E-Rechnung mit Odoo: XRechnung und ZUGFeRD richtig einrichten (Pflichten 2025–2028)

Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführung und Buchhaltung von Unternehmen, die mit Odoo fakturieren oder den Umstieg planen. Er beantwortet drei Fragen: Was gilt wann, welches Format ist das richtige, und was muss in Odoo eingestellt und getestet werden.

Die Fristen im Überblick

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz; die Einzelheiten erläutert das Bundesfinanzministerium (BMF) in seinen FAQ zur E-Rechnung.

Für den Empfang genügt es, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen. Aber: eine eingehende XRechnung ist eine XML-Datei, die ein Mensch ohne Software kaum lesen kann. Wer E-Rechnungen nur "empfängt", sie aber nicht maschinell verarbeitet, hat das Problem nur verschoben.

Welche Formate zählen

Nach dem BMF muss eine E-Rechnung der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis:

• XRechnung — reines XML (UBL- oder CII-Syntax). Pflichtformat für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung des Bundes und vieler Länder, dort mit Leitweg-ID als Käuferreferenz.
• ZUGFeRD / Factur-X — ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für Menschen lesbar, für Software auswertbar. Ab Version 2.0.1 zulässig, außer MINIMUM und BASIC-WL: diese beiden Profile enthalten nicht alle Pflichtangaben.
• EDI-Formate bleiben möglich, wenn die Daten der EN 16931 entsprechen oder daraus korrekt extrahiert werden können.

Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, viele steuerfreie Umsätze und Leistungen von Kleinunternehmern. B2C-Rechnungen sind nicht betroffen. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer.

Was Odoo kann

Ausgangsrechnungen: In Odoo wird das E-Rechnungsformat pro Kunde festgelegt: Kontakt öffnen ▸ Reiter Buchhaltung ▸ Feld eInvoice format. Zur Auswahl stehen unter anderem XRechnung und Factur-X (CII); Factur-X wird in das Rechnungs-PDF eingebettet. Standardmäßig richtet sich das angebotene Format nach dem Land des Kunden. Über Peppol kann Odoo XRechnung auch direkt an Empfänger im Peppol-Netz senden.

Eingangsrechnungen: Odoo liest das XML aus einer eingehenden XRechnung oder aus einem ZUGFeRD-PDF und legt daraus eine Lieferantenrechnung an — Beträge, Steuern und Positionen, ohne Abtippen. Genau hier liegt der wirtschaftliche Nutzen der Pflicht.

Übergabe an den Steuerberater: Odoo 19 exportiert nach DATEV aus dem Hauptbuch (Aktionen): zuerst DATEV ATCH (die Belege mit document.xml zur Verknüpfung), danach DATEV DATA (Buchungen, Debitoren und Kreditoren als CSV). So kommen Buchung und Beleg gemeinsam bei der Kanzlei an.

Checkliste vor dem Stichtag

1. Umsatzgrenze prüfen: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027, sonst ab 2028.
2. Kundenstamm pflegen: Für jeden Geschäftskunden das passende eInvoice format setzen; für Behördenkunden die Leitweg-ID hinterlegen.
3. Profil prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre ZUGFeRD-Rechnungen nicht im Profil MINIMUM oder BASIC-WL erzeugt werden. Eine Prüfung mit einem Validator (zum Beispiel dem KoSIT-Validator für XRechnung) schafft Sicherheit.
4. Stammdaten vervollständigen: USt-IdNr. bzw. Steuernummer der Gesellschaft, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und die Adressen der Kunden — fehlende Pflichtangaben machen eine technisch korrekte Datei zur fehlerhaften Rechnung.
5. Eingang organisieren: Ein zentrales Postfach für E-Rechnungen festlegen und den Import in Odoo einrichten, statt XML-Anhänge manuell zu öffnen.
6. GoBD-konform archivieren: Maßgeblich ist das XML, nicht die Visualisierung. Es muss unverändert und auffindbar aufbewahrt werden.
7. Testen: Rechnung, Gutschrift/Rechnungskorrektur, Anzahlungsrechnung, Rechnung mit mehreren Steuersätzen, Rechnung an eine Behörde — jeweils Datei erzeugen, validieren, und den Rückweg (Import beim Empfänger) prüfen.

FAQ — Häufige Fragen

Muss ich 2026 schon E-Rechnungen ausstellen?

Nein, noch nicht verpflichtend. 2026 dürfen inländische B2B-Rechnungen noch auf Papier oder als sonstige elektronische Rechnung (zum Beispiel PDF, mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber schon seit 2025.

Ist ein PDF-Anhang per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF ist eine "sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 (ohne MINIMUM und BASIC-WL).

XRechnung oder ZUGFeRD — was soll ich verschicken?

Beides ist zulässig. ZUGFeRD ist für Kunden bequemer, die Rechnungen noch lesen wollen, weil das PDF sichtbar bleibt. Behörden verlangen in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID. In Odoo stellen Sie das pro Kunde ein.

Gilt die Pflicht für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie müssen E-Rechnungen empfangen können.

Kann Odoo eingehende E-Rechnungen automatisch verbuchen?

Odoo liest XRechnung und ZUGFeRD ein und erstellt daraus einen Entwurf der Lieferantenrechnung mit Beträgen, Steuern und Positionen. Die Freigabe und Kontierung prüfen Sie wie gewohnt.

Wie wir helfen können

ECOSIRE implementiert und betreut Odoo. Wir prüfen Ihren Kundenstamm und Ihre Formate, richten Ein- und Ausgang der E-Rechnung ein, testen die Dateien gegen die Validatoren und binden den DATEV-Export an Ihre Kanzlei an. Mehr unter Odoo-Implementierung, Odoo-Integration oder über Kontakt. Einen Überblick über Odoo in Deutschland (GoBD, SKR03/04, Lohn) finden Sie in unserem Deutschland-Leitfaden.

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Quellen (abgerufen am 25. September 2026): Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung; Odoo-19-Dokumentation — Deutschland (DATEV-Export); Odoo-19-Dokumentation — Elektronische Rechnungen.