Eventmanagement und -planung
Planen Sie unvergessliche Events mit unvergesslicher Organisation.
Event-Management-Unternehmen koordinieren Veranstaltungsorte, Anbieter, Zeitpläne, Budgets und Kundenerwartungen gleichzeitig für mehrere gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen. Wir implementieren Odoo-basierte Event-Management-Systeme, die Projektplanung, Lieferantenbeschaffung, Teilnehmerregistrierung und Finanzverfolgung zentralisieren – damit jede Veranstaltung vom Konzept bis zur Durchführung reibungslos verläuft.
Herausforderungen in Eventmanagement und -planung
Dies sind die betrieblichen Hürden, bei deren Überwindung wir eventmanagement und -planung-Unternehmen jeden Tag helfen.
Multi-Event-Jonglage
Die Verwaltung mehrerer gleichzeitig stattfindender Ereignisse in unterschiedlichen Phasen – eines in der Planung, eines in der Ausführung und eines in der Nachbearbeitung – belastet die Teams.
Lieferantenkoordination
Caterer, Dekorateure, AV-Anbieter, Fotografen – jeder muss seine eigenen Verträge, Zeitpläne und Zahlungsbedingungen verwalten.
Budgetkontrolle
Für Veranstaltungen gibt es Dutzende von Kostenkategorien. Ohne Budgetverfolgung in Echtzeit treten Überschreitungen erst auf, wenn die endgültigen Rechnungen eintreffen.
Teilnehmermanagement
Anmeldungen, Ernährungspräferenzen, Sitzordnung und der Check-in vor Ort bedürfen einer reibungslosen Koordination.
Wie wir Eventmanagement und -planung Unternehmen helfen
Speziell entwickelte ERP-Module und maßgeschneiderte Lösungen, die auf Ihre branchenspezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.
Event-Projekt-Hub
Jede Veranstaltung ist ein Projekt mit Phasen (Konzept, Planung, Ausführung, Abschluss), Checklisten, Zeitplänen und zugewiesenen Teammitgliedern.
Lieferantenmanagement
Anbieterdatenbank mit Servicekategorien, Preisen und bisheriger Leistung. RFQ-Generierung und Vertragsverwaltung pro Veranstaltung.
Budgetverfolgung
Echtzeit-Budget vs. Ist pro Kostenkategorie. Kaufgenehmigungen im Hinblick auf Budgetgrenzen. Prognostizieren Sie die endgültigen Veranstaltungskosten zu jedem Zeitpunkt.
Teilnehmerregistrierung
Online-Registrierung mit Ticketarten, Ernährungspräferenzen und Sitzungsauswahl. QR-Code-Check-in vor Ort.
Aufgabenautomatisierung
Automatisierte Aufgabenerstellung aus Ereignisvorlagen. Terminerinnerungen, Meilensteinverfolgung und Teambenachrichtigungen halten alle auf dem Laufenden.
Post-Event-Analyse
Teilnehmer-Feedback, Budgetleistung, Lieferantenbewertungen und ROI-Analyse. Lernen Sie aus jedem Ereignis, um das nächste zu verbessern.
Schlüsselmodule und Tools
Unser Implementierungsprozess
Workflow-Zuordnung
Dokumentieren Sie Ihren Veranstaltungsplanungsprozess – von der Kundenanfrage über Konzept, Planung, Durchführung und Berichterstattung nach der Veranstaltung.
Vorlagendesign
Erstellen Sie Veranstaltungsvorlagen pro Typ (Firmenveranstaltung, Hochzeit, Konferenz) mit Standardaufgaben, Zeitplänen, Anbieteranforderungen und Budgets.
System-Setup
Konfigurieren Sie Projektvorlagen, Anbieterdatenbank, Registrierungsformulare und Budgetverfolgung für Ihren Veranstaltungsbetrieb.
Teamstart
Bilden Sie Veranstaltungskoordinatoren, Beschaffungsmitarbeiter und Kundenmanager aus. Beginnen Sie mit bevorstehenden Ereignissen und verfeinern Sie Vorlagen anhand der tatsächlichen Verwendung.
Häufig gestellte Fragen
Können Kunden den Fortschritt ihrer Veranstaltungsplanung verfolgen?
Ja. Ein Kundenportal zeigt Veranstaltungsmeilensteine, genehmigte Budgets, Anbieterauswahlen und ausstehende Entscheidungen an. Kunden können Vorschläge genehmigen und Zeitpläne online einsehen.
Wie gehen Sie mit mehrtägigen Konferenzen um?
Mehrtägige Veranstaltungen bieten tagesaktuelle Planung, Sitzungsverwaltung, Rednerkoordination und Teilnehmerverfolgung. Jeder Tag kann seine eigene Agenda, Veranstaltungsorte und Logistik haben.
Kann das System wiederkehrende Ereignisse verwalten?
Ja. Jährliche Veranstaltungen, monatliche Treffen oder regelmäßige Konferenzen können für eine effiziente Planung aus Vorlagen mit vorab ausgefüllten Aufgaben, Lieferantenlisten und Budgets geklont werden.
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