إدارة الأحداث والتخطيط
خطط لأحداث لا تُنسى مع تنظيم لا يُنسى.
تقوم شركات إدارة الأحداث بتنسيق الأماكن والبائعين والجداول الزمنية والميزانيات وتوقعات العملاء في وقت واحد عبر العديد من الأحداث المتزامنة. نحن نطبق أنظمة إدارة الأحداث المستندة إلى Odoo والتي تعمل على مركزية تخطيط المشروع، وشراء الموردين، وتسجيل الحضور، والتتبع المالي - بحيث يسير كل حدث بسلاسة من الفكرة إلى التنفيذ.
التحديات في إدارة الأحداث والتخطيط
هذه هي العقبات التشغيلية التي نساعد الشركات إدارة الأحداث والتخطيط على التغلب عليها كل يوم.
شعوذة متعددة الأحداث
إن إدارة العديد من الأحداث المتزامنة في مراحل مختلفة - واحدة في التخطيط، وواحدة في التنفيذ، وواحدة في الختام - تعمل على توسيع نطاق الفرق.
تنسيق البائعين
مقدمو الطعام، ومصممو الديكور، ومقدمو خدمات الصوت والفيديو، والمصورون - كل منهم لديه عقوده الخاصة، وجداوله الزمنية، وشروط الدفع الخاصة به لإدارتها.
مراقبة الميزانية
الأحداث لديها العشرات من فئات التكلفة. بدون تتبع الميزانية في الوقت الفعلي، تظهر التجاوزات فقط عند وصول الفواتير النهائية.
إدارة الحضور
تحتاج عمليات التسجيل والتفضيلات الغذائية وترتيبات الجلوس وتسجيل الوصول في الموقع إلى تنسيق سلس.
كيف نساعد الشركات إدارة الأحداث والتخطيط.
وحدات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المصممة خصيصًا لهذا الغرض والحلول المخصصة التي تلبي احتياجاتك الخاصة بالصناعة.
محور مشروع الحدث
كل حدث عبارة عن مشروع له مراحل (المفهوم، والتخطيط، والتنفيذ، والختام)، وقوائم المراجعة، والجداول الزمنية، وأعضاء الفريق المعينين.
إدارة البائعين
قاعدة بيانات الموردين مع فئات الخدمة والتسعير والأداء السابق. إنشاء RFQ وإدارة العقود لكل حدث.
تتبع الميزانية
الميزانية في الوقت الفعلي مقابل الفعلية لكل فئة تكلفة. الموافقات على الشراء مقابل حدود الميزانية. توقع تكلفة الحدث النهائي في أي مرحلة.
تسجيل الحضور
التسجيل عبر الإنترنت مع أنواع التذاكر والتفضيلات الغذائية واختيار الجلسة. تسجيل الوصول برمز الاستجابة السريعة في الحدث.
أتمتة المهام
إنشاء المهام تلقائيًا من قوالب الأحداث. تعمل تذكيرات المواعيد النهائية وتتبع المعالم وإشعارات الفريق على إبقاء الجميع في حالة تناغم.
تحليلات ما بعد الحدث
تعليقات الحضور وأداء الميزانية وتقييمات البائعين وتحليل عائد الاستثمار. تعلم من كل حدث لتحسين التالي.
الوحدات والأدوات الرئيسية
عملية التنفيذ لدينا
رسم خرائط سير العمل
قم بتوثيق عملية التخطيط للحدث الخاص بك - بدءًا من استفسار العميل وحتى المفهوم والتخطيط والتنفيذ وإعداد التقارير بعد الحدث.
تصميم القالب
قم ببناء قوالب الأحداث حسب النوع (الشركة، الزفاف، المؤتمر) باستخدام المهام القياسية والجداول الزمنية ومتطلبات البائع والميزانيات.
إعداد النظام
قم بتكوين قوالب المشروع وقاعدة بيانات البائعين ونماذج التسجيل وتتبع الميزانية لكل عمليات الحدث الخاصة بك.
إطلاق الفريق
تدريب منسقي الأحداث وموظفي المشتريات ومديري العملاء. ابدأ بالأحداث القادمة وقم بتحسين القوالب من الاستخدام الحقيقي.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن للعملاء تتبع التقدم المحرز في التخطيط للحدث؟
نعم. تعرض بوابة العميل معالم الأحداث والميزانيات المعتمدة واختيارات البائعين والقرارات المعلقة. يمكن للعملاء الموافقة على المقترحات وعرض الجداول الزمنية عبر الإنترنت.
كيف يمكنك التعامل مع المؤتمرات متعددة الأيام؟
تحتوي الأحداث متعددة الأيام على جدولة يومية وإدارة الجلسة وتنسيق المتحدثين وتتبع الحضور. يمكن أن يكون لكل يوم جدول أعماله وأماكنه ولوجستياته الخاصة.
هل يمكن للنظام إدارة الأحداث المتكررة؟
نعم. يمكن استنساخ الأحداث السنوية أو اللقاءات الشهرية أو المؤتمرات الدورية من القوالب ذات المهام المملوءة مسبقًا وقوائم البائعين والميزانيات للتخطيط الفعال.
الصناعات ذات الصلة
خطط لأحداث أفضل
أخبرنا عن عملك في إدارة الأحداث والتخطيط وسنقوم بتصميم حل مخصص لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) في غضون 24 ساعة.