultats du programme, produisant ainsi une histoire d'impact qui incite à des dons continus et accrus. La mise en œuvre technique est simple ; le travail le plus difficile consiste à définir les bons indicateurs et à élaborer des pratiques de collecte de données qui produisent des données de résultats fiables.

Les services Power BI d'ECOSIRE incluent des implémentations d'analyses à but non lucratif avec une expérience de connexion aux principales plates-formes de gestion des donateurs et bases de données de programmes. Contactez-nous pour discuter de la manière dont nous pouvons aider votre organisation à démontrer son impact avec les données.