Module d'événements Odoo : planification, inscription et analyses

Les événements sont l'un des outils les plus puissants d'un arsenal marketing B2B : les webinaires, les conférences, les ateliers et les participations à des salons professionnels créent chacun un engagement direct et de haute qualité que la publicité numérique ne peut pas reproduire. Le défi est que la gestion des événements est complexe sur le plan opérationnel : les systèmes d’inscription, la vente de billets, les communications, l’impression des badges, le suivi des présences et le suivi post-événement doivent tous fonctionner ensemble de manière transparente. Le module Odoo 19 Enterprise Events gère le cycle de vie complet, de la création d'événements à la conversion de leads CRM, intégré nativement à vos systèmes de marketing, de vente et de comptabilité.

Ce guide couvre la configuration complète d'Odoo Events : création et planification d'événements, gestion des inscriptions, vente de billets, publication de sites Web, gestion des conférenciers et de l'agenda, automatisation de la communication, suivi des présences et analyses. Que vous organisiez une conférence annuelle ou des dizaines de webinaires mensuels, ce guide vous donne le plan de mise en œuvre.

Points clés à retenir

• Créez et publiez des événements sur votre site Odoo avec des formulaires d'inscription personnalisables
• Configurez plusieurs types de billets avec différents prix, capacités et fenêtres de vente
• Automatisez les e-mails de confirmation, les rappels et les enquêtes post-événement
• Suivez la participation avec l'enregistrement par code QR via l'application mobile Odoo Events
• Convertir automatiquement les participants à l'événement en prospects CRM en fonction des balises d'intérêt
• Vendez des billets d'événement via votre site Web avec l'intégration du paiement Stripe
• Gérer les profils d'intervenants, les sessions d'agenda et les pistes d'événements pour les événements multi-sessions
• Analyser les taux d'inscription, la fréquentation et l'impact du pipeline dans le tableau de bord des événements

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Création et configuration d'événements

Chaque événement commence par un enregistrement d'événement bien configuré. Le formulaire d'événement dans Odoo capture tous les détails nécessaires à l'inscription, à la publication du site Web et à la gestion opérationnelle.

Création d'un événement : Accédez à Événements > Événements > Nouveau. Le formulaire d'événement comprend :

• Nom et dates : Titre de l'événement, date/heure de début, date/heure de fin et fuseau horaire
• Emplacement : Adresse physique (pour les événements en personne) ou lien de réunion virtuelle (pour les événements en ligne)
• Organisateur : L'équipe interne ou la personne responsable de cet événement
• Responsable : L'utilisateur Odoo qui gère l'enregistrement de l'événement
• Tags : Balises de classification pour le filtrage et le reporting (Webinaire, Conférence, Atelier, Salon professionnel)
• Inscription : Si l'inscription est obligatoire, inscription ouverte ou sur invitation uniquement, et la date limite d'inscription

Modèle d'événement : Pour les types d'événements récurrents (webinaires mensuels, ateliers trimestriels), créez des modèles d'événement. Un modèle d'événement pré-remplit la configuration, les modèles d'e-mail et les types de tickets qui s'appliquent à ce type d'événement. La création d'un nouvel événement à partir d'un modèle réduit considérablement le temps de configuration.

Limites des événements : Définissez des limites maximales d'inscription pour contrôler la capacité des événements. Lorsque le maximum est atteint, le formulaire d'inscription affiche « Épuisé » et capture une liste d'attente. Les inscriptions sur liste d'attente reçoivent des notifications automatiques si de la capacité est ajoutée ou si un participant inscrit annule.

Configuration d'événement en ligne : Pour les événements virtuels, activez les fonctionnalités d'événement en ligne. Configurez le lien de la plateforme (Zoom, Teams, Google Meet — n'importe quelle URL fonctionne), si le lien est affiché immédiatement ou uniquement le jour de l'événement, et s'il faut envoyer le lien dans la confirmation d'inscription, les e-mails de rappel ou les deux.

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Configuration et tarification des billets

Les événements peuvent avoir plusieurs types de billets ciblant différents publics à différents niveaux de prix. La configuration des billets d'Odoo gère tout, des inscriptions gratuites aux webinaires à la billetterie complexe à plusieurs niveaux pour les conférences.

Création de types de billets : Dans l'onglet "Billets" de l'événement, ajoutez des types de billets. Chaque type de billet a : un nom (Admission générale, Early Bird, VIP, Speaker), un prix, une quantité maximale (si limitée), des dates de début et de fin de vente et un modèle d'e-mail de confirmation.

Tarif échelonnée : Créez des niveaux de réservation anticipée en configurant les dates de fin des ventes. Le type de billet Early Bird expire à une date précise. Après cette date, seul le billet à prix régulier est disponible. Odoo gère la transition automatiquement à minuit à la date limite spécifiée. Aucune intervention manuelle requise.

Événements gratuits : Fixez le prix du billet à 0 pour les événements gratuits. Les inscrits remplissent toujours le formulaire d’inscription (en capturant leurs informations), mais aucun paiement n’est requis. Les inscriptions gratuites aux événements passent directement au statut confirmé sans étape de paiement.

Inscriptions de groupe : Activez l'inscription de groupe sur les types de billets adaptés à la participation de l'équipe. Une entreprise peut inscrire 5 employés sous une seule inscription d'équipe. Configurez la taille maximale du groupe et si chaque participant doit fournir ses propres informations ou si un contact peut s'inscrire au groupe.

Vente de billets sur site Internet : Les billets publiés apparaissent dans le formulaire d'inscription sur le site Internet de l'événement. Le formulaire indique les types de billets disponibles, les prix, la capacité restante et la date limite de vente. Les clients sélectionnent leur type de billet, saisissent les informations d'inscription et procèdent au paiement. Le site Web d'Odoo s'intègre à Stripe pour un traitement des paiements sécurisé.

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Gestion des inscriptions

La gestion des inscriptions est la fonction opérationnelle principale de la gestion des événements : suivre les personnes inscrites, gérer leurs informations et communiquer avec eux tout au long du cycle de vie de l'événement.

Liste d'inscription : Accédez à Événements > Événements > [Votre événement] > Inscriptions pour voir toutes les inscriptions. Filtrez par type de billet, statut d'inscription (projet, confirmé, suivi, annulé) ou date d'inscription. La liste d'inscription affiche les champs clés en un coup d'œil : nom du participant, entreprise, type de billet, date d'inscription et statut d'enregistrement.

Statuts d'inscription : Les inscriptions passent automatiquement d'un statut à l'autre. Les projets d'inscriptions sont incomplets (paiement non traité pour les événements payants). Les inscriptions confirmées ont effectué le paiement ou se sont inscrites à un événement gratuit. Les inscriptions présentes ont été enregistrées lors de l'événement. Les inscriptions annulées ont été révoquées.

Inscriptions manuelles : Pour les inscriptions en dehors du site Web (inscriptions par téléphone, invitations VIP, visites sans rendez-vous), créez les inscriptions manuellement depuis l'onglet d'inscription de l'événement. Sélectionnez le type de billet, saisissez les informations du participant et définissez le statut du paiement. Cela conserve toutes les données d'inscription dans un système unique, quelle que soit la manière dont les participants se sont inscrits.

Importation des inscriptions : Après la collecte externe des inscriptions (scans des badges du salon, formulaires papier, exports de plateformes événementielles tierces), importer les inscriptions via CSV. L'assistant d'importation d'Odoo mappe automatiquement les colonnes et les duplique par rapport aux enregistrements existants.

Questions d'inscription personnalisées : Ajoutez des questions personnalisées à votre formulaire d'inscription pour la collecte de données. Exemples : « Quels sujets vous intéressent le plus ? », « Comment avez-vous entendu parler de cet événement ? », « Exigences alimentaires » (pour les événements en personne avec restauration). Les réponses sont stockées sur chaque enregistrement d’enregistrement et disponibles pour l’exportation et l’analyse.

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Publication d'événements sur le site Web

La publication de votre événement sur votre site Odoo crée une page d'événement professionnel avec inscription et paiement intégrés.

Page du site Web de l'événement : Chaque événement dans Odoo a une page de site Web correspondante sur yourcompany.com/event/\\\\{event-slug\\\\}. La page comprend : la description de l'événement (éditeur de texte enrichi prenant en charge les images, les vidéos et le contenu formaté), le calendrier, la liste des intervenants, la carte de localisation (pour les événements en personne), les types de billets avec tarifs et le formulaire d'inscription.

Configuration SEO : Configurez les paramètres SEO de la page d'événement : méta-titre, méta-description et image Open Graph. Odoo génère automatiquement des URL optimisées pour le référencement à partir du nom de l'événement. La page de l'événement est rendue par le serveur, ce qui la rend entièrement explorable par les moteurs de recherche et les robots des réseaux sociaux.

E-mails d'annonce d'événement : Envoyez des e-mails d'annonce d'événement à vos listes de diffusion directement depuis Odoo. L'e-mail peut inclure un bouton d'inscription à l'événement qui renvoie au formulaire du site Web. Suivez les ouvertures et les clics : les inscrits qui ont cliqué mais ne se sont pas inscrits sont identifiables pour le suivi.

Partage social : configurez les métadonnées Open Graph et Twitter Card sur les pages d'événements afin que les liens partagés s'affichent correctement sur les réseaux sociaux : l'image, le nom, la date et le lieu de l'événement sont automatiquement extraits par les plateformes de réseaux sociaux lorsque quelqu'un partage l'URL.

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Automatisation des communications

Une communication cohérente et opportune avant et après les événements a un impact significatif sur les taux de participation et la conversion après l'événement. L'automatisation des e-mails d'Odoo gère la séquence de communication sans intervention manuelle.

E-mails de confirmation : Configurez un e-mail de confirmation automatique envoyé immédiatement lorsqu'une inscription est confirmée. La confirmation comprend : le nom de l'événement, la date/heure, le lieu ou le lien de la réunion virtuelle, le type de billet et un code QR pour l'enregistrement. Pour les événements payants, joignez le PDF du reçu/facture en pièce jointe.

E-mails de rappel : Planifiez des e-mails de rappel automatiques à des intervalles configurables avant l'événement. Un webinaire peut envoyer des rappels : 7 jours avant, 1 jour avant et 1 heure avant. Une conférence en personne peut envoyer des rappels : 3 semaines avant (informations logistiques), 1 semaine avant (aperçu de l'ordre du jour) et 1 jour avant (détails de dernière minute). Chaque rappel est un email indépendant avec son propre modèle.

Suivi post-événement : Planifiez un e-mail de remerciement envoyé automatiquement après la fin de l'événement. Incluez : un lien vers l'enregistrement (pour les événements virtuels), des diapositives ou du matériel, et un lien vers l'enquête de satisfaction. Les enquêtes post-événement dans Odoo peuvent capturer les notes CSAT et les commentaires qualitatifs qui alimentent l'amélioration de la qualité des événements.

Notifications d'annulation : Lorsqu'un événement est annulé ou reporté, envoyez des notifications automatiques à tous les inscrits confirmés. Si des remboursements sont requis, le flux d'annulation dans Odoo peut déclencher la génération de notes de crédit pour les billets payés.

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Enregistrement et suivi des présences

Un suivi précis de la participation à l'événement lui-même fournit les données nécessaires à l'analyse du retour sur investissement post-événement et à la segmentation du suivi.

Enregistrement par code QR : L'e-mail de confirmation de chaque inscription comprend un code QR unique. Sur le lieu de l'événement, utilisez l'application mobile Odoo Events (iOS ou Android) pour scanner les codes QR à l'arrivée des participants. La numérisation modifie le statut d'inscription de « Confirmé » à « Participé » en temps réel. L'application fonctionne hors ligne et se synchronise lorsque la connectivité est restaurée.

Enregistrement manuel : Pour les événements pour lesquels la numérisation QR n'est pas pratique, le personnel peut utiliser l'application mobile ou l'interface Web Odoo pour rechercher les participants par nom et les enregistrer manuellement. La recherche est rapide même avec des milliers d'inscriptions.

Impression de badges : Configurez des modèles de badges pour les événements en personne. Lorsqu'une inscription est enregistrée, un badge s'imprime automatiquement sur une imprimante connectée. Les badges peuvent inclure le nom du participant, l'entreprise, le type de billet (utile pour la gestion des couloirs VIP) et un code QR unique pour l'enregistrement de la session lors des conférences multipistes.

Enregistrement de session : Pour les événements multi-sessions, configurez l'enregistrement au niveau de la session. Chaque session a sa propre liste d'enregistrement. Les participants scannent le code QR de leur badge en entrant dans chaque session. Cela fournit des données de participation au niveau de la session, essentielles pour comprendre quels sujets trouvent un écho auprès de votre public.

Analyse des non-présentations : Après l'événement, le rapport de présence indique les participants inscrits et les participants présents pour chaque type de billet. Les taux de non-présentation sont normaux (généralement 20 à 40 % pour les événements gratuits), mais des taux de non-présentation élevés signalent des problèmes de pertinence, de communication ou de logistique de l'événement qui doivent être résolus.

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Intégration CRM et génération de leads

Les événements constituent une source importante de nouveaux pipelines. Odoo Events convertit automatiquement les participants en prospects CRM en fonction de règles configurables.

Création automatique de leads : Configurez les règles de génération de leads sur l'événement. Lorsqu'une inscription est confirmée (ou lorsqu'un participant s'enregistre), Odoo crée automatiquement un prospect CRM lié à l'enregistrement de contact du participant. Les balises, l'étape et le vendeur affecté du prospect sont configurables dans la règle.

Segmentation basée sur les centres d'intérêt : Les participants qui ont sélectionné des balises d'intérêt spécifiques lors de l'inscription se voient attribuer des balises principales correspondantes dans CRM. Cela permet aux vendeurs de voir immédiatement pour quels sujets ou produits chaque prospect a exprimé son intérêt, permettant ainsi des conversations de suivi plus pertinentes.

Routage des leads : configurez les règles de routage des leads en fonction du type de ticket ou des questions d'inscription. Les détenteurs de billets VIP peuvent être affectés à des responsables de compte senior. Les participants qui ont indiqué qu'ils évalueraient un logiciel dans les 30 prochains jours pourraient se voir attribuer une priorité plus élevée et être dirigés vers l'équipe qui répondra le plus rapidement.

Attribution de campagne : Liez votre événement à une campagne marketing Odoo pour une attribution basée sur UTM. Les prospects générés via l'inscription à un événement sont attribués à la campagne événementielle, ce qui vous permet de calculer le pipeline de revenus générés par chaque événement – ​​la mesure définitive du retour sur investissement.

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Gestion de conférence multipiste

Pour les conférences comportant plusieurs pistes, sessions et conférenciers, Odoo Events fournit des outils dédiés à la gestion de structures d'événements complexes.

Pistes d'événements : Créez des pistes de conférence représentant des flux de contenu (piste technique, piste commerciale, piste exécutive). Chaque piste a sa propre couleur, son propre horaire et sa propre gamme d'enceintes. La page de l'événement du site Web affiche une grille visuelle du calendrier organisée par piste et par créneau horaire.

Gestion des sessions : Créez des sessions individuelles au sein des pistes. Chaque session comporte : titre, description, durée, piste, étape (planifiée, confirmée, annulée) et intervenants. Le site Web affiche le programme de la session dans une grille filtrable : les participants peuvent filtrer par piste, jour ou orateur.

Gestion des intervenants : Créez des profils d'intervenants avec biographie, photo et affiliation à l'entreprise. Associez les intervenants à leurs sessions. Les profils des intervenants apparaissent sur la page du site Web de l'événement et sur les pages de détails de la session. Pour les événements récurrents, réutilisez les profils d’intervenants sur plusieurs événements.

Gestion des sponsors : Configurez les sponsors de l'événement à différents niveaux (Platine, Or, Argent). Les logos des sponsors apparaissent sur la page du site Web de l'événement. Des billets spécifiques à un sponsor (par exemple, des billets d'exposant) peuvent être créés avec des avantages et des limites personnalisés.

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Questions fréquemment posées

Odoo Events peut-il gérer des événements hybrides avec des participants en personne et virtuels ?

Oui. Créez des types de billets distincts pour la participation en personne (billet physique) et en ligne (billet virtuel). Configurez différents e-mails de confirmation pour chacun : les billets en personne incluent des informations sur le lieu et un code QR pour l'enregistrement ; les billets virtuels incluent le lien de la réunion. Les deux types de billets s'inscrivent via le même formulaire de site Web et les deux segments de participants sont suivis dans la même liste d'inscription pour une analyse post-événement.

Comment Odoo gère-t-il les remboursements d'événements lorsque les inscrits annulent ?

Lorsqu'une inscription payante est annulée, générez une note de crédit à partir du dossier d'inscription. La note de crédit est liée à la facture originale et peut être remboursée selon le mode de paiement d'origine du participant (si vous utilisez l'intégration Stripe) ou émise sous forme de crédit applicable à des événements futurs. Configurez une politique d'annulation (par exemple, remboursement complet en cas d'annulation plus de 14 jours avant, remboursement de 50 % si 7 à 14 jours, aucun remboursement dans les 7 jours) et Odoo applique automatiquement le montant du remboursement approprié.

Pouvons-nous intégrer Odoo Events à des plateformes d'inscription tierces comme Eventbrite ?

Odoo est conçu comme un système complet de gestion d'événements, de sorte que la plupart des entreprises l'utilisent comme plate-forme principale plutôt qu'aux côtés d'Eventbrite. Pour les événements déjà sur Eventbrite, vous pouvez exporter les inscriptions et les importer dans Odoo. Les intégrations personnalisées via l'API Odoo peuvent synchroniser automatiquement les inscriptions à partir de plateformes externes. ECOSIRE a créé des connecteurs de synchronisation Eventbrite vers Odoo pour les clients gérant la transition.

Comment Odoo Events gère-t-il la capacité des événements sur le site Web en temps réel ?

La disponibilité des billets est mise à jour en temps réel sur le site Internet. Lorsqu'un billet est épuisé, le site Web remplace automatiquement le bouton d'inscription par un message « Épuisé » et éventuellement un formulaire de liste d'attente. Cela évite la survente sans qu’aucune surveillance manuelle ne soit nécessaire. La mise à jour en temps réel s'effectue au niveau de la base de données, de sorte que même les inscriptions simultanées lors d'événements à fort trafic sont traitées correctement.

Odoo peut-il générer des certificats de participation pour les participants à l'événement ?

Oui. Créez un modèle de document de certificat de présence à l'aide du générateur de rapports d'Odoo. Après l'événement, générez et envoyez par courrier électronique des certificats à tous les participants (statut Participé) avec une seule action par lots. Le certificat comprend le nom du participant, le nom de l'événement, la date et tout autre détail pertinent du dossier d'inscription. Pour les événements avec crédit CPD/CEU, personnalisez le modèle de certificat pour inclure les informations pertinentes sur le développement professionnel.

Comment mesurer le retour sur investissement d'un événement dans Odoo ?

Odoo fournit plusieurs mesures de retour sur investissement d'événements. Les revenus d’inscription sont suivis directement (ventes totales de billets par rapport aux coûts de l’événement). L'attribution du pipeline affiche les opportunités CRM créées à partir des prospects d'événements et les revenus attendus associés. Les revenus gagnés indiquent les transactions conclues à partir de prospects générés par un événement au cours d'une période ultérieure. Accédez à Événements > Rapports pour ces analyses. Pour un retour sur investissement complet, comparez le coût total de l'événement (revenus de billets reçus, moins les dépenses de l'événement enregistrées dans la comptabilité) avec le pipeline et les revenus clôturés attribués à l'événement.

Les participants peuvent-ils gérer leurs propres inscriptions via un portail libre-service ?

Oui. Les participants inscrits qui sont des utilisateurs du portail peuvent consulter et gérer leurs inscriptions à partir du portail client Odoo. Ils peuvent mettre à jour leurs informations d'inscription, télécharger leur confirmation et leur code QR et (si votre politique le permet) annuler leur inscription. Cela réduit le volume de demandes de renseignements du type « Je n'ai pas reçu mon e-mail de confirmation » qui occupent généralement le temps du personnel chargé de l'événement dans les jours précédant un événement.

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Prochaines étapes

Odoo Events transforme la gestion des événements d'un ensemble d'outils déconnectés et de processus manuels en un système unique et intégré qui capture les prospects, suit la participation et mesure automatiquement l'impact du pipeline. Pour les entreprises qui organisent régulièrement des événements, cette intégration élimine des heures de traitement des données post-événement pour chaque événement.

ECOSIRE met en œuvre Odoo Events pour les entreprises B2B, les associations professionnelles, les prestataires de formation et les organisateurs de conférences. Notre mise en œuvre comprend la configuration du site Web de l'événement, la conception du flux de travail d'inscription, la configuration de l'intégration CRM et la formation du personnel pour les coordinateurs d'événements.

Visitez notre page de services Odoo pour explorer les options de mise en œuvre du module d'événements, ou parcourez nos modules de place de marché pour des extensions de gestion d'événements, notamment des générateurs d'agenda avancés, des intégrations de plateformes d'événements virtuels et des outils de génération de certificats pour Odoo 19 Enterprise.