FreshBooks vs. Wave vs. Odoo: Buchhaltung für kleine Unternehmen

Wenn kleine Unternehmen und Freiberufler ihre erste Buchhaltungssoftware bewerten, stehen FreshBooks, Wave und Odoo oft auf der engeren Auswahlliste. Wave ist wirklich kostenlos – ein bemerkenswertes Wertversprechen. FreshBooks richtet sich an Selbstständige und Dienstleistungsunternehmen mit einer ausgefeilten Rechnungsstellungserfahrung. Odoo ist das All-in-One-ERP, das mit einer kostenlosen Buchhaltungsoption beginnt, sich aber zu einem vollständigen ERP skalieren lässt. Wenn Unternehmen wissen, worin sich die einzelnen Plattformen auszeichnen, können sie die richtige Buchhaltungsgrundlage auswählen.

Wichtige Erkenntnisse

• Wave Accounting ist wirklich kostenlos für unbegrenzte Rechnungen, Ausgaben und Buchhaltung – die Einnahmen stammen aus der Zahlungsabwicklung und der Gehaltsabrechnung – FreshBooks ist das beste Rechnungs- und Kundenverwaltungstool für Freiberufler und Dienstleistungsunternehmen – die Benutzeroberfläche ist am ausgefeiltesten
• Der kostenlose One-App-Plan von Odoo Accounting bietet vollständige Buchhaltung für unbegrenzte Benutzer – besser als Wave für Teams mit mehreren Benutzern
• Wave eignet sich am besten für sehr kleine Unternehmen (1–5 Personen), die eine einfache Buchhaltung zum Nulltarif benötigen
• FreshBooks eignet sich am besten für Freiberufler und Dienstleistungsunternehmen, die nach Projekt oder Zeit abrechnen
• Odoo eignet sich am besten, wenn Sie bei der Skalierung Buchhaltung + CRM + Projekte + Inventar auf einer Plattform benötigen – Keine dieser Plattformen erreicht die Breite des Ökosystems von QuickBooks oder Xero, aber alle sind deutlich günstiger

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Plattformübersicht

FreshBooks wurde 2003 als Rechnungstool für kleine Unternehmen und Freiberufler gegründet. Es hat sich zu einer vollständigen Buchhaltungsplattform mit Zeiterfassung, Projektmanagement, Kundenportalen und Kostenmanagement entwickelt. FreshBooks hat mehr als 30 Millionen Nutzer und ist auf die Bedürfnisse von Selbstständigen ausgerichtet – Designer, Berater, Fotografen, Auftragnehmer. Seine UX ist die ausgefeilteste der drei Plattformen.

Wave wurde 2010 in Toronto gegründet und 2019 von H&R Block übernommen. Das Geschäftsmodell von Wave ist einzigartig: Es bietet die Kernbuchhaltung (Rechnungen, Ausgaben, Buchhaltungsberichte) völlig kostenlos an und monetarisiert es durch Zahlungsabwicklung (2,9 % + 30 ¢ pro Transaktion), Gehaltsabrechnung (40 $/Monat + 6 $/Mitarbeiter) und Wave Advisors (Buchhaltungsdienstleistungen). Wave hat mehr als 2 Millionen Geschäftskunden.

Odoo Accounting (eine App kostenlos) bietet eine vollständige doppelte Buchhaltung ohne Kosten für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. Im Gegensatz zu Wave ist die Buchhaltung von Odoo ein Modul innerhalb eines größeren ERP-Ökosystems – das heißt, die Buchhaltung lässt sich nativ in andere Odoo-Module integrieren, wenn Sie sich für eine Erweiterung entscheiden.

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Funktionsvergleichstabelle

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Preise im Detail

FreshBooks-Preise

Zusätzliche Teammitglieder: 11 $/Person/Monat. Für ein 3-Personen-Dienstleistungsunternehmen: 55 $ + 22 $ = 77 $/Monat bei Premium.

FreshBooks bietet kein kostenloses Kontingent. Die 30-tägige Testversion ist kostenlos, danach beginnt die Abrechnung.

Wave-Preise

Für einen Freiberufler, der Kreditkartenzahlungen im Wert von 10.000 $/Monat abwickelt: Wave-Bearbeitungsgebühren = 290–320 $/Monat. Bei Akzeptanz von ACH sinken die Gebühren auf etwa 100 $/Monat.

Kostenloser Odoo-Plan

Odoos One App Free-Plan ist wirklich kostenlos:

• Für immer kostenlos, keine zeitlich begrenzte Testversion
• Unbegrenzte Benutzerzahl
• Unbegrenzte Rechnungen und Ausgaben
• Vollständige doppelte Buchführung
• Mehrere Währungen (im Lieferumfang enthalten)
• Module über die Buchhaltung hinaus erfordern einen Enterprise-Plan (24,90–37,40 $/Benutzer/Monat)

Für Einzelunternehmer oder kleine Teams, die nur die Buchhaltung nutzen, ist die kostenlose Stufe von Odoo umfassender als die kostenlose Stufe von Wave für Mehrbenutzer- und Währungsszenarien.

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Rechnungsstellung und Kundenverwaltung

FreshBooks-Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung von FreshBooks ist das Markenzeichen von FreshBooks:

• Professionell gestaltete Rechnungsvorlagen mit Ihrem Branding
• Zahlungserinnerungen automatisch versenden (1 Tag vorher, am Fälligkeitsdatum, 7 Tage überfällig)
• Verspätungsgebühren werden automatisch erhoben
• Ein-Klick-Zahlung über FreshBooks Payments oder Stripe
• Benachrichtigungen über die angezeigte Rechnung (wissen, wann der Kunde die Rechnung geöffnet hat)
• Kundenportal, über das Kunden alle Rechnungen einsehen, Zahlungen tätigen und kommunizieren können
• Vorauszahlungsabrechnung
• Planung wiederkehrender Rechnungen
• Mehrsprachige Rechnungen (für internationale Kunden)
• Workflow zur Rechnungsgenehmigung

Für Dienstleistungsunternehmen, die ihren Kunden regelmäßig Rechnungen stellen, sind die automatisierte Nachverfolgung und das Kundenportal von FreshBooks eine wertvolle Zeitersparnis.

Wave-Rechnung

Die Rechnungsstellung von Wave ist für ein kostenloses Produkt solide:

• Anpassbare Rechnungsvorlagen
• Online-Zahlung über Wave Payments
• Automatisierte Erinnerungen
• Wiederkehrende Rechnungen
• Kostenvoranschläge, die in Rechnungen umgewandelt werden

Der Rechnungsstellung von Wave mangelt es an der Tiefe des Kundenportals von FreshBooks und an Benachrichtigungen über offene Rechnungen. Es ist funktional, aber weniger anspruchsvoll.

Odoo-Rechnung

Die Rechnungsstellung von Odoo bietet ein vollständiges AR-Managementsystem:

• Rechnungserstellung aus Kundenaufträgen (bei Verwendung von Odoo Sales)
• Wiederkehrende Rechnungen
• Verwaltung der Zahlungsbedingungen
• Gutschriften und Rückerstattungen
• Rechnungsstellung in mehreren Währungen
• Elektronische Rechnungsstellung (XML, PDF)
• Kundenportal zum Einsehen von Rechnungen und zum Ausführen von Zahlungen
• EDI-Rechnung für B2B (Peppol in Europa)

Die Rechnungsstellung von Odoo funktioniert am besten, wenn sie mit den Vertriebs- und CRM-Modulen von Odoo verknüpft ist – die Integration ermöglicht die automatische Rechnungserstellung aus abgeschlossenen Geschäften oder gelieferten Produkten.

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Zeiterfassung

Dies ist eines der stärksten Unterscheidungsmerkmale von FreshBooks für Dienstleistungsunternehmen.

FreshBooks-Zeiterfassung

• Eingebauter Timer (Start/Stopp von jeder Seite aus)
• Protokollieren Sie die Zeit für bestimmte Kunden und Projekte
• Automatische Berechnung der abrechenbaren Stunden
• Konvertieren Sie die erfasste Zeit in Rechnungsposten (ein Klick)
• Teamzeiterfassung mit Teammitgliederansichten
• Zeitberichte nach Projekt, Kunde oder Teammitglied

Für die stundenweise Abrechnung (Anwälte, Berater, Designer, Agenturen) ist der Time-to-Rechnung-Workflow von FreshBooks der reibungsloseste, der zu diesem Preis verfügbar ist.

Wellenzeitverfolgung

Wave verfügt über keine integrierte Zeiterfassung. Sie müssen Tools von Drittanbietern (Harvest, Toggl, Clockify) integrieren und Stunden manuell in Rechnungen übertragen.

Odoo-Zeiterfassung

Das Timesheets-Modul von Odoo übernimmt die Zeiterfassung:

• Protokollieren Sie die Zeit anhand von Projekten und Aufgaben
• Konvertieren Sie Stundenzettel in abrechenbare Rechnungen
• Team-Stundenzettelverwaltung
• Integration mit der Projektplanung (Gantt-Ansicht)

Die Zeiterfassung von Odoo ist Teil des Moduls „Projekte“ – hervorragend, wenn Sie Odoo auch für das Projektmanagement verwenden, aber das Modul „Projekte“ benötigen, für das möglicherweise ein Enterprise-Plan erforderlich ist, der über die kostenlose Buchhaltung hinausgeht.

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Buchhaltungstiefe

FreshBooks-Buchhaltung

FreshBooks bietet eine für Freiberufler und Kleinstunternehmen geeignete Buchhaltung für Kleinunternehmen:

• Gewinn- und Verlustrechnung
• Bilanz
• Kapitalflussrechnung
• Steuerzeitberichte (zur Verwendung durch Buchhalter)
• Kategorisierung der Ausgaben
• Anpassung des Kontenplans (begrenzt)

Die Buchhaltung von FreshBooks ist für Nicht-Buchhalter vereinfacht. Es deckt typische Anforderungen kleiner Unternehmen ab, ist jedoch kein vollständiges System der doppelten Buchhaltung im herkömmlichen Sinne – es wird genauer als „Buchhaltungssoftware mit Buchhaltungsberichten“ beschrieben.

Wave-Buchhaltung

Wave basiert auf echten Grundsätzen der doppelten Buchführung:

• Vollständiger Kontenplan (anpassbar)
• Tagebucheinträge
• Gewinn und Verlust, Bilanz, Bilanz
• Kontoabgleich
• Buchhalterfreundlich (traditionelleres Buchhaltungstool als FreshBooks)

Wave wird häufig von echten Buchhaltern verwendet, die Kleinunternehmenskunden verwalten, da es kostenlos ist und ordnungsgemäße Buchhaltungsgrundsätze verwendet.

Odoo-Buchhaltung

Das Buchhaltungsmodul von Odoo ist das fortschrittlichste der drei:

• Vollständige doppelte Buchführung (IFRS/GAAP-kompatibel)
• Mehrere Währungen mit Wechselkursverfolgung
• Automatische Steuerberechnung (80+ Ländersteuer-Engines)
• Import und Abgleich von Kontoauszügen
• Abgegrenzte Einnahmen/Ausgaben
• Analytische Buchhaltung (Kostenstellen)
• Geschäftsjahresmanagement
• Vollständiger Prüfpfad

Die Buchhaltungstiefe von Odoo übertrifft sowohl FreshBooks als auch Wave deutlich. Die Leistungsfähigkeit ähnelt eher QuickBooks oder Xero als den anderen Tools in diesem Vergleich.

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Skalierbarkeit

FreshBooks-Skalierbarkeit

FreshBooks bedient Freiberufler bis hin zu kleinen Teams (2-50 Personen). Für größere Teams gelten die Kosten (11 USD/Benutzer/Monat). FreshBooks lässt sich nicht um die Bereiche Bestandsverwaltung, Fertigung oder vollständiges CRM erweitern – Sie werden damit überfordert und müssen auf QuickBooks, Xero oder ein ERP migrieren.

Wave-Skalierbarkeit

Wave ist für Unternehmen mit 1 bis 10 Personen konzipiert. Es gibt kein Gehaltslimit an sich (über die Preisgestaltung hinaus), aber es mangelt an Inventar, Projektbuchhaltung und mehreren Währungen (entscheidend für internationale Unternehmen). Wave ist eine Einstiegsplattform – planen Sie die Migration zu QuickBooks oder Xero, wenn Sie mehr als 10 Mitarbeiter oder einen Umsatz von 1 Million US-Dollar erreichen.

Odoo-Skalierbarkeit

Der kostenlose One-App-Buchhaltungsplan von Odoo kann durch das Hinzufügen von Enterprise-Lizenzen und Modulen erweitert werden:

• CRM hinzufügen: Beinhaltet Vertriebspipeline und Opportunity-Management
• Inventar hinzufügen: vollständige Bestandsverwaltung für mehrere Lager
• Fügen Sie HR und Gehaltsabrechnung hinzu: vollständige Mitarbeiterverwaltung
• Fertigung hinzufügen: vollständige MRP

Dieser modulare Wachstumspfad bedeutet, dass Sie bei der Skalierung keine Plattformen migrieren müssen – Sie fügen Odoo-Module hinzu. Dies ist Odoos größter Skalierbarkeitsvorteil gegenüber FreshBooks und Wave.

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Wann Sie die jeweilige Plattform auswählen sollten

Wählen Sie FreshBooks, wenn:

• Sie sind ein Freiberufler, Berater oder ein Dienstleistungsunternehmen mit 1 bis 10 Mitarbeitern
• Kundenrechnungen und Zeiterfassung sind Ihre primären Buchhaltungsanforderungen
• Das Kundenportal für professionelle Kundenerlebnisse
• Sie rechnen projekt- oder stundenweise ab und benötigen eine Automatisierung der Zeit bis zur Rechnungsstellung
• Sie sind bereit, 19 bis 55 US-Dollar pro Monat für ein ausgefeiltes Erlebnis zu zahlen

Wählen Sie Wave, wenn:

• Das Budget liegt bei Null – Sie können die Kosten für Buchhaltungssoftware nicht rechtfertigen
• Sie sind ein sehr kleines Unternehmen (1–5 Personen) mit grundlegenden Anforderungen an die Rechnungsstellung
• Sie sind mit den Zahlungsabwicklungsgebühren von Wave zufrieden
• Sie wollen kostenlos eine ordnungsgemäße doppelte Buchführung
• Sie können einen Buchhalter beauftragen, der mit Wave vertraut ist

Wählen Sie Odoo (eine App kostenlos), wenn:

• Sie benötigen eine kostenfreie Abrechnung für mehrere Benutzer
• Mehrere Währungen sind wichtig (nicht kostenlos in Wave oder FreshBooks verfügbar)
• Sie beabsichtigen, CRM, Inventar oder Projektmanagement hinzuzufügen und benötigen eine Plattform
• Sie wollen einen Weg zum vollständigen ERP, ohne auf eine neue Plattform zu migrieren
• Ihr Unternehmen wächst schnell und Sie wünschen sich eine skalierbare Grundlage

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Häufig gestellte Fragen

Ist Wave wirklich kostenlos oder wird es teuer?

Die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Kostenverfolgung von Wave sind kostenlos und ohne versteckte Stufen. Teuer wird es, wenn Sie viele Kreditkartenzahlungen akzeptieren – 2,9 % + 30 ¢ pro Transaktion summieren sich. Für ein Unternehmen, das Kreditkarten im Wert von 100.000 US-Dollar pro Monat verarbeitet: 2.930 US-Dollar pro Monat an Bearbeitungsgebühren. Dies ist im Vergleich zu anderen Prozessoren konkurrenzfähig (Stripe, Square berechnen ähnliche Tarife), aber für ACH-lastige Unternehmen kann die ACH-Gebühr von 1 % von Wave (im Vergleich zu den niedrigeren Tarifen einiger Wettbewerber) ein Nachteil sein.

Kann FreshBooks die Gehaltsabrechnung übernehmen?

FreshBooks lässt sich für die US-Gehaltsabrechnung in Gusto integrieren. Die Integration verbindet die Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit der Buchhaltung von FreshBooks. Die Gusto-Preise beginnen bei 40 $/Monat + 6 $/Mitarbeiter. Für Teams von 5 bis 10 Personen erhöht dies die FreshBooks-Kosten um 70 bis 100 US-Dollar pro Monat. Wave bietet eine eigene Gehaltsabrechnung (40 $/Monat + 6 $/Mitarbeiter) nativ innerhalb der Plattform an. Keines von beiden integriert die Lohn- und Gehaltsabrechnung so nahtlos wie Odoo, das über ein eigenes Lohn- und Gehaltsabrechnungsmodul (nach Ländern lokalisiert) verfügt.

Beinhaltet der kostenlose Buchhaltungsplan von Odoo einen Bankabgleich?

Ja. Der kostenlose One-App-Plan von Odoo umfasst den Import von Kontoauszügen (CSV-, OFX-Format) und die manuelle Bankabstimmung. Für die automatische Bank-Feed-Synchronisierung (Echtzeit-Kontostand) ist die Anbindung eines Bank-Feed-Anbieters (Salt Edge, Ponto oder Plaid) erforderlich, was je nach Bank zusätzliche Kosten verursachen kann. Für die meisten kleinen Unternehmen ist der manuelle CSV-Import für den monatlichen Abgleich ausreichend und völlig kostenlos.

Welche Plattform eignet sich am besten für einen Freiberufler mit internationalen Kunden?

Für Freiberufler mit internationalen Kunden, die eine Rechnungsstellung in mehreren Währungen benötigen:

1. Odoo One App (kostenlos): Mehrere Währungen kostenlos enthalten – die beste Wahl, wenn das Budget Null ist
2. FreshBooks Premium: Mehrere Währungen verfügbar, jedoch im Tarif mit dem höchsten Preis (55 $/Monat)
3. Wave: Keine Unterstützung mehrerer Währungen – erhebliche Einschränkung für die internationale Abrechnung

Die kostenlose Mehrwährungsfähigkeit von Odoo macht es für internationale Freiberufler besonders wertvoll.

Was passiert, wenn ich über Wave hinausgewachsen bin und migrieren muss?

Wave ermöglicht den Export von Transaktionsdaten zur Migration in CSV. Der Kontenplan und historische Transaktionen können exportiert werden. Gängige Migrationsziele sind QuickBooks Online, Xero oder Odoo. Die Migration erfordert in der Regel einige Wochen für die Datenbereinigung und Neuzuordnung. Die meisten Unternehmen migrieren mit historischen Daten von 6 bis 12 Monaten und halten Wave für ältere Datensätze zugänglich. Die Migration selbst ist überschaubar – die Datenexporttools von Wave sind für diese Aufgabe ausreichend.

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Nächste Schritte

Für Freiberufler und Dienstleistungsunternehmen, bei denen Rechnungsstellung und Kundenverwaltung im Mittelpunkt stehen, bietet FreshBooks das ausgefeilteste Erlebnis für 19 bis 55 US-Dollar pro Monat. Für Unternehmen, die eine Buchhaltung zum Nulltarif benötigen, ist das kostenlose Kontingent von Wave bemerkenswert. Für wachsende Unternehmen, die einen skalierbaren Weg zu vollständigem ERP ohne Migration von Plattformen suchen, ist das kostenlose Buchhaltungsmodul von Odoo mit einem Weg zu Enterprise die strategischste Wahl.

ECOSIRE bietet Odoo-Buchhaltungseinrichtungs- und Buchhaltungsdienste auf mehreren Plattformen an. Egal, ob Sie mit dem kostenlosen Odoo-Plan beginnen, von Wave migrieren oder QuickBooks implementieren, unser Team kümmert sich um die Konfiguration, die Einrichtung von Kontenplänen und die laufende Buchhaltung.

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