Contabilidad de fondos para organizaciones sin fines de lucro: mejores prácticas

La contabilidad sin fines de lucro es fundamentalmente diferente de la contabilidad con fines de lucro en un aspecto crucial: el objetivo no es generar ganancias para los propietarios, sino desplegar recursos al servicio de una misión y demostrar a los donantes, otorgantes, reguladores y al público que lo ha hecho de manera responsable y de acuerdo con cualquier restricción impuesta a los fondos.

La contabilidad de fondos es el sistema que utilizan las organizaciones sin fines de lucro para rastrear los recursos que están restringidos a propósitos, programas o períodos de tiempo específicos, por separado de los recursos no restringidos disponibles para operaciones generales. Sin una contabilidad de fondos adecuada, una organización sin fines de lucro no puede demostrar el cumplimiento de la subvención, no puede producir los estados financieros requeridos para el Formulario 990 y no puede brindarle a su junta directiva la información que necesita para tomar decisiones de administración acertadas.

Conclusiones clave

• Los estados financieros de organizaciones sin fines de lucro utilizan clasificaciones de activos netos: activos netos sin restricciones de donantes y activos netos con restricciones de donantes (con restricciones de tiempo o con restricciones de propósito)
• El Formulario 990 es la principal presentación anual de cumplimiento para organizaciones sin fines de lucro: es público y los principales donantes y grupos de vigilancia lo leen.
• El estado de gastos funcionales es una divulgación obligatoria para las organizaciones de servicios humanos y de salud y muy recomendable para todas las organizaciones sin fines de lucro.
• La asignación de gastos funcionales (programa, gestión/general, recaudación de fondos) requiere una metodología documentada y defendible.
• La contabilidad de subvenciones requiere realizar un seguimiento de cada subvención por separado: efectivo recibido, gastos cobrados, requisitos de contrapartida y plazos de presentación de informes.
• Las contribuciones en especie (bienes donados, servicios) deben registrarse a su valor razonable si cumplen con los criterios de reconocimiento.
• Se requiere una auditoría única (Guía uniforme de la OMB) si gasta más de $750 000 en subvenciones federales en un año fiscal.
• Los fondos designados por la junta directiva no tienen restricciones técnicas: sólo las restricciones impuestas por los donantes crean activos netos restringidos

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El marco de los estados financieros de las organizaciones sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro presentan cuatro estados financieros principales, que difieren de la estructura del balance/estado de resultados de las organizaciones con fines de lucro:

1. Estado de situación financiera (equivalente al balance general)

Activos, pasivos y activos netos. Los activos netos se clasifican como:

• Activos netos sin restricciones de donantes (antes "sin restricciones")
• Activos netos con restricciones de donantes (anteriormente "restringidos temporalmente" y "restringidos permanentemente" combinados, luego divulgados por tipo)

2. Estado de actividades (equivalente al estado de resultados)

Ingresos, ganancias, gastos y cambios en cada clase de activo neto. Los ingresos se clasifican según sean restringidos o no restringidos. Los gastos se informan únicamente en la columna sin restricciones de los donantes (los gastos reducen los activos netos no restringidos, no los restringidos; los fondos restringidos se "liberan de la restricción" cuando se cumple la restricción, transfiriéndose de restringidos a no restringidos antes de gastarse).

3. Estado de flujos de efectivo

El mismo formato de tres secciones que el de las empresas con fines de lucro (operación, inversión, financiación), normalmente preparado mediante el método indirecto.

4. Estado de Gastos Funcionales

Requerido para organizaciones voluntarias de salud y bienestar, muy recomendado para todas las organizaciones sin fines de lucro. Muestra los gastos clasificados por categoría natural (salarios, alquiler, suministros) en columnas y por categoría funcional (servicios de programas, gestión/general, recaudación de fondos) en filas.

La liberación del mecanismo de restricción:

Cuando un donante restringe una donación para "programas juveniles", usted registra la donación como ingreso restringido. Gastas el dinero en programas para jóvenes. Cuando lo gasta, registra una liberación de "restricción de satisfacción de propósito": Activos netos de débito - Restringidos, Activos netos de crédito - No restringidos. Luego debite el gasto y acredite el efectivo como de costumbre. El gasto aparece en la columna sin restricciones de donante, coincidiendo con el propósito previsto por el donante.

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Clasificaciones de activos netos en la práctica

Sin restricciones de donantes:

La mayoría de los ingresos operativos (cuotas de membresía, ingresos por eventos, tarifas de servicio, donaciones generales) no tienen restricciones. Los fondos designados por la junta directiva (donde la junta reserva dinero para un propósito específico) permanecen sin restricciones de los donantes porque sólo las restricciones impuestas por los donantes crean activos netos restringidos. Una junta puede cancelar la designación de sus fondos designados en cualquier momento; una restricción impuesta por el donante no se puede liberar excepto según lo especificado.

Con restricciones de donantes, con restricción de tiempo:

Un compromiso de pagar $50 000 en cinco años (el pago del primer año vence el 1 de julio, los años 2 a 5 se pagarán en años futuros) crea una restricción de tiempo. El valor presente de la prenda total se registra como ingreso restringido cuando se recibe la prenda, y la restricción se libera a medida que vence cada pago.

Con restricciones de donantes, con propósito restringido:

Una subvención de 200.000 dólares para construir un nuevo laboratorio de computación crea una restricción de propósito. Los fondos están restringidos hasta que se gasten en el laboratorio de computación. Si recibe los $200 000 completos por adelantado y gasta $75 000 este año, al final del año quedan $125 000 en activos netos restringidos.

Restringido permanentemente (dotaciones):

Las dotaciones restringidas por los donantes crean activos netos permanentemente restringidos: el capital se mantiene a perpetuidad. Sólo están disponibles los ingresos generados por el corpus de dotación (rendimientos de la inversión), y pueden estar en sí mismos restringidos en el tiempo o en el propósito. Cuenta para la actividad patrimonial según las disposiciones de la Ley de Gestión Prudente Uniforme de Fondos Institucionales (UPMIFA) de su estado.

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Contabilidad de subvenciones: configuración y cumplimiento

La contabilidad de subvenciones es el aspecto técnicamente más exigente de la gestión financiera de una organización sin fines de lucro. Cada subvención tiene características únicas: partidas presupuestarias, gastos elegibles y no elegibles, requisitos de contrapartida, tasas de costos indirectos, períodos de presentación de informes y requisitos de cierre.

Configuración de una nueva subvención:

1. Cree un código de proyecto o centro de costos para la subvención en su sistema contable.
2. Ingrese el presupuesto completo de la subvención por partida
3. Documentar el acuerdo de tasa de costos indirectos (tasa negociada a nivel federal o de minimis 10% MTDC)
4. Configure el seguimiento del presupuesto para monitorear el gasto en comparación con el presupuesto de la subvención.
5. Cree un recordatorio en el calendario para todos los plazos de presentación de informes (financieros y programáticos)
6. Identify cash management requirements — draw-down system or reimbursement basis

Costos permitidos y no permitidos:

Las subvenciones federales (y muchas subvenciones de fundaciones) especifican categorías de costos que están permitidos. Según la Guía uniforme de la OMB (2 CFR 200), los costos comunes no permitidos incluyen: entretenimiento, alcohol, actividades de cabildeo, multas y sanciones, deudas incobrables y ciertas compensaciones ejecutivas por encima del punto de referencia del IRS. Asegúrese de que su plan de cuentas separe las categorías de costos no permitidas para que pueda excluirlas fácilmente de las facturaciones y los informes de subvenciones.

Requisitos de coincidencia:

Muchas subvenciones requieren un compromiso de participación en los costos o de contrapartida (normalmente entre el 25% y el 50% del costo total del proyecto proveniente de fuentes no federales). La contrapartida puede ser en efectivo (fondos no restringidos que usted gasta en el proyecto) o en especie (tiempo de voluntariado a valor razonable, bienes donados, uso del espacio). Realice un seguimiento de las contribuciones paralelas por subvención en su sistema contable con el mismo rigor que aplica a los gastos de la subvención. El incumplimiento de los requisitos de contrapartida pone en peligro la financiación futura.

Procedimientos de retiro de subvenciones federales:

La mayoría de las subvenciones federales se gestionan a través del Sistema de Gestión de Pagos (PMS) o sistemas específicos del otorgante. Retire fondos solo para necesidades reales de efectivo: retirar más de lo necesario crea obligaciones de ingresos por intereses (debe remitir los intereses sobre fondos federales superiores a $500 retenidos durante más de un día hábil). Conciliar cada disposición con los gastos incurridos en el período correspondiente.

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Asignación de gastos funcionales

El estado de gastos funcionales requiere que clasifiques todos los gastos tanto por naturaleza (en qué gastaste) como por función (por qué lo gastaste). Las categorías funcionales son:

Servicios del programa: Actividades que cumplen con la misión de la organización. Si ejecuta capacitación laboral, programas para jóvenes y asistencia para vivienda, cada uno es una categoría de servicio de programa separada.

Gestión y general (M&G): Actividades administrativas que apoyan a la organización en general pero que no son específicas de ningún programa o recaudación de fondos. Incluye tiempo del CEO/CFO, gobierno de la junta directiva, contabilidad general, asuntos legales e instalaciones utilizadas por todos los departamentos.

Recaudación de fondos: Actividades para solicitar contribuciones. Incluye personal de desarrollo, redacción de subvenciones, campañas de correo directo, eventos de gala (la parte de recaudación de fondos) y gestión de relaciones con los donantes.

Metodología de asignación:

Los gastos que claramente pertenecen a una función se cargan directamente. Los costos conjuntos (aquellos que cumplen funciones múltiples) deben asignarse utilizando un método sistemático y racional. Common allocation bases:

Requisitos de estudio de tiempos:

Para la asignación de salarios, mantenga estudios de tiempos, ya sean hojas de horas reales por categoría funcional o estudios de asignación periódica que documenten cómo los miembros del personal dividen su tiempo. Un director de programa que gasta el 80% en la ejecución del programa y el 20% en la redacción de subvenciones tiene su salario asignado en un 80% al programa y un 20% en la recaudación de fondos. Actualice los estudios de tiempos anualmente o cuando los roles cambien significativamente.

El índice de referencia del programa de más del 75 %:

Las organizaciones de vigilancia (Charity Navigator, GuideStar, Better Business Bureau Wise Giving Alliance) evalúan a las organizaciones sin fines de lucro en parte según el porcentaje de gastos destinados a los servicios del programa. El punto de referencia común es del 75% o más. Si su metodología de asignación funcional es sólida y su asignación de costos conjuntos es defendible, naturalmente logrará una representación justa de la proporción de su programa.

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Contribuciones en especie

Los bienes, servicios y uso de instalaciones donados pueden afectar significativamente el panorama financiero de una organización sin fines de lucro y deben registrarse cuando cumplan con los criterios de reconocimiento.

Criterios de reconocimiento (ASU 2018-08 / ASC 958):

Una contribución en especie se reconoce cuando: el valor razonable puede determinarse razonablemente Y normalmente sería necesario comprar la donación si no se donara.

Servicios profesionales donados:

Reconocer cuando los servicios: (1) crean o mejoran un activo no financiero, O (2) requieren habilidades especializadas, son proporcionados por personas que poseen esas habilidades y normalmente se comprarían si no se donaran.

Ejemplos que califican: un contador público certificado que brinda servicios de auditoría pro bono, un abogado que brinda asesoramiento legal, una empresa de construcción que dona trabajos de renovación. Ejemplos que normalmente no califican: trabajo voluntario general (a menos que reemplace trabajo que de otro modo se compraría).

Registre al valor razonable: lo que habría pagado por el mismo servicio en el mercado abierto. Debitar una cuenta de gastos (servicios profesionales, instalaciones, etc.) y acreditar los ingresos por aportaciones en especie. El efecto neto es cero, pero tanto los ingresos como los gastos se revelan adecuadamente.

Bienes donados:

Valor a valor razonable (precio de venta en el mercado donde normalmente compraría bienes similares). Una donación de 500 computadoras portátiles se valora al precio de mercado actual de computadoras portátiles usadas comparables, no al precio minorista original ni al valor contable del donante.

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Preparación y cumplimiento del formulario 990

El modelo 990 es un documento público. Cualquier persona puede solicitarlo al IRS o acceder a él a través de ProPublica Nonprofit Explorer o GuideStar. Los principales donantes, funcionarios de programas de fundaciones y periodistas de investigación leen el Formulario 990. La preparación 990 precisa, transparente y profesional es tanto un requisito de cumplimiento como un imperativo de gestión de la reputación.

990 umbrales de presentación:

Horarios clave del 990:

• Anexo A: Cálculo de la prueba de apoyo público (las organizaciones deben demostrar un amplio apoyo público para mantener el estatus de organización benéfica pública)
• Anexo B: Calendario de contribuyentes (principales donantes por encima del umbral)
• Anexo D: Estados financieros complementarios (conciliación de patrimonio, servidumbres de conservación)
• Anexo F: Actividades fuera de EE. UU. (subvenciones extranjeras, cuentas bancarias extranjeras)
• Anexo G: Actividades de recaudación de fondos y juegos
• Anexo H: Hospitales únicamente: informes de beneficios comunitarios
• Anexo L: Transacciones con personas interesadas (consejeros, empleados clave, partes relacionadas)
• Anexo O: Información complementaria (explica muchas preguntas narrativas en el formulario principal)

Compensation disclosure:

El Formulario 990 Parte VII requiere la divulgación de la compensación pagada a funcionarios, directores, empleados clave y los cinco empleados mejor remunerados que ganan más de $100,000. Esto es totalmente público. Asegúrese de que la compensación se establezca a través de un proceso de datos de comparabilidad (aprobación documentada de la junta mediante encuestas salariales) para satisfacer la presunción refutable de razonabilidad según IRC 4958.

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Requisitos de auditoría única

Las organizaciones sin fines de lucro que gastan $750,000 o más en subvenciones federales en un año fiscal deben someterse a una Auditoría Única (anteriormente auditoría A-133) además de su auditoría regular de estados financieros.

Qué prueba una auditoría única:

• Estados financieros (igual que la auditoría regular)
• Controles internos sobre programas federales.
• Cumplimiento de los requisitos del programa federal para cada programa principal.

Determinación del programa principal:

El auditor determina los "programas principales" basándose en los gastos federales totales utilizando un enfoque basado en el riesgo. Es casi seguro que las organizaciones con grandes subvenciones federales de un solo programa (por ejemplo, un concesionario de Head Start) tendrán ese programa como un programa importante evaluado.

Preparándose para una auditoría única:

Mantener un cronograma de gastos de subvenciones federales (SEFA): una lista completa de todas las subvenciones federales gastadas durante el año, que incluye: número de CFDA, agencia federal, entidad intermediaria (si corresponde), identificación de la adjudicación y gastos totales. Concilie la SEFA con su libro mayor trimestralmente, no sólo al final del año.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre el saldo de un fondo y los activos netos?

El saldo del fondo y los activos netos son esencialmente el mismo concepto (la diferencia entre activos y pasivos), pero la terminología difiere. La contabilidad de fondos tradicional utilizaba el "saldo del fondo" para describir el capital dentro de cada fondo. La contabilidad moderna de organizaciones sin fines de lucro (siguiendo FASB ASC 958) utiliza "activos netos" clasificados por restricción de donantes. Muchas organizaciones sin fines de lucro todavía utilizan el seguimiento interno basado en fondos (fondos separados para cada programa, subvención o propósito restringido) al presentar las clasificaciones de activos netos requeridas por FASB en los estados financieros externos.

¿Se pueden utilizar los fondos designados por la junta directiva para cualquier propósito?

Sí, eso es lo que los hace "sin restricciones de donantes". La junta designa fondos internamente para propósitos estratégicos (reserva de construcción, reemplazo de equipos, reserva operativa), pero estas designaciones son decisiones que la junta puede revertir. Si la organización enfrenta una crisis de efectivo, la junta puede votar para utilizar el fondo designado con fines operativos. Por el contrario, los fondos restringidos por los donantes no pueden redistribuirse sin el consentimiento del donante o sin cumplir los términos de la restricción.

¿Cómo manejo una subvención que requiere que los ingresos del programa se devuelvan al otorgante?

Los ingresos del programa (por ejemplo, las tarifas cobradas a los participantes en un programa financiado con fondos federales) pueden estar sujetos a los requisitos del otorgante; algunas subvenciones requieren que los ingresos del programa se agreguen al presupuesto de la subvención, se deduzcan de los retiros de la subvención o se devuelvan al otorgante. Revise atentamente los términos de su premio. Registre los ingresos del programa por separado en su sistema de contabilidad con el código del proyecto de subvención. Trátelo de acuerdo con los términos de la subvención: si reduce los retiros, su próximo retiro debe reducirse según los ingresos recibidos del programa.

What are the consequences of not filing Form 990 on time?

La multa por presentación tardía es de $20 por día para organizaciones con ingresos brutos inferiores a $1 millón y de $100 por día (hasta $50 000) para organizaciones más grandes. Más importante aún, no presentar la solicitud durante tres años consecutivos da como resultado la revocación automática del estado de exención de impuestos. El restablecimiento después de la revocación requiere una nueva solicitud (Formulario 1023 o 1024) y una tarifa de restablecimiento, y no puede recibir contribuciones deducibles de impuestos durante el período de revocación.

¿Cómo debe contabilizar una organización sin fines de lucro una subvención de varios años?

Si una subvención plurianual tiene promesas de pago incondicionales (el otorgante se compromete a pagar todos los años por adelantado), registre el valor presente de todos los pagos futuros como ingresos en el año de concesión de la subvención. El descuento crea un descuento sobre las prendas por cobrar. Acumule el descuento sobre los ingresos por intereses durante el período de garantía. El pago real de cada año reduce la prenda por cobrar. Si la subvención es condicional (los pagos futuros dependen del desempeño, los informes o la discreción continua del otorgante), reconozca los ingresos solo cuando se cumplan las condiciones.

¿Qué controles internos son más importantes para las organizaciones sin fines de lucro?

Los controles críticos incluyen: firmas dobles en los desembolsos por encima de un umbral (normalmente entre $5 000 y $10 000), revisión de los estados financieros mensuales por parte del comité de finanzas de la junta, segregación de funciones en el manejo de efectivo (diferentes personas autorizan los pagos, registran transacciones y concilian cuentas bancarias), revisión documentada de los gastos de la subvención por parte de un miembro del personal financiero diferente del personal del programa que incurrió en los costos, aprobación de la junta para cualquier transacción con partes interesadas y auditoría o revisión anual independiente.

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Próximos pasos

La contabilidad de fondos sin fines de lucro requiere experiencia especializada que combine el conocimiento técnico contable con la comprensión de los requisitos regulatorios para las organizaciones sin fines de lucro, el cumplimiento de subvenciones y las necesidades únicas de las organizaciones impulsadas por una misión. Muchas organizaciones sin fines de lucro dependen de personal contable sin capacitación específica, lo que genera brechas de cumplimiento, hallazgos de auditoría y errores en los estados financieros que dañan la credibilidad ante los financiadores y reguladores.

El equipo de contabilidad de ECOSIRE brinda apoyo a la gestión financiera de organizaciones sin fines de lucro, desde contabilidad básica y seguimiento de subvenciones hasta preparación del Formulario 990, preparación para la auditoría única e informes financieros a nivel de junta directiva. Apoyamos a organizaciones sin fines de lucro de todos los tamaños, desde organizaciones comunitarias con presupuestos de $200 mil hasta organizaciones sin fines de lucro regionales con subvenciones federales multimillonarias.

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